5 Kolay Adımda Sanal Ofis Nasıl Kurulur

İşletmeler, günlük operasyonlarını yürütmelerine yardımcı olan uygulamalar ve araçlar için giderek daha fazla Bulut'a yöneliyor. Şirketler maliyetleri düşürmek için acele ederken ve çalışanlar geleneksel işe gidip gelmeyi terk ederken, trend, telekomünikasyonu giderek daha pratik ve arzu edilir hale getirdi. Gallup kısa süre önce, işgücünün yaklaşık yüzde 37'sinin artık uzaktan çalıştığını keşfetti ve bu, insanların çalışma biçiminde büyük bir değişiklik olduğunu gösteriyor.

Bulut tabanlı çözümler ve mobil cihazlar, uzaktan çalışmanın üretkenliğini artırarak çalışanları masalarından ve şirket ofislerinden bağımsız hale getiriyor. Teknoloji aynı zamanda iş süreçlerini hızlı ve verimli hale getirmek için değerli araçlar sağlayarak yeni başlayanları, serbest çalışanları ve serbest çalışan çalışanları da güçlendirdi. Yine de, uzaktan çalışanlar, geleneksel iş yerinin birçok öğesini taklit eden bir ofis ortamına ihtiyaç duyar. Aşağıdaki beş ipucu, kariyerinizi destekleyecek bir sanal ofisin nasıl kurulacağını size gösterecektir.

1. Temel Ekipmanı Güvende Tutun

Uzaktan çalışanlar, başarılarını desteklemek için temel donanıma ihtiyaç duyar. Her uzaktan çalışanın, İnternet bağlantısı bulabildikleri herhangi bir yerden çalışabilmeleri için bir dizüstü bilgisayara ihtiyacı vardır. Çalışanlar, yazılımlarına ve dosyalarına sürekli erişime sahip olmalarını sağlayarak bilgisayarlarını müşteri ve işveren sitelerine kolayca taşıyabilir. İşinizin her bölümünü kolayca yürütebildiğinizden emin olmak için bol miktarda belleğe ve depolama alanına, hızlı bir işlemciye ve yerleşik bir kameraya sahip bir dizüstü bilgisayar satın alın.

Uzaktan çalışanlar, çalışmaları için yazılıma bağımlıdır. Zaman geçtikçe, geliştiriciler hataları düzeltir, güvenliği artırır ve ürünlerine özellikler ekleyerek, üretkenliklerini en üst düzeye çıkarmak isteyenler için en son sürümleri bir zorunluluk haline getirir.

Mobil cihazlar ayrıca uzaktan çalışanlar için temel ekipman olarak sıralanır. Akıllı telefonlar ve tabletler, dizüstü bilgisayarın pratik olmadığı ortamlarda insanları birbirine bağlı tutar. Çalışanlar, verilerine her zaman erişebildiklerinden emin olmak için cihazlarını bilgisayarlarıyla senkronize edebilir. Bulut tabanlı yazılım sayesinde çalışanlar, veri bozulmasına veya sürüm çakışmasına neden olma korkusu olmadan bir cihazdan diğerine sorunsuz bir şekilde geçebilir.

Uzaktan çalışan olarak, işinizin gereksinimlerine bağlı olarak başka ekipmanlara ihtiyacınız olabilir. Evden çalışma lüksüne sahipseniz, kurduğunuz sanal ofisi tamamlamak için yeterli çalışma alanını kolayca ayarlayabilirsiniz. Bazı ev tabanlı çalışanlar, sanal ofislerinin etkinliğini artırmak için harici monitörler, tam boyutlu klavyeler, fare ve çok işlevli bir yazıcı kullanır.

2. Bağlı Kalın

Artık birçok iş uygulaması bulutta çalıştığından, uzak çalışanların güvenilir bir İnternet bağlantısına her zamankinden daha fazla ihtiyacı var. Ev ofisindeki hızlı bağlantı, dosyaları işlerken ve kayıtları güncellerken sesli ve görüntülü aramalar, çevrimiçi toplantılar ve konferanslar için yeterli bant genişliğinin sağlanmasına yardımcı olur.

Mobil çalışanlar, seyahat ederken kullanmak ve ev bağlantısı kesildiğinde yedeklemek için her zaman ellerinde bir mobil etkin nokta cihazına sahip olmalıdır. Akıllı telefonunuzdaki etkin nokta işlevini kullanmayı seçebilir veya Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTE Mobil Bağlantı Noktası, FreedomPop's Overdrive Pro veya Verizon Wireless Jetpack MiFi gibi özel bir etkin nokta cihazı edinebilirsiniz.

3. Doğru İletişim ve İşbirliği Araçlarını Seçin

Uzak çalışanların iş akışlarını optimize edebilecek işbirliği ve iletişim araçlarına erişimi olmalıdır. En son proje yönetimi trendleri arasında sanallaştırma, dijitalleştirme ve uzak bağlantılar yer alır, bu nedenle işinizin taleplerine ayak uydurmanıza yardımcı olacak araçlara sahip olduğunuzdan emin olun. Temel iletişim araçları arasında Outlook veya Gmail gibi bir e-posta sağlayıcısı, Anında mesajlaşma, VoIP sağlayıcınızla çalışan yazılım telefonları veya IP telefon terminalleri ve WebEx veya GoTo Meeting gibi Web konferansı bulunur.

Ekiplerle etkili bir şekilde çalışmanıza yardımcı olabilecek işbirliği araçları arasında ekipler için mesajlaşma uygulaması Slack, işletmeler için önde gelen sosyal ağ aracı Yammer ve önde gelen proje izleme aracı Asana yer alır. WorkflowMax, zaman takibi, fiyat teklifi, faturalandırma ve raporlamaya yardımcı olan hepsi bir arada bir iş yönetimi aracı sağlar. Elinizin altında doğru araçlara sahip olduğunuzda, daha hızlı ve daha akıllıca çalışabileceğinizi keşfedeceksiniz.

Creately gibi bir görsel iletişim aracı kullanarak daha da etkili olabilirsiniz. Mevcut iş akışınıza Creately eklemek istiyorsanız Google Drive ve Slack entegrasyonlarımıza göz atın.

4. Veri Deponuzu Buluta Taşıyın

Geçmişte, tele-çalışanlar farklı bilgisayarlarda, cihazlarda ve taşınabilir USB sürücülerinde depolanan dosyalarını takip etmekte zorlanıyorlardı. Artık bulut tabanlı dosya depolama, çalışanların verilerine herhangi bir bilgisayar veya cihazdan erişmesini sağlar.

Doğru şekilde kullanılan çevrimiçi depolama, verilerin güvenliğini sağlamaya ve bilgisayar ve sabit sürücü arızalarından kaynaklanan veri kaybını korumaya yardımcı olur. OneDrive, Dropbox, Google Drive ve Box gibi hizmetler, dosyaların kolayca kaydedilmesini, paylaşılmasını ve düzenlenmesini mümkün kılan web tabanlı ve mobil uygulamalar sağlar.

Ancak, bulut hizmetlerinin sağladığı sayısız avantaja rağmen, çalışanların değerli ve hassas iş verilerinin güvenliğinden ödün vermemek için belirli bulut depolama risklerine aşina olmaları gerekir.

5. Düzenli ve Müsait Olun

Kaçırılan teslim tarihleri, unutulan görevler ve atlanan randevular, tele-çalışan olarak kariyerinizi rayından çıkarabilir. İşleri hallederken zamanınızı iyi yönetmelisiniz. En önemlisi, müşterileriniz ve meslektaşlarınız için erişilebilir kalmalısınız. Tüm sorumluluklarınızı yerine getirebilmek için görevlerinizi, notlarınızı ve randevularınızı düzenlemek için uygulamaları ve araçları kullanmayı deneyin.

MyLife Organized, Organizer Pro ve MyOrganizer ultimate gibi yazılım ürünleri size yapılacaklar listesi oluşturmak, planlamak, hedefler belirlemek ve kişileri depolamak için merkezi bir yer sağlar. Benzer şekilde çalışan uygulamalar arasında Google Takvim, Evernote, Trello ve Toodledo yer alır. Seçiminiz ne olursa olsun, önemli bir görevi veya fırsatı bir daha asla kaçırmadığınızdan emin olmak için bilgilerinizi tüm cihazlarınızda kullanmak üzere senkronize edebilirsiniz.

Sanal Ofis Nasıl Kurulur Konusunda Fikirlerinizi Paylaşın

Sanal ofisleri olan uzaktan çalışanlar, istihdam ortamını değiştirdi. Yeni çalışma şekli, işyerinde yüz yüze iletişim ve sosyal ilişkilerden yoksun olsa da, telecommuters telafi etmek için teknolojiden yararlanabilir. Uygun donanıma, yazılıma, çevrimiçi araçlara ve uygulamalara sahip olduğunuzda, hayal ettiğinizden daha üretken ve başarılı olabilirsiniz.

Yazarın Biyografisi: Lisa Michaels, Portland'dan serbest yazar, editör ve gayretli bir içerik pazarlama danışmanıdır. Serbest meslek sahibi olarak iş dünyasındaki güncel trendleri yakından takip etmek için elinden gelenin en iyisini yapmaktadır. Boş zamanını yeni tarifler deneyerek veya İskandinav polisiye romanları okuyarak geçiriyor. Onunla Twitter ve LinkedIn üzerinden bağlantı kurmaktan çekinmeyin.