Satış Lideri için Satış Teminatı Yönetimi İpuçları

Satış teminatı güçlü bir şeydir. Satış ekiplerinin, alıcının yolculuğuna muazzam bir değer katarken potansiyel müşteriler ve müşterilerle anlamlı konuşmalar sürdürmesine yardımcı olur.

Bunu, satış ekiplerinizin yeni müşteri adaylarını dönüştürmeye çalışırken ihtiyaç duyduğu bir silah cephaneliği olarak düşünün. Kilitli ve dolu değillerse, savaş alanındaki silahlar ne işe yarar?

Bu, pazarlama ve satış ekiplerini rahatsız eden evrensel bir sorundur. Satış teminatı çalışır, ancak tüm B2B içeriğinin yaklaşık yüzde 70'i satışlar tarafından kullanılmaz. Neden? Niye? Çünkü neyin yaratıldığı ve nerede saklandığı konusunda çok az strateji var. Ve satış teminatını bulmak imkansız olduğunda, satış ekipleri ona dokunmuyor.

Stratejik olarak düşünülmüş bir satış teminat yönetimi süreci, tüm bu değerli varlıkları düzenli ve erişilebilir tutmanıza yardımcı olabilir, böylece satış temsilcileriniz silahlı ve potansiyel müşterileri kazanmaya ve daha fazla anlaşma yapmaya hazır kalır.

Satış Teminatı Yönetimi Nedir?

Bu soruyu cevaplamak için öncelikle satış teminatının ne olduğunu anladığımızdan emin olalım.

Satış teminatı, satış ekibinin potansiyel müşterileri, müşteri adaylarını veya müşterileri satış hunisine taşımasına yardımcı olan basılı veya dijital her türlü içeriği ifade eder . Esasen, alıcıyı satın alma yolculuğunda nerede olduklarına göre bilgilendiren eğitim materyalidir. Bazı örnekler ürün broşürlerini, vaka incelemelerini, satış sunumlarını, e-kitapları ve hatta blog gönderilerini içerebilir.

Bu tanım göz önünde bulundurulduğunda, satış teminatı yönetimi , tüm bu materyallerin düzenlendiği, saklandığı ve erişildiği yoldur. Etkili bir satış teminat yönetimi sistemi, tüm materyallerin kuruluştaki herkesin erişebileceği merkezi, güvenli bir çevrimiçi konumda saklanmasını sağlar. Etkili bir satış teminat yönetim sistemi şöyle olmalıdır:

• Kullanımı kolay
• Bulması kolay
• Mevcut iş akışlarına kolayca entegre edilir
• Güncellemesi kolay

Satış Teminat Yönetimi Neden Önemlidir?

Satış teminatı etkin bir şekilde yönetilmediğinde gücünü kaybeder. İnsanlar şeyleri rastgele adlandırmaya ve kaydetmeye başlar. Belgeler dijital ekosisteme dağılmış durumda. Bir zamanlar yararlı bir araç olan şey, bir satış temsilcisinin görmezden gelme olasılığının çok daha yüksek olduğu hantal bir engel haline gelir. Ardından, temsilciler kendi satış teminatlarını oluşturmaya başlayarak şirketin markasının batmasına neden olur. Mesajlaşma artık tutarlı değil ve en önemlisi, satış teminatı ölçülemez durumda.

Bir satış teminat yönetim sistemi eksik olduğunda değerli zaman boşa gitmiş olur. McKinsey Global Institute tarafından hazırlanan bir rapora göre, çalışanlar her gün 1,8 saatini bilgi aramak ve toplamak için harcıyor. Bu, haftada 9,3 saat veya çalışma haftasında bir güne eşdeğer bir sürenin, bir satış görevlisinin ihtiyaç duyduğu bilgileri bulamaması nedeniyle boşa harcanmasına yol açar.

Bu bazı olumsuz şeyler. Ancak bir satış teminat yönetimi süreci ile bunu değiştirme gücüne sahipsiniz. Tüm satış varlıklarınızı düzenli ve erişimi kolay bir yerde tutarak, temsilcilerinizin daha etkili satış yapmasını sağlarken onlara potansiyel müşterilerle daha fazla görüşme başlatmak için kullanılabilecek değerli zamandan tasarruf ettirirsiniz. Araçların bulunması kolaysa, temsilcilerin bu kaynakları kullanma olasılığı çok daha yüksek olacak ve bu da marka uyumunu korurken alıcı deneyimini tutarlı kılacaktır.

5 Satış Teminatı Yönetimi İpuçları

Bir işletme olarak satış etkinleştirme yaklaşımını benimsemek istiyorsanız, satış görevlilerini güçlendirmek için stratejik satış teminat yönetimi gereklidir. Ama nereden başlıyorsun? Bu beş satış teminat yönetimi ipucu size ihtiyacınız olan temeli verecektir.

1. Tüm satış teminatlarını denetleyin

Sürecinizi iyileştirmenin en iyi yolu, şu anda sahip olduğunuz satış teminatı ve bunun nerede saklandığına dair sağlam bir anlayış kazanmaktır. Satış teminatınızı düzgün bir şekilde yönetmeye başlamak için yapabileceğiniz ilk şey, mevcut tüm kaynakları denetlemektir. Şu anda sahip olduğunuz her içeriğin ve şu anda nerede saklandığının bir listesini yapın. Dikkate alınması gereken bazı şeyler:

• Tüm içeriğiniz güncel mi?
• Sunduğunuz ürün veya hizmetler hakkında konuşuyor ve konuşuyor mu?
• markada var mı
• Alakalı mı?

Mevcut içeriğinizin bir listesine sahip olduğunuzda, nelerin güncellenmesi gerektiğini, nelerin yeniden tasarlanabileceğini ve nelerin atılması gerekebileceğini belirleyin. Her içeriğin alıcının yolculuğuyla bir şekilde bağlantılı olması gerektiğini unutmayın. İçerik potansiyel müşterileri etkili bir şekilde eğitmiyorsa, olası satışları dönüştürmüyorsa veya müşterileri memnun etmiyorsa, satış teminatı yönetim sisteminizde bir yeri hak ediyor mu?

Yinelenen içeriğe de göz kulak olmak isteyeceksiniz. Şirketler yeniden markalaşma sürecinden geçtiğinde, eski belgeler geride kalabilir. Bu, kafa karışıklığına ve genel marka değerinde azalmaya yol açabilecek tutarsız markalama yaratır.

2. Bir Satış Teminatı Yönetim Platformu Seçin

Araç kutunuzdaki içeriği oluşturduktan sonra, bu değerli varlıkları nerede barındıracağınızı belirleme zamanı. Bir satış teminat yönetimi platformu, dosyaları düzenli, merkezi ve erişilebilir tutmanın anahtarıdır. Orada birçok farklı araç var. Emin olmak isteyeceğiniz en büyük şey, hangi platformu seçerseniz seçin, CRM'inizle entegre olmasıdır.

HubSpot kullanıcıları, HubSpot'un Satış Doküman Yönetimi ve İzleme Yazılımı ile avantajlıdır. Kullanıcılar, doğrudan HubSpot CRM'leri içinde kolayca bir satış teminatı yönetim sistemi oluşturabilir. Bu, ekip üyelerinin farklı yazılım programları arasında dolaşmasını önler ve belgeleri potansiyel müşterilerle dahili ve harici olarak paylaşmanın kolay bir yolunu sağlar.

Bu da oldukça basit. Satış teminat yönetimi kitaplığınızı oluşturmak için tek yapmanız gereken belgeleri karşıya yüklemeye başlamaktır. Satış -> Belgeler'e gidin ve "Yeni Belge Yükle"yi seçin. HubSpot, Word, PowerPoint ve PDF belgeleri dahil olmak üzere çeşitli farklı dosya biçimleri yüklemenize olanak tanır. Ayrıca, HubSpot platformunda toplanan toplu verilerle her bir satış teminatının etkinliğini takip edebileceksiniz. Bu, gelecekteki satış teminatı stratejinizi besleyen en iyi performans gösteren belgeler hakkında fikir verecektir.

HubSpot ayrıca kullanıcıların CRM'lerini diğer satış teminat yönetimi platformlarıyla entegre etmelerine olanak tanır. HubSpot ekosisteminde, aralarından seçim yapabileceğiniz çeşitli iş ortağı yazılım çözümleri vardır. İşte sadece birkaçı:

• Kabul Et
• SnapSign
• önermek
• PandaDoc

Anahtar, CRM'inizle entegre olan bir platform seçmektir. HubSpot kullansanız da kullanmasanız da, kullandığınız araç gerekli entegrasyona sahip değilse, satış teminatınız için merkezi bir konuma sahip olmak zordur. Yönetim platformlarını değerlendirirken dikkate almak isteyeceğiniz diğer şeyler:

• Platform, doğru içeriği bulmayı kolaylaştıran sağlam bir arama işlevine sahip mi?
• Kuruluşunuzun adlandırma kuralına göre satış teminatını düzenlemenin kolay bir yolu var mı?
• Temsilciler, düzenli kalmalarına yardımcı olmak için farklı teminat parçalarını kolayca paylaşabilir, yorumlayabilir veya kendi notlarını ekleyebilir mi?
• Her bir teminatın arkasındaki verileri takip edebilir ve sahada ne kadar yararlı olduğunu değerlendirebilir misiniz?

3. Yönetim Platformu İçinde Bir Organizasyon Sistemi Oluşturun

Belgelerinizi satış teminat yönetimi platformunuza yüklemek, denklemin yalnızca ilk kısmıdır. Kullandığınız yazılım ne kadar sağlam olursa olsun, içinde karışık bir belge karmaşası varsa hiçbir işe yaramaz. Bu varlıkların bulunmasını kolaylaştırmak için stratejik bir adlandırma ve organizasyon sistemi gereklidir.

Her platformun farklı olduğunun bilincinde olarak, kullandığınız organizasyon yapısı sahip olduğunuz yeteneklere bağlı olacaktır. HubSpot platformunu kullanıyorsanız her şeyi düzenli tutmanın en kolay yolu klasörler oluşturmaktır. Sahip olduğunuz her farklı belge kategorisi için bir klasör oluşturmayı düşünün. Örneğin, aşağıdakiler için klasörleriniz olabilir:

• Durum çalışmaları
• e-kitaplar
• Veri sayfaları
• Ürün Broşürleri
• Satış Sunumları
• Kurulum Talimatları
• Özellikler
• Kılavuzlar

Genellikle e-posta yoluyla paylaşılan belgeleri düşünün. Bu dosyalara ayrılmış organize bir klasöre sahip olmak, temsilcilerinizin potansiyel müşterilere veya müşterilere yaptıkları herhangi bir e-posta erişiminde bunları içe aktarmalarını kolaylaştıracaktır.

Ayrıca gerçek dosya adının anlamlı olduğundan emin olmak isteyeceksiniz. Bir satış temsilcisi, aradıkları belgeyi kolayca arayabilmelidir. Harici olarak kullanılan içerik, alıcı kişiliğine, satın alma aşamasına, sektöre vb.

İşte olası bir adlandırma kuralı yapısının bir örneği:

• Varlık türü - Başlık - Huni Aşaması
• EB-BuildingAMarketingTeam-TOFU

Bir temsilcinin bu araçları saniyeler içinde aramasını ve bulmasını kolaylaştırın. İster bir olası müşteriye e-posta gönderiyor ister telefonda konuşuyor olsunlar, bu varlıkları asla araştırmak zorunda kalmamalılar.

4. Satış Teminatını Paylaşmayı Kolaylaştırın

Satış teminatı paylaşılmak içindir. Herhangi bir satış teminat yönetim sistemi, bu temel hedefi kolaylaştırmalıdır. Neyse ki, bir HubSpot kullanıcısıysanız bu oldukça basit. Satış belgesi ve yönetim izleme aracı, satış teminatını olası müşteriler ve müşterilerle kolayca paylaşmaları için temsilcilere birkaç farklı yol sunar.

E-posta Şablonları Oluşturun

Standartlaştırılmış e-posta şablonları oluşturmak, temsilcileri başarı için ayarlamanın bir yoludur. En sık kullanılan satış teminatlarından bazılarını bir e-posta şablonuna kolayca ekleyebilirsiniz ve belgeyi otomatik olarak çeker. Temsilcilerinize bu e-postaları her zaman kişiselleştirmelerini hatırlatmayı unutmayın. Şablonlar, e-posta erişiminin yararlı kemikleridir, ancak potansiyel müşteriyi hedef almadan asla kullanılmamalıdır.

E-posta şablonlarınıza satış teminatını nasıl ekleyeceğiniz aşağıda açıklanmıştır:

• Konuşmalar-> Şablonlar'a gidin.
• "Yeni Şablon"u seçin veya düzenlemek için mevcut bir şablonun adına tıklayın.
• Şablon düzenleyicide, alt menüdeki "ekle"ye tıklayın ve satış teminatınızı seçin.
• Belge bağlantısı için görüntülemek istediğiniz şeyin metnini düzenleyin. Alıcınızın göreceği şey bu.
• Belgeyi kimin görüntülediğini izlemek için "belgeyi görüntülemek için e-posta gerektir" seçeneğini seçin. Alıcı için bir bağlantı önizlemesi de ekleyebilirsiniz.
  

Yaygın olarak kullanılan bu satış teminatlarını içeren şablonlar oluşturmak, temsilcilerinizin araç kutunuzdaki araçları kullanmasını sağlar. Bu otomatiktir ve temsilcileriniz hiçbir şey aramak zorunda kalmayacak.

Paylaşılabilir Bağlantılar Oluşturun

HubSpot'un satış teminat yönetimi platformundaki belgeler de linkler aracılığıyla kolayca paylaşılabilir. Bu, temsilcilerin alıcıların gelen kutularını büyük dosya ekleriyle tıkamadan bilgi paylaşması için harika bir yoldur. Satış teminatı, bu paylaşılabilir bağlantılarla dahili veya harici olarak paylaşılabilir.

Bir tane oluşturmak oldukça basit:

• Önce Satış -> Belgeler'e gidin.
• Adının yanındaki kutuyu işaretleyerek göndermek istediğiniz belgeyi seçin.
• Başlığın üzerine gelin, Eylemler -> Paylaşılabilir Bağlantı Oluştur'u seçin.
• Alıcının e-posta adresini girin. Ek güvenlik için paylaşım seçeneklerinizi özelleştirin.
• "Paylaşılabilir bağlantı oluştur"u tıklayın.
• Kişinizle doğrudan paylaşmak için bu bağlantıyı kopyalayıp yapıştırın veya belgeye bağlantı içeren bir e-posta göndermek için "CRM'den E-posta" yazan düğmeyi tıklayın.

HubSpot kullanıcısı değilseniz, satış teminatınızı yönetmek için hangi platformu kullanmaya karar verirseniz verin, bu içeriği paylaşmanın kolay ve tekrarlanabilir bir yolunu sunduğundan emin olmak istersiniz.

5. Satış Teminatını Düzenli Olarak Güncelleyin

Tüm teminatınızı, temsilcilerin bulması ve potansiyel müşterileriyle paylaşması kolay merkezi bir yerde topladıktan sonra, bu organize sistemi sürdürmek artık çok önemlidir. Satış teminatınızı yılda en az bir kez veya işiniz için mantıklı olduğu kadar güncellemeyi düzenli bir uygulama haline getirin.

Aşağıdakileri düzenli olarak değerlendirmek isteyeceksiniz:

• Markalaşma - Şirketler genellikle birkaç yılda bir logolarını yeniden markalar veya günceller. Satış teminatınızı unutmayın. Tüm belgelerinizin marka uyumlu olduğundan emin olmak için düzenli olarak kontrol edin.
• Ürün Bilgileri - Ürünler ve hizmetler değişir. Satış teminatınızın tüm değişiklikleri yansıttığından emin olun.
• Eski Tarihler - İster zamana duyarlı bir anlaşma, ister olaya dayalı bilgi olsun, bazen satış teminatına tarih verilir. Belgeleri düzenli olarak tarayın ve süresi dolmuş eski teminat parçalarını emekliye ayırın.

Satış teminatınızı güncellemek, satış ekibinize yardımcı olacak yeni kaynaklar oluşturmayı içerir. Temsilcileriniz için ne tür içeriklerin yararlı olacağını bildiklerinden emin olmak için pazarlama ekibinizle yakın bir şekilde çalışmak isteyeceksiniz. Ekibinizin potansiyel müşterilerden ve müşterilerden aldıkları SSS'lerin bir listesini yapmasını sağlayın. Ayrıca satış kayıtlarını veya aramaları düzenli olarak gözden geçirmek isteyeceksiniz. Bu bilgiyi her üç ayda bir pazarlama ekibine götürün. Bu, dönüşüm sağlayan daha iyi içerik oluşturmak için hem satış ekibinizi hem de pazarlama ekibinizi güçlendirmeye yardımcı olacaktır.

Doğru Satış Teminat Yönetimi ile Markanızı Birleştirin

İçerik oluşturmaya çok fazla zaman ve çaba - paradan bahsetmiyorum bile - harcanıyor. Bu yüzden satış ekibi tarafından kullanılmaması oldukça üzücü. Ancak satış teminatınız dağınık, düzensiz ve bulunması imkansız olduğunda temsilcileri suçlamak zordur. Onların işi satmaktır. Zaten eski olabilecek bir içerik parçası için Google Drive'da dolaşmayın.

Doğru satış teminatı yönetimi, satış ekibinizi güçlendirmenin ve alıcının yolculuğunu hızlandırmak için içeriği kullanmanın anahtarıdır. Tüm satış teminatları için merkezi bir konum oluşturmak, departmanlar arasında marka uyumunu ve markanızı potansiyel müşterilerin önünde konumlandırırken satış ekipleriniz arasında tutarlılığı sağlayacaktır. Doğru satış teminatı yönetimiyle, satış ekiplerinizin oluşturulan değerli içeriği etkili bir şekilde bulmasını ve potansiyel müşterilerin önüne verimli bir şekilde ulaştırmasını sağlayacaksınız. Kazanılan veya kaybedilen bir anlaşma arasındaki fark bu olabilir.