Uzaktan Çalışırken Zamanınızı Etkili Bir Şekilde Nasıl Yönetebilirsiniz?

Kilitleme sırasında, sahip olduğumuz tek şeyin zaman olduğunu hissedebiliriz, bu nedenle onu etkin bir şekilde yönetme ve görevlerimize daha iyi öncelik vermek için bilinçli kararlar alma ihtiyacını fark etmeyebiliriz.

Ancak çoğu zaman, günlerimizin kayıp gittiğini ve başaracağımızı düşündüğümüz her şeyin o uzun listesinin bir sonraki güne itildiğini ve tüm bunların yükü altında ezilene kadar bir sonraki güne ertelendiğini görüyoruz.

Zaman yönetimi araçlarını uygulamak, her koşulda doğru bir şekilde elde etmek zordur, ancak buna, dağınık ekiplerin karmaşıklığını, diğerleriyle uzaktan koordine etme, karantinanın izolasyonu ve yalnızlığı ile başa çıkmanın karmaşıklığını eklediğinizde, bazı yaratıcı çözümler gerektiren bir zorluk haline gelir.

Sonsuz esneklik mutlaka iyi bir şey değildir

Uzaktan çalışmak, doğal bir gözetim kaybıyla birlikte gelir. Birçok yönden, artık kendi programımızdan sorumluyuz. Organizasyonlar da artık zamana odaklanmıyor ve çalışanların üretkenliği ve çıktısı ile daha fazla ilgileniyor. Günümüzü planlamak için sınırsız esnekliğe sahip olmak, işimizi organize etmek için ek bir disiplin düzeyine sahip olmamızı gerektirir. Ofiste normal bir iş gününün yerleşik yapısı eksik. Bu boşluğu doldurmak için verimli zaman yönetimi araçları bulmamız gerekiyor.

Çoklu görev ≠ Verimlilik

Bu terimler genellikle birbiriyle karıştırılır. Evden çalışırken, aynı anda birçok şeyi yapma arzusu her zaman mevcuttur. E-postaları cevaplarken ev işlerine katılabileceğimizi veya konferans görüşmesi sırasında çocuklarla ilgilenebileceğimizi düşünüyoruz.

Ev ve iş arasındaki çizgiler bulanıklaşırken, görevler arasında geçiş yapmak için sürekli bir cazibe vardır. Sürekli meşgul gibi görünsek de aslında pek bir şey yapamıyor olabiliriz.

Mücadeleler

Ofiste işinize yarayan bir programı basitçe evden çalışma rutininize çevirmek işe yaramayabilir. Evden çalışırken verimli ve üretken kalmak için dikkate alınması gereken bir dizi başka husus vardır.

Aşırı çalışma riski

Evden çalışırken çoğu zaman çok fazla şey yapma ihtiyacı hissederiz. Çoğumuz evde kalmakla sınırlı olduğumuz için, çalışmaktan başka yapacak bir şey yokmuş gibi hissediyoruz. Bu, yapmamız gerekenden fazlasını üstlenmemize neden olabilir. Yenilenmiş ve üretken kalmamız için ihtiyacımız olan molaya izin vermeyen iş günümüzü kapatmıyoruz.

Yalnızlık hissi

Evden çalışmanın en büyük kaybı, işyerinde yaşadığımız topluluk duygusudur. Bu tecrit duygusu, zamanımızı nasıl yönettiğimizi büyük ölçüde etkileyebilecek şekilde motive olmamamıza neden olarak, zihinsel bir tutuma yol açabilir.

Artık iş-yaşam dengesi yok

  İş dışında aktif bir sosyal hayata sahip olmak performansımız için önemlidir. Artık düzenli rutinlerimize erişimimiz olmadığında tatmin olmanın yollarını bulmak için ek çaba gerekiyor. Başka şeylere geçebilmek için iş görevlerimizi bitirmenin yollarını bulmalıyız.

Sonsuz dikkat dağıtıcı

Tüm çabalarımıza rağmen, evden çalışmanın dikkat dağıtıcı unsurları her zaman olacaktır. Evde yapılacak çok fazla şey varken, yalnızca üretken çalışmaya ayrılmış zaman bulmak zor olabilir.

Zamanınızı daha iyi yönetmek için yapı ekleyin

Bir rutin oluşturun

Her gün aynı saatte uyanmak ve işe başlamak gibi basit teknikler, üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olabilir. Daha sonra, daha verimli olduğunuz saatleri daha iyi belirleyebilir ve görevleri buna göre tahsis edebilirsiniz.

Diğer konuları ele alırken sürekli olarak kesintiye uğramamak için ne zaman müsait olduğunuzu net bir şekilde anlamaları için programınızı ekibinize iletin.

Hedefler belirlemek

Görevlerinizi yönetilebilir birimlere ayırın. Uzun vadeli hedeflerinizi belirleyebilmeniz ve bunu daha acil eyleme dönüştürülebilir görevlere dönüştürebilmeniz gerekir. Hafta sonunda hedeflerinize ulaşmanız doğrultusunda günlük bir iş yükü oluşturun. Bu, ilerlemenizi birden çok kez değerlendirmenize ve buna göre ayarlamalar yapmanıza olanak tanır.

Proaktif ve görünür olun

Ekiplerinizle Slack ve diğer iletişim platformlarını kullanın ve üzerinde çalıştığınız şey hakkında onlara sürekli güncellemeler sağlayın. Uzakta olduğunuzda ve işe gidemediğinizde onlara haber verin. Bir şeyi zamanında tamamlayamazsanız, işlerin kontrolden çıkmaması için ilgili kişilere önceden bildirin.

Molalarınızı planlayın ve onlara bağlı kalın

Zevk aldığınız aktivitelere ara vermek ve zaman ayırmak, tazelenmiş ve motive kalmanın anahtarıdır. İş gününüzde işi unutmaya zaman ayırdığınız için kendinizi suçlu hissetmeyin. Derin, anlamlı molalar verin ve ne zaman olduğunuzu insanlara bildirin. 'Çalışma alanı olmayan' oluşturmak size dört gözle bekleyeceğiniz bir şey verir ve daha odaklı geri dönmenizi sağlar.

hayır demeyi öğren

Uzaktan çalışırken, ne kadar sıkı çalıştığımızı kanıtlamanın bir yolu olarak ortaya çıkan her görevi üstlenmek için baskı altında hissediyoruz. Ancak bu, verimsiz olabilir, çok fazla şey üstlenmek, hiçbir şeyi gerektiği kadar etkili bir şekilde yapamadığımız bir noktaya kadar bizi zayıflatabilir. Yapabilecekleriniz ve yapamayacaklarınız konusunda açık sözlü olmak, daha fazla şeffaflık sağlar ve sizin ve kuruluşunuzun zamandan tasarruf etmesine yardımcı olur.

Verimliliği artırmak için görsel zaman yönetimi araçları

zaman kutusu

Timeboxing, gününüzü zaman bloklarına bölen bir zaman yönetimi aracıdır. Her kutu bir aktiviteye veya bir grup ilgili aktiviteye ayrılmıştır. Gününüzü, yapılacaklar listenizden rastgele bir sırayla çıkarmanız gereken birçok etkinliğe dağıtmak yerine, zaman kutusu, gününüzü daha iyi planlayabilmeniz için faaliyetlerinizi daha etkili bir şekilde yapılandırmanıza olanak tanır.

Bu, ileri geri geçiş yapmanız gereken farklı projeleri ve sorumlulukları üstleniyorsanız harikadır. E-postalara sürekli tepki vermemeniz veya ortaya çıkan olaylarla ilgilenmemeniz için kesintileri daha iyi hesaba katmanızı sağlar.

Daha sonra bu zamanı ve yalnızca bu zamanı belirli bir proje için ortaya konan görevleri ele almak için kullanırsınız. Görevlere ayrılmış katı sınırlar belirlemek, odağı artırır ve görevin ne kadar önemli olduğuna bağlı olarak orantılı miktarda çaba harcamanıza olanak tanır.

Etkili zaman yönetimi araçları olmadan, işin, onu tamamlamak için mevcut zamanı dolduracak şekilde genişlediğini görebilirsiniz. Bu, görevlere yaklaşmak için çok etkili bir yol değildir, çünkü kendinizi önemsiz görevlere çok fazla zaman harcarken bulabilirsiniz.

Eisenhower Matrisi

Tüm işler eşit yaratılmamıştır. Tamamlanması gereken görevlere öncelik vermeden zamanınızı etkin bir şekilde yönetemezsiniz. Zamanı daha iyi ayırmanıza izin vermek için programınıza ağırlık eklemenin etkili bir yolunu bulmanız gerekir. Eisenhower Matrisi, hangi görevleri ve hangi sırayla tamamlamanız gerektiğini görselleştirmenize yardımcı olan etkili bir zaman yönetimi aracıdır.

Bu görsel araç, görevleri önem ve aciliyete göre gruplandırmanıza olanak tanır ve gününüzü nasıl bölmeniz gerektiğini daha iyi anlamanızı sağlar.

kontrol listeleri

Basit ve etkili, gününüzü ve haftanızı planlarken temel olmalıdırlar. Yapmanız gereken her şeyi listelemek, gününüzü nasıl planlamanız gerektiğini daha iyi anlamanızı sağlar. Evden çalışırken, sizi hazırlıksız yakalamamaları için gün boyunca yapılması gereken işle ilgili olmayan tüm görevleri listelemelisiniz.

Online Checklist Maker gibi çevrimiçi araçları kullanmak, görevlerinizi daha etkili bir şekilde ele alabilmeniz için kolayca listelemenize olanak tanır.

Gantt Grafikleri

Gantt çizelgeleri, uzaktan çalışma ekiplerine görünürlük kazandırmak için harika bir araçtır. Belirli bir projede tamamlanması gereken tüm görevleri listeleyebilir ve yapılması gereken sırayı ve zaman çerçevesini belirleyebilirsiniz. Bu, bağımlılıkları tanımladığı ve herkesin bir bakışta kimin neden sorumlu olduğunu görmesine olanak tanıdığı için harika bir araçtır.

Gantt Şemaları ile sıralı görevler (yalnızca bir diğeri tamamlandığında başlatılabilenler) ile paralel görevler (aynı anda üzerinde çalışılabilenler) arasındaki farkı belirleyebilirsiniz.

Uzak ekipler daha sonra işleri daha iyi bölebilir ve kendi aralarında kolaylıkla koordine edebilir.

Daha iyi zaman yönetimi sağlamak için ipuçları

Zaman havuzlarını tanımlayın

Zaman alıcıları üretkenlik soğurucularıdır, gerçek bir fayda elde etmeden üzerinde çok fazla zaman harcadığınız şeylerdir. Gerçek işlerinizi halletmenizi engelleyen çok sayıda e-postayı yanıtlamak, çok sayıda toplantıya katılmak veya sadece sosyal medyayı çok sık kontrol etmek. Gününüzdeki en büyük zaman alıcılarını belirlemek, onlara göre plan yapmanızı sağlar.

Zaman denetimi yapmak

Zaman denetimi, belirli bir dönemde tam olarak neye zaman harcadığınızı belirleme ve kaydetme sürecidir. Uzak ekiplerdeki verimsizlikleri tespit etmenin ve düzeltici önlemler almanın harika bir yolu. Zaman denetimi üç temel soruyu yanıtlar:

Zamanını nasıl geçirmek istersin?

Aslında zamanınızı nasıl geçiriyorsunuz?

Hangi ayarlamaları yapabilirsiniz?

Benzer görevleri birlikte gruplayın

Benzer görevleri birlikte gruplama veya 'zaman gruplama' süreci, gününüzü ayırmanın harika bir yoludur. Örneğin, arama yapmak veya e-postaları yanıtlamak için gün içinde zaman ayırmak, sürekli dikkat dağınıklığını önleyebilir ve büyük bir üretkenlik hilesi olabilir.

Yerleşik arabellekler

Zaman yönetimi kesin bir bilim değildir. Bir çizelge oluşturmak, görevlerin genel çizelgeniz üzerinde basamaklı bir etki yaratmadan diğerlerine yayıldığı durumlarda bir dereceye kadar farklılığı hesaba katmalıdır.

Hangi zaman yönetimi teknikleri sizin için çalışıyor?

Evden çalışırken zamanınızı yönetmenin etkili bir yolunu bulmak, üretkenliğinizi ve genel ruh halinizi anında artırabilir. Gününüzü organize etmek için daha iyi zaman yönetimi araçları bulduysanız, aşağıdaki yorumlarda bize bildirin. Uzaktan çalışırken üretkenliğinizi koruma konusunda daha fazla ipucu için bu makaleye göz atın.