Uzaktan Ekip Yönetimi için Yönetici Kılavuzu

Haftada en az bir kez uzaktan çalışan ve 2010'dan bu yana %400 büyüyen insan sayısıyla, ofis dışında veya evden çalışan en az bir çalışanı yönetme şansınız var.

Ve küresel COVID-19 salgını nedeniyle, tamamen uzak bir ekibi yönetmeye başlamış olabilirsiniz. Belki de yılın geri kalanında onları uzaktan yönetmeyi düşünüyorsunuz.

Uzak bir ekibi yönetmek, aynı yerde bulunan bir ekibi yönetmekten farklı olsa da, dünyalar kadar ayrı değildir. Temel olarak, aynı uygulamaları izliyorsunuz, ancak biraz farklı. Bu gönderide, Creately yönetim ekibinin kendilerinin kullandığı ve önerdiği en iyi uzaktan ekip yönetimi ipuçlarını paylaşacağız.

Hadi kazalım.

Ekiple Düzenli Olarak İletişim Kurun ve Etkileşime Girin

Uzak bir ekibi yönetmek ile aynı yerde bulunan bir ekibi yönetmek arasındaki farklardan biri, onlarla etkileşim kurma ve iletişim kurma şeklinizdir. Bir ofiste sık sık ekibinizle konuşursunuz; toplantılar sırasında, yanlarından geçerken rastgele, yüz yüze tartışmalar vb.

Uzak bir ekiple bu düzeyde bir iletişim ve etkileşimi sürdürmenin tek yolu doğru iletişim araçlarını kullanmaktır. Slack, Zoom, Skype, Google Meet, Basecamp vb. uzak ekipler tarafından iletişim için kullanılan popüler araçlardan bazılarıdır. Etkili iletişim için birden fazla platform kullanabilirsiniz.

Doğru aracı kullanmak kadar, bunları kullanırken uyulması gereken yönergelere sahip olmak da önemlidir.

• Mümkün olduğunda video konferansa geçin. Uzaktan çalışırken yüz yüze iletişime en yakın şey budur. Artı video, çalışanla daha güçlü bir bağ kurmaya yardımcı olur.
• Acil mesajlar için anlık mesajlaşmayı kullanın.
• Toplantılarınızı her zaman önceden planlayın, çalışanın/çalışanların hazırlanmalarına ve kendi programlarından zaman ayırmalarına izin verin.
• Ekip toplantılarına ek olarak bireysel ekip üyeleriyle düzenli check-in yapın.

Ekibinize Güvenin

İster aynı binadan ister uzaktan çalışıyor olun, işleri halletmek için daima çalışanlarınıza güvenin. Gerektiğinde destek sunun, ancak çalışanlarınıza mikro yönetime yenik düşmeden işi kendi hızlarında yürütme özgürlüğüne izin verin.

Siz ve çalışanlarınız arasında güven oluşturmak için birkaç şeyin uygulamalarını teşvik edebilirsiniz,

• Çalışanlarınız ister kişisel ister profesyonel bir sorun için çözüm arıyor olsun, her zaman kulak verin.
• Herkesin uyması gereken uzaktan çalışma/evden çalışma yönergelerini ayarlayın. Örneğin, herkes genellikle 10.00-16.00 saatleri arasında çevrimiçi olarak erişilebilir olmalıdır.
• Kendiniz dahil herkesin, kullandığınız sohbet platformundaki uygunluk durumunu her zaman güncellediğinden emin olun. Bir işi halletmek için dışarı çıkmak mı? Ekipteki diğerlerine hızlı bir mesajla bildirin.
• Sohbet platformunda da görev güncellemelerini paylaşın. Güne ne üzerinde çalışacağınızı paylaşarak başlayabilirsiniz. Günün sonunda, yapabildiklerinizden bahsedin.
• Herkesi ekip kanalında işle ilgili sorunlar yaşamaya teşvik edin. Bu, ilgili kişilerin bir çözüme ulaşmak için görüşlerini paylaşmalarına da olanak sağlayacaktır.
• Aşırı iletişim. Görev güncellemelerinden gelecek ay için başvurduğunuz izinlere kadar her şeyi paylaşarak şahsen orada olmamanın telafisini yapın. Ne zaman bir şey hakkında endişelensen, yazmak zorunda olduğun her kelimeyi kullanarak tam olarak ne bilmek istediğini açıkla. İşleri kolaylaştırıyorsa, nasıl tepki verdiklerini de gözlemleyebilmek için videoya geçin.

Net Beklentiler Belirleyin

Bu aynı zamanda ekibinizle güven inşa etmekle de doğrudan bağlantılıdır. Uzaktan çalışırken, nereye odaklanılacağı konusunda kafanın karışması kolaydır. Bu nedenle, netlik yaratmak ve katılımı artırmak için beklentileri belirlemek önemlidir.

Her çalışanın oynayacak bir rolü vardır; buna göre, her birinin yerine getirmesi gereken son teslim tarihleriyle birlikte gerçekleştirmesi gereken hedefler belirleyin. İşleri basitleştirmek için projeleri daha küçük görevlere bölebileceğiniz ve ilerlemeyi yakından izleyebileceğiniz Favro, Asana veya Trello gibi görev yönetimi araçlarını kullanın.

Çalışanların Zorluklarına ve Endişelerine Odaklanma

Desteklediğiniz ve onlara özen gösterdiğinizden herkese emin olun. Doğrudan konuşmalar veya dolaylı gözlemler yoluyla onlarla etkileşim kurarken, çalışanların performansını veya kişisel yaşamlarını etkileyen herhangi bir konuyu dikkatle inceleyin. Hassas konuları tartışırken düşünceli olun ve yardımınızı ve rehberliğinizi sunun.

Güvenilir İşbirliği Araçlarına Yatırım Yapın

Toplantı planlamak için olsun, çevrimiçi beyin fırtınası oturumları, belge paylaşımı vb. için çevrimiçi bir beyaz tahta, uzaktan çalışırken işleri halletmeyi kolaylaştıracak uygun bir araca sahiptir. Uzak çalışanlar arasında sorunsuz işbirliğini kolaylaştıracaklar.

Kullanabileceğiniz işbirliği araçlarından bazıları şunlardır;

Google Drive – ekip tarafından oluşturulan dosya ve belgelere erişimi düzenlemeyi ve yönetmeyi kolaylaştırır

Creately – ekiplerin diyagramlar, görseller ve metin kullanarak fikirler üzerinde işbirliği yapabileceği çevrimiçi bir beyaz tahta/tuval aracı olarak hizmet eder. Ayrıca uygulama içi video konferans yoluyla diğer ekip üyeleriyle bağlantı kurmanıza da olanak tanır.

Slack – video konferans, sesli arama ve anlık mesajlaşma yoluyla ekibinizle bağlantıda kalmanızı sağlayan, yaygın olarak kullanılan bir iletişim platformu.

Favro – ekibin proje faaliyetlerini işbirliği içinde planlamasını ve izlemesini sağlar.

Daha fazla araç;

Ev Takımlarından Çalışmak için 5 Güçlü İşbirliği Aracı

Ev Takımlarından Çalışmak için Araçlar

İyi Çalışan Performansını Tanıyın

Performansları ile tanınmak, çalışan üretkenliğini ve motivasyonunu artırmak için önemli bir itici güçtür.

Uzak bir ekip yöneticisi olarak ilerlemelerini izlemek önemli olsa da, iyi performans gösterdiklerini fark edin. Parasal bir tazminat içermesi gerekmez, yalnızca bunları kamuya açık olarak veya kişisel bir e-posta veya doğrudan mesaj şeklinde bir takdir simgesiyle onaylamak aynı sonucu verecektir.

Empati ile Liderlik Edin

Birbirinizi yüz yüze görmediğinizde, genellikle varsayımlara atlama eğilimindesiniz. Belki birinin size bir mesaj iletme şeklini beğenmediniz, ancak olumsuz bir sonuca varmadan tekrar kontrol edin. Geri bildiriminizi onlarla nazikçe paylaşın ve nasıl hissettiğinizi ve gelecekte işlerin nasıl ele alınması gerektiğini onlara bildirin.

Ve örnek olun. Başkalarının yapmasını beklediğiniz şeyi yapın ve yol boyunca onlara rehberlik edin.

Daha Fazla Uzaktan Ekip Yönetimi İpuçları Var mı?

Tüm ekibiniz COVID-19 salgını nedeniyle aniden uzaklaştıysa, birçok zorlukla karşılaşmış olabilirsiniz. Bu uzaktan ekip yönetimi ipuçlarının kolay çözümler bulmanıza yardımcı olacağını umuyoruz.

Ayrıca ev ekiplerinden çalışmak için ücretsiz bir pratik kılavuzumuz da var ve bu rehber, uzak ekip olarak nasıl düzenli kalınacağından uzaktan mülakatlar gerçekleştirmeye kadar her şeyi kapsıyor. Uzak ekibinizi yönetmeyle ilgili daha kullanışlı ipuçları için kontrol edin.