OHIO Belge ve E-posta Yönetimi Yöntemi

Son Güncelleme 27 Ocak 2022

Kesintiler berbat. İş akışımızı ve rutinlerimizi mahvediyorlar ve çoğu zaman verimli iş günleri geçirmemize engel oluyorlar. Müşterilerle yapılan beklenmedik telefon görüşmelerinden, önemli konuları tartışmak için yapılan hazırlıksız toplantılara kadar, işyerinin her köşesinde kesintiler gizlenir. Üretken olmamıza yardımcı olan en büyük varlığımız, aynı zamanda, bilgisayarlarımız ve özellikle e-posta yönetimimiz olmak üzere, işlerimizi verimli ve kesintisiz bir şekilde yapmamızın önündeki en büyük engeldir.

E-posta Yönetimi için OHIO yöntemini nasıl keşfettim

Geçenlerde sabah işe giderken bir podcast dinliyordum. Bu podcast'i genellikle anlayışlı ve bilgilendirici bulsam da, son zamanlardaki bir bölüm gerçekten dikkatimi çekti. Benim gibiyseniz, iş yerinizdeki gelen kutunuz, hizmetlerini müşterilere sunan diğer firmalardan gelen form mektuplarından, sizi önemli endişeler hakkında bilgilendiren departman notlarına ve göz ardı edilemez departman notlarına kadar uzanan e-postalarla tamamen doludur. Kafaya bir Buckeye gibi çarpan podcast'te açıklanan konu, OHIO'nun e-postayı yönetme yöntemiydi.

OHIO e-posta yönetimi yöntemi, YALNIZCA BİR KEZ İŞLEYİN anlamına gelir. Esasen, e-postayı gelen kutunuzda gördüğünüzde, daha sonra ele alınması gerekiyorsa hemen ilgilenin. Podcast'in anlatıcısı olarak Ken Knorr, “E-postayı açmak için zamanınız varsa, hızlı bir yanıt veya uygun dosyalama için zamanınız var” dedi. Daha önce e-postamı işleme şeklim (çoğunuzun yaptığını hayal ettiğim gibi), ona bakmaktı ve sonra kaldırılması gerekiyorsa, önemsiz mesaj hemen silinecekti. Aksi takdirde, kendime daha sonra e-postaya "döneceğimi" ve mesajla daha uygun bir şey yapacağımı söylerdim - ya yanıtlar ya da kataloglar/dosyalar.

E-posta Yönetimi Neden Önemlidir?

MNC Consulting Group'a göre, gelen postaların %80'i hemen parçalama veya geri dönüşüme ayrılabilir. Bu, günlük olarak aldığımız posta ve mesajların yalnızca %20'sinin başka bir yere tahsis edilmesi veya ileride kullanılmak/eylem için saklanması gerektiği anlamına gelir.[1]

Money Magazine'deki yeni bir makale e-postayı şu şekilde açıkladı:

“Gelen kutusunu bir çiçek bahçesi olarak düşünüyorum (burada benimle kal). Temel e-postalarınız müşterilerinizden, potansiyel müşterilerinizden, amirinizden vb. gelen çiçeklerdir. Yabani otlar, haber bültenleri, önemsiz postalar ve çiçeklerinizi tıkayan önceden okunmuş e-postalardır… Yabani otların arasından çiçekleri göremezsiniz .”[2]

OHIO yönteminin vurguladığı şey, e-posta için tam o anda ve orada uygun eylemi yapmaktır. Podcast'in açıkladığı gibi, yöntem günlük olarak dahil edildiğinden ve kullanıldığından, aksi takdirde zaman alıcı ve savurgan olabilecek bir göreve zaman ayırmanın verimli ve üretken bir yolu haline gelir.

E-posta yönetiminin OHIO yöntemini kullanarak nasıl organize edileceğini inceleyelim

• Dosyalama – Bunlar, daha sonra kullanılmak üzere kaydedilmesi ve dosyalanması gereken e-postalar ve mesajlardır. Bazı durumlarda, bu e-postaların kuruluşun bilgi kaynakları sistemine dahil edilmesi gerekecektir. Diğer durumlarda, asla silinmeyecek şekilde kişinin gelen kutusuna kaydedilebilirler. Bazı kuruluşlar, çalışanlarının hiçbir şeyi asla silmemesini tercih eder - bu da e-postalarındaki tüm bilgilerin aranabilir ve erişilebilir olmasını sağlar.
• Okuma – Bunlar, incelemek için boş bir dakikanız olduğunda içeriklerini bulabileceğiniz (ve yapmanız gereken!) e-postalardır. Bu e-postalar herhangi bir yerde - öğle yemeği molalarında, trende veya daha iyisi - günün belirli bir bölümünde, tercihen daha az dikkatinizin dağıldığı ve ihtiyaç duyabileceğiniz şeyler üzerinde harekete geçme yeteneğinizin daha az olduğu iş gününüzün sonuna doğru incelenebilir. .
• Yönlendirme – Başka bir deyişle iletme. Bunlar, gelen kutunuzu veya klasörlerinizi karıştırmanız gerekmeyen ancak bir meslektaşınız için faydalı olabilecek e-postalardır. Mesaj bir başkası için faydalı olabilirse, ona verin - aksi takdirde ondan kurtulun ve gelen kutunuzda toz birikmesine izin vermeyin.
• Eylem – Bunlar, yapılması gerekenleri içeren e-postalardır – 'yapılacaklar' listeniz. Gelen kutunuzu incelerken bu e-postaları anında yerleştirmek için posta programınızda ayrı bir klasöre sahip olun. Bu klasörü günlük olarak açın ve listelenen görevleri ve eylemleri tamamladığınızdan emin olun. Klasörü boşaltın ve ertesi güne doldurmak ve yürütmek için boş bir eylem klasörüyle başlayın.

İş yerinize ve durumunuza bağlı olarak, bu dört klasör masanıza yerleştirilen ve masanıza bir parça posta düştüğünde kullanılan fiziksel klasörler olabilir. Ancak çoğu durumda bu sistem, masaüstü e-posta sunucunuzda dört "klasör" oluşturularak kullanılabilir.

OHIO'yu dahil etmek, bir sonraki mesajımızın ekranımızı aydınlatmasını beklemek için sürekli olarak gelen kutularımızın üzerinde durmamıza gerek olmadığı anlamına gelir. Ortalama bir kişinin e-postalarını günde 15 kez kontrol ettiğini biliyor muydunuz?[3] OHIO yöntemi, e-postalarımızı günde yalnızca birkaç kez kontrol etmemizi önerir. Bu şekilde, o zaman ve orada harekete geçilecek daha fazla mesaj var. Tabii ki, bunun bir başka avantajı da, zaten hiçbir şey yapmayacağımız mesajlara bakmak için gelen kutumuzu birkaç dakikada bir kontrol etmek yerine, önemli şeyler yapmak için daha fazla zamandan tasarruf edilmesidir.

Mark Murphy'nin işteyken üretkenlik konusundaki tavsiyesini özellikle beğendim:

“…başlangıç ​​olarak, e-postaya 2 saat ara verin. Ve sonra o 2 saat içinde en önemli 1-2 projenizi ortaya çıkarın. Kapınızı kilitleyin, ofisinizden çıkın, en sevdiğiniz kafeye gidin, günün en verimli 2 saatini geçirmek için ne yapmanız gerekiyorsa yapın.”[4]

OHIO yöntemi, iş yerinde yoğun ve karmaşık bir rutin görev, proje ve iletişimi yönetirken üretkenliği artırmanın ve değerli zamandan tasarruf etmenin basit ve hızlı bir yoludur. Olarak Yöneticilerimden biri geçenlerde bana dikkat çekti, kafanızın arkasında sizi rahatsız eden küçük düşünceleriniz veya endişeleriniz olduğunda daha az aktif ve verimlisiniz. Sürekli olarak e-postama göz kulak olmam gerektiğini hissetmek ve ardından hemen yanıt vermek, akışımı bozmak ya da nihayetinde, onlara "dönene kadar" verimli bir şey yapmamak, iş günü boyunca beni yavaşlatmıyorsa, yapamam. daha iyi bir örnek düşünün.

Sabah yolculuğum sırasında podcast'i dinlemenin bir sonucu olarak, OHIO yönteminin benim için çalıştığını doğrulayabilirim. Denemenizi ve başkalarına bundan bahsetmenizi tavsiye ederim. Sizin ve ortaklarınızın belge ve e-posta yönetiminde ne kadar zaman kazanabileceğinizi görün ve iş günlerimizde hepimizin sahip olduğu çok sayıda görev konusunda daha üretken veya dikkatli olun.

[1] http://mncconsultinggroup.com/free-resources/white-papers/the-ohio-method/

[2] https://moneyinc.com/ohio-your-email-to-shrink-your-inbox/

[3] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#2e4f1e1237e3

[4] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#6c0597a37e38