Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar | #38 Proje yönetimine başlarken

Risk analizi, bir projenin başarıyla tamamlanma şansını artırmaya yardımcı olur. Ancak bir projeyi ne tür riskler tehdit edebilir? Bunları zamanında belirlemek için hangi araçlar kullanılır?

Risk analizi – içindekiler tablosu:

1. giriiş
2. Projelerdeki risk türleri
3. Teknik riskler
4. kaynak riski
5. İş ortamı riskleri
6. Risk analizi araçları
7. Ishikawa diyagramı
8. Risk matrisi
9. Özet

giriiş

Risk analizi, aşağıdakilere izin verdiği için proje yönetiminin önemli bir bileşenidir:

• Tanılama,
• değerlendirme ve
• gözden kaçırılması tüm projeyi başarısızlığa uğratabilecek potansiyel risklere yanıt vermek.

Proje Yönetim Enstitüsü'nün (PMI) 2021 raporuna göre, projelerin yaklaşık yarısı hedeflerine ulaşamıyor ve yarısından fazlası programın gerisinde veya bütçesini aşıyor.

Projelerdeki risk türleri

Çoğu şirket projesini etkileyen en yaygın üç risk şunlardır:

• Teknik risk - projenin uygulanmasını engelleyebilecek yazılım, donanım veya süreçlerle ilgili sorunları ifade eder.
• Kaynak riski - çalışanlar, bütçe veya zaman gibi kaynakların mevcudiyeti ile ilgili sorunları içerir
• İş ortamı riski – düzenlemelerdeki veya rekabetteki değişiklikler gibi sorunlarla ilgilidir.

Her bir risk türünün nasıl belirleneceğini, analiz edileceğini ve bunlara nasıl yanıt verileceğini görmek için her birine daha yakından bakalım.

Teknik riskler

Teknik riskleri etkin bir şekilde belirlemek ve analiz etmek için, aşağıdaki soruları yanıtlayarak projenin teknik özelliklerinin ayrıntılı bir analizini yapmanız gerekir:

• Hangi görevler yenilikçi teknolojinin kullanılmasını gerektirecek?
• Kuruluşun, projenin teknoloji tarafını geliştirecek, uygulayacak ve işletecek bir ekibi var mı? değilse,
• Hangi çözüm sağlayıcısını seçmeli ve yükleniciler ile nasıl bir sözleşme formüle etmeli?

Ayrıca potansiyel sorunları ve bunların sonuçlarını tespit etmek için senaryo tabanlı bir risk analizi yapmalısınız. Teknik riskleri en aza indirmek için, projede kalite kontrole özel önem verin ve düzenli test ve bakım sağlayın. Bir acil durum planı da düşünülebilir. Proje Yöneticisi ayrıca teknolojik yenilikleri takip etmeli ve projenin uygulandığı alandaki uzmanlara danışmalıdır.

Kaynak riskleri

Kaynak risklerini en aza indirmek, uzmanların ve vasıflı işçilerin mevcudiyetinin, bütçenin gerçekçi mevcudiyetinin ve görevlerin kesintisiz olarak yerine getirilmesi için gereken sürenin analizini gerektirir.

Bu tür bir riski analiz ederken, Proje Yöneticisi aşağıdaki soruları sormalıdır:

1. Kuruluş, örneğin programlama, tasarım veya finansman gibi projenin kilit alanlarında yeterli uzmana sahip mi ?
2. Kaynak planlama veya raporlama gibi kaynak yönetimi için yeterli prosedürler ve araçlar var mı ?
3. Proje bütçesi, gerektiğinde kaynakları işe almak veya dış kaynak kullanmak için yeterli fon içeriyor mu ?

İş ortamına ilişkin riskler

İş riskleri, esas olarak rekabetin dinamik gelişiminin ortaya çıkmasıyla ilgilidir. Ayrıca bütçeyi veya projenin zamanlamasını etkileyen yeni düzenlemelere de atıfta bulunabilirler. Sonucun piyasaya sunulmasından önce çözümlerin veya resmi prosedürlerin belgelendirilmesi ihtiyacı veya projenin devamının gerekliliği iyi örneklerdir.

Proje Yöneticisinin iş risklerini analiz etmesine yardımcı olabilecek örnek sorular aşağıdaki gibidir:

1. Projemizin faaliyet gösterdiği sektördeki potansiyel yasal değişikliklerin farkında mıyız?
2. Yeni ürünler veya hizmetler gibi rakiplerden gelen potansiyel tehditleri analiz ettik mi ?
3. Ürün veya hizmetimize olan talebin azalması gibi iş ortamındaki olumsuz değişiklikler durumunda bir acil durum planımız var mı ?

Risk analizi araçları

İlk risk analizi için, yaygın olarak uygulanan bir SWOT iyi çalışacaktır. Bununla birlikte, teknolojik, kaynak ve iş risklerinin kapsamlı bir teşhisini yürütürken, özel olarak ayrılmış araçları tercih etmek daha iyidir. Aşağıdakiler etkinlikleriyle ünlüdür:

• Ishikawa diyagramı, kendine özgü şekli nedeniyle balık diyagramı olarak da adlandırılır ve
• Risk matrisi.

Ishikawa diyagramı

Ishikawa diyagramı, sorunların nedenlerini ve potansiyel riskleri belirlemek ve analiz etmek için kullanılan bir araçtır. Japon mühendis ve kalite danışmanı Dr. Kaoru Ishikawa tarafından geliştirilmiştir. Ishikawa, kalite yönetimi konusunda tanınmış bir öğretim görevlisi ve uzmandı ve Pareto diyagramı ve histogram diyagramı gibi kaliteyle ilgili diğer birçok araç ve yöntemin yaratıcısıydı. Ishikawa öncelikle endüstride çalıştı, ancak araçları ve yöntemleri proje yönetimi de dahil olmak üzere diğer alanlarda da uygulama buldu.

Ishikawa diyagramı, sorunun ana nedenlerini çıkarabileceğiniz bir neden-sonuç grafiği biçiminde bir sorun sunar. Diğer şeylerin yanı sıra, teknik riskleri keşfetmeyi amaçlayan bir değerlendirme sağlayabilir. Bunun nedeni, teknoloji ile ilgili olası eksiklikleri veya sorunları tespit edip nedenlerini belirleyebilmesidir.

Risk matrisi

Risk matrisi ilk olarak 1950'lerde, uçuş güvenliği risklerini değerlendirmek için uygulandığı havacılık endüstrisinde ortaya çıktı. Araç, yalnızca proje yönetiminde değil, aynı zamanda iş, bilim veya güvenlik analizinde de popülerdir.

Risk matrisi, meydana gelme olasılığına ve etkilerine göre bir ağırlık atayarak her tehlike için risk seviyesini belirlemenizi sağlar. Satırların çeşitli riskleri temsil ettiği ve sütunların meydana gelme ve etki olasılığını temsil ettiği basit bir tablodur.

Risk matris diyagramı, bireysel riskleri temsil eden karelerden oluşur. Her tehlike, risk seviyesine karşılık gelen dört kareden birine atanır:

• Düşük,
• orta,
• yüksek veya
• çok yüksek.

Kareler, meydana gelme olasılığı ve riskin sonuçları hakkında bilgi sağlar. Proje Yöneticisi, risk matrisini kullanarak, projeyle hangi risklerin ilişkili olduğunu belirleyebilir ve bunları en aza indirmek için hangi eylemlerin alınacağını değerlendirebilir.

Özet

Risk analizi, bir projenin başarısını etkileyebilecek potansiyel riskleri tanımlar, değerlendirir ve bunlara yanıt verir. Ancak, günümüzün iş ortamının değişkenliği, analiz etmeyi ve doğru sonuçlara varmayı giderek zorlaştırıyor. Örneğin siber güvenlik, enflasyon veya ham maddelerin mevcudiyeti ile ilgili yeni risk türleri ortaya çıkıyor. Bu nedenle, risk analizinin proje boyunca devam eden, tekrarlanan ve güncellenen bir süreç olduğunu hatırlamakta fayda var.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

1. proje nedir?
2. proje yönetimi nedir?
3. Projeler nasıl yönetilir?
4. Proje yönetimi yöntemleri
5. proje türleri
6. 4 proje örneği
7. projelerin önceliklendirilmesi
8. Proje faaliyet alanları
9. Proje yönetiminde başarının tanımı
10. Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?
11. En iyi proje yönetimi yazılımı nasıl seçilir?
12. Proje yönetimi yazılımına genel bakış
13. Proje yaşam döngüsü
14. Proje vizyonu ne için?
15. Proje hedefi. Nedir ve nasıl iyi tanımlanır?
16. Proje başlatma aşaması - nelere dikkat edilmeli?
17. Proje yönetiminde planlama alanı
18. Proje takvimi nedir ve ne içindir?
19. Bir projede kilometre taşları nasıl kullanılır?
20. proje yürütme
21. Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır?
22. Proje kapanışının önemi
23. Proje hatası. Projelerin başarısız olmasının 5 nedeni
24. Yönetimin 4P'si: proje, ürün, program ve portföy
25. Proje Yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları
26. En yararlı proje yöneticisi becerileri
27. Nasıl proje yöneticisi olunur?
28. Her proje yöneticisinin okuması gereken 5 kitap
29. Proje ekibi nasıl kurulur?
30. İş dökümü yapısı - bir projede iş nasıl devredilir?
31. Hibrit çalışma sırasında bir ekibe nasıl liderlik edilir?
32. Bir ekiple çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar
33. Proje toplantısı türleri
34. Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli?
35. ikna edici nasıl yazılır
36. Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?
37. Fizibilite çalışması – bu projeyi uygulayabilir miyiz?
38. Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar
39. Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?
40. Paydaş kaydı nedir?
41. Proje yönetimi planlamasında Gantt şeması
42. Proje bütçesi nasıl oluşturulur?
43. Projede zaman yönetimi
44. Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur?
45. Proje risk yönetimi stratejileri
46. proje pazarlama
47. Projedeki değişim kaynakları ve alanları
48. Proje yönetimi değişiklik modelleri
49. Çevik'ten sonra ne var? Proje yönetiminde yöntemler