Etkili iş toplantıları için stratejiler

Kuzey Karolina'daki Charlotte Üniversitesi'nde yönetim ve psikoloji profesörü olan Steven Rogelberg tarafından geçen yılın sonlarında yürütülen bir araştırma, çalışanların katıldığı toplantıların üçte birine kadar orada bulunmalarının gerekmediğini ortaya çıkardı. Öncelikle bu şekilde faaliyet göstermeye güvenen şirketler (özellikle uzaktan çalışmanın yaygın olduğu bir çağda), yılda 100 milyon dolara kadar kaybediyor.

Bu sorunu çözmeye ne yardımcı olabilir? İlk olarak, bir konunun e-postada veya yazılı bir not olarak farklı şekilde tartışılıp tartışılamayacağını dikkatlice analiz edin. İkinci olarak, şahsen veya çevrimiçi olarak yüz yüze görüşme ihtiyacıyla zamanın mümkün olduğunca verimli harcanmasını sağlamanın yollarını arayın. İşte etkili iş toplantıları için en iyi stratejiler.

Etkili iş toplantıları - gerekli mi?

Bu soru şüphesiz olumlu olarak yanıtlanmalıdır - mevcut geliştirme aşamasında şirketler çeşitli anlık mesajlaşma türlerinin yardımıyla iyi çalışıyor olsa bile. Neden? Çünkü hiçbir e-posta alışverişi (genellikle düşünceli, kısaltılmış, duygudan yoksun vb.), bir tartışmanın - farklı geçmişlere sahip farklı insanların görüş, düşünce ve fikirlerinin çatıştığı bir beyin fırtınası oturumu - gibi sonuçlar vermeyecektir.

İş toplantıları, ekip veya şirket için önemli bir karar vermeyi, ciddi bir sorunu çözmeyi, şirketin uzun vadeli operasyonlarını etkileyen bir stratejiyi tartışmayı veya yeni fikirler üretmeyi (örneğin marka pazarlama kampanyaları için) önemsediğimizde özellikle vazgeçilmez hale gelir. Bu nedenle, hangi sektörde faaliyet gösterirse göstersin hiçbir şirket, daha küçük veya daha büyük gruplarda canlı veya çevrimiçi tartışmalardan vazgeçemez.

Etkili bir iş toplantısı – organize etmek neden bu kadar zor?

İş görüşmelerinin çok uzun sürmesi, beklenen sonuçları verememesi ve katılımcılara zamanlarının boşa gittiğini hissettirmesinin çeşitli nedenleri sıralanabilir. Geleneksel gecikmeden başlayarak, belirlenmiş bir planın (konudan konuya atlama) ve hedefin (elde etmek istediğimiz sonuç, gereksiz tartışmalara yol açar) eksikliğine, organizatörün tartışmayı yetersiz yönetmesine kadar.

Bu tür en popüler nedenler, aynı konu hakkında konuşmak için başka bir fırsat düzenleme ihtiyacının ortaya çıkmasına neden olur, çünkü ilk kez yeterince etkili olmadı ve bu da her katılımcının işini (diğer görevlerin yerine getirme oranını) etkiler.

Etkili iş toplantıları – uygulamaya değer stratejiler

Peki hiçbir katılımcının “Bu konu e-posta ile tartışılabilirdi” dememesi için ne yapabilirsiniz? Yalnızca etkili iş toplantıları düzenlemeye kararlıysanız, dikkat etmeniz gereken ilk 5 şey burada.

1. hedefi tanımla

Bir tartışma düzenlemeden önce, amacını açıkça tanımlamanız gerekir, çünkü bu unsur olmadan tartışma kaotik ve dolayısıyla verimsiz olabilir. Amacın belirlenmesi, tüm katılımcıların ilgili konulara odaklanmasını ve tartışmayı doğru yönde yönlendirmesini sağlayacaktır. Bu nedenle, başlangıçta amacın belirli bir karar vermek mi, bir sorunu çözmek mi yoksa yeni fikirler geliştirmek mi olduğunu belirtin.

2. gündemi hazırlamak

Gündem, etkili iş toplantılarının -hedeften hemen sonra- en önemli unsurudur. Katılımcıların, eldeki konu hakkında konuşmaktan sorumlu kişilerle birlikte uydukları, tanımlanmış bir noktadan noktaya plan, beklenen sonuçlara yol açacaktır (çünkü her katılımcı ne bekleyeceğini bilir). Gündemi katılımcılara birkaç gün önceden gönderdiğinizden emin olun, böylece herkesin gündemi tanıması ve konuları yeterince tartışmaya hazırlaması için zamanınız olur.


3. zamanı izle

Bireysel noktalar için belirlenen sürenin aşılması (hatta net bir zaman yapısının olmaması, yani belirli bir nokta üzerinde harcanabilecek belirli bir sürenin bulunmaması) uzun bir tartışmaya dönüşerek odak kaybına neden olabilir. ve katılımcılar arasında ilgi. Etkin olmayan zaman yönetimi, yorgunluk düzeylerini artırır, verimliliği ve bağlılığı önemli ölçüde azaltır, bu nedenle her zaman programa bağlı kalmak çok önemlidir.

4. Tartışılacak konuların sayısını sınırlayın

Bir toplantıda çok fazla konuyu tartışmaya çalışmanın aceleye getirilmiş, yüzeysel bir tartışmaya ve her konuyu derinlemesine inceleyememeye yol açabileceğini de unutmayın. En alakalı noktalardan birkaçına odaklanmak ve onlara yeterli ilgiyi göstermek daha iyidir, ancak konuyla ilgili ancak daha az önemli olan konuları bir e-posta olarak tartışın.

5. Aktif katılımı sağlayın

Tamamen etkili bir iş toplantısı sağlamak için katılımcıları tartışmaya aktif olarak katılmaya teşvik edin. Ellerindeki konulara odaklanmalarını sağlarken sorular sorun, fikirlerini dinleyin ve onları fikirlerini paylaşmaya teşvik edin. Gereksiz dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak (tartışma sırasında telefon almak gibi) özellikle bunu yapmanıza yardımcı olacaktır.

Etkili iş toplantıları – özet

Hiçbir çalışan veya ortak, herhangi bir önemli konuda anlaşmaya varılamayan bir toplantıya katılarak çalışma zamanını boşa harcadığını hissetmekten hoşlanmaz. Sonra, kişi bu süre zarfında başka görevlere odaklanabileceğinden, burukluk başlar.

Bu nedenle, ister dahili çalışanlarla ister harici ortaklarla olsun, tartışmaları düzenleyen her kişi, örneğin yukarıda açıklanan stratejileri kullanarak, özellikle hedef belirleme ve ayrıntılı bir gündem belirleme alanında buna göre hazırlık yapmalıdır. Tüm bu ipuçlarının birleşimi, herkesin etkili bir iş toplantısına katılıyormuş gibi hissetmesini sağlayacaktır.

Ayrıca okuyun: E-ticaret Satışlarını Tahmin Etme Yöntemleri

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Andy Nichols

5 farklı derece ve sonsuz motivasyon rezervine sahip bir problem çözücü. Bu onu mükemmel bir İşletme Sahibi ve Yöneticisi yapar. Çalışan ve ortak ararken, dünyaya açıklık ve merak en çok değer verdiği niteliklerdir.

Tüm gönderileri görüntüle