Proje Planlama Sürecinizi Kolaylaştırmaya Yönelik SMART Kılavuzu

Proje yönetimine sistematik yaklaşımınız, tüm iş operasyonunuzu bir arada tutan maddedir. Kötü planlama, bir proje için daha başlamadan ölüm anlamına gelebilir.

Proje Yönetimi Enstitüsü'ne (PMI) göre proje yönetimi, "belirli bir görevin gereksinimlerini karşılamak için geniş bir faaliyet yelpazesine bilgi, beceri, araç ve tekniklerin uygulanmasını" içerir.

Günümüz iş dünyasındaki çok sayıda karmaşık ve teknik açıdan zorlu proje nedeniyle, güçlü bir yönetim şablonu geliştirmek giderek daha kritik bir beceri haline geldi.

Acı gerçek şu ki, birçok şirket henüz iş hedefleriyle uyumlu etkili bir ritim bulamadı. Bunu bir perspektife oturtmak gerekirse, yalnızca Amerika Birleşik Devletleri'ne yatırılan her 1 milyar dolar için, proje performansının düşük olması nedeniyle 122 milyon dolar boşa gidiyor.

Bunu akılda tutarak, projenizin başarılı olmasını sağlamak için proje planlamasında SMART kullanmak çok önemlidir.

Sonuç olarak, yaklaşımınıza bu stratejiyi dahil etmek, 4 W'ye cevap vermek için çalışmalıdır.

1. Ne yapılması gerekiyor?
2. Bunu neden yapıyoruz?
3. Sürece kimler dahil olacak?
4. Gerekli kaynaklar nereden gelecek?

Peki proje yönetiminde SMART hedeflerini tam olarak nasıl kullanabilirsiniz? Hadi dalalım.

ÖZEL

Anahat Hedefleri

Her şeyden önce, büyük resme giden ana hedefleri ve oraya ulaşmak için gerekli olan daha küçük hedefleri bilmeniz gerekir. Eldeki görevlerin kapsamına derinlemesine bir göz atın ve tam olarak neyi başarmak istediğinizi ve bunun genel görevinizde nasıl bir rol oynadığını belirleyin.

Örneğin, web sitenizde yeni bir canlı sohbet işlevi başlattığınızı varsayalım. Yeni sistemin düzgün bir şekilde uygulanmasını sağlamak için birçok küçük hedef olsa da, genel hedefler muhtemelen kullanıcı desteğini iyileştirmek ve müşteri başarısına öncelik veren bir marka olduğunuzu netleştirmek olacaktır.

Herhangi bir proje boyunca göz önünde bulundurabileceğiniz diğer bazı kapsamlı hedefler şunlar olabilir:

• Çalışmaları zamanında tamamlamak
• Verilen bütçe dahilinde kalmak
• Ürün teslimatını iyileştirme

Sürecin bu kısmı için büyük düşünerek başlayın. Muazzam hedefler belirlemek, tüm proje için temel oluşturur ve yolda kalmayı kolaylaştırır. Buradan, ana hedeflere ulaşmak için tam olarak ne yapılması gerektiği konusunda ayrıntılı bilgi edinirsiniz.

Bazı organizasyonel yardım için Wunderlist, daha büyük hedeflerin ana hatlarını çizmek ve görevleri sistematik bir şekilde ortadan kaldırmak için basit ama etkili bir araçtır. Tüm güncellemelerin birden fazla mobil cihaz arasında yönetilmesi ve senkronize edilmesiyle, insanlara yapılacakları hızla atayabilirsiniz.

ÖLÇÜLEBİLİR

Bir Teslimat Listesi Oluşturun

Teslimatlar için bir gereksinim belirlemek, bir projenin can damarıdır. Daha derine bakın ve çıktıların sonuçların çok ötesine geçtiğini göreceksiniz. A'dan Z'ye görevlerin nasıl planlandığı, yönetildiği ve yürütüldüğü konusunda referans noktaları olarak hizmet ederler. Genel olarak, proje yönetimi boyunca dikkate alınması gereken iki tür çıktı vardır: Proje ve Süreç.

Genel olarak, proje yönetimi boyunca dikkate alınması gereken iki tür çıktı vardır: Proje ve Süreç.

Proje çıktıları, belirli ihtiyaçlara dayalı çıktıları ifade eder. Bunlar genellikle somut öğelerdir. Örneğin, proje yeni bir web sitesi tasarlıyorsa, teslimatlar, açılış sayfaları veya tamamlanmış belirli öğeler gibi şeyleri içerecektir.

Süreç çıktılarının tümü, sonucun ayrıntılarını gerçekleştirmekle ilgilidir. Bu, projelerin gerçekleştirilme şekliyle ilgilidir. Bir projenin ayrılan zaman çerçevesine ne kadar iyi bağlı olduğu veya tamamlanan işin genel kalitesi ile ilgili bir örnek olabilir.

Birinci adım, proje çıktılarını belirlemek olacaktır. Nasıl üretilecekler? Hangi öğeler önceliklidir?

Ardından süreç çıktıları gelir. Projenin verimli bir şekilde tamamlanıp tamamlanmadığını ne belirleyecek? KPI'lar nelerdir?

Bu çıktılar, tüm süreç için plan görevi görür. Her birinin minimum miktarda gri alanla iyi tanımlandığından emin olun.

BAŞARILABİLİR

Katkı Ödemesini Belirleyin

Sade ve basit, yetenekli bir ekip olmadan projelerinizin hiç şansı yok. Bununla birlikte, birinci sınıf bir ekip, görev ödemesi için uygun bir sistem olmadan ciddi şekilde oluşur. Sonuçta, proje yönetimi tipik olarak bir grup çalışmasıdır.

Hedeflerinize ve operasyonun boyutuna bağlı olarak, büyük olasılıkla bir proje boyunca departmanlar arası işbirliğine ihtiyaç olacaktır. Görevlere öncelik verildikten sonra, yönetici proje süresi boyunca yetki vermekten sorumlu olacaktır.

Örneğin, genel hedefin web sitesindeki dönüşüm oranlarını iyileştirmek olduğunu varsayalım. Süreç, büyük olasılıkla, darboğazların ortadan kaldırılmasına yardımcı olmak için tasarım departmanına iletilen müşteri destek sorguları hakkında bilgi gerektirecektir.

Neyse ki, bu tür görevleri kolaylaştırmaya ve açık iletişimi teşvik etmeye yardımcı olacak olağanüstü kaynakların bulunduğu bir çağda yaşıyoruz.

Etkili departmanlar arası işbirliği ve bağımlılık takibi için Workzone, basit Basecamp ile karmaşık JIRA arasında kalan ve size ETA'lar, atanan roller ve durumlarla devam eden tüm projelerin tam bir görünümünü veren işlev tabanlı bir proje yönetim aracıdır. alt görevlerin tek bir yerde

GERÇEKÇİ

Risk Faktörlerini Tanımlayın

Bir projeye ne kadar önceden planlama koyarsanız koyun, hemen hemen her zaman ortaya çıkan ve her şeyi yoldan çıkaran beklenmedik bir şey olacaktır. Peki, iyi bir proje yöneticisi bu durumlarda ne yapar? Sakin kalırlar ve hareket etmeye devam ederler. Neden? Niye? Çünkü beklenmeyeni planladılar!

Örneğin, yeni bir ekiple çalışıyorsanız, ortak bir risk, insanların prosedürler konusunda tam olarak bilgili olmaması ve bazı faktörlerin çatlaklardan kayıp gitmesi olabilir. Başka bir büyük, müşteriyle ilgili olabilir. Belki onlarla daha önce hiç çalışmadınız ve dinamiklerini veya beklentilerini bilmiyorsunuz.

Tüm bilinmeyenlerinizi tanımlayarak başlayın. Oradan, mümkün olduğu kadar çok potansiyel risk için beyin fırtınası yapın. En kötü senaryoyu oynayın. Ardından, bu sorunların tekrar ortaya çıkması durumunda ne yapılması gerektiğine dair bir protokol geliştirin.

Şimdi, operasyonunuza zarar verebilecek her potansiyel tehlikeyi planlamak imkansız olurdu. Hıçkırıklara karşı sağlam bir plan geliştirmek, sorunların tam anlamıyla felaketlere dönüşmemesini sağlamak için bir güvenlik ağı kullanmaya eşdeğerdir.

ZAMANLI

Zaman Çizelgelerini Ayarla

Son teslim tarihlerinin oluşturulması, kaçınılmaz olarak işçiler arasında bir aciliyet duygusu uyandırır. Burada yapılması gereken en önemli şey gerçekçi olmaktır. Saçma zaman çizelgelerine uymanın stresi, çalışanların hoşnutsuz olmalarına veya hız için kalitenin feda edilmesine neden olabilir.

Proje ve içerdiği her şey hakkında kapsamlı bir çalışma yapın. Bu süreç ne kadar ayrıntılı olursa, zaman çizelgeleri o kadar doğru olur.

Gantt Grafiklerini işinizin ilk aşamalarında uygulamayı düşünün. Bu diyagramlar, projenin ilerlemesini ve ulaşılan kilometre taşlarını iletmek için en popüler ve etkili şablonlardan biridir. Her iş, bir tarih aralığına karşılık gelen bir çubukla temsil edilir, böylece görevin süresi açıkça iletilir.

Proje yönetim sistemleri ve süreçlerinin yanı sıra ilgili değişkenler ve risklerin anlaşılması, doğru Gantt çizelgeleri hazırlamak için kritik öneme sahiptir. Creately, bu işlevle donatılmış Gantt Grafiklerini sunar, böylece tamamlama için zaman dilimlerini kolayca ayarlayabilir ve bunları kilometre taşları ve bağımlılıklarla ilişkilendirebilirsiniz.

Metrikler makul olduğu sürece, zaman çizelgelerine personelinizin karar vermesine izin vermek de zarar vermez. Örneğin, şirket web sitenize tam teşekküllü e-ticaret işlevselliği ekliyorsanız, büyük olasılıkla birden fazla departmandan gereken bir dizi etkinlik, entegrasyon ve girdi olacaktır - sadece e-ticareti oluşturan tüm küçük parçalara bakın. Tasarım ve geliştirme ekiplerinin gerekli bilgileri toplamak için geçici tarihler seçmesine izin vererek başlayın.

Zaman çizelgelerini belirledikten sonra, onlara bağlı kalmak için elinizden gelenin en iyisini yapın. İyi bilindiklerinden ve herkesin takviminde işaretlendiklerinden emin olun. Ayrıca, kendinizi bir uygulayıcı olmaya hazırlayın. Aşırı hoşgörülü olmak yalnızca ertelemeyi ve düşük performansı teşvik eder.

Proje Planlamada SMART Hakkında Ne Düşünüyorsunuz?

SMART'ı proje yönetiminde kullanmak, başarıyı sağlamanın en iyi yollarından biridir. Bununla birlikte, her görevin önceden ne kadar iyi tasarlandığına bakılmaksızın, ekibinizin adımlarını tam olarak atması için muhtemelen birkaç deneme gerekecektir. Kritik geri bildirim sağlamak için bir noktaya gelin. Tamamlandığında, oturup neyin iyi gittiğini ve gelecekte neyin iyileştirilebileceğini değerlendirmek asla acı vermez.

Proje planlamasında SMART hedeflerini kullanma konusunda deneyiminiz var mı? Projenizi kolaylaştırmak için kullandığınız başka bir araç var mı? Aşağıdaki yorum bölümünde bize bildirin.

Yazar Biyografisi

Raymond Crain, San Diego, California merkezli bir içerik pazarlama ajansı olan E2M'de dijital pazarlamacıdır. İçerik Pazarlama ve Sosyal Medya Pazarlama hizmetlerinde uzmanlaşmıştır.