Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır? | #36 Proje yönetimine başlarken

Proje yaşam döngüsü başlamadan önce, Proje Yöneticisi projenin kapsamı hakkında düşünür. Müşteri gereksinimlerini ve beklentilerini analiz eder, bunları mevcut kaynaklarla karşılaştırır ve zaman kısıtlamalarıyla karşı karşıya getirir. Sonuç olarak, projenin kapsamını iyi tanımlayabilir. Ancak, bu görevin örnek bir performansı bile, uygulama sırasında projenin kapsamının aşırı büyüyeceğinin garantisi değildir. Peki, proje kapsamı nasıl iyi tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?

Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır? - içindekiler:

1. giriiş
2. Proje kapsamının tanımlanması
3. Gereksinimleri anlama
4. İş Kırılım Yapısı (WBS)
5. Riskli görevler için öncelikler
6. Son Sorumlu An (LRM)
7. Kapsam kayması nasıl önlenir?
8. Özet

giriiş

PMBOK'a göre, proje kapsamı "belirtilen özellik ve işlevlerle bir ürün, hizmet veya sonuç sunmak için gerçekleştirilmesi gereken iştir." Proje sonucunun paydaş beklentilerini karşılaması ve projenin kendisinin başarılı olması için kapsamı mümkün olduğunca kesin bir şekilde tanımlamanız gerekir.

Proje kapsamının tanımlanması

Proje Yöneticisi, başlangıçta, planlanan projenin aşağıdaki alanları net bir şekilde tanımlayıp tanımlamadığını kontrol etmelidir:

• Paydaşların ticari ve teknik gereksinimleri,
• iş bölümü yapısı,
• en yüksek risk taşıyan, yani en yenilikçi veya ilk kez gerçekleşen görevler için öncelikler,
• Paydaşlarla “son sorumlu an” (LRM, Last Responsible Moment) yaklaşımı üzerinde anlaşmaya varıldı.

Bir Proje Yöneticisinin her birini tanımlarken hangi soruları yanıtlaması gerektiğine bir göz atalım.

Gereksinimleri anlamak

Proje Yöneticisi bir an için paydaş rolü oynayarak aşağıdaki soruları yanıtlamalıdır:

1. Bu projenin finansal ve finansal olmayan faydaları nelerdir? – Mali faydalar, projede oluşturulan ürün veya hizmetin satışını ifade edebilir. Bununla birlikte, şirket imajının iyileştirilmesi, işe alıştırmanın etkinliği veya proje yönetimini kolaylaştırmak için Firmbee gibi yeni yazılımların uygulanması da fayda sağlayabilir.
2. Projenin uygulanmasından kimler etkilenecek? – Proje uygulaması, organizasyonun içindeki ve dışındaki değişiklikleri içerir. Bu nedenle, daha spesifik sorular sormaya değer:

A. Proje görevlerinin uygulanması, şirket içinde yeniden yapılanmayı, çalışanların sorumluluklarını değiştirmeyi, yeni insanları işe almayı veya serbest çalışanlarla çalışmayı gerektirecek mi?

B. Projenin sonuçları kamusal alanda görünür olacak mı ve yerel toplum üzerinde bir etkisi olacak mı?

C. Uygulanmasından kimler yararlanacak?

3. Proje sonuçları hangi ihtiyaçları karşılamalı?
4. Proje sonuçları hangi teknik özelliklere sahip olmalıdır?

İş Kırılım Yapısı (WBS)

Bir projede işbölümü için bir yapı oluşturmak, hiyerarşik olarak düzenlenmiş soruları yanıtlamayı içerir:

1. Projenin uygulanmasındaki temel amaç nedir?
2. Özel hedefler nelerdir?
3. Spesifik hedefler hangi göreve ayrılmıştır?
4. Amaç ve hedeflere ne zaman ulaşılmalıdır?
5. Her birine hangi uzmanlar emanet edilecek?

Sadece ana hedef tamamen değişmeden kalmalıdır. Öte yandan, 2'den 5'e kadar olan soruların cevapları proje sürecinde detaylandırılır ve netleştirilir.

Riskli görevler için öncelikler

Riskli görevlerle ilgili en önemli sorular, bunların doğru bir şekilde tanımlanması ve riskli alanların projenin kapsamını nasıl etkileyebileceğinin belirlenmesi ile ilgilidir.

1. Hangi görevler en yüksek başarısızlık riskine sahiptir?
2. Bu görevlerin her birinin başarısı hangi faktörlere bağlıdır? Materyallerin, uzmanların mevcudiyeti veya Ar-Ge projeleri söz konusu olduğunda, makine öğrenimi sırasında bir yapay zeka modelinin doğruluğunu artırma eğrisi gibi araştırma ve deneylerin tahmin edilmesi zor sonuçları olabilir.
3. Bu görevin başarısızlığının projenin geri kalanı üzerinde nasıl bir etkisi olacak?
4. Bu görevin uzun süreli performansı, proje hedefine ulaşma yeteneğini nasıl etkileyecek?
5. Bu görevi yerine getirmek için projenin kapsamını ne kadar artırabiliriz?

Son Sorumlu An (LRM)

Görevlere öncelik vermek, en az elverişli an ilkesi olarak da bilinen Son Sorumlu An (LRM) ilkesiyle yakından ilgilidir.

Ertelemeye devam etmek, hemen tamamlamaktan daha riskli olana kadar görevleri ertelemek bir risk minimizasyon stratejisidir. Bir görevin gereksiz olduğu ortaya çıktığında veya proje hedeflerinde veya gereksinimlerinde değişiklikler yapıldığında boşa harcanan çabayı önler.

Yalın metodolojiden türetilen bu ilke, aşağıdakiler gibi proje için kesin ve değiştirilmesi zor kararlara da uygulanır:

• Proje uygulamasının ileriki aşamaları için ihtiyaç duyulacak özel ekipmanın satın alınması,
• Gerçekleştirilecek görevler tarafından yerine getirilecek hedeflerin yapısının tasarlanması.

LRM ilkesine göre çalışan bir Yöneticinin kendisine sorması gereken sorular şu şekilde formüle edilebilir:

• Görev üzerinde şimdiden çalışmaya başlamak gerekli mi?
• Görevi ertelersem ne olur?
• Çok geç karar vermenin sonuçları ne olacak?
• Çok erken karar vermenin sonuçları neler olabilir? Örneğin, daha sonra gereksiz olduğunun veya gereksinimlerin değiştiğinin keşfedilmesi, çözümün kullanılmaması veya iş değerinin geçerliliğini yitirmesi.

Kapsam kayması nasıl önlenir?

En iyi planlanmış projeler bile, uygulanmaları sırasında büyüme eğilimindedir (kapsam kayması), örneğin başlangıçta iki özelliğe sahip olması gereken bir ürün, şimdi aniden altı özelliğe sahip olacaktır. Bundan kaçınmak için, Proje Yöneticisi paydaşlarla güvenli bir kapsam kayması oluşturmalıdır. Proje kapsam kaymasını en aza indirmenin temeli - görevlerin kapsamını ve iş beklentilerini tanımlamanın yanı sıra - ekip ve paydaşlarla sürekli iletişimdir. Ancak, kapsam kaymasına karşı en önemli savunmalar şunlardır:

• İyi hazırlanmış bir program,
• Görev planlama yazılımlarının etkin kullanımı ve ekip ile iletişim,
• Tüm ilgili tarafları projedeki önemli değişiklikler hakkında bilgilendirmek.

Kapsam kaymasından kaçınmanın devam eden bir süreç olduğunu da hatırlamakta fayda var. Bu nedenle, proje kapsamının düzenli olarak izlenmesi ve kontrol edilmesi gerekir ve Proje Yöneticisi, kapsamın kaymasına yol açabilecek durumlar ortaya çıktığında hızlı tepki vermek ve kararlar almak için yerinde kalmalıdır.

Özet

Proje kapsamı, nelerin uygulanması gerektiğini ve nelerin projeye dahil edilmediğini açıkça tanımladığı için, iyi planlanmış bir projenin kilit unsurudur.

Bu nedenle, Proje Yöneticisinin görevi, iş başlamadan önce aşağıdakileri yaparak projenin kapsamını belirlemektir:

• Müşteri ihtiyaç ve beklentilerinin analizi,
• Bunları mevcut kaynaklarla yan yana koymak ve
• Zaman kısıtlamalarıyla yüzleşmek.

Ancak, iyi tanımlanmış bir proje kapsamı bile uygulama sırasında değişebilir. Kapsam kayması olarak bilinen proje kapsamının yayılmasını önlemek için bir iş kırılım yapısına bağlı kalın, riskli görevlere dikkatlice öncelik verin ve "Son Sorumlu Anı" yaklaşımı kullanın.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

1. proje nedir?
2. proje yönetimi nedir?
3. Projeler nasıl yönetilir?
4. Proje yönetimi yöntemleri
5. proje türleri
6. 4 proje örneği
7. projelerin önceliklendirilmesi
8. Proje faaliyet alanları
9. Proje yönetiminde başarının tanımı
10. Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?
11. En iyi proje yönetimi yazılımı nasıl seçilir?
12. Proje yönetimi yazılımına genel bakış
13. Proje yaşam döngüsü
14. Proje vizyonu ne için?
15. Proje hedefi. Nedir ve nasıl iyi tanımlanır?
16. Proje başlatma aşaması - nelere dikkat edilmeli?
17. Proje yönetiminde planlama alanı
18. Proje takvimi nedir ve ne içindir?
19. Bir projede kilometre taşları nasıl kullanılır?
20. proje yürütme
21. Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır?
22. Proje kapanışının önemi
23. Proje hatası. Projelerin başarısız olmasının 5 nedeni
24. Yönetimin 4P'si: proje, ürün, program ve portföy
25. Proje Yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları
26. En yararlı proje yöneticisi becerileri
27. Nasıl proje yöneticisi olunur?
28. Her proje yöneticisinin okuması gereken 5 kitap
29. Proje ekibi nasıl kurulur?
30. İş dökümü yapısı - bir projede iş nasıl devredilir?
31. Hibrit çalışma sırasında bir ekibe nasıl liderlik edilir?
32. Bir ekiple çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar
33. Proje toplantısı türleri
34. Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli?
35. ikna edici nasıl yazılır
36. Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?
37. Fizibilite çalışması – bu projeyi uygulayabilir miyiz?
38. Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar
39. Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?
40. Paydaş kaydı nedir?
41. Proje yönetimi planlamasında Gantt şeması
42. Proje bütçesi nasıl oluşturulur?
43. Projede zaman yönetimi
44. Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur?
45. Proje risk yönetimi stratejileri
46. proje pazarlama
47. Projedeki değişim kaynakları ve alanları
48. Proje yönetimi değişiklik modelleri
49. Çevik'ten sonra ne var? Proje yönetiminde yöntemler