Vermek Almak ile Dönüştürücü Bir Gönüllü Etkinliğini Nasıl Gerçekleştirdik

Gönüllü bir etkinlik, yılın en büyük buluşmamızı organize etme şeklimizi değiştirdi. Ve bunu başarabileceğimizden emin değildik.

Şirketler için KSS etkinlikleri düzenleyen Give To Get'teki arkadaşlarımızın yardımıyla sadece bunu başarmakla kalmadık, aynı zamanda yol boyunca pek çok ipucu ve püf noktası da öğrendik.

Dolayısıyla, kurumsal bağış programlarını yürütme, güvene dayalı uygulamaları hayata geçirme ve ERG'leri başlatma konusunda öğrendiğimiz dersler üzerinde düşündüğümüz gibi, dönüştürücü bir program yürütmek için bugün kullanabileceğiniz tavsiyeleri düşünmek ve paylaşmak için de biraz zaman ayırmamız gerektiğini düşündük. gönüllü programlar.

Dönüşümsel bir gönüllü etkinliğine genel bakış

Satış Başlangıcı (SKO), yılın gidişatını belirlemek için şirket genelindeki insanları bir araya getirdiğimiz bir Sunulabilir gelenektir. 2024 yılında SKO'yu Bellevue'deki ofisimizde düzenledik. Sunum, rapor ve seminerlerin yanı sıra gönüllü bir etkinlik de ekledik. Give To Get'in yardımıyla bu gönüllü etkinliği SKO 2024'ün merkezi haline geldi ve bizim için yeni bir gelenek haline gelebilir.

Submittable'da yönetici asistanı olan Katie Fisher, gönüllü etkinliği düzenlemek için Give To Get'ten Linnea Malmstrom ile çalıştı. Etkinlikte gönüllüler, Wellspring Aile Hizmetleri için gönüllü yapımı oyuncak ayılar ve gönüllülerin el yazısıyla yazılmış notlarından oluşan çocuk konfor kitleri hazırladı.

Gönüllü etkinliği hem çalışanlar hem de liderler arasında büyük ilgi gördü. Bu, katılımcılar için büyük bir ruh hali artışıydı ve anekdot olarak Submittable'daki gönüllü etkinliklerine ilginin arttığı görüldü. Başka bir deyişle, deneyim, SKO açılış konuşmacımız Realized Worth'tan Chris Jarvis'in "dönüşümsel" olarak tanımlayabileceği bir şekilde çalışanların zihninde kaldı.

Fisher sorulduğunda şunu söylüyor: “Bunu TAMAMEN tekrar yapacağız. Bunun ileriye dönük tüm SKO'ların bir unsuru olacağını tahmin ediyorum." Ayrıca Submittable çalışanlarının davalarına nasıl yardımcı olmaya devam edebileceklerini görmek için Wellspring Family Services ile devam eden bir ilişkiyi de araştırıyoruz.

Harika bir gönüllü deneyimi, şirketimizin yılın en önemli etkinliğini planlama şeklimizi değiştirdi. Ancak bir aksaklık vardı: lojistik.

Etkinliğe genel bakış

• Ne zaman: 10 Ocak 2024
• Ne: Wellspring Aile Hizmetleri için evsiz ailelerin yeniden ayağa kalkmasına yardımcı olan çocuk konfor kitleri oluşturun.
• Nasıl: Gönüllülerin oyuncak ayıları doldurması, not yazması ve çocuk konfor kitlerini bir araya getirmesi için bir "montaj hattı".
• Sonuç: 85 gönüllü, destek kartları ve gönüllülerin kendilerini doldurduğu oyuncak ayılar dahil 150 çocuk konfor seti oluşturdu.
• Etki: Submittable ve Wellspring Family Services arasında devam eden potansiyel bir ilişki.

Neredeyse olmadı (bu yıl)

SKO, bir araya getirilmesi gereken tonlarca iştir. Gönüllü bir etkinlik fikri, planlama sürecinin sonlarında, SKO ile ilgili birçok ayrıntının kesinleştiği sırada bir çalışandan ortaya çıktı. Give To Get, Fisher'ın organizasyonunu bu kadar kolaylaştırmasaydı, SKO'ya bir gönüllü etkinliği eklemek için 2025'e kadar bekleyebilirdik.

Fisher, "İdari yük nedeniyle hemen gemiye binemedik" diyor. SKO planlama ekibinin çok hızlı bir şekilde yanıtlaması gereken bir dizi sorunun ortaya çıktığını söylüyor:

• Hangi kar amacı gütmeyen kuruluş?
• Kâr amacı gütmeyen kuruluş Seattle bölgesinde nerede bulunuyor?
• İnsanları oraya nasıl çekeceğiz?
• Kâr amacı gütmeyen kuruluşun tüm çalışanlarımıza yönelik olanakları var mı?
• Çalışanlar gelecek mi?  

Fisher bu soruları kısa ve öz bir şekilde özetliyor: "Kar amacı gütmeyen bir kuruluşa gitmek zorunda kalsaydık bu olmazdı." Lojistiği bu kadar kısa sürede çözmek çok zordu.

Give To Get'ten Linnea Malmstrom'un ekibine girin. Fisher ve ekibinin birçok endişesini göz ardı ederek "Size geleceğiz" yaklaşımını benimsediler. Give To Get'in yardımıyla Fisher onay aldı ve gönüllü etkinliğini gündeme aldı.

Dönüştürücü bir gönüllülük etkinliği yürütme konusunda öğrendiklerimiz

Bu gönüllü etkinliğini yönetme sürecinde Fisher, çoğu KSS uygulayıcısının neler yaşadığı hakkında çok şey öğrendi; insanların gerçekten katılıp katılmayacağına dair endişelerden yöneticilerin katılımını sağlamaya kadar her şey. İşte öğrendiği birkaç ders.

Biraz yardım herkese yardım eder

Malmstrom'un ekibi, hem Submittable hem de Wellspring Family Services adına lojistik işlerin büyük kısmını üstlendi ve iki yoğun ekip arasında çok ihtiyaç duyulan bir köprü görevi gördü.

Bu bant genişliği, Fisher'ın iletişim stratejisine ve katılımı artırmaya odaklanmasına olanak tanıdı. Bu arada Wellspring Family Services'in pek bir şey yapmasına gerek yoktu. Ertesi gün, hiç çaba harcamadan bir sevkiyat çocuk konfor kitini aldılar.

Bu basitlik, devam eden kar amacı gütmeyen kurumsal ortaklık için iyi bir temel oluşturdu. Fisher, bunun potansiyel olarak Submittable ve Wellspring Family Services arasında devam eden bir ilişkinin başlangıcı olduğunu söylüyor.

Paket servis: Meşgulseniz, yardım için gönüllü bir etkinlik planlama hizmetine başvurmanızda sorun yoktur (kusursuz deneyimimizden sonra Give To Get'i öneririz). Aslında bu yardım, katılan herkes için başarılı bir etkinlik yaratmanın anahtarı olabilir.

Bunu gerçek bir olay haline getirin

Fisher, Çarşamba günü SKO'nun ortasında haftanın en önemli parçası olacak gönüllü etkinliğini planlamak için Give To Get ile birlikte çalıştı. Ayrıca bunu ekibin o gece için planladığı indirimli içki saatine ve akşam yemeğine de kattı. Etkinliğin kaçınılmaz olarak haftanın olayı olacak şekilde planlanması, olayın insanların akıllarında kalıcı olmasına yardımcı oldu.

Merkezi zamanlama, gönüllü etkinliğini tüm SKO haftasının dayanağı haline getirdi. Herkesin geldiği bir gönüllülük öncesi etkinlik aşaması ve herkesin SKO'ya yerleştiği ve ortak bir deneyim üzerinden bağ kurduğu bir gönüllülük sonrası etkinlik aşaması vardı.

Gönüllü etkinliğini insanların zaten beklediği ve sabırsızlıkla beklediği bir etkinlikle (ekipte mutlu saatler ve akşam yemeği) birleştirmek, Fisher'ın etkinlikle ilgili iletişiminde olumlu bir ton belirlemesine olanak tanıdı. Bunu şu şekilde tanımlıyor: "Yaptığımız şu harika şeye bir bakın!" "Lütfen katılabilir misiniz?" yerine bir tür mesaj.

Ayrıca, gönüllü etkinliğini haftanın olayı haline getirerek, iletişim aynı zamanda bir miktar güvence ve hafif FOMO (kaçırma korkusu) da içerebilir. Submittable'ın gelir sorumlusu Brady Meltzer, SKO haftasına ev sahipliği yapıyor. Gönüllü etkinliği öncesinde yaptığı sunumlarda hem “Yalnız olmayacaksınız, hepimiz gidiyoruz” hem de “Gitmezseniz gerçekten çok şey kaçıracaksınız! Eğlenceli olacak!"

Çıkarım: Etkinliğin insanların akıllarında kalmasını sağlamak için onu gerçek bir olaya , gerçekten sabırsızlıkla beklenecek bir şeye dönüştürün.

Yöneticilerin evet demesini kolaylaştırın

Gönüllü etkinliklere (ve aslında onların söylemesine ihtiyaç duyduğunuz her şeye) yöneticilerin katılımı, onların evet demesini mümkün olduğunca kolaylaştırma yeteneğinize bağlıdır. Bu gönüllü etkinlikte Fisher, Meltzer ve diğer yöneticilerin evet demesini kolaylaştırmak için Give To Get ile birlikte çalıştı.

Bütçe paketleri oluşturun

Mümkünse etkinliğin maliyetini mevcut girişimlere yansıtın. Bu, bütçeyle ilgili endişeleri ortadan kaldırır; bu, eğer zamanınız kısıtlıysa ve finans ekibinin rakamları hesaplamasını beklemek istemiyorsanız önemlidir.

Fisher, "İdari maliyetleri mevcut SKO bütçemle karşıladım" ve "bağışlanan malzemelerin gerçek maliyetini Submittable'ın yıllık bağış bütçesiyle karşıladık" diyor. Yıllık bağış bütçesi, Gönderilebilir Bağışlar programımız aracılığıyla önceden tahsis edilir.

Lojistik endişeleri önceden giderin

Yukarıda ele aldığımız gibi Give To Get, FIsher'ın zorlu lojistik sorularının tüm yanıtlarını içeriyordu. Meltzer'in de Fisher'la aynı soruları vardı ve net bir plan sağlamaya yardımcı olacak bir ortağa sahip olmak, Meltzer'in endişelerini gidermeye yardımcı oldu.

Onlara sahip olacakları olumlu bir şey verin

Meltzer sonunda gönüllü etkinliğin ana destekçisi haline geldi ve günlük hatırlatmalardan etkinliği başlatmak için bir sandalyenin üzerinde durmaya kadar her şeyi yaptı. Bu kısmen gönüllü etkinliği ile SKO 2024 teması arasındaki uyumdan ortaya çıktı: "Fark Olun." Gönüllülüğün, SKO haftasına ilişkin genel mesajının anlaşılmasına yardımcı olacak açık bir yol olduğu onun için açıktı.

Bu uyum, gönüllülerin heyecan duyduğu gerçekten olumlu bir etkinliğe sahiplik duygusu yaratılmasına yardımcı oldu. Ve bu sahiplenme duygusu diğer yöneticilere de bulaşabilir. Montaj hattından geçen ilk grup, gecenin gidişatını belirleyen yönetici personeldi.

Çıkarım: Yöneticilerin vurgulaması gereken ayrıntılar ne kadar az olursa, fikre inanma ve sonuçta etkinliğin başarılı olmasına yardımcı olma olasılıkları o kadar artar.

Katılmayı son derece basit hale getirin

Katılımcılar kurumsal gönüllülük etkinliklerinin ayrıntılarını fazla düşünmemelidir. Malmstrom liderliğindeki Give To Get ekibinin katılımcı yükünü azaltmak ve gönüllülerin oyuncak ayı doldurmaya ve not yazmaya odaklanmasına yardımcı olmak için bizimle nasıl çalıştığını burada bulabilirsiniz.

Toplu taşıma

Gönüllü etkinliği, günlük görüşmelerin bitiminden kısa bir süre sonra birkaç blok ötedeki bir restoranda düzenlendi. Potansiyel bir otobüs yolculuğunun veya insanların daha sonra kendi başlarına gitmek zorunda kalacağı bir etkinliğin aksine, ofisten ve otellerden hızlı bir yürüyüş mesafesindeydi. Give To Get Restoranın içindeki her şeyi ayarlamak için mekanla koordineli çalışın. Gönüllülerin yapması gereken tek şey yürümekti.

Adımları temizle

Give To Get, insanların takip edebileceği net aşamaları olan bir montaj hattı oluşturdu. Herkes sadece etkinliğin nasıl düzenlendiğine bakarak kendilerinden ne beklendiğini önceden biliyordu. Bu, gönüllülük eylemini hızlı ve kolay hale getirdi. Hiçbir noktada bundan sonra ne yapılacağına, nereye gidileceğine veya neden yapılacağına dair bir soru yoktu.

İstemler

Çocuk konfor kitlerinin bir kısmı gönüllülerin el yazısıyla yazdığı notlardan oluşuyordu. Bir gönüllü notlarına ne yazacağı konusunda takılıp kalırsa, Give To Get ona yardımcı olacak yönlendirmeler ve öneriler sunuyordu. Malmstrom'un ekibi de beyin fırtınası yapmak için hazır bulunuyordu.

Aciliyet

Give To Get, çocuk konfor kitleri için ertesi gün teslimatı organize etti. Bu hızlı geri dönüş, gönüllülerin çalışmalarının etkisiyle bağlantı kurmasına yardımcı oldu. Doldurdukları oyuncak ayılar bir süre rafta durmayacak, ertesi sabah çocukların kollarına girecekti.

Ayrıca Give To Get, etkinlikten iki gün sonra bir etki raporu sunarak gönüllülerin eylemlerinin gerçek bir etki yarattığını kanıtladı.

Ayrıntılar için merkezi dijital ev

Kayıt sürecini ve etkinliğin tüm ayrıntılarını barındırmak için kendi platformumuz olan Submittable'dan Gönüllü'yü kullandık. Gönüllü, gönüllülerin etkinlikleri bulmaları, bu etkinliklerle ilgili ayrıntıları bulmaları için merkezi bir konum sağlar ve çalışan kaynak grubundaki (ERG) çalışanlar gibi bazı çalışanlar, kendi etkinliklerini bile oluşturabilir.

Gönüllü hakkında daha fazla bilgiyi buradan edinebilirsiniz. Ayrıca, sizi ürün turuna çıkardığımız ve soru sorma şansı verdiğimiz aylık canlı demo serimiz de ilginizi çekebilir.

Çıkarım: Gönüllülerin işini kolaylaştırmak Give To Get gibi harika ortaklar ve Submittable'dan Gönüllü gibi harika teknolojiler gerektirir.

Başından sonuna kadar harika bir duygu

Yüksek profilli bir etkinliğe stresli bir katkı olabilecek bu olay, katılan herkese sıcak ve yumuşak bir his veren yeni bir geleneğe dönüştü. Give To Get'teki arkadaşlarımız sayesinde ilk başta "Bunun üstesinden nasıl gelebiliriz?" duygusu oluştu. hızla beklentiye dönüştü. Ve olay sonrası parıltı gerçekti. Bugün hâlâ hissediyoruz.

Give To Get hakkında daha fazla bilgiyi buradan edinebilirsiniz. Bu etkinliği bu kadar kısa sürede bir araya getirmemize yardımcı oldular.
Dönüştürücü gönüllülük etkinlikleri hakkında çok yazıyor ve düşünüyoruz ve kendinize ait bir etkinlik oluşturmanıza yardımcı olmayı amaçlıyoruz. Gerçekten unutulmaz bir deneyim yaratmaya odaklanabilmeniz için katılımcı yükünü ortadan kaldırmanıza yardımcı olmak üzere tasarlanmış CSR araçları hazırlıyoruz. Daha fazlasını öğrenmek için bugün bir demo planlayın.