Paydaş Yönetimi için Kolay Kılavuz

Çoğu proje, paydaşların çıkarlarına ve gereksinimlerine hiç dikkat edilmediği için başarısız olur.

Kilit paydaşlarınız projenizi başarısız kılma gücüne sahip olsa da, ihtiyaçlarını belirlemek, onlarla iletişim kurmak ve onlarla etkileşim kurmak için uygun bir plana sahip olmanız gerekir.

Paydaş yönetim planınız, proje planlama çabalarınızın önemli bir unsuru olmalıdır.

Bu yazıda, paydaş yönetiminin ne olduğunu ve farklı paydaş yönetimi süreç adımlarını inceleyeceğiz.

Düzenlenebilir şablonlarla birlikte her aşamada kullanabileceğiniz birkaç görsel araç da sunduk.

Paydaş Yönetimi Nedir?

Paydaş, projenizle ve projenizin sonucuyla ilgilenen veya bundan etkilenen kişidir.

Bu, proje ekibinin üyeleri, proje sponsorları, yöneticiler, müşteriler, tedarikçiler, ortaklar ve hükümet gibi hem iç hem de dış varlıkları içerebilir.

Paydaş yönetimi, bu paydaşların beklenti ve gereksinimlerini yönetme sürecidir.

Paydaşları tanımlamayı ve analiz etmeyi ve onlarla iletişim kurmayı ve onlarla etkileşim kurmayı sistematik olarak planlamayı içerir.

Paydaş Yönetim Süreci

Paydaş yönetimindeki temel adımlar aşağıdadır. Bu adımları takip etmek, paydaşlarınızın gereksinimlerini etkili bir şekilde karşılamanıza ve onları memnun etmenize yardımcı olacaktır.

Paydaş Tanımlama

İlk adım, projenizin paydaşlarını belirlemektir. Projeden etkilenen herkesi ve herkesi listeleyerek başlayabilirsiniz.

Henüz onlara bir kategori atama konusunda endişelenmenize gerek yok; belirtmek için adlarını veya şirketlerini not edin. Göz önünde bulundurmanız gereken paydaşlar,

• Projenizden kimler etkilenecek (olumlu ve olumsuz)
• Projenizle kim ilgileniyor
• Projeniz üzerinde kimin gücü var?
• Projenizin başarısız olmasını kim ister?
• Projenizin başarılı olmasını kim ister?

Bunun gibi bir zihin haritası şablonu, onları listelemenize yardımcı olabilir.

Paydaşların tam bir listesine sahip olduğunuzda, onları kategorize etmek daha kolaydır. Örneğin, bunları Harici ve Dahili olarak gruplayabilirsiniz. Bunu yapmak için yukarıdakine benzer bir paydaş haritası kullanabilirsiniz.

Paydaş Analizi

Bu adımda, projeniz üzerinde sahip oldukları güç ve ilgi açısından paydaşları değerlendireceksiniz. Bunları bu şekilde kategorize ederek, hangi paydaşlara en çok ve en az çabayı harcamanız gerektiğine karar verebilirsiniz.

Güç Faiz Izgarası

Power Interest grid, paydaş analizinde en yaygın kullanılan tekniktir. Bu araç, ne ile iletişim kuracağınızı belirlemenize yardımcı olurile paydaşlarınız ve bunu ne sıklıkta yapacağınız.

Yüksek Güç/ Yüksek İlgi (Tam Etkileşim)

Bu çeyreğe yerleştirdiğiniz paydaşlar kilit oyunculardır. Onlarla etkileşim kurmak için en fazla çabayı harcamanız gerekecek olsa da, onları her zaman bilgilendirmelisiniz.

Yüksek Güç/Düşük Faiz (Memnun Kalma)

Bu paydaşları memnun etmek için yeterli çabayı gösterin. Ancak onları sıkmamak için iletişim çabalarınızda aşırıya kaçmayın.

Düşük Güç/ Yüksek Faiz (Bilgilendirin)

Bu kişilere proje hakkında yeterli bilgi verin ve proje ile ilgili herhangi bir sorun yaşamamalarını sağlayın.

Düşük Güç/Düşük Faiz (Minimum Çaba)

Bu paydaşları ve projeye olan ilgilerini izleyin ve onları aşırı yüklemeden yeterli bilgiyi sağlayın.

Soğan Diyagramı – Paydaş Önceliklendirmesi

Artık her birinizin nerede olduğunu bildiğinize göremenfaat sahibi stantları, proje için önemlerine ve hiyerarşilerine göre önceliklendirmek için aşağıdaki gibi bir organizasyon şeması veya soğan diyagramı kullanabilirsiniz.

Paydaş SWOT Analizi

Paydaşlarınızın önemini analiz etmek ve onlara öncelik vermek için bir başka harika araç da SWOT analizidir.

Bununla paydaşlarınızı güçlü ve zayıf yönlerine, projenize yönelik tehditlerine ve projeyi başarıyla tamamlamak için getirebilecekleri fırsatlara göre değerlendirebilirsiniz.

Paydaş Planlaması

Artık paydaşlarınızla nasıl ve ne sıklıkta iletişim kurmanız ve etkileşim kurmanız gerektiği konusunda bir fikriniz olduğuna göre, doğru mesajı doğru paydaşa zamanında iletmek için bir plan oluşturmanın zamanı geldi.

İletişim planınızı oluşturmaya başlamadan önce, elinizde bir paydaş profiliniz olmalıdır.

Bu profiller (her bir paydaş kategorisi için bir tane olmalıdır) ihtiyaçlarını, ilgi alanlarını, hedeflerini, sorumluluklarını, güç ve ilgi düzeylerini, iletişim kanallarını vb. listelemelidir.

Ardından her bir paydaş profili için bir iletişim planı geliştirebilirsiniz. Plan, aşağıdaki gibi bilgileri belirtmelidir:

• İletilmesi gereken bilgi türü (anahtar mesaj)
• Katılım yaklaşımı
• İletişim kanalları (örneğin: e-postalar, haber bültenleri, görüntülü aramalar vb.)
• Katılım sıklığı ve projenin aşaması

Paydaş Katılımı

Oluşturduğunuz iletişim planınızı burada yürütürsünüz.

Paydaşlarla aktif olarak iletişim kurarken, projenin herhangi bir gelişimiyle ilgili sorunları olup olmadığını belirlemek için onları sürekli olarak izlemeniz gerekir.

Sürekli desteklerini almak için bunları gidermek için gerekli adımları atın.

Paydaş türüne göre uygun bir katılım yaklaşımı seçmeye de dikkat edin. Örneğin, projenizde yüksek güce ve yüksek ilgiye (kilit oyuncular) sahip paydaşlarla yüz yüze toplantılar, kapsamlı istişareler vb. gibi maliyetli yaklaşımlar kullanabilirsiniz.

Haber bülteni ve e-posta gibi daha ucuz yöntemleri, minimum çaba göstermeniz gerekenler için ayırın.

Ardından, katılım stratejinizin etkinliğini ölçün ve gerektiğinde geliştirmek için gerekli düzeltmeleri uygulayın.

Paydaş Yönetimine İlişkin Başka İpuçları Var mı?

Listenizin başında olsun ya da olmasın, projenizdeki her paydaşın yönetilmesi ve katılımın sağlanması gerekir. Onları memnun etmek, başarılı bir projenin anahtarıdır.

Bu gönderide, paydaşları belirleme ve analiz etme ve onlarla etkileşim kurmak için etkili bir plan oluşturma konusunda tam olarak nasıl gitmeniz gerektiğini ele aldık.

Paydaşlarınız için başarılı bir iletişim planının nasıl oluşturulacağını ayrıntılı olarak öğrenmek için bir müşteri iletişim planının haritalandırılması hakkındaki yazımıza da bakın.