İş ilişkilerinde risk yönetimi: ajanslar ve işletmeler için dört temel ipucu

Risk yönetimi şirketinizin başarısı için çok önemlidir. Herhangi bir büyük işletmenin kurulması yıllar alır ve bunca zaman iş ilişkileri olmadan hareket edemezsiniz!. Burada parmak arası terliklere veya döneklere tolerans gösterilmez. Kaliteli ortaklar uzun bir süre için seçilir, ittifaklar stratejik olarak oluşturulur. Müşteriler her zaman işini bilen, işi okumaya yatkın, finansal konularda güvenilir ve birlikte büyümekten mutluluk duyan profesyonellere güvenmiştir.

Ancak, doğru ortağı bulmanın “yarı bitmiş bir iş” olduğuna inanmanın bir anlamı yoktur. Harika bir fikir, uygulama olmadan hiçbir şeydir, genel hedef boyunca güçlü bir işbirliği olmadan anlaşma sonucu hiçbir şey değildir.

Bir işletmeyi ve bir ajansı entegre ederken riskleri yönetme sürecinde birkaç aşama vardır . Bunlar da proje geliştirme aşamalarıyla yakından ilgilidir.

İlk Aşama – Birbirinizi Tanımak

Her iki taraf da güçlü yanlarını gösterir, mesleki başarılarını gösterir ve deneyimlerini paylaşır. Bu aşama, diğer tarafın potansiyelinin bir ön değerlendirmesini takip eder. Bu, iyi bir eşleşme olup olmayacağımızı bize gösterebilecek ilk gerçek konuşma.

Ajans doğal olarak kendi lehlerine bir kararla ilgilenir. İşletme, misyonlarının ve kaynaklarının bir hafta içinde ortadan kaybolmayacak veya başka bir projeye geçiş yapmayacak doğru kişilere iletilmesini umuyor. İşletme, riskleri tahmin etmek ve geliri artırmak için gereken sonuçları elde ederken kalabalığın arasından sıyrılmak için proaktif bir ajansa güvenmek isteyecektir .

Bir ajans için tavsiye: İşiniz hakkında yanlış algılar aşılayan bir işletmeyi yanıltmayın. İşletmeyi inceleyin: web siteleri, pazar konumu, zayıf ve güçlü noktaları ve ana rakipleri. Müşterinin ayrı bir görevi olduğundan ve hedefleri anladığından emin olun. İş hayatınızdaki finansal risklerinizi düşünün. Tüm bu noktaların profilinizle eşleşmesi konusunda olumlu olun ve benzer sorunları çözme konusunda uzmanlığa sahipsiniz. Durumla ilgili kendi vizyonunuzla bir tahmin hazırlayın. Gerçek olasılıklarınız hakkında konuşun. Yalan söyleme. Ve müşterinin şirket içi pazarlama ekibiyle rekabet etmek istediğiniz izlenimini vermeyin – etkileşime odaklanın. Riskleri tartışın. İkinizin de doğru yönde ilerlemenize yardımcı olacak bir KPI ve metrik listesi hazırlayın.

Bir iş için tavsiye: aşırıya kaçmayın ve aşırı beklentilerden kaçınmaya çalışın. Ajansın benzer görevleri çözme konusundaki deneyimini inceleyin, diğer müşterilerin hizmetleriyle ilgili incelemelerini okuyun. Gerçek durumunuzun analizine dayalı olarak belirli, soyut olmayan görevleri formüle edin. Şişirilmiş beklentilerden kaçınmaya çalışın, çünkü ilk dönemde ajans ekibinin kendilerine koydukları görevlerle bile başa çıkması o kadar kolay olmayacaktır. Sonuçlarını aşmak şöyle dursun. Bununla kendiniz başa çıkmak harika olurdu, aksi takdirde bir risk yönetimi departmanı kiralamaktan çekinmeyin.

İkinci Aşama – Proje Başlangıcı

İlişkilerin ikinci aşamasında, bir işletmenin genellikle aşırı beklentileri vardır. Ve bir ajans genellikle ilk ciddi sorunlarıyla karşılaşacaktır. Buradaki rasyonel risk yönetimi , her iki tarafı da kazanan yapabilir. Bunlar, daha yüksek önceliğe sahip bir veya iki ek görev, görevler üzerindeki tahmini süredeki hatalar veya daha önce uygulanmış olan önceki çözümleri destekleme gerekliliği olabilir. Bu, ilk olarak son teslim tarihini geciktirmeye, beklenen ve gerçek sonuçlar arasındaki tutarsızlıklara ve uzun vadede çok küçük, ancak başlangıçta çok somut olan diğer inceliklere yol açabilir.

Bir ajans için tavsiye: Bu, proje ekibi üyeleriniz arasında bir zaman çizelgesi ve sorumluluk dağılımı oluşturarak proje üzerinde çalışmaya başlamak için çok önemlidir. Herkes kendi ilgi alanını anlamalı. Ayrıntılara dikkat edin ve iş akışını sürekli olarak izlemeye çalışın. Altı ay sonra fark edilmeyen hatalar, başlangıçta kartopu etkisi yapabilir. Bu nedenle, ekip üyeleriniz görevlerini, sonuçlarını, sorunlarını not edebilecekleri, ek veri talep edebilecekleri, görevleri önceliklendirebilecekleri veya yorum bırakabilecekleri tek bir toplu görev yönetim sisteminde tutuyorsa bu mükemmel bir seçenek olacaktır. Bu çözüm, işbirliğinin herhangi bir aşamasında genel resmi gösterebilir ve bir şeyler ters giderse bir 'darboğaz' bulabilir. Düzenli toplantılar planlamayı unutmayın.

Bir iş için tavsiye: çok fazla zorlamayın. Hataları vurgulayın, ipuçları verin, vizyonunuzu paylaşın ve kaliteli geri bildirimde bulunun. Ama lütfen mümkün olduğunca kibar olmaya çalışın. Onlara süreci kontrol edeceğinizi, ancak mikro yönetimden kaçınacağınızı söyleyin. Karşı taraftaki bir takımın gerçekten desteğinize ihtiyacı var. Doğru, sadakat henüz kazanılmadı, ancak desteğiniz ekibe enerji verecek bir ön ödeme olabilir. Onlara inanın ve güveniniz sizin için mükemmel bir sonuçla sonuçlanacaktır .

Üçüncü Aşama – İlk Dönüm Noktası

Bir ajans belirli bir süre için bir rapor sunacaktır: bir ay veya çeyrek. Elde edilen başarıları tartışıyorsunuz. Bu sonuçlar başlangıçta planlanandan nasıl farklıdır?

Tüm konuları açıkça tartışmak önemlidir. Bu dönemde ne iyi yapıldı ve neden? Planın hangi kısmı uygulanamadı ve neden? Bu süreçte ne gibi değişiklikler oldu ve bunlara tepkimiz ne oldu? Her ekip belirli görevleri nasıl gerçekleştirdi? Önümüzdeki dönemde neler iyileştirilmelidir? Bütün bunlar her zaman aklınızda bulundurmanız gereken risk örnekleridir .

Bir ajans için tavsiye: sonuçlarınızı günlük olarak izleyin. Muhtemel bir sorun fark ettiyseniz, bunu müşterinize söyleyin, çözümler önerin ve yardım edin. Bu sorun kendi kendine çözülene kadar beklemenizi tavsiye etmiyoruz. Müşteriniz size herhangi bir bilgi vermese veya ofisindeki bir yönetici aşırı yüklenmiş ve sorduğunuz sorulara zamanında cevap verememiş olsa bile, sorumluluğun en az %50'si size aittir. Bu nedenle, özellikle bu sorunu zamanında nasıl çözeceğinizi biliyorsanız, kendi otoritenize göre hareket etme zamanı.
Çoğu durumda, işletme sahiplerinin beklentilerini aşarsanız ve bu nedenle kalitenizi ve becerinizi onaylarsanız, bunun olumlu bir etkisi olacaktır.

Fazladan yol kat edin, ayrıntılara biraz daha zaman ayırın. Eldeki görevin özüne bakın. Sözleşmeyi yerine getirdiyseniz, hatta gereğinden fazla yerine getirdiyseniz , riskleri ortadan kaldırmayı başardıysanız - aferin, şimdi başka neler yapılabileceğini düşünmenin zamanı geldi. İleriye doğru gitmeye devam et!

Bir işletme için tavsiye: durumu değerlendirin. Performans, karşılığında beklediğiniz ile uyumlu mu? Takım beklentilerinizi karşıladı mı? İşbirliğinden hangi içgörüler elde edildi? Ajans hangi konuda iyi? Ne yanlış gidiyor ve neden?

Konuşun, geri bildiriminiz önemlidir. Bazı önemsiz şeyler size açık görünüyorsa, karşı taraf için yeni bir şey olabilir.

Onlara planlarından bahset. Bu süre zarfında sizin tarafınızda neler olduğunu onlara anlatın. Şirketinizde neler değişti, yakın gelecekte hangi değişiklikler planlanıyor?
Bu aşamada, her iki taraf da genellikle uzun vadeli hedefler üzerinde hemfikirdir: altı ay, yıl veya daha fazla. Bu nedenle, her bir taraf, stratejinin yeterli kaynaklarla doğru yönde ilerlediğinden ve iletişimin açık olduğundan emin olmalıdır. Kilometre taşları üzerinde anlaşmak son derece önemlidir: aylar, çeyrekler. İşbirliği ile ilgili herhangi bir sorun varsa, bunlar gün ışığına çıkarılmalı, tartışılmalı ve çözülmelidir. Tipik bir projenin yaşadığı sorunların çoğu iletişimdedir. Küçük sorunlar ve yanlış anlamalar genellikle uzun çatışmalara dönüşür. Bu da etkinlik kaybına yol açar.

Dördüncü Aşama – Başarılı İşbirliği

Proje gelişiyor, KPI'lar planlandığı gibi çalışıyor, ekipler başarılı bir işbirliği için bir model geliştirdi.

Bir ajans için tavsiye: Şu anda yaratılan iyi işlerin yanı sıra, geleceğin bir görüntüsünü sunmanız gerekiyor. Müşterinizin gelişimine zaman ayırın. Sonuçlarınızı analiz edin, onlara yeni fırsatlar sunun, yeni araçlar sunun. Bir tavsiye listesi hazırlayın ve onlara olası yeni kârların 'sayılarını' gösterin. Bu, diğer hizmetlerinizi önermenin zamanıdır.
Sadece işinizi doğru yapmanın yeterli olmadığını unutmayın. Herkes geleceği umursar. Ve siz ve eşiniz tarafından birlikte paylaşılan bu geleceği yaratmada yer alma gücüne sahipsiniz.

İş için tavsiye: devam edin. Düzenli toplantılar düzenlemeye devam edin, sorular sorun, işinizle ilgili bilgileri ve haberleri paylaşın. Ajansla işbirliğinden kurum içi ekibiniz için bazı avantajlar arayın. Partnerinize güvenin, ancak bir yandan gözlemlemeyi ve geri bildirimde bulunmayı unutmayın.

Risk yönetimi hakkında son sözler

Her iş ilişkisinin kendine has özellikleri olduğu inkar edilemez. Size, müşteriniz veya dış kaynak ajansınızla başarılı bir şekilde işbirliği yapmanıza ve tüm zorluklardan kaçınmanıza yardımcı olacak mükemmel bir genel senaryo veremeyiz. Küçük işletme müşterisi ile ilişkileriniz büyük işletme müşterisinden tamamen farklı olacak, Avrupa şirketi ile olan ilişkiniz Amerika veya Asya'dan farklı olacaktır. Ve şirketiniz içinde bile iş ilişkilerinizi etkileyen milyonlarca başka faktör var.

Bir ajans için tavsiyeler:
– Müşterinin işini iyice analiz edin
– Takım gücünüzü dikkatlice analiz edin
– Müşterinizin çok soyut bir görevi varsa işe başlamayın
– Her durumda müşterinize karşı dürüst olun
– Gerçek becerilerine dayalı olarak ekibiniz arasında sorumluluklar atayın
– İş sürecini sürekli izleyin
– Sonuçlarınızı ve sorunlarınızı bir müşteriyle sistematik olarak tanışın ve tartışın
- Müşterinin hedeflerine ulaşmak için elinizden gelenin en iyisini yapın
– Ortaklıkta geniş bir perspektifin farkına varırsanız, proje tamamlandıktan sonra müşteri ile ilişkiyi sürdürmeye çalışın.

İş için küçük tavsiyeler:
İşinizi analiz edin ve gerçek zayıf noktalarınızı ve iyileştirmeniz gereken alanları tanımlayın
Hedeflerinizi belirleyin ve okunaklı bir teknik sorgulama listesi hazırlayın
Hızlı olun, kendi vizyonunuza tamamen uymuyorsa stratejilerini koordine edin.
Süreci kontrol edin, ancak mikro yönetimden kaçının
Ajansın büyüklüğü için deneyin, eğer gerçekten iyilerse - şirket içi ekibinizin ilerlemesine ve diğer iş alanlarınızı geliştirmesine yardımcı olabilirler.