Hiç kimse, sürekli olarak en yüksek üretkenliğe ulaşmanın önemini, başlangıç ​​kurucularından ve küçük işletme sahiplerinden daha iyi anlayamaz. Çünkü onlar için her gün bir son tarihtir. Ama bir günde yapılabilecek çok şey var. Ayrıca, hayatta iş dışında ilgilenmeye değer başka konular da var.

Yakın tarihli bir verimlilik anketine göre:

• Küçük işletme sahiplerinin yüzde 72'si rolleri ve sorumluluklarından oldukça bunalmış hissediyor,
• Yüzde 39'u evrak bulmanın en büyük zaman kaybı olduğunu düşünüyor ve
• Yüzde 56'sı iletişimin üretkenliklerini artırmanın anahtarı olduğuna inanıyor.
  
  

Bunu fark ederek, bugün iş gününüzü basitleştirmeyi ve aşırı bilgi yüklemesine neden olmadan üretkenliği artırmayı vaat eden üretkenlik araçları sunan sayısız teknoloji girişimi var. Ve bunu okuyorsanız, muhtemelen bir üretkenlik aracı kullanıyorsunuz, ancak aracın veya uygulamanın gerçekten üretkenliğinizi artırmadığını fark ediyorsunuz.

Aksine araç, oldukça sezgisel olmayan, kötü tasarlanmış ve sinir bozucu arayüzü ile üretkenliğinizi azaltıyor. Başka bir deyişle, aleti kullanırken kafanızı zorla çalıştırmanız gerekiyorsa, alet gerçekten bir "araç" değil, daha çok baş ağrısıdır.

Kaynak: Hubspot, Death by 1000 Apps

Aslında, dijital işyeri araştırması, çalışanların yüzde 56'sının farklı uygulamalarda bilgi aramayı yıkıcı bulduğunu gösteriyor. Düşünce akışını bozar ve zaman kaybına yol açar.

O zaman ne yapacaksın? Aynı anda yapılacak bu kadar çok görev varken, hepsini yönetmek için herhangi bir araç veya uygulama kullanmamak muhtemelen en iyi fikir değildir. Ayrıca, üretkenliği ve iş verimliliğini artırmak öznel bir konu bile olabilir. Birinin üretkenliğini artırmada işe yarayan şey sizin için çalışmayabilir.

Bu nedenle, işletmeniz veya girişiminiz için bir üretkenlik aracına karar vermeden önce, göz önünde bulundurmanız gereken üç önemli faktör burada.

Girişiminiz veya Küçük İşletmeniz İçin Bir Üretkenlik Aracı Seçerken 3 Faktör

Basitlik

Bir üretkenlik aracı, yalnızca kullanımı kolaysa üretkenliğinizi artıracaktır. Çok sayıda özelliğe sahip süslü araçlar ilk başta çekici görünebilir, ancak çoğu zaman çok kötü bir kullanıcı deneyimine sahiptir ve bu da üretkenliği düşürür.

İşte iyi bir kullanıcı deneyiminin önemini kanıtlayan bir örnek:

Kemoterapi gören genç bir kadın, nöbetçi hemşireler, hastanın tedavilerini takip etmek için tasarlanmış programın karmaşık arayüzünde gezinemedikleri için komplikasyonlardan öldü.

Programın ekran görüntüsüne baktığınızda ne olduğunu anlayabilirsiniz:

Üretkenliği unutun, sezgisel bir kullanıcı deneyimine sahip olmamak aslında hayatlara mal olabilir. Bu nedenle, kullanım kolaylığı, bir alete karar verirken göz önünde bulundurulması gereken en önemli faktörlerden biri olmalıdır.

işlevsellik

Açıkçası, aracın kullanımı kolay olması gerekirken, aynı zamanda tüm işlevsel gereksinimlerinizi de karşılaması gerekir. Aynı araştırma (yukarıda bahsedilen), çalışanların %69'unun uygulamalar arasında gezinerek günde bir saatini boşa harcadığını buldu.

Bu nedenle, kullandığınız alet sayısını azaltabiliyorsanız ve mümkünse tüm gereksinimlerinizi karşılayan tek bir alete sahipseniz en iyisidir. Birine karar verirken hatırlatıcı ayarlama, gerçek zamanlı işbirliği, diğer uygulamalarla entegrasyon ve görev yönetimi gibi temel özelliklerin dahil olduğunu unutmayın.

Bununla birlikte, kullanmadığınız özelliklerle dolu bir aracı seçmediğinizden emin olun.

İşbirliği

Yukarıda belirtilen noktaya istinaden, farklı coğrafi konumlardan çalışmak artık nadir olmadığı için işbirliği özel bir ilgiyi hak ediyor. Aracın bir anlık mesajlaşma özelliğine sahip olduğundan emin olun. Sesli ve görüntülü arama özellikleri ek bir bonus olacaktır.

Sezgiselliği ve işlevsel performansı hakkında fikir edinmek için deneme süresi boyunca aracı iyice değerlendirin. İşletmeniz veya girişiminiz için bir araca karar vermeden önce zaman ayırın ve titiz olun.

Takım(lar)ınız nihayet birine alıştığında (araç ne kadar iyi veya kötü olursa olsun) birkaç ay sonra başka bir yeni üretkenlik aracına geçmek kolay olmayacaktır.

Kanban Kavramı

Kanban, işyeri üretkenliğini optimize etmeye odaklanan bir Japon konseptidir. Buna dayanarak, Kanban panoları olarak bilinen yazılım üretkenlik araçları vardır. Basit ve karmaşık süreçler için görevleri renk kodlu şeritlere bölerek kullanıcıların iş akışlarını görselleştirmelerine olanak tanır.

Kanban yönetim kurulu metodolojisini kullanmanın önemli bir faydası, görevlerinizde net bir hiyerarşi oluşturmanıza izin vermesidir. Yapılacaklar listenizi önceliklendirmek ve detaylandırmak söz konusu olduğunda, geleneksel yapılacaklar uygulamaları yetersiz kalabilir.

Kanban panoları hakkında konuştuğumuzda, akla gelen birçok üretkenlik aracından ilki Trello'dur. Yalın arayüzü ve kart tarzı düzeni ile Kanban panosu konseptini popüler hale getirdiği için muhtemelen daha önce duymuşsunuzdur.

Temel olarak, ekibinizin iş akışını yapılandırılmış yapılacaklar listeleri biçiminde görselleştirmenize olanak tanır. Karmaşık bir görevi kart şeklinde daha küçük parçalara ayırmaya yardımcı olur. Öğrenme eğrisi kelimenin tam anlamıyla sıfırdır ve görev yönetimi bundan daha kolay olamazdı.

Dahası, Trello'nun ücretsiz planı, küçük işletmenizin ihtiyaç duyabileceği tüm temel özelliklere sahiptir. Ancak, Trello'nun temel özellikleri, daha büyük işletmeler ve karmaşık gereksinimleri olan ekipler için yetersiz kalıyor. Anlık mesajlaşma, hatırlatıcı ayarlama, müşteri ilişkileri yönetimi gibi yalnızca izleme görevlerinden fazlasını yapan bir Kanban uygulaması arıyorsanız, daha zengin özelliklere sahip ancak minimalist ve kullanımı kolay alternatifler aramanız gerekir.

Son Tatil Yeriniz

Yine, birisi için işe yarayan, sizin için çalışmayabilir. Ve piyasadaki sayısız araç seçimine rağmen, bunların hiçbirinin ihtiyaçlarınıza uygun olmaması tamamen mümkündür.

Bu durumda, tüm görevlerinizi yönetmek, ekip üyeleriyle işbirliği yapmak ve son teslim tarihlerini takip etmek için basit bir elektronik tablo kullanmak en iyi seçeneğinizdir. Ya da eski usül kalem ve kağıda gitmek de işe yarayabilir.

En yüksek üretkenliğe ulaşmanın cevabı oldukça basittir: sizi ve ekibinizi yolda tutan her şeyi kullanın. Rakiplerinizin pahalı, ayrıntılı bir üretkenlik aracı kullanması, sizin de aynısını yapmanız gerektiği anlamına gelmez. Ekibiniz, aracın nasıl çalıştığını anlamak için zaman kaybetmedikçe veya performansı/özellik eksikliğinden dolayı hüsrana uğramadıkça, seçtiğiniz herhangi bir araç gayet iyi.

Shyamal Parikh, kimin neyi ne zaman yaptığı konusunda netlik sağlayarak ekiplerin daha üretken olmasına yardımcı olan çevrimiçi bir iş yönetimi aracı olan SmartTask'ın Kurucusudur. Parikh, bir ekibin üretkenliğine fayda sağlayan stratejileri araştırma ve paylaşma konusunda bir tutkuya sahiptir.