Projede zaman yönetimi | #43 Proje yönetimine başlarken

Yayınlanan: 2023-03-13

Bir projede verimli zaman yönetimi, başarısı için çok önemlidir. Ancak, 2021 PMI anketine göre, projelerin yalnızca %55'i zamanında tamamlanıyor. Çoğu zaman, Proje Yöneticileri gerçekçi olmayan programlar, esneklik eksikliği veya uygun olmayan araçlar nedeniyle sorunlarla karşılaşır. Ne de olsa, zaman yönetimi proje zamanını planlamak, izlemek ve kontrol etmekle ilgiliyken, Proje Yöneticisi görevlerin programa göre tamamlanmasını sağlamak için hedefleri belirlemekten ve öncelikleri belirlemekten sorumludur.

Projede zaman yönetimi – içindekiler tablosu:

  1. giriiş
  2. Bir projede zaman yönetimi nedir?
  3. Projede zaman yönetimi sorunları
  4. Proje zaman yönetimi yöntemleri
  5. Pareto yöntemi
  6. ABC yöntemi
  7. Eisenhower yöntemi
  8. Özet

giriiş

Projelerin kayıplara uğramaması ve kurum için tehdit oluşturmaması için belli bir zaman diliminde, belli bir takvime göre bitirilmesi gerekir. Teslim tarihlerini taşımak ek maliyetler yaratır, şirketteki diğer görevleri etkiler ve görevlerin birikmesine ve proje karmaşıklığında hızlı bir artışa yol açar. Peki, planlama aşamasında olan bir projede zaman yönetimine nasıl geçilir?

Bir projede zaman yönetimi nedir?

Bir projede zaman yönetimi tamamen şunlarla ilgilidir:

  • planlama,
  • izleme ve
  • bireysel görevlerin ve alt hedeflerin zamanlamasının sürekli olarak izlenmesi.

Proje Yöneticisi, projenin programa uygun kalmasını sağlamak için hedefler belirlemeli ve öncelikler belirlemelidir. Bu amaçla, Proje Yöneticisi, her bir faaliyet için gereken süreyi ve bunların tamamlanmasının önündeki en olası engelleri dikkate alarak, projenin her aşamasını dikkatli bir şekilde planlamalıdır.

Projede zaman yönetimi sorunları

Bir projedeki en yaygın zaman yönetimi sorunları şunlardır:

  1. Gerçekçi olmayan programlar – özellikle yeni bir ekiple veya yüksek riskli bir alanda çalışırken, doğru bir program oluşturmak ve gerçekçi kilometre taşları belirlemek deneyim gerektirir ve çok zordur; bu nedenle, proje planlaması sırasında tahsis edilen sürede yürütülmesi imkansız olan çizelgeler oluşturmak yaygın bir durumdur.
  2. Esneklik eksikliği – Esneklik eksikliği, çok sıkı belirlenmiş bir zaman çerçevesi, yeni ekip üyelerinin uygulanması için sağlanan zamanın eksikliği veya hammadde eksikliği veya beklenen pazar ilgisi nedeniyle kesinti süresi için bir acil durum planının olmamasıdır.
  3. Yetersiz araçlar – Proje yöneticileri genellikle yetersiz zaman yönetimi araçları uygulayarak görev sürelerini ve bağımlılıkları tahmin etmede hatalara yol açar.

Projede zaman yönetimi yöntemleri

Bu sorunlardan kaçınmak veya ilgili proje başarısızlığı riskini azaltmak için, Proje Yöneticisi projenin zaman yönetimi yöntemlerine ve araçlarına yakından bakmalıdır: Pareto yöntemi, ABC ve Eisenhower yöntemi.

Pareto yöntemi

İtalyan bilim adamı Vilfredo Pareto, bahçesinde bezelye yetiştirdi. Bunu yaparken bezelye tohumlarının %80 kadarının baklaların %20'sinde bulunduğunu fark etti. Esas olarak ekonomi ile ilgilendiği için, kısa sürede bu prensibin hayatın diğer alanlarına da uygulandığını gördü. Örneğin, onun zamanında İtalya'daki toprakların %80'i nüfusun %20'sine aitti.

Pareto yönteminin uygulamasının özellikle iş alanında gerçekten geniş olduğu kısa sürede anlaşıldı. Diğer şeylerin yanı sıra, şunları belirlemeye yardımcı olur:

  • Projede gerçekleştirilecek en önemli görevlerin yanı sıra
  • En sık gecikmelere neden olan görev türleri,
  • Görev türünden bağımsız olarak gecikmelerin en yaygın nedenleri.

Pareto yöntemi, etkinliklerin %20'sinin etkilerin %80'ini ürettiği varsayımına dayanmaktadır. Pratikte bu, gecikmelerden kaçınmak için Proje Yöneticisinin aşağıdakilere odaklanması gerektiği anlamına gelir:

  • Projedeki görevlerin ilk %20'sini belirlemek ve önce bunların yapılmasını sağlamak,
  • Gecikmelere neden olan görevleri tespit etmek ve nedenini anlamak,
  • Gecikmelerin en yaygın %20 nedenini belirlemek ve bunları ortadan kaldırmak için çalışmak.

Pareto yöntemi genellikle bir Pareto diyagramı kullanılarak görselleştirilir. Bir çubuk diyagramını bir çizgi diyagramıyla birleştirir, burada:

  • Örneğin, X ekseninde, gecikmelerin nedenleri işaretlenir ve en yaygın olandan başlayarak sıralanır.
  • Y ekseninde bunların oluşma sayısı ve toplam gecikme sayısının yüzdesi bulunur,
  • Çizgi grafiği, hangi gecikme nedenlerinin en önemli yüzde yirmi içinde yer aldığını belirlemeyi kolaylaştırır.
time management

ABC yöntemi

ABC yöntemi, görevleri önemlerine göre etiketlemeyi içerir - A, B ve C sınıfları. Sınıf görevleri:

  • A – en önemlileri ve en çok dikkat gerektirenler,
  • B – önemlidir, ancak daha az acildir,
  • C – ilgisizdir ve ertelenebilir.

Bu, Proje Yöneticisinin en önemli görevlere odaklanmasına ve daha az önemli olanlara odaklanarak zaman kaybetmemesine olanak tanır.

ABC yönteminin uygulanması basit ve anlaşılması kolaydır. Benzer öneme sahip çok sayıda görev içeren projelerde özellikle kullanışlıdır.

Eisenhower yöntemi

Eisenhower matrisi olarak da bilinen Eisenhower yöntemi, görevleri, hedefleri ve hatta tüm projeleri önceliklendirmek için belki de en yaygın kullanılan araçtır. Yöntem, görevleri acil ve acil olmayan, önemli ve önemsiz olarak bölmeyi ve ardından hem acil hem de önemli olanlara odaklanmayı içerir.

Genellikle sayfayı dörde bölen kesişen iki çizgi ile sunulur.

ACİL

GÜNCELLENMİŞ

ÖNEMLİ Hemen yapılacak Yakında planlanacak
GEÇERSİZ Zamanın elverdiği ölçüde devredilecek veya gerçekleştirilecek reddedilmek

Proje Yöneticisi, görevlerin acil ve önemli mi, sadece acil ve önemli mi, yoksa ne acil ne de hiç önemli olup olmadığını belirlemelidir. Bu şekilde, kişi en önemli görevlere odaklanabilir ve projeye çok az şey katanlarla zaman kaybetmez.

Eisenhower matrisini etkin bir şekilde kullanmak için, içine yerleştirilen görevlerin durumunu düzenli olarak güncellemeniz gerekir. Bunun nedeni, genellikle bir görevin bir gecede en acil olanlar kategorisine atlaması.

Özet

Bir projede zaman yönetimi, projenin kalitesini ve başarısını etkiler, bu nedenle Proje Yöneticisi Pareto yöntemi, ABC yöntemi ve Eisenhower yöntemi gibi araçları bilmeli ve kullanmalı ve projedeki tüm görevlerin durumunu güncel tutmalıdır. Bunu yapmak için ilgili tüm taraflarla sürekli iletişim kurmalı ve programı meydana gelebilecek değişikliklere göre ayarlamalıdır.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Time management in project | #43 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

  1. proje nedir?
  2. proje yönetimi nedir?
  3. Projeler nasıl yönetilir?
  4. Proje yönetimi yöntemleri
  5. proje türleri
  6. 4 proje örneği
  7. projelerin önceliklendirilmesi
  8. Proje faaliyet alanları
  9. Proje yönetiminde başarının tanımı
  10. Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?
  11. En iyi proje yönetimi yazılımı nasıl seçilir?
  12. Proje yönetimi yazılımına genel bakış
  13. Proje yaşam döngüsü
  14. Proje vizyonu ne için?
  15. Proje hedefi. Nedir ve nasıl iyi tanımlanır?
  16. Proje başlatma aşaması - nelere dikkat edilmeli?
  17. Proje yönetiminde planlama alanı
  18. Proje takvimi nedir ve ne içindir?
  19. Bir projede kilometre taşları nasıl kullanılır?
  20. proje yürütme
  21. Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır?
  22. Proje kapanışının önemi
  23. Proje hatası. Projelerin başarısız olmasının 5 nedeni
  24. Yönetimin 4P'si: proje, ürün, program ve portföy
  25. Proje Yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları
  26. En yararlı proje yöneticisi becerileri
  27. Nasıl proje yöneticisi olunur?
  28. Her proje yöneticisinin okuması gereken 5 kitap
  29. Proje ekibi nasıl kurulur?
  30. İş dökümü yapısı - bir projede iş nasıl devredilir?
  31. Hibrit çalışma sırasında bir ekibe nasıl liderlik edilir?
  32. Bir ekiple çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar
  33. Proje toplantısı türleri
  34. Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli?
  35. ikna edici nasıl yazılır
  36. Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?
  37. Fizibilite çalışması – bu projeyi uygulayabilir miyiz?
  38. Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar
  39. Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?
  40. Paydaş kaydı nedir?
  41. Proje yönetimi planlamasında Gantt şeması
  42. Proje bütçesi nasıl oluşturulur?
  43. Projede zaman yönetimi
  44. Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur?
  45. Proje risk yönetimi stratejileri
  46. proje pazarlama
  47. Projedeki değişim kaynakları ve alanları
  48. Proje yönetimi değişiklik modelleri
  49. Çevik'ten sonra ne var? Proje yönetiminde yöntemler