Zoho Projeleri ile Görev Tahsisini Kolaylaştırın

Her türlü proje üzerinde çalışırken iyi tanımlanmış ve verimli proje yönetimi gerçekten önemlidir. Büyüklüğü ne olursa olsun bir proje için genellikle yönetilmesi gereken birçok adım vardır.

Piyasada bir proje yönetim aracı arıyorsanız, Zoho Projects'in sunduğu faydaları duymuş olma ihtimaliniz yüksek. Henüz yapmadıysanız, Zoho Projects, işletmelerin görevleri takip etmesine, işbirliği yapmasına ve güncellemeleri takip etmesine yardımcı olan çevrimiçi bir proje yönetimi yazılımı biçimindeki en iyi araçtır.

Kaynak tahsisi ve proje yönetimi süreçleri için çok yardımcı olabilecek faydalı bir platformdur. Zoho Projects'i benzerlerinden ayıran şey, farklı uygulamalar arasında entegrasyona izin veren devasa bir platform olmasıdır.

Bu blogda, Zoho Projelerinin tüm özelliklerini ve avantajlarını derinlemesine inceleyeceğiz.

Zoho Projeleri Nedir?

Zoho, her pakette ve ücretsiz sürümde bulunan dört temel modülden oluşan güçlü proje yönetimi yazılımı sunar. Zoho Projelerinde bulunan modüller Görevler ve Kilometre Taşları, Proje, Belgeler, Toplantılar ve Forumlar ve Takvimlerdir. Bu araçların tümü, bu mükemmel uygulamanın kullanıma hazır özelliklerinin önemli bir parçasıdır.

Bir şirketin gereksinimlerinin artması ve yoğunlaştırılması gerektiğinden, küçük işletmeler için ekonomik bir çözüm sunulabilmesi için zaman takibi, wiki, sohbet, faturalandırma gibi eklenti modülleri sorunsuz bir şekilde uygulamaya eklenebilir.

Zoho Projects'in ne olduğunu anladıktan sonra, şimdi bu yazılımın sorunsuz bir görev tahsisini kolaylaştırdığı çeşitli yöntemleri göreceğiz.

1. Proje Planlama ve İşbirliği

Projeleri planlamak ve diğer ekip üyeleriyle işbirliği yapmak çok zor olabilir, ancak işletmeler için önemlidir. Neyse ki Zoho Projects, Open Office, Photoshop, PDF, ZIP dosyaları ve Microsoft Office gibi farklı uygulamalardan belgelerin içe aktarılmasını sağlayarak herkesin aynı sayfada olmasını kolaylaştırır.

Bunu bir adım daha ileri götürmek isterseniz, ekip üyelerinin dokümanlar, sunumlar, video klipler, elektronik tablolar vb. projeyle ilgili içeriği oluşturabileceği, paylaşabileceği ve yanıtlayabileceği intranet sayfaları veya wiki sayfaları oluşturabilirsiniz. Zoho uygulaması sürükleme sunar. ve özelleştirilmiş sayfalar oluşturmayı ve dakikalar içinde güncellemeyi kolaylaştıran araçları bırakın.

Önceliğin ihtiyacınız olan şey olması durumunda, Zoho Projects ayrıca konu açmak, sohbetleri ateşlemek ve işbirliğini teşvik etmek için bir konu oluşturabileceğiniz mesaj panoları da sunar. Sohbeti devam ettirmek istiyorsanız, bir şirketin ekip üyelerinin davet edilebileceği bir sohbet odası oluşturma seçeneği de vardır. Yerleşik sohbet özelliği ile herkes bir araya gelerek bazı önemli şeyleri tartışabilir, farklı fikirleri paylaşabilir ve aynı zamanda sorunları gerçek zamanlı olarak çözebilir. Zoho Projects sohbet özelliğini içerdiğinden uygulama kurulumuna gerek yoktur ve en şaşırtıcı şey, tüm dökümün kaydedilmesidir, böylece ekip üyeleri gerektiğinde konuşmayı gözden geçirmek için daha sonra geri dönebilir.

2. Bir Personel Portalı Yapılandırın

Zoho Projects giriş sayesinde proje portalına müşteri eklerken kendi organizasyonunuzdan personel kullanıcılarınızı da eklemeniz mümkün hale gelir. Bu, tüm personelin ve müşterilerin tek bir yerde gerçekleşen görevleri zahmetsizce koordine etmesini çok daha basit hale getirir.

Ayrıca, birden fazla proje oluşturmak da mümkündür. Aslında, personeli ve müşterileri bazı özel projelere tam istediğiniz gibi ve gerektiği gibi atayabilirsiniz. Müşterilerin portala eklenmek için bir Zoho hesabına ihtiyacı yoktur.

Bir proje oluştururken, o belirli proje için özel bir e-posta da vardır. Bu adrese e-posta gönderen herkes, projeyle ilgili bir sorun için otomatik olarak oturum açabilir.

3. Görevleri ve Kilometre Taşlarını Belirleme

Görev yönetimi, görev bağımlılık görünümleri ve proje kilometre taşları sayesinde kaynak tahsisi yapmak ve herhangi bir fonksiyon hakkında raporlama yapmak mümkün hale gelir. Görevleri belirleyebilir ve gerekli olduğunu düşündüğünüz şekilde personele atayabilirsiniz.

Bunun dışında, görevlerin zamanında teslim edilebilmesi için son tarihler belirlemek de mümkündür. Her görevde, görev verilen herkesin o görevi üstlenirken ve tamamlarken saatlerini girebileceği bir zamanlayıcı vardır.

Bir görevin ekleri ve talimatları olabilir ve ayrıca bir görevin başlamasının diğerinin tamamlanmasına bağlı olacağı bir bağımlılık oluşturmak da mümkündür. Görev tamamlandıktan hemen sonra; bağımlılık kapatmak için ayarlanabilir. Ek olarak, görevlerin özel durumları da yapılandırılabilir. Kilometre taşları ayrı olarak günlüğe kaydedilmelidir. Ya görevlerle ilişkilendirilebilirler ya da bir dizi görev için bir kilometre taşı belirleyebilirsiniz.

4. Proje Sırasında Günlük Sorunları

Neredeyse hiçbir proje mükemmel değildir ve her zaman bulunması gereken bir temel sorun vardır. Müşterilerin ortaya çıkması muhtemel sorunları veya sorunları günlüğe kaydedebilmesi için, Büyük olasılıkla Sorunlar veya Hatalar adlarına sahip ayrı bir sekme bulunabilir. Daha önce de belirtildiği gibi, bir soruna giriş yapmak için sabit bir e-posta adresi gönderilebilir.

Sorunların ayrıca zaman takibi ve diğer zamanları vardır, böylece bir şeyi düzeltmenin ne kadar sürdüğünü oturum açabilir. Ekleri gerekli olan her yere eklemek için bir kapsam da vardır. Mevcut varsayılan durumlar açık ve kapalıdır ancak özel durumlar da eklenebilir.

Sorun bölümü aslında müşterilerin sorunlarını iletebilecekleri ve bir kuruluşun bunlara yanıt verebileceği ve sorunları buna göre çözebileceği merkezi bir platformdur.

5. Gantt Şemaları

Gantt Grafikleri, devam etmekte olan görevlerin ilerlemesini görselleştirmenin başka bir yolu olabilir. Görev listeleri, tamamlanma yüzdeleri, gecikmiş görevler, bağımlılıklar ve kilometre taşları dahil olmak üzere bir projenin her ayrıntısını görmenizi sağlar. Her kategoriye, görevleri tanımlamayı ve ayırt etmeyi kolaylaştıran farklı bir renk atanır.

Bunun yanı sıra, görevlerin yeniden planlanması ve yeniden düzenlenmesi de Gantt Şemalarının kullanımıyla basitleştirilmiştir. Görevleri ekleyerek, grafiğin bir alanından diğerine bir görevi sürükleyip bırakarak ve ardından kilometre taşlarını gerektiği gibi düzenleyerek planlarınızı değiştirebilirsiniz.

Ayrıca, ihtiyaç duyulan bilgi türüne bağlı olarak bir grafikteki görünümleri de değiştirebilirsiniz. Önümüzdeki dönemde hangi projelerin teslim edileceğini bilmek istiyorsanız, önce yaklaşan teslim tarihlerini göstermek için Gantt grafiğinin görünümünü değiştirebilirsiniz. Son olarak, Gantt Grafiği, bir grafiği ölçekleme, bilgileri filtreleme ve görev verilerini gerektiği gibi dışa aktarma dahil olmak üzere tercihinize göre özelleştirilebilir.

6. Zaman Çizelgeleri

Zoho Projects , projeler üzerinde çalışan tüm bireylerin çalışma ve çalışma dışı saatlerini Zoho platformuna kaydetmesini sağlayarak muhasebeyi basitleştirir. Zaman çizelgeleri, bir projenin bölümlerinde harcanan maliyeti ve zamanı izlemek için görevlerin başlangıç ​​ve bitiş tarihini kaydedebilir. Bir görev için zamanlayıcılar ayarlayabilirsiniz ve zamanlayıcıyı durdurduğunuzda, harcanan zaman girişleri otomatik olarak zaman çizelgelerine kaydedilir.

Zamanlayıcılar, bir proje tarafından tüketilen gerçek çalışma saatlerinin hesaplanmasında büyük ölçüde yardımcı olur. İhtiyaç duymanız durumunda, Zoho Projeleri, her projenin süresi boyunca tamamlanan tüm görevlerin ayrıntılı bir dökümünü içerir. Ayrıca, proje türüne göre günlük veya haftalık zaman kaydı yapma seçeneği de olacaktır.

Zaman çizelgeleri için bir onay süreci ve faturalandırma durumu oluşturabilirsiniz. Zamanı kaydetmeden önce girişler için varsayılan bir faturalandırma durumu seçtiğinizden emin olun. Ayrıca, onaylanan ve onaylanmayan girişleri filtrelemek ve görüntülemek için girişler için iyi tanımlanmış bir onay süreci oluşturabilirsiniz.

Tek bir tıklamayla müşterilerinize, paydaşlarınıza, proje yöneticilerinize ve belirli projelere ilişkin zaman çizelgesi raporlarını göndererek hangi işin tamamlandığını anlamalarını sağlayabilirsiniz. Sisteme bu kadar çok zaman çizelgesi kaydedildiği için, raporları kullanıcılara, faturalandırmaya ve hatta bazı tarih aralıklarına göre görüntülemeyi de seçebilirsiniz. Raporlar görüntülendikten sonra, zaman çizelgesi verilerini PDF, xls veya csv dosyaları olarak dışa aktarmayı seçebilirsiniz.

7. Görevleri Otomatikleştirme

Otomasyon, Zoho ve Zoho Projects tarafından sunulan farklı araçların bir başka temel avantajıdır, bu kuralın hiçbir şekilde istisnası yoktur. Zoho Projects'in yardımıyla, bir sorunun ne zaman oturum açıldığını ve buna göre bir sorunun ne zaman atandığını tüm önemli taraflara bildirmek için otomatik e-posta bildirim kuralları oluşturabilirsiniz.

Bunun dışında, bir proje sorunu yüksek bir güvenlik seviyesi sunduğunda otomatikleştirilmiş görevlerin yapılabileceği iş kuralları belirlemek de mümkündür. Üçüncü taraf bir uygulamanın Zoho Projeleri görevine dayalı bir eylem gerçekleştirmesine izin veren bir web kancası da kullanabilirsiniz.

Bir web kancasının mükemmel bir örneği, acil bir artış olduğunda bir kullanıcıya bir mesaj göndermektir. Zoho, Zoho Projelerinde kutudan çıktığı anda mevcut olmayan, özelleştirilmiş otomasyon için yapılandırmayı mümkün kılan özel işlevlere sahiptir.

Son olarak, Planlar projenin süreçlerini iyileştirmek için kullanılabilir. Özel durumun çok öncesinde, sırasında ve hemen sonrasında gelen özel durumların ve eylemlerin yapılandırılmasına yardımcı olur. Bir sorun üzerinde çalışırken durumu “Devam Ediyor” olarak ayarlayabilirsiniz. Bu gerçekleştikten hemen sonra, müşterilere bir görevin devam ettiği bildirilir. Görev bittiğinde, müşterinin gözden geçirebilmesi için durum “Test edilecek” olarak ayarlanabilir. Planlar, bölümlere ayrılmış görev otomasyonu için oldukça kullanışlıdır.

8. Zoho Raporları

Gelişmiş bir analitik ve bir iş zekası uygulaması olan Zoho Reports, verileri toplamaya ve görsel olarak net bir şekilde haritalandırmaya yardımcı olur. Zoho Projects gibi proje yönetimi yazılımının Zoho Reports ile entegrasyonu, verileri eyleme geçirilebilir içgörülere dönüştürürken ekibin ilerlemesi hakkında derinlemesine bir fikir verebilir.

Zoho Reports, özelleştirilebilir ve anlaşılır bir gösterge panosu ile daha büyük bir resim sunar. Proje durumu, çizelgeleri yazma, saatleri kullanma, bir ekibin noktaları birleştirmesine yardımcı olan gerçek raporları planlama ve yürütme ve proje içgörülerini eyleme geçirme gibi çok çeşitli raporları kolayca oluşturabilirsiniz.

9. Zoho Fatura Entegrasyonu

Zoho Fatura yardımıyla yerleşik entegrasyon, günlüğe kaydedilen zaman çizelgeleriyle otomatik olarak faturaların oluşturulmasına yardımcı olur. Bu muhasebe sürecini kolaylaştırmak istiyorsanız, Zoho Fatura uygulamasını da kontrol ettiğinizden emin olun.

Zoho Projects , bir projenin performansını optimize eden, görev süresini hesaplayan ve Zoho Faturasını kullanarak ödemeler için fatura gönderirken zaman çizelgesi verilerini istenen formatta dışa aktarmaya yardımcı olan zaman izleme işlevleri sağlar. Fatura Oluştur seçeneğine tıklayarak zaman çizelgesi verilerini Zoho Faturasına yüklemek mümkündür.

10. Doküman Yönetimi

Dosyaları depolamak ve paylaşmak için etkili ve güvenli bir yer olarak hareket eden Zoho Projects, bir ekibin gerektiğinde dosyaları paylaşmasına ve dosyalara erişmesine izin verirken dosyaların düzenli tutulmasına yardımcı olur. Belge, video, rapor, klip veya hesap tablosu fark etmez, Zoho Projelerinde tüm dosyaları kolayca gönderebilir ve kaydedebilirsiniz.

Zoho Projects'in iyi bir özelliği, dosyaları kurtarmayı ve gerektiğinde önceki sürümlere dönmeyi kolaylaştırırken dosyaların önceki sürümlerini kaydetmesidir. Son olarak, Zoho Projects, her şeyi aramadan dosyaları bulmanıza da yardımcı olan güçlü bir arama aracı içerir. Zoho Projects, herhangi bir yerden belge paylaşımını basitleştirmeye yardımcı olur.

Çözüm

Yukarıda bahsedildiği gibi Zoho Projects, proje yönetimi süreçlerini basit ve verimli hale getirmeye yardımcı olur. Bununla birlikte platform, birçok işlemi otomatikleştirmeyi ve otomatik raporlama ve iş akışları ile zamandan tasarruf etmeyi de kolaylaştırır.

Projeler üzerinde çalışan tüm projelerinizi görmek ve bir proje ile ilgili dokümanları paylaşmak çok kolay. Ayrıca, her şeyi yönetmeyi daha da basit hale getiren farklı uygulamaları Zoho Projelerine entegre edebilirsiniz. Sonuç olarak, Zoho Projects birçok avantajı olan güçlü bir platformdur.

Bir organizasyon için Zoho Projects kurulumunda daha fazla yardıma ihtiyacınız varsa veya entegrasyon görevleri için desteğe ihtiyacınız varsa, uzman yardımı için Encaptechno ile iletişime geçin. Bilgili ve deneyimli profesyonellerden oluşan ekibimiz size destek olmaktan mutluluk duyacaktır.