Devlet Yardımlarının Geleceği İnsan Merkezli

Son üç yılda, birçok eyalet ve yerel yönetim, topluluk üyelerinin ihtiyaçlarını karşılamak için olağanüstü çabalar sarf etti. Birçok kurum, yalnızca COVID-19 salgınının büyük ölçekli etkileriyle karşı karşıya olmakla kalmadı, aynı zamanda hızla gelişen doğal afetlere yanıt veriyor ve tarihi federal yatırım düzeylerini destekliyor.

Tüm bu güçlerin yakınlaşması, kısa vadede birçok hükümet ekibi üzerindeki baskıyı artırmış olsa da, bu münferit bir an değil. Kamu sektörü programlarının geleceği, yöneticilerin halihazırda yaratmış oldukları ivmeyi sürdürme becerilerine bağlıdır.

Her şeyden çok, son olaylar sosyal meselelerin örtüştüğü ve kesiştiği gerçeğini vurguladı. Devlet kurumları, topluluk ihtiyaçlarını karşılamak için programlar hazırlarken, bunu akıllarında bu karşılıklı bağlılıkla yapmalıdırlar. Ve doğru teknolojiye, yani insanları merkeze alan ve dönüştürücü değişimi mümkün kılan teknolojiye yatırım yapmaları gerekiyor.

Devlet yardım programları, insanların tasarım, yapım ve uygulama süreci boyunca merkezde olmasını sağlamalıdır. Uygulamalar, hem personel hem de topluluk üyeleri için gerçek yaşam deneyimlerine dayanmalıdır. Kısacası süreçler ve teknoloji insana hizmet etmeli, tersi değil.

Teknoloji, insan merkezli bir yaklaşıma geçişin büyük bir parçasıdır ve hibe yönetimi yazılımı önemli bir bileşendir. İyi bir hibe yazılımı, iletişim hatlarını açarak ve hem personel hem de başvuru sahipleri için idari yükü azaltarak, devlet ekiplerinin acil ve uzun vadeli topluluk ihtiyaçlarını karşılamasına olanak tanır.

Ancak iyi hibe yönetimi yazılımı, teknolojinin kendisinden daha fazlasıdır. Doğru yazılım iş ortağıyla ekipler, uygulama uzmanlığından yararlanarak etkili bir şekilde genişleyebilir ve her büyüklükteki hibe ve yardım programlarını dönüştürme deneyimine sahip profesyonelleri destekler. Bu artan kapasite, teknolojiyi nasıl entegre edecekleri konusunda stratejik olmalarını sağlayarak, programlarının merkezindeki insanlara odaklanmalarını sağlıyor.

Gerekli bir denge

Kamu sektörü çalışanları için insan merkezli yaklaşıma geçiş, esneklik ve niyet gerektirmektedir. Takımlar, karşıt gibi görünen öncelikleri dengelemek zorunda kalacaklar.

Evrim ve uyumluluk

Program yöneticileri gelişen uygulamalar konusunda ne kadar iddialı olursa olsun, gerçek şu ki bu evrim mevcut uyumluluk çerçeveleri içinde gerçekleşmelidir. Bu sıfırdan başlamakla ilgili değil. Devlet ekipleri, çalışmalarını destekleyen kural ve düzenlemelere uymaya devam ederken topluluk ihtiyaçlarını daha iyi karşılamak için süreçlerini yinelemelidir.

Hız ve eşitlik

Program yöneticileri hızlı hareket etmeli, ancak asla hakkaniyet veya şeffaflık pahasına hareket etmemelidir. Süreçleri modernize etmek, hükümetlerin acil topluluk ihtiyaçlarını karşılamak için hızlı hareket etmesini kolaylaştırır. Ancak ekipler başvuru deneyimini basitleştirmeye çalışırken, eşitlik ve hesap verebilirlik için kaldıraçları korumalıdır.

Yenilik ve güvenilirlik

Devlet ekipleri, güvenilirlikten ödün vermeden yeni fikirler geliştirmeye çalışmalıdır. Yenilik yapmaya çalıştıkları için, başvuru sahipleri ve personel için tutarlı ve güvenilir bir deneyim sağlamaya öncelik vermeleri gerekir. Minimum kesinti ile uygulayabilecekleri kanıtlanmış çözümleri benimserken, deney yapmak için alan açmaları gerekir. Herkes için erişilebilir, sezgisel, kullanımı kolay bir platform aramalıdırlar.

İnsan merkezli bir yaklaşımı benimsemek

Bir hükümet ekibi insan merkezli bir yaklaşıma ne kadar bağlı olursa olsun, teknoloji aynı değer üzerine inşa edilmemişse, muhtemelen fikirlerini uygulamaya koymak için mücadele edeceklerdir. Doğru teknoloji çözümleri, hükümet ekiplerinin ihtiyaçlarını ve topluluk üyelerinin gerçek yaşamlarının gerçeklerini ele alırken, fonların kötüye kullanılma veya kötüye kullanılma olasılığını azaltır.

Hızla başlatın ve ölçeklendirin

Doğru sistemleri devreye sokmak, hükümetlerin gelecekteki başvuruları veya tüm programları haftalar veya aylar yerine saatler veya günler içinde desteklemesini sağlar. Ani krizlere müdahale söz konusu olduğunda bu hız çok önemlidir.

Birçok hükümet için, COVID-19 salgınına bir yanıt hazırlamak, bir ihtiyaç ortaya çıkmadan önce teknolojiyi devreye sokmanın neden önemli olduğu konusunda bir dersti. Henüz hibe verme teknolojisini benimsememiş olan ajanslar, kendilerini çabalarken buldular. Çoğu, kağıt tabanlı veya elektronik tablo yönetim sistemlerinden çok yüksek hızlarda yazılım çözümlerine geçiyordu. Aynı anda hem uçağı yapıp hem de uçurmaya çalışmak gibiydi.

İdeal olarak, teknoloji yalnızca yardım sağlama sürecini hızlandırmamalı, aynı zamanda ölçeklenebilirliği de desteklemelidir. Birçok yerel ve eyalet hükümeti, 2,2 trilyon dolarlık bir yardım paketi olan CARES Yasası fonunu dağıtmakla görevlendirildi. Küçük ölçekte destek sağlamaya yarayan süreçlerin birdenbire sürdürülemez olduğu ortaya çıktı.

Doğru teknoloji çözümleri, hükümet ekiplerine her boyutta hibe ve yardım programları oluşturma ve yürütme gücü verir.

Hız ve ölçeklenebilirliği etkinleştirmek için program yöneticileri, gelişmiş otomasyon ve veri bilimini içeren teknolojiler aramalıdır. Bu araçlar, güvenlik ve erişilebilirliği artırırken programları başlatmak ve yönetmek için gereken zaman ve enerjiyi azaltarak küçük devlet ekiplerinin çabalarını en üst düzeye çıkarmalarına olanak tanır.

Ekipler başvuru ve inceleme sürecinde ne kadar hızlı ilerlerlerse ilerlesinler, hala kağıt çekleri yazdırıyor ve postalıyorlarsa, süreçlerinde gereksiz bir gecikme yaratıyorlar. Ekip için işi basitleştirmek ve ihtiyacı olanlara ödemeleri hızlandırmak için teknoloji dijital fon dağıtımını kolaylaştırmalıdır.

Sürece eşitlik katmak

Devlet hibe ve yardım programları söz konusu olduğunda, eşitlik temel bir tasarım ilkesi olmalıdır. Doğru teknoloji, eşitlikle ilgili niyetleri eyleme geçirmek için araçlar ve içgörü sağlar.

Eşitlik teorik bir arayış değildir. Gerçek dünya etkisine sahiptir. Ve riskler yüksek. Federal düzeyde, FEMA'daki liderler, beyazların sürekli olarak renkli insanlardan daha fazla yardım almasıyla, ırkın afet kurbanlarına sağladığı yardımı çarpıttığı gerçeğiyle yüzleşiyorlar.

Adil bir yaklaşımı benimsemenin bir kısmı, bir başvurunun fon için başvuranlara yüklediği yükü kabul etmektir. Bir program ister bireylere, ister işletmelere veya diğer devlet kurumlarına yönelik olsun, yöneticiler uygulamanın diğer tarafında gerçek kişilerin olduğunu hatırlamalıdır. Başvurular yalnızca kesinlikle gerekli olan bilgileri gerektirmeli ve platform, insanların formlara erişmesini ve bunları doldurmasını mümkün olduğunca kolaylaştırmalıdır. Fonlara başvurma süreci, nitelikli başvuru sahiplerinin cesaretini kıracak kadar külfetli olmamalıdır.

Her düzeyde, hükümetler eşitliği desteklemek için harekete geçiyor. Justice40 Girişimi ile federal hükümet, iklim yatırımlarının %40'ını dezavantajlı topluluklara yönlendirme hedefi belirledi. Ekiplerin bu tür hedeflere ulaşmalarına yardımcı olmak için teknolojinin, gerekli tüm raporlama ve denetimi kolaylaştırırken programları değerlendirmek ve iyileştirmek için gereken verileri yakalaması gerekir.

Yeni çözümleri mevcut ve bilinen teknolojiyle entegre edin

Kamu sektöründe teknolojinin, hem programları yürüten kişiler hem de programlardan yararlanan topluluk üyeleri olmak üzere herkes için deneyimi basitleştirmesi önemlidir. Birçok devlet ekibi için bu, herhangi bir yeni çözümün mevcut sistemlerle iyi entegre olması gerektiği anlamına gelir.

Ekipler, sezgisel ve kullanımı kolay yazılımlar kullanarak başvuru sahipleri, personel ve diğer paydaşlar için sorunsuz bir deneyim yaratmaya çalışmalıdır. Teknolojinin arayüzünün modern ve tanıdık olması gerekir. Küçük şeyler burada önemlidir. Araçlar sürükle-bırak özelliğinde olmalı ve başvuru sahipleri çalışmalarını kaybetmeden bir uygulamayı başlatabilmeli, kaydedebilmeli ve geri dönebilmelidir. Görüntüler veya belgeler başvurunun bir parçasıysa, başvuru sahipleri telefonlarını kullanarak görüntü yakalayabilmeli ve inceleme ekipleri dosyaları indirmeden görüntüleyebilmelidir.

Teknolojinin aynı zamanda gerçek zamanlı işbirliğini sağlaması gerekir - hem iş arkadaşlarıyla veya meslektaşlarla çalışan adaylar için hem de inceleme süreci boyunca çabaları koordine etmesi gereken hükümet ekibi için.

Başvuranlara yük olmadan dolandırıcılığı ve insan hatasını azaltın

Dolandırıcılık, temel kaynakları onlara ihtiyacı olan insanlardan çekip alarak toplulukları iyileştirme çabalarını baltalar. Doğru yazılım, devlet ekiplerine, onları programlarını oluşturma ve yönetme gibi önemli işlerinden uzaklaştırmadan dolandırıcılığı ele alma yeteneği verir.

Dolandırıcılık yalnızca sonuçları çarpıtmakla kalmaz, aynı zamanda halkın süreçlere ve kurumlara olan güvenini aşındırarak gelecekteki programları tehlikeye atar. COVID yardım fonlarının çalınmasında 80 milyar doları oluşturan PPP kredileriyle ilgili son skandalları ele alalım. Seçmenler ve seçilmiş yetkililer bu tür bir zimmete para geçirmeyi gördüklerinde, gelecekte büyük ölçekli yardım harcamalarını desteklemek konusunda çok daha tereddütlü davranıyorlar.

Dolandırıcılığı etkili bir şekilde ele almak için hükümetler, programların temel amacını anlamak için bilgili ve insan merkezli bir yaklaşım benimseyen teknoloji ve danışmanlık ortakları aramalıdır. Ortaklar, bir programın neden var olduğunun daha geniş bağlamını anlamak için çaba göstermezlerse, başvuru sahiplerine yük olmadan dolandırıcılığı ortadan kaldırmak için mücadele edeceklerdir.

Yine denge fikrine dönüyoruz. Dolandırıcılığı ve insan hatasını ortadan kaldırmak çok önemlidir, ancak yürürlükteki önlemler nitelikli başvuru sahiplerinin başvurmasını zorlaştırıyorsa, bu meyveyi kurtarmak için bir elma ağacını kesmek gibidir.

Devlet ekibi, başvuru sürecine külfetli adımlar eklemeden dolandırıcılığı ele almaya yardımcı olabilecek bir teknoloji aramalıdır. Basit ama etkili güvenlik kontrolleri burada inanılmaz derecede faydalı olabilir. Örneğin, bilgiye dayalı kimlik doğrulama sınavları, başvuru sahiplerinin hangi adresler veya araçlarla ilişkili oldukları gibi birkaç çoktan seçmeli soruyu yanıtlamalarını sağlayarak kimliklerini doğrular. Diğer bir seçenek de, bir aracın başvuranın resmi kimliğinin gerçek zamanlı olarak çekilmiş bir selfie ile eşleştiğini doğruladığı anında fotoğraflı kimlik doğrulamasıdır.

Dolandırıcılıktan daha az dikkat çekse de insan hatası, özellikle yüksek hacimli başvurularla ilgilenen ekipler için büyük bir sorun olabilir. İncelenecek binlerce veya on binlerce formunuz olduğunda hata yapmak kolaydır. Otomasyon baskıyı ortadan kaldırır. Doğru teknoloji, vergi formlarından alınan verileri doğrulamak veya görüntüleri analiz etmek gibi görevleri otomatikleştirerek yoğun çalışmayı ortadan kaldırabilir. Otomatik puanlama, devlet ekiplerini başvuruları incelerken karmaşık hesaplamalar yapmaktan kurtarabilir.

Doğru teknoloji ile ödün vermeye gerek yoktur. Dolandırıcılığı ve insan hatasını önlemek için doğru kontrollerin ve kontrollerin yürürlükte olmasını sağlarken, deneyim herkes için kolay ve anlaşılır olabilir.

Gelecek ortaklıklar üzerine kuruludur

Ülke genelindeki devlet kurumları çok önemli bir anda. İvme kazandılar - şimdi mesele bu ivmeyi uzun vadeli, dönüştürücü değişime kanalize etmekle ilgili. İnsan merkezli bir yaklaşımı benimsemenin ve bu arayışı destekleyen teknoloji ve kaynaklara yatırım yapmanın zamanı geldi.

Ortaklıklar anahtardır. Özel sektör, hayırseverlik ve devlet kurumları genelinde stratejik koalisyonlar, ekiplerin bireylere ve topluluklara hizmet etmesini sağlayan şeydir.

Bu nedenle, Submittable ve BDO arasındaki yeni işbirliği bizi heyecanlandırıyor. Birlikte, kamu sektörü kuruluşlarına özel kapsamlı bir hibe yönetimi hizmeti oluşturduk.

Bu yeni ortak hizmet, hibe programlarını geri almalara karşı korumaya, devlet denetimine hazır olma durumunu kolaylaştırmaya ve devam eden belgeleri desteklemeye yardımcı olmak için gereken sağlam yazılımı ve deneyimli uygulama desteğini sağlar. Kullanıcı dostu araçlar, güçlü otomasyonlar ve kapsamlı hizmetler ile BDO ve Submittable, devlet kurumları için hibe yönetimini daha kolay, ölçeklenebilir ve daha etkili hale getirmeye yardımcı olur.

İnsan merkezli bir geleceğe yönelik ortak bir vizyona sahip olan Submittable ve BDO, gelişmeye çalışan her büyüklükteki hükümeti destekleyecek şekilde konumlanmıştır.