Proje toplantısı türleri | #33 Proje yönetimine başlarken

Başlangıç ​​ve kapanış, yüzleşme ve müzakere, günlük ve kontrol… Katılımcılar, süre ve gündem açısından farklılık gösterirler. Bununla birlikte, tüm proje toplantılarının ortak bir noktası vardır: toplantılar sırasında, projeyle ilişkili kişiler sorunları veya sonuçları sunar ve görevlerin uygulanmasını birlikte tartışır.

Proje toplantısı türleri – içindekiler tablosu:

1. giriiş
2. Planlama
3. çözüm arıyorum
4. Karar verme
5. Sonuçları kontrol etme
6. Faaliyetlerin Özeti
7. Özet

giriiş

PMBOK, verimli proje yönetimi için çok önemli olan 16 toplantı türünü ayırt eder! Her birinin belirli bir amacı ve toplantının gerçekleşmesi için varlığı gerekli olan katılımcıların bir listesi vardır. Tüm türleri listelemeyeceğiz, bunun yerine bu temel türler üzerinde duracağız ve “Toplantılar neden yapılır?” Sorusuna cevap vereceğiz.

Toplantılar genellikle zaman kaybıyla ilişkilendirilir, ancak tasarım gereği bir projenin önemli bir parçasıdır ve temel bir iletişim aracıdır. Yine de bunun böyle olması için katılımcıların toplantının amacını ve ideal olarak gündemini bilmesi gerekir. Sorunsuz çalışmasından sorumlu bir kişiye de ihtiyacınız olacak. Bugün, hizmet ettikleri amaca göre ayrılmış toplantı türlerine bir göz atalım.

Planlama

Proje için görev planlaması, ekibin projenin amaçlarını ve hedeflerini tartıştığı başlangıç ​​toplantılarının ve yinelenen toplantıların amacıdır.

Başlangıç ​​toplantısı, bir projenin başlangıcında, aşamasında veya belirli bir yinelemede yapılır. Tüm ekip üyeleri ve kilit paydaşlar buna katılır ve temel bileşenleri şunlardır:

• Birbirimizi ve ekip üyelerini tanımak,
• Beklentileri belirlemek
• Planlama – ilk eylem planının oluşturulması.

İyi yürütülen bir başlangıç ​​toplantısından, tüm katılımcılar projeye başlamak için motivasyon ve net bir anlayış getirmelidir:

• Proje hedefi,
• Üzerlerine yüklenen beklentiler,
• Mevcut kaynaklar ve bunların nasıl kullanılacağı,
• Projedeki rol ve sorumlulukların dağılımı,
• Projenin süresi ve kapsamı,
• Başlamaları gereken görevler.

Sonraki başlangıç ​​toplantıları ve planlama toplantıları sırasında, proje planının uygulama koşullarına kademeli olarak uyarlanması gerçekleşir. Ekip, hedefleri ve bunlara ulaşmanın yollarını tanımlamak için daha ayrıntılı görevler planlar. Böylece çözüm bulma işine de girişir.

çözüm arıyorum

Proje uygulaması sırasında ortaya çıkan zorluklarla başa çıkmanın yollarını bulmak, popüler beyin fırtınası ve derinlemesine sorun toplantılarının amacıdır.

Beyin fırtınasının amacı, bir soruna veya zorluğa çok sayıda fikir ve olası çözümler üretmektir. Genellikle sadece proje ekibi üyelerini ve bazen de davet edilen paydaşları içerirler. Genellikle hızlı, çok ve yüksek sesle konuşmayı seven insanları tercih ettikleri için eleştirilmelerine rağmen, daha sonra daha sessiz bir ortamda tartışılabilecek sayısız fikir üretmek için harika bir araçtır.

Sorun çözme toplantıları, beyin fırtınası oturumlarının doğal bir devamıdır. Burada daha doğru, dengeli kararlar alınabilmesi için çözümler daha ayrıntılı olarak tartışılmaktadır.

Karar verme

Mevcut seçenekleri tartışmak ve belirli bir eylem üzerinde anlaşmaya varmak için karar verme toplantıları yapılır. Hedeflerin uygulanmasıyla ilgiliyse, yalnızca proje ekibi katılır. Öte yandan, kararlar önemli etkileri olan konularla ilgiliyse, kilit paydaşlar da bunlarla ilgilenir.

Kilit kararlar, yönlendirme komitesi olan “zirve” toplantısında alınır. PMBOK, bunu “kıdemli paydaşların proje ekibine yön ve destek sağladığı ve proje ekibinin yetkisi dışında kararlar aldığı bir toplantı” olarak tanımlıyor.

Sonuçları kontrol etme

Proje çalışmalarının sonuçları hakkında bilgi paylaşımı ve analizi için toplantılar periyodik olarak yapılır. Bunlara "Durum güncelleme toplantıları" veya kısaca "Durum toplantıları" denir. Ekibin işleyişindeki olumsuz değişiklikleri hızlı bir şekilde belirlemeyi ve ortaya çıkan risklere yanıt vermeyi mümkün kılar.

Faaliyetlerin Özeti

Faaliyetlerin döngüsel özetleri, retrospektif adı verilen toplantılar sırasında gerçekleşir. Projenin her önemli aşamasının sonunda, örneğin bir kilometre taşına ulaşıldığında yapılırlar. Amaçları, gerçekleştirilen görevler ve ekip üyelerinin birlikte çalışma şekli hakkında ekiple birlikte düşünmektir.

Retrospektifin yanı sıra PMBOK, "öğrenilen dersler" adı verilen geçmiş etkinliklerden ders çıkarmayı amaçlayan ilginç bir toplantı türünden bahseder. Tüm projeden veya seçilen aşamasından öğrenilen dersleri özetlemek ve paylaşmak için kullanılır. Bunun sonucu, yapılan hataların daha fazla fark edilmesi ve iyi uygulamaların tutarlı bir şekilde uygulanması yoluyla elde edilen proje ekibinin performansında bir gelişme olmalıdır. Takımda daha iyi çözülebilecek durumları tartışmak için "öğrenilen dersler" toplantıları düzenleyebilirsiniz. Bununla birlikte, genellikle ekibin tekrarlamak istediği başarılara ve çok iyi sonuçlar veren çözümlere adanmıştır.

Özet

Proje toplantılarının ana hedefleri şunlardır:

• iletişimi kolaylaştıran,
• problem çözme,
• karar verme ve
• proje çalışmasının ilerlemesini takip etmek.

Etkililiklerinin anahtarı şeffaflıktır. Her proje toplantısının net bir amacı, gündemi ve katılımcı listesi ve mümkünse, varlığı sorunsuz ve verimli bir şekilde yürütülmesine yardımcı olabilecek bir kolaylaştırıcı olmalıdır.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

1. proje nedir?
2. proje yönetimi nedir?
3. Projeler nasıl yönetilir?
4. Proje yönetimi yöntemleri
5. proje türleri
6. 4 proje örneği
7. projelerin önceliklendirilmesi
8. Proje faaliyet alanları
9. Proje yönetiminde başarının tanımı
10. Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?
11. En iyi proje yönetimi yazılımı nasıl seçilir?
12. Proje yönetimi yazılımına genel bakış
13. Proje yaşam döngüsü
14. Proje vizyonu ne için?
15. Proje hedefi. Nedir ve nasıl iyi tanımlanır?
16. Proje başlatma aşaması - nelere dikkat edilmeli?
17. Proje yönetiminde planlama alanı
18. Proje takvimi nedir ve ne içindir?
19. Bir projede kilometre taşları nasıl kullanılır?
20. proje yürütme
21. Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır?
22. Proje kapanışının önemi
23. Proje hatası. Projelerin başarısız olmasının 5 nedeni
24. Yönetimin 4P'si: proje, ürün, program ve portföy
25. Proje Yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları
26. En yararlı proje yöneticisi becerileri
27. Nasıl proje yöneticisi olunur?
28. Her proje yöneticisinin okuması gereken 5 kitap
29. Proje ekibi nasıl kurulur?
30. İş dökümü yapısı - bir projede iş nasıl devredilir?
31. Hibrit çalışma sırasında bir ekibe nasıl liderlik edilir?
32. Bir ekiple çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar
33. Proje toplantısı türleri
34. Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli?
35. ikna edici nasıl yazılır
36. Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?
37. Fizibilite çalışması – bu projeyi uygulayabilir miyiz?
38. Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar
39. Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?
40. Paydaş kaydı nedir?
41. Proje yönetimi planlamasında Gantt şeması
42. Proje bütçesi nasıl oluşturulur?
43. Projede zaman yönetimi
44. Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur?
45. Proje risk yönetimi stratejileri
46. proje pazarlama
47. Projedeki değişim kaynakları ve alanları
48. Proje yönetimi değişiklik modelleri
49. Çevik'ten sonra ne var? Proje yönetiminde yöntemler