Üretken Bir Ofis için En İyi 20 Organizasyon İpuçları

Nerede çalıştığınız, nasıl çalıştığınızı etkiler. Karmaşık, kaotik veya dikkat dağıtıcı bir durumda çalışmak, işinizi ve muhtemelen olumsuz yönde etkileyecektir.

Normal bilgi uzmanına benziyorsanız, enerjinizin büyük bir kısmını bilgisayar ekranının önünde oturarak harcarsınız. İşinizin bir PC etrafında dönmesine rağmen, ofisiniz, sonuçta, ihtiyatlı olacağı kadar kazançlı olmanıza yardımcı olmalıdır.

Verimli bir ofisin muazzam avantajları vardır. Her durumda, daha yüksek miktarlarda verimlilik sağlayan bir kontrol ve beceri hissi verir. İkincisi, sıralanmış olduğu basit gerçek, sapmalara karşı korur. Sıralanmış ofisiniz yaklaşan işi özümseyebilir ve sizi ilerleme için konumlandırabilir.

1. Bir temizlikle başlayın

The Purge olmadan karlı bir çalışma alanı oluşturamazsınız.

Ofisinizin durumuna bağlı olarak, temizlik birkaç saatten tüm güne kadar her yerde olabilir. Temizliğin son amacı, dağınıklıktan tamamen arınmış bir ofise sahip olmaktır.

2. Bir yakalama alanı yaratın.

Her ofisin yaklaşan çöpleri keşfetmek için bir yere ihtiyacı vardır. Bir ofise akan üç temel çöp türü vardır:

1) zorunlu arşivler,

2) bulundurmanız gereken şeyler (mont, şemsiye, seyahat kupası),

3) atık.

Ofisinizin en net bölgesinde bir yakalama alanı kurulmalıdır. Giriş yolunuz varsa, giriş yolunun bir tarafında yakalama alanınızı yapın. Bir çalışma alanındaysanız, geçide yakın bir yerde bir boşluk bırakın.

Bir yakalama alanı şunları içermelidir:

1) arşivler için bir kredi kartı veya levha;

2) hayati şeyleri koymak için bir raf, tuzaklar veya bir kutu; ve

3) çöp kutusu.

Yakalama alanınız, ofisinizi çok az çaba sarf ederek temiz tutmanızı teşvik eder.

3. Çalışma alanınızı dağınıklıktan uzak tutun

Bir ofisteki en hayati fiziksel alan çalışma alanıdır.

Pek çok insan, dağınıklığın olmadığı bir çalışma alanında çalışırken en karlı olduklarını buluyor. Diğer bireyler, çoğunlukla yaratıcı türler, yerinden edilmiş bir ortamda gelişirler.

Yenilikçiye yakınlık, karışıklığa karşı gizemli bir sevginiz varsa, o noktada size yakışanı yapın. Çalışma tarzlarımız, çalışma ortamımıza yansır; mükemmel bir çalışma alanı, faydalı bir çalışma süreci sağlar.

4. Çalışma alanınızın çevresine iki adet rapor levhası yerleştirin

İki plakalı bir çerçeve, yaklaşan kağıtla başa çıkmak için en az karmaşık ve en iyisidir.

Çerçeve şu şekilde çalışır:

1) yeni plaka, yeni raporlar;

2) eski plaka, açtığınız veya incelediğiniz ve yönetmeniz gereken raporlar.

Tüm yeni, yeni veya açılmamış kayıtlar yeni plakaya girer. Bu plaka, ofisinize dolambaçlı gelen kişilere çalışma alanınıza bir şeyler fırlatmak için yardımcı olmak içindir. Plakayı işaret edin. Yeni plaka, her şeye rağmen yönetmeniz gereken şeyler içindir. Açılmamış zarflar, ajandalar, kayıtlar - hazır olduğunuzda her şey sizin için sıkıca oturuyor, mükemmel bir şekilde istifleniyor.

Eski plaka, açtığınız ama aynı zamanda yönetmeniz gereken şeyler içindir – filtreleme, belgeleme, iletme vb. O gün için bir plana benziyor, ancak her halükarda ofisinizin her yerinde dağılmıyor.

Bu son derece temel bir metodolojidir, ancak bir çalışma alanından kağıt karmaşasını çıkarmak için kafa yorar ve sizi giderek daha karlı hale getirmek için özgürleştirir.

5. İki bölge yapın

Tüm işler eşdeğer yapılmaz. Ofis derneğine bu iki bölgeli bakış açısıyla yaklaşmalısınız.

Bölge 1: Bilgisayar çalışması. Bu sizin geleneksel çalışma alanınızdır. Enerjinizin büyük çoğunluğunu buraya yatırırsınız, bir şeyleri dışarı atar ve bir şeyleri tamamlarsınız.

Bölge 2: Bilgisayar dışı çalışma. Burası PC dışı şeyler yapmak için gittiğiniz yer. Benzer bir çalışma alanı olabilir, ancak esasen eleklerden, iplerden ve şarj cihazlarından arındırılmış başka bir bölge. Kayıtları gözden geçirdiğinizde, iPad'inizi kullandığınızda, kağıtları imzaladığınızda, raporları kontrol ettiğinizde veya zarfları damgaladığınızda gideceğiniz yer burasıdır.

Bir ofisle başa çıkmanın iki bölgeli yolu, hem işinizi düzenlemenizi hem de günde bir kez yönettiğiniz işleri tamamlama yolunuzu teşvik eder.

5. Fiziksel eşyaları çekmecelere veya ayırma plakasına yerleştirin.

Çoğu işyeri birkaç hüküm gerektirir. Gerçekten de, aidiyetini 15 şeye indirgeyen olağanüstü ılımlı Andrew Hyde'ın bile iPhone'unu, şarj cihazlarını, kulaklıklarını, kamerasını, gölgeliklerini ve cüzdanını koyacak bir yere ihtiyacı var.

İster 15 ister 500 şeyiniz olsun, her şeyi söyleyebileceğiniz bir yere ihtiyacınız var – kimsenin görme yeteneğinin dışında olan bir yer.

Bir çalışma alanı dolabı mantıklı bir yerdir. Büyüleyici zımbalayıcınızı, zarif bant kutunuzu ve sevimli kağıt kesme tutucunuzu çalışma alanınızda tutmak için dürtüden stratejik bir mesafe bırakın. Genellikle bu hükümler, dolap gibi düzenli ve açık bir yere konulmalıdır.

6. Daha büyük bir çöp kutusu alın

Daha büyük bir çöp tenekesi kulağa biraz anlamsız geliyor, ancak bu gerçekten önemli bir hack. İşte nedeni. Bir ofise gelen kağıdın çoğu, kaydedilmek yerine elden çıkarılabilir veya dijitalleştirilebilir. Evrakları belgelemek, en çok zaman alan ve bu doğrultuda en çok ertelenen işlerden biridir.

Geniş bir çöp tenekesi giderek belirgin olduğundan, genel olarak daha sık göz önünde bulunduracaksınız. Gereksiz kağıt çalışma alanınıza girdiğinde, onu "Bununla Ne Yapılacağına dair Bilgi Yok" şeklindeki buruşuk bir kağıt kulesine istiflemek yerine çöp kutusuna atmanız gerekir.

Daha büyük bir çöp tenekesi ayrıca çöp tenekesinin taşmasını da önler. En korkunç ofis dağınıklığı türlerinden biri, üç gün önce yeteneğini kazanmış bir çöp tenekesidir. Daha büyük bir kutu alın ve giderek daha fazla israf etme kapasitesine sahip olacaksınız. Yeniden kullanmak için bir noktaya gelin!

7. Alanınızı düzene sokun.

Başka bir şey yapmadan önce, çalışma alanınızı oluşturmak ve dağınıklığı gidermek için her günün başlangıcına doğru birkaç dakika ayırın.

Dağınıklıktan uzak bir duruma sahip olmak, sizi daha açık düşünmeye ve daha iyi sonuçlar elde etmeye teşvik eder. Alanınızı toplayıp düzenleyerek, karlılığınızı inanılmaz derecede artıracak ve bir şeyleri taramak için harcadığınız zamanı sınırlayacaksınız.

8. Gölgeleme sineklerini veya canlı bitkileri dahil edin.

Gölgeleme, gün boyunca ruh halinizi ve verimliliğinizi büyük ölçüde etkileyebilir. Mavi, pürüzsüzlük hissi uyandırır ve sizi merkeze alır, kırmızı ise kesinlik ve titizlik gerektiren işler için olağanüstüdür.

Bitkiler de aynı şekilde bireylerin odaklanmasını sağlayabilir: Washington Eyalet Üniversitesi'nden yapılan bir araştırma, sade bir çalışma alanında bitkilere sunulan uzmanların daha az odaklandıklarını, giderek daha kazançlı olduklarını ve giderek daha dikkatli hissettiklerini buldu.

9. Çalışma alanınızı süsleyin.

Gölgeleme ve bitki örtüsüne rağmen, çalışma alanınızdaki birkaç kişisel süs, kendinizi giderek daha iyi ve gevşek hissetmenize neden olabilir ve bu da sonunda verimliliğinizi destekleyebilir.

örneğin, takdirler ve bağışlar ve sizi verimli, kabul edilmiş ve yönlendirilmiş hissettiren diğer canlandırıcı şeyler.

————————-

10. En çok korktuğunuz görevi zor yoldan kaldırın.

Herkesin günlük gündeminde, sırf bunu gerçekten yapma ihtimalinin çok korkunç göründüğü gerekçesiyle geri itilmeye devam eden en az bir görevi vardır.

Bu görev, gerçekten ilk önce bitirmeye çalışmanız gereken şeydir. Bir görevi tamamlamak için son ana kadar beklemek yerine, ilk fırsatta onu tabağınızdan çıkarın.

Farklı girişimleriniz korelasyon açısından daha az bunaltıcı görünecek ve gün boyunca o tek görev için endişelenmeyi bırakacaksınız, bu da sizi genel olarak giderek daha faydalı hale getirecek.

11. Farklı teşebbüslerinizi organize edin ve aracılık edin.

Merkeziniz önce en hayati girişimlere gitmelidir, bu nedenle yaptığınız her şeyi ve her şeyin gerçekten ne kadar önemli veya önemsiz olduğunu düşünün.

Mümkünse, düşük ihtiyaç duyulan şeyleri bir kenara koyun ve bunları belirlemek veya yeniden sahiplenmek için bir düzenleme düşünün, böylece pozisyonunuzun ve kuruluşunuzun değerini artıran şeylere daha fazla enerji harcayabilirsiniz,

12. E-posta bildirimlerinizi sonlandırın.

Gelen kutunuza gelen her e-postayı incelemek yerine, uyarılarınızı sonlandırmaya ve mesajları yalnızca belirli aralıklarla kontrol etmeye çalışın.

Niye ya? Telefonunuzda veya çalışma alanınızda ortaya çıkan tutarlı e-posta uyarıları, asıl ilginizi gerçekten kırabilir.

Bir erkeğin bir e-posta bildirimi tarafından engellenmesinden kurtulması 64 saniye sürer. E-postanıza daha az göz atarak, benzer bir ileti ölçüsünü yüzde 20 daha kısa sürede gönderebilir ve alabilirsiniz,

13. Kısa molalar verin.

İster meydanda bir gezinti, ister yakındaki bir kahvehaneye koşuşturma , ister bir dergiye göz atma veya bir arkadaşınızla sohbet olsun, işinizle ilgisi olmayan kısa molalar, uygulamanız üzerinde çok büyük bir etkiye sahip olabilir.

Bir moladan ne kadar vazgeçerseniz, veriminiz o kadar azalır.

14. Hareket edin.

Egzersiz sadece vücudunuz için faydalı olmakla kalmaz, aynı zamanda iş yürütmenizi de olumlu yönde etkilemeye yardımcı olabilir. McIntire, fiziksel egzersizin duygusal esenliği ve merkezi etkilediğinin ortaya çıktığını söyledi.

Daha iyi hissetmek ve giderek daha karlı hissetmek için inanılmaz bir yöntem mi? Günün ilk bölümünde koşmaya devam edin veya güne bir egzersizle başlayın. Molalarınızda gizlice bir şeyler yapmaya çalışmaktan da zarar gelmez.

15. Müziği açın.

Kulaklık takmak sürekli olarak geri çekildiğiniz anlamına gelmez.

Çalışırken, en sevdiğiniz ezgileri dinlemek, bölgeye girmenizi ve yapılacaklar listenizi hızlı bir şekilde bitirmenizi sağlayabilir. Aynı şekilde, işbirlikçilerinize rahatsız edilmemeyi tercih ettiğiniz göze batmayan bir bayrak gönderir.

16. Ekipmanınızı Yenileyin

Hangi ofis makineleri sizi destekliyor veya ofis planınızı karıştırıyor? PC'niz bir bellek veya sabit sürücü tasarımı gerektiriyor mu?

Eski yazıcınızı, faks makinenizi ve tarayıcınızı atmak ve kaynakları çok işlevli bir yazıcıya koymak için harika bir fırsat olabilir.

Veya diğer yandan, kaba tuşlu telefonu bir hoparlörlü telefona güncelleme zamanı. Ofis makinelerinizin kullanışlılığını artırın ve biraz daha çalışma alanını erişilebilir hale getirin.

17. Alanları değiştirin.

Patronunuz izin verirse, haftanın ortasında alternatif bir durumda çalışmak için biraz zaman ayırın.

Kütüphane veya yakındaki bir durak için (iklim izin veriyor) bir kestirme yapın veya sakin ve karakteristik ışıkla dolu bir yer keşfedin. Khaitan, bunun yeni düşünceleri teşvik etmeye veya eski bir konuya yeni bir ışık tutmaya yardımcı olabileceğini söyledi.

18. Günlük hedeflerinizi kaydedin.

Yapmanız gereken her şeyi izlemek her durumda kolay değildir, bu nedenle her sabah güne ilişkin hedeflerinizi kaydederek başlayın.

Merkeziniz bozulduğunda veya sonunda oyalanmaya başladığınızda, sizi yolda tutmak için bu yıkımı kullanabilirsiniz.

Özetinizi bir Post-it'e ya da çalışma alanınızdan kesinlikle bariz olan bir şeye yazın, o noktada nelerden vazgeçmeniz gerektiğine dair bir bildirime ihtiyacınız olduğunda ona geri dönün.

19. Belgeleme çerçevenizi yeniden gözden geçirin

Tamamen ileri çağa geçtikçe, kağıt belgeleri saklama ihtiyacı azaldı.

Mağazanız dikkatlice ne yapabilir? Belgeleri kopyaladığınızı söylemek doğru mu? Daha önce kullandığınız kayıtların ve düzenleyicilerin bir kısmından vazgeçme kapasiteniz olabilir. Bilgisayarınızdaki belgeleri kaldırıyorsanız, alışılmış yedeklemeler yaptığınızdan emin olun.

Sorunsuz bir kayıt çerçevesi oluşturmak için bazı stoklama düşünceleri:

• Bir toplama zarfı hazırlayın - Tüm "konuşacak şeyleri", verilmesi gereken şeylerin, verilmesi gereken raporların vb. yanına koyun. Toplantılar için hazırlıklı olmanızı sağlayacak ve bir araya gelse bile endişelenmenize gerek kalmayacak.

• Bir WOR zarfı yapın - Bu nedenle, karışık kağıtlarımızın çoğu, başka bir kişi tepki verene veya harekete geçene kadar beklemede olan şeylerdir. Onları bir WOR (Yanıt Bekliyor) zarfı içinde toplayın. Yetişmeniz gerekebilecek olağanüstü etkinlikler için birkaç günde bir kontrol edin.

• Kapasite kutuları – Belgelenmiş kayıtları tutmak ve bunları mevcut kayıt alanınızdan çıkarmak için ucuz kapasite kutuları kullanın.

• Dergi kutuları – Gerçekten saklamanız gereken dergileri ve listeleri saklamak için dergi kutuları veya kapakları kullanın. Referans veya araştırma için gerçekten ihtiyaç duyduğunuzdan emin olmanız, genellikle bunları yeniden kullanmanız veya başkasına vermeniz ideal olacaktır.

• Zarfın incelenmesi – Basılı makaleler ve incelemeniz gereken arşivler için kritik olmayan bir kayıt belirleyin.

• Chronicle belgeleri - Bir taahhüt bittiğinde, malzemelerin çoğunu bir araya getirin ve kaydedin. İlerleyen görevler için “çalışma zarflarınızı” saklayın.

• Her hafta kayıt yapın – Belgelemenize birikme şansı vermeyin. Kağıtlarınızı bir "Dosyaya" düzenleyicisine koyun ve her şeyi haftada bir belgeleyin.

Son

Ofis ilişkilendirme stratejinizle kendi karlılık çerçevenizi pekiştirdiğinizden emin olun. Bazı verimlilik stratejileri, ofisinizi düzene sokmak için belirli bir yol önerir.

Tercih ettiğiniz hiyerarşik strateji veya karlılık çerçevesi ne olursa olsun, sıralı ofisinizi kurmak için beklemeyin. Ne kadar çok duraklarsanız, o kadar fazla zaman kaybedersiniz. İşte size Nasıl Daha Üretken Olabileceğinize İlişkin Organize İpuçları hakkında daha fazla fikir veren Yaratıcı bilgi grafiği.

Ek Kaynaklar