Sanal Stratejik Planlama için Eksiksiz Kılavuz

2020 neredeyse bitti (*sesli iç çekiş*).

Bize pek nazik davranmasa da işletmelere birçok ders verdi, en önemlisi geleceğin tahmin edilemez olması ve yeterince hazırlıklı olunamaması.

2021'i dört gözle beklerken, bildiğimiz dünya değişti ve beraberinde işletmelerin hazırlaması gereken bir dizi yeni zorluk getirdi. COVID-19'un en azından 2021'in sonuna kadar sürmesi beklenen işletmeler üzerindeki etkisi ile stratejik planlama ihtiyacı her zamankinden daha önemli hale geldi.

Ancak, ekibin çoğu – herkes olmasa da – evden çalışırken, işletmeler sanal stratejik planlamaya başvurmak zorunda kaldı.

Aynı odadaki herkesin çabalarını koordine etme rahatlığı olmadan, stratejik planlama çevrimiçi olarak etkili bir şekilde yapılabilir mi? Bu yazıda, toplantılarınızı başarıyla gerçekleştirmenize yardımcı olacağını umarak, stratejik planlama oturumlarını uzaktan yürütmek için bazı etkili ipuçlarını paylaşıyoruz.

Sanal Stratejik Planlama

Stratejik planlama, kuruluşların gelecek için vizyonlarını belirledikleri ve oraya başarılı bir şekilde ulaşmak için stratejiler geliştirdikleri süreçtir. İçerir:

• Mevcut ortamı değerlendirmek için durum analizi yapmak
• Kuruluşun ne olmak istediğinin vizyonunu oluşturmak
• Oraya ulaşmak için eylem planları ve stratejileri geliştirin

Kapsamlı stratejik planlama kılavuzumuz , süreci adım adım ele alır ve iş akışını basitleştirmek için kullanabileceğiniz faydalı teknikler sağlar.

Yüz yüze bir stratejik planlama oturumu yürütmek yeterince zor olsa da, katılımcıların kameralarını ve mikrofonlarını kapatma ve diğer görevlere devam etme seçeneğine sahip oldukları bir çevrimiçi oturum yapmak daha da zordur.

Katılımcıların gerçekten meşgul olduğu ve üretken kaldığı bir sanal stratejik planlama toplantısını nasıl yapabileceğinizi görelim.

Oturumu planlama

Bir stratejik planlama oturumu, genellikle günlük olarak başka sorumlulukları olan şirket yöneticilerinin varlığını gerektirir. Ancak, üretken bir stratejik planlama oturumu yürütmek için sarsılmaz dikkatleri şarttır. Bu nedenle, seansınızı planlarken, katılımcıların seçtikleri gün/günlerde katılmaları gereken başka bir yükümlülüğü olmadığından emin olun.

• Oturum sırasında kullanılacak tüm belgelerin, raporların ve araçlara erişimin toplantıdan önce katılımcılarla zaten paylaşıldığından emin olun.
• Katılımcıları evlerinde dikkat dağıtıcı olmayan bir yerden katılmaya teşvik edin
• Toplantı faaliyetlerini özetleyen bir gündeme sahip olun; her birini zaman kutusuna koyun ve mümkün olduğunca zaman sınırlarına bağlı kalın

Toplantıdan önce ekibin stratejik düşünme zihniyetine girmesine yardımcı olun.

• Herkesin katkılarının eşit olarak kabul edildiği raporlama hiyerarşilerinden yoksun tarafsız bir alan yaratmak
• Katılımcıları görüş ve önerilerini açık bir şekilde paylaşmaya teşvik edin ve bunu kesintiye uğramadan veya itiraz etmeden yapmalarına izin verin.

Video konferans araçlarıyla etkileşimi artırın

Video konferans, uzak bir ortamda yüz yüze iletişime bir sonraki en iyi ortamdır. Kameraların açık olması, herkesin dikkatini vermesini ve meşgul olmasını sağlamanın harika bir yoludur.

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype ve Slack, uzak ekipler tarafından kullanılan en yaygın kullanılan video konferans ve toplantı platformlarından bazılarıdır ve bunları burada planlama oturumlarınızı yürütmek için de kullanabilirsiniz.

Yaratıcı düşünmeyi teşvik etmek için görsel bir çalışma alanı kullanın

Beyaz tahta, ofis içi stratejik planlama oturumunda önemli bir araçtır. Paylaşılan fikirlerin kaydedildiği, kategorize edildiği ve önceliklendirildiği yerdir. Konuşmaları canlandırmaya ve takip etmeye yardımcı olur ve planlama oturumunu tamamen düzene sokar.

Neyse ki, sanal bir stratejik planlama oturumu sırasında bile bu deneyimi ofis beyaz tahtanızda taklit etmek için Creately gibi bir çevrimiçi tuval kullanabilirsiniz.

Creately, uygulama içi video konferans, eşzamanlı düzenleme, yorum tartışma dizileri, gerçek zamanlı değişiklik önizlemeleri ve fare izleme dahil olmak üzere gerçek zamanlı işbirliği özelliklerinin yanı sıra 50'den fazla diyagram ve çizelge türünde şekil kitaplıklarına erişimi olan sonsuz bir tuval sunar. Bununla, siz ve ekibiniz

• Uygulama içi görüntülü sohbet ile birbirinizle konuşurken aynı tuval üzerinde girişi paylaşın
• Fikirler etrafında beyin fırtınası yapmak, onları analiz etmek ve zihin haritaları ve yakınlık diyagramları gibi basit araçları kullanarak önceliklerini belirlemek için işbirliği yapın
• Yapılacak işleri planlamak, sorumluları atamak ve kaydedilen ilerlemeyi takip etmek
• Planlama oturumları sırasında tartışılan her şeyi planlamak ve düzenlemek için tek bir tuval (veya ilgili tüm stratejik planlama tuvallerini içeren bir klasör) kullanma
• Tuvalleri dış paydaşlarla paylaşın ve bunları incelerken çözebileceğiniz yorum tartışma başlıklarında geri bildirimlerini toplayın
• Oturumlar sırasında üzerinde çalıştığınız veri çizelgelerini ve diyagramlarını (PNG'ler, SVG'ler, PDF'ler veya JPEG'ler olarak) dışa aktarın, böylece bunları yazdırabilir, paylaşabilir, gömebilir veya yayınlayabilirsiniz.

Ayrıca, stratejik planlama için birkaç tane dahil olmak üzere birden çok senaryo tabanlı şablon sağlar;

SWOT analizi

Durum analiziniz sırasında, güçlü yönleri, zayıf yönleri, fırsatları ve tehditleri incelemek için bir SWOT analizi kullanabilirsiniz.

Hareket planı

Bu eylem planı şablonuyla belirlediğiniz stratejik hedeflere ulaşmak için tamamlamanız gereken adımları veya görevleri planlayın ve düzenleyin.

yakınlık diyagramı

Stratejik planlama sırasında beyin fırtınası oturumlarınızdan, tartışmalarınızdan, analizlerinizden ve araştırmalarınızdan toplanan verileri düzenlemek için bir yakınlık diyagramı kullanılabilir.

Stratejik Planlama Tuvali

Planlamanın tüm yönlerini tek bir tuvalde toplayarak sanal stratejik planlama sürecinizi ve etrafındaki iletişimi kolaylaştırın. Aşağıdaki şablon, kolay erişim ve yönetim için tek bir tuval üzerinde bir SWOT analizi, süreç akışı, strateji haritası, eylem planı ve bir zaman çizelgesinden oluşur. Ekiple üzerinde çalışırken belirli bir alanı yakınlaştırın.

OGSM Şablonu

OGSM, Amaçlar, Hedefler, Stratejiler ve Önlemler anlamına gelir ve bir şirketin vizyonunu eyleme geçirilebilir bir iş ve pazarlama stratejisine dönüştürmek için kullanılan stratejik bir planlama modelidir. Buradaki kaynağımızla nasıl kullanılacağı hakkında daha fazla bilgi edinin.

Tamam

Stratejik planlama sırasında ekibinizle hedeflerinizi belirleme ve yönetme konusunda işbirliği yapmak için bu Hedefler ve Temel Sonuçlar şablonunu kullanabilirsiniz.

Bir dizi daha kısa planlama oturumu yapın

Yalnızca katılımcıları yorabilecek tüm gün süren bir planlama oturumu yerine, 3-5 hafta boyunca birkaç daha kısa oturum planlayın.

Daha uzun planlama oturumları için, katılımcıların yerel ev ortamlarını yönetmelerine ve ortaya çıkabilecek herhangi bir sorunla (örneğin evcil hayvanlarını besleme) ilgilenmelerine ve ayrıca ara sıra kendilerini yenilemelerine olanak sağlamak için 20-30 dakika süren sık ve daha uzun molalar verin.

Katılımcıların toplantıdan önce ödev yapmasını sağlayın

Katılımcıların ilgili raporları ve belgeleri gözden geçirmelerini ve analiz etmelerini ve her oturumdan önce sorularını, gözlemlerini ve tavsiyelerini yazmalarını sağlayın. Bu, toplantı süresi boyunca fiili planlama, karar verme ve problem çözme için daha verimli bir şekilde zaman ayırmaya yardımcı olacaktır.

Tüm belgeleri düzenli ve kolay erişilebilir tutun

Stratejik planlama sırasında çok sayıda rapor, sunum, belge, elektronik tablo ve pazarlama varlıkları değiş tokuş edilir ve bunlara atıfta bulunulur. Ve çoğu zaman bunlar çeşitli platformlara ve cihazlara dağılmış durumda.

Özellikle uzaktan çalışırken, basit bir veri raporu istemenin uzun süreli bir Slack sohbetine veya hatta başka bir korkunç görüntülü görüşmeye dönüşebileceği durumlarda, ilgili tüm dosya ve belgeleri depolamak ve yönetmek için merkezi bir konum sağlamak önemlidir, böylece herkes neyi nerede bulacağını bilir. başkasına sormak zorunda kalmadan istiyorlar.

Paylaşılan belgeler üzerinde ortak çalışmayı basitleştirmek için Google Drive veya OneDrive gibi bir belge ve dosya yönetim sistemi kullanın.

Sanal Stratejik Planlamaya Ne Dersiniz?

Herhangi bir işletmenin rekabet ettiği sürekli değişen pazarda büyümesi ve başarılı olması için sağlam bir stratejik plan çok önemlidir. COVID-19'un getirdiği yeni zorluklarla birlikte, gelecek için strateji oluşturmaya devam etmek daha da önemli hale geldi.

Şu an itibariyle, gelecekte ne zaman fiziksel planlama seansları yapabileceğimiz belirsiz. Bununla birlikte, çevrimiçi olarak, ekranlarla ayrılmış olsa da, hatta farklı bir dizi zorluk oluşturabilecek olsa da, sanal stratejik planlama, uzak ekiplerin şu anda bunu yapması için tek pratik yoldur. Yukarıdaki noktalarla, sanal stratejik planlama sürecini başarılı bir şekilde düzenlemeyi başaracağınızı umuyoruz.

Sanal stratejik planlama hakkında daha fazla ipucunuz var mı? Aşağıdaki yorumlar bölümünde bize bildirin.