Önemli Proje Yönetimi KPI Metrikleri Nelerdir?

Günümüzün dinamik iş ortamında, organizasyonel hedeflere ulaşmak için etkili proje yönetimi şarttır. Temel performans göstergelerini (KPI) anlamak ve kullanmak proje başarısının ayrılmaz bir parçasıdır.

İlerlemenin ölçülmesinden iyileştirme alanlarının belirlenmesine kadar KPI göstergeleri önemli bir rol oynamaktadır. Bu makalede, proje performansını artırabilecek ve genel başarıyı artırabilecek bilgiler sağlayan önemli proje yönetimi KPI ölçümlerinin öneminden bahsedilmektedir.

Basit bir ifadeyle, proje yönetimine yönelik Temel Performans Göstergeleri (KPI'ler), bir projenin performansının ve ilerlemesinin birçok yönünü değerlendirmek için kullanılan ölçülebilir ölçümlerdir. Başarının ölçülmesine yardımcı olurlar ve programa bağlılık, bütçe yönetimi, kalite, paydaş memnuniyeti, risk yönetimi, kaynak kullanımı ve daha fazlasıyla ilgili ölçümleri içerirler.

Yaygın proje yönetimi KPI'leri arasında Zamanlama Değişikliği , Maliyet Performansı Endeksi , Müşteri Memnuniyeti Puanı ve Kaynak Kullanımı yer alır. Bir projedeki KPI'lar, proje yöneticilerinin ve paydaşların projenin başarısını ve verimliliğini ölçmesine, iyileştirilecek alanları belirlemesine ve proje yaşam döngüsü boyunca veriye dayalı kararlar almasına yardımcı olur.

Proje Temel Performans Göstergeleri (KPI'ler) nelerdir?

KPI, proje yönetiminde Anahtar Performans Göstergeleri anlamına gelir. Bu, bir ekibin belirlenen hedeflere ulaşmadaki performansının etkinliğini ölçmek veya ölçmek için kullanılan belirli ölçümleri ifade eder.

Bu KPI'lar genellikle bir projenin ilk aşamalarında tanımlanır ve kuruluşun genel proje vizyonuyla uyumlu hale getirilerek departmanlar arası ekip çalışmasını teşvik eder.

Her ekibin kendine ait sorumlulukları olsa da hepsi KPI'lara bireysel olarak katkıda bulunur. KPI'ların proje yönetimindeki rolünü anlamak, ekip sinerjisinin geliştirilmesini kolaylaştırabilir ve kurumsal projelerin genel başarısını izlemek için bir çerçeve sağlayabilir.

KPI'lar genellikle dört kategoriye ayrılır:

• Zamanlılık: Projenin planlanan zaman çerçevesinde tamamlanıp tamamlanmadığını değerlendirir. Değilse, programdan nerede sapıldığını takip etmek ve yeni bir öngörülen tamamlanma tarihi belirlemek için çalışmak çok önemlidir.
• Bütçe: Bu kategori, projenin tahsis edilen bütçe dahilinde kalıp kalmadığını, onu aşıp aşmadığını veya önceden tanımlanmış bütçe kısıtlamalarına göre eşleştirip eşleştirmediğini izlemeye odaklanır.
• Kalite: Burada değerlendirme, projenin beklendiği gibi ilerleyip ilerlemediğine, yüksek kalite standartlarını koruyup korumadığına ve ilgili tüm paydaşların ve ekiplerin beklentilerini karşılayıp karşılamadığına odaklanır.
• Etkililik: Bu kategori, hem zamanın hem de mali kaynakların etkin bir şekilde kullanılmasını sağlayarak projenin verimli yönetilip yönetilmediğini değerlendirmeyi içerir.

Proje yönetimi ekipleri, bu KPI'ları anlayarak ve etkili bir şekilde kullanarak yaklaşımlarını kolaylaştırabilir ve başarılı proje teslimi sağlayabilirler.

Proje KPI'ları Nasıl Verimli Bir Şekilde Oluşturulur ve Kullanılır?

Proje yönetimi KPI'larının verimli bir şekilde oluşturulması ve kullanılması, bunların proje hedefleriyle uyumlu olmasını ve proje yaşam döngüsü boyunca etkin bir şekilde kullanılmasını sağlamak için sistematik bir yaklaşımı içerir. Proje KPI'larını verimli bir şekilde oluşturma ve kullanma adımları şunlardır:

• KPI'larınızı açıkça tanımlayın: KPI'larınızın AKILLI olduğundan emin olun: spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, alakalı ve zamana bağlı . Örneğin, bir yerel yönetimin çeşitli kaliteli konut seçenekleri sağlamaya yönelik stratejik hedefi, kamu ihtiyaçlarını karşılamak üzere yılda 1.000 mevcut yapının rehabilite edilmesi hedefiyle uygun fiyatlı konut birimlerinin sayısının arttırılmasıyla ölçülebilir.
• Ölçümlerinizi bilinçli olarak seçin: Birçok kuruluş, önceden tanımlanmış hedeflerle olan ilgisini dikkate almadan çeşitli ölçümleri takip eder. Hedeflerinizle doğrudan uyumlu birkaç temel önlem üzerine odaklanmak çok önemlidir. Belirli bir KPI'nın önemli olduğu gerekçelendirilemiyorsa gereksiz raporlama çabalarından ve aşırı bilgi yüklemesinden kaçınmak için yeniden değerlendirilmelidir.
• KPI'larınız için her zaman net bir hedef belirleyin: Her KPI'ya bir hedef atamak, ölçüm ve değerlendirme için temel oluşturur. Yeni girişimler için bile hedef belirleme konusunda bilinçli kararlar almak için geçmiş veriler veya sektör araştırmaları kullanılabilir.
• Bir KPI'nın ne zaman atılacağının farkına varın: Bir KPI, karar almayı etkilemiyorsa veya kurumsal stratejiye katkıda bulunmuyorsa, takip etme çabasına değmeyebilir. Her bir KPI tarafından sağlanan değeri periyodik olarak değerlendirmek ve bunların uygunluğunu ve etkililiğini sağlamak için gerektiği şekilde ayarlamak önemlidir.

Proje yöneticileri ve paydaşlar bu adımları izleyerek üretkenliği artırmak, başarıyı ölçmek ve proje hedeflerine ulaşmak için proje KPI'larını oluşturabilir ve etkili bir şekilde kullanabilirler.

Yöneticilerin Dikkate Alması Gereken 15 Önemli Proje Yönetimi KPI Metriği

• Planlanan Değer
• Asıl maliyet
• Kazanılmış değer
• Yatırım Getirisi (ROI)
• Maliyet farkı
• Maliyet Performans Endeksi (TÜFE)
• Süreçleri Yönetme Maliyeti
• Planlanan Çalışma Saatleri ile Gerçek Durum Karşılaştırması
• Vadesi geçmiş proje görevleri/geçilen teslim tarihleri
• Zamanlama Farkı
• Kaçırılan Kilometre Taşları
• Performans İndeksini Planlayın
• Tamamlanan Görevlerin Yüzdesi
• Kaynak kullanımı
• Zamanında Tamamlanan Projelerin Yüzdesi

Proje yöneticilerinin KPI izlemesine ve projelerden önemli bilgiler almasına yardımcı olan en iyi proje yönetimi KPI metriklerinden veya proje performans göstergelerinden bazılarını burada bulabilirsiniz. Bunlar şunları içerir:

1. Planlanan Değer: Planlanan Değer (PV) proje KPI'sı veya Planlanan İşin Bütçelendirilmiş Maliyeti (BCWS), raporlama tarihinde planlanan proje faaliyetlerinin tahmini maliyetini temsil eder. Planlanan Değeri diğer proje KPI'larıyla karşılaştırarak projenin planlananın ilerisinde olup olmadığını veya bütçenin aşılıp aşılmadığını analiz edebilirsiniz.

PV, planlanan proje saatlerine ve bütçe tamamlanma yüzdesine dayalı formüller kullanılarak elde edilebilir. Örneğin, planlanan bütçesi 10.000 ABD Doları olan bir yıllık bir projede, 9 ay sonra Planlanan Değer, eğer programa uygunsa, 2500 ABD Doları (toplam bütçenin %25'i) olacaktır. Bu tutarı aşan fiili maliyetler, Planlanan Değerden daha yüksek bir Gerçek Maliyeti gösterir.

2. Gerçekleşen Maliyet: Gerçekleştirilen İşin Gerçek Maliyeti (ACWP) olarak da bilinen Gerçek Maliyet (AC) proje KPI'sı, projede o ana kadar yapılan toplam harcamayı ifade eder. Gerçek maliyetleri hesaplamak için özel bir formül yoktur; bunun yerine, projeyle ilgili olarak yapılan tüm harcamaların özetlenmesini içerir. Proje bütçesi planlanan saatlere dayanmaktadır, dolayısıyla görevlere harcanan zaman, maaşlara ve kaynaklara harcanan fiili maliyeti belirlemek için kullanılır.

3. Kazanılan Değer: Gerçekleştirilen İşin Bütçelendirilmiş Maliyeti (BCWP) olarak da bilinen Kazanılan Değer (EV) projesi KPI metriği, belirli bir tarihe göre tamamlanan proje faaliyetleri için tahsis edilen bütçeyi, ilerlemeyi ve karşılık gelen bütçe kullanımını göstererek görüntüler.

Tüm proje performansı için birden fazla KPI kontrol panelinin ve bir özet kontrol panelinin kullanılması, birden fazla projenin verimli bir şekilde yönetilmesinde faydalı olduğunu kanıtlar. Ayrıca, gelişmiş proje KPI'larının proje izleme kontrol paneline dahil edilmesi, etkili yönetim için gerekli olan proje ve iş performansına ilişkin kapsamlı bir genel bakış sağlar.

4. Yatırımın Geri Dönüşü: Yatırımın Geri Dönüşü (ROI), bir projenin karlılığını ölçer ve faydalarını maliyetleriyle karşılaştırır. Bazı projelerin kar elde etmesi daha uzun zaman alabileceğinden, tüm projelerin hemen olumlu bir yatırım getirisi sağlamayacağını bilmek önemlidir. Proje KPI panosunda ROI ölçümlerini elde etmek için projenin Gerçek Maliyeti ve Kazanılan Değeri gibi ölçülebilir bileşenlerin kullanılması çok önemlidir.

5. Maliyet Farkı: Maliyet Farkı (CV), bir projenin masraflarını ölçer ve tahmini proje maliyetinin planlanan temel çizgiden sapıp sapmadığını belirler. Belirli bir zamandaki Planlanan Bütçeyi Gerçekleşen Bütçeyle karşılaştırarak, projenin onaylanan bütçenin altında mı yoksa üstünde mi olduğunu değerlendirmek için maliyet farkı hesaplanabilir.

Bu analiz, bütçeye uygunluğun izlenmesi ve onaylanan bütçeden sapmaların belirlenmesi açısından çok önemlidir.

6. Maliyet Performansı Endeksi: Maliyet Performansı Endeksi (CPI), projenin geride mi yoksa önde mi olduğunu belirterek projenin zamanlama durumunun belirlenmesine yardımcı olur. Planlanan bütçenin, görevin tamamlanması için yapılan fiili harcamalara oranı olarak hesaplanır. Bu endeks, projenin maliyet verimliliğinin bir ölçüsü olarak hizmet eder ve tamamlanan işin göreceli değeri hakkında bilgi sağlar.

7. Süreçleri Yönetme Maliyeti: Proje denetimi ve yönetimi için ayrılan zamanı ve kaynakları izlemek için proje kontrol panelinize "Süreçleri Yönetme Maliyeti" metriğini ekleyin. Yüksek yönetim maliyetleri proje yönetiminde verimsizliklere işaret ederken, aşırı düşük maliyetler zayıf ekip organizasyonuna işaret eder.

Ekibin proje toplantılarına ve koordinasyon çalışmalarına zaman ayırması yaygındır. Proje yöneticisinin iş yükünü hafifletmek ve haftalık olarak zamandan tasarruf etmek için otomatik faturalandırma ve zamanlı faturalandırma yazılımını uygulamayı düşünün.

8. Planlanan Çalışma Saatleri ve Fiili Durum: Planlanan çalışma saatlerini fiili durumla karşılaştırmak, proje süreçlerinde harcanan planlanan ve fiili zaman arasındaki farkın anlaşılmasını sağlar. Bu ölçümü farklı zaman dilimlerinde ve proje aşamalarında değerlendirmek değerlidir.

Gerçek saatlerin planlanan süreyi önemli ölçüde aşması durumunda proje programının yeniden tahmin edilmesi gerekir. İş planlama ve proje planlama yazılımından faydalanmak, projelerin organize edilmesine ve son teslim tarihlerine etkili bir şekilde uyulmasına yardımcı olabilir.

9. Vadesi geçmiş proje görevleri/geçilen son tarihler: Vadesi geçmiş proje etkinliklerinin sayısını izlemek için " Vadesi geçmiş proje görevleri " metriğini proje izleme kontrol panelinize ekleyin. Bu KPI, tamamlanan tüm proje faaliyetlerine göre son teslim tarihleri ​​geçilen görevlerin yüzdesini hesaplar.

Vadesi geçmiş görevlerin yüksek yüzdesi, proje takviminin yeniden değerlendirilmesi ve yeni katkıda bulunanların dahil edilmesinin değerlendirilmesi ihtiyacını gösterir.

10. Zamanlama Sapması: Zamanlama Sapması (SV), projenizin planlanan bütçe ve zamanlamanın ilerisinde mi yoksa gerisinde mi olduğunu gösterir. Projenin Kazanılan Değerinin Planlanan Değerinden çıkarılmasıyla elde edilir. Temel olarak SV, başlangıçta planlanan sürenin ve bütçenin harcanan fiili süre ve bütçeden çıkarılmasını içerir.

Negatif bir sonuç, planladığınızdan fazlasını başardığınızı ve kalan görevler için daha büyük bir bütçenizin kaldığını gösterir.

11. Kaçırılan Kilometre Taşları: Yaygın bir proje kontrol paneli ölçümü olan Kilometre Taşı Gecikmeleri, fazla tahmin nedeniyle veya sürekli olarak kilometre taşlarına ulaşılması nedeniyle programın gerisinde olup olmadığınızı ortaya çıkarır. Uzun vadeli projelerde ara sıra gecikmeler kabul edilebilir olsa da, sık görülen modeller tüm proje sürecinin gözden geçirilmesi ihtiyacını gösterir.

12. Çizelgeleme Performansı İndeksi: Çizelgeleme Performansı İndeksi (SPI), projenizin planlanan çizelgenin ilerisinde mi yoksa gerisinde mi, genellikle bire yakın mı olduğunu gösterir.

Kazanılan Değerin (EV) Planlanan Değere (PV) bölünmesiyle hesaplanır; birin altındaki sonuç potansiyel gecikmeleri, birin üzerindeki sonuç ise projenin programın ilerisinde olduğunu gösterir. Bu KPI, projenin program verimliliği ve planlanan zaman çizelgelerine bağlılığı hakkında fikir sağlar.

13. Tamamlanan Görevlerin Yüzdesi: Hızlı bir proje performansı özeti için tamamlanan görevlerin yüzdesini gösteren bir KPI oluşturun. Doğruluğu sağlamak için her proje faaliyeti için planlanan süreyi girin ve projenin mevcut aşamasına ilişkin bilgi sağlayın.

Bu yaklaşım, görev sayısından ziyade harcanan zamana dayalı olarak görev tamamlama ilerlemesinin daha kesin bir tasvirini sunar.

14. Kaynak Kullanımı: Kaynak kullanımı, ekibinizin faturalandırılabilir ve faturalandırılamayan faaliyetlerdeki çalışma sürelerini ölçerek üretkenliğinin anlık görüntüsünü sağlar. Toplantılar ve planlama gibi faturalandırılamayan faaliyetlere kıyasla faturalandırılabilir proje görevlerine ne kadar zaman ayrıldığını ortaya çıkardığından, birden fazla müşteriyle çalışan kuruluşlar için özellikle önemlidir. Bu KPI, ekip üyelerinin zamanının etkili kullanımına ve genel iş verimliliğine ilişkin bilgiler sunar.

15. Zamanında Tamamlanan Projelerin Yüzdesi: “Zamanında veya Zamanında Tamamlanan Projelerin Yüzdesi” KPI, birden fazla projenin yönetilmesi için çok önemlidir. Zamanında tamamlanan projelerin, son teslim tarihi geçilen projelere göre oranını yansıtır. Bu yüzdeyi %80'in üzerinde tutmak çok önemlidir ve bunun altına düşmek, yeni ekip üyelerinin işe alınmasını veya üstlenilen proje sayısının azaltılmasını gerektirir.

Proje Yönetimi için Neden KPI'ları Kullanmalı?

Proje yönetimi için Temel Performans Göstergelerinin (KPI'ler) kullanılması, hesap verebilirliğin atanması, karar verilmesi, performansın ölçülmesi, sorunların belirlenmesi ve daha fazlası gibi çeşitli faydalar sunar. Bunları aşağıda ayrıntılı olarak okuyalım:

• Performans Ölçümü: KPI'lar ilerlemeyi, performansı ve başarıyı değerlendirmek için ölçülebilir ölçümler sağlayarak paydaşların projenin stratejik hedeflerle uyumunu izlemesine olanak tanır.
• Karar Verme: Bunlar veriye dayalı içgörüler sunar, bilinçli karar almayı mümkün kılar, proje yöneticilerinin geliştirmesi gereken temel performans alanlarını belirler ve kaynakları etkili bir şekilde tahsis eder.
• Hesap Verebilirlik: KPI'lar, ölçülebilir hedefler belirleyerek ve proje ekibi üyeleri arasında bir sorumluluk ve şeffaflık kültürünü teşvik ederek açık bir hesap verebilirlik sağlar.
• Sorunun Erken Belirlenmesi: Proje yöneticileri, KPI'ları izleyerek tüm potansiyel sorunları veya riskleri kolayca tanımlayabilir ve bunların etkilerini azaltmak için proaktif müdahaleye olanak tanır.
• Paydaş İletişimi: KPI'lar, proje performansı ve başarısına ilişkin nesnel ölçümler sağlayarak paydaşlarla şeffaf ve etkili iletişimi kolaylaştırır.
• Sürekli İyileştirme: Düzenli KPI değerlendirmesi, süreçlerde, performansta ve sonuçlarda iyileştirmeleri teşvik ederek sürekli iyileştirmeye odaklanmayı teşvik eder.
• Hedef Hizalama: Proje çabalarının daha geniş stratejik hedeflere katkıda bulunmasını sağlayarak proje faaliyetlerini organizasyonel hedeflerle uyumlu hale getirmeye yardımcı olun.

Özetle, proje yönetiminde KPI'ların kullanımı proje performansının izlenmesi, değerlendirilmesi ve geliştirilmesi için yapılandırılmış bir yaklaşım sunar ve sonuçta başarılı proje teslimine katkıda bulunur.

Proje Yönetimi KPI Türleri

Aşağıda, projelerin akıcı bir şekilde izlenmesini ve yürütülmesini kolaylaştıran, proje yönetiminde temel performans göstergeleri örneklerinden bazıları yer almaktadır. Farklı proje yönetimi KPI örnekleri şunları içerir:

• Operasyonel/Stratejik veya Süreç KPI'ları: Bunlar, bir ürünün teslim edilmesi için geçen süre gibi iş süreçlerinin verimliliğini ve üretkenliğini ölçer.
• Kaynak veya Girdi KPI'ları: Bunlar, araştırma ve geliştirme harcamaları, çalışan eğitim fonları ve hammadde kalitesi dahil olmak üzere iş sonuçlarının oluşturulmasında kullanılan varlıkları ve kaynakları izler.
• Sonuç veya Çıktı KPI'ları: Bunlar, elde edilen gelirler gibi ticari faaliyetlerin finansal ve finansal olmayan sonuçlarını değerlendirir.
• Öncü KPI'lar: Gelecekteki performansı önemli ölçüde etkileyebilecek operasyonların izlenmesi.
• Gecikmeli KPI'lar: Bir olayın ortaya çıktıktan sonraki sonucunu yansıtmak, genellikle geçmiş faaliyet sonuçlarını ölçen finansal KPI'larda gözlemlenir.
• Etki KPI'ları: Müşteriyi elde tutma ve marka bilinirliği gibi ölçümleri kapsayan, iş operasyonlarından elde edilen genel etkiyi veya faydaları yansıtır.
• Niteliksel KPI'lar: Genellikle çalışan memnuniyeti anketleri gibi yöntemlerle değerlendirilen tanımlayıcı özellikler, özellikler, görüşler veya özellikler.
• Nicel KPI'lar: Sayısal ölçümlerle elde edilen ölçülebilir özellikler çoğu KPI'nın temelini oluşturur. Örnekler arasında kişi-saat başına birimler yer almaktadır.

Proje Yönetiminde Temel Performans Göstergeleri Nasıl Takip Edilir?

Proje yönetimi için temel performans göstergelerinin izlenmesi, verilerin proje performansına ilişkin anlamlı bilgiler sağladığından emin olmak için yapılandırılmış bir yaklaşım gerektirir. KPI'ları etkili bir şekilde nasıl izleyeceğiniz aşağıda açıklanmıştır:

• Net KPI'ları Tanımlayın: Proje hedefleriyle uyumlu KPI matrisini açık bir şekilde tanımlayın ve bunların spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana bağlı (SMART) olmasını sağlayın.
• Temel Çizgileri Belirleyin: İlerlemeyi karşılaştırmak ve değerlendirmek için bir referans noktası sağlamak üzere her KPI için temel veya kıyaslama değerlerini ayarlayın.
• Uygun Araçları Seçin: KPI verilerini etkili bir şekilde yakalayıp analiz edebilecek uygun proje yönetimi ve raporlama araçlarını seçin.
• Düzenli Veri Toplama: KPI verilerinin önceden belirlenmiş aralıklarla toplanmasına yönelik sistematik bir süreç uygulayarak tutarlılık ve doğruluk sağlayın.
• Veri Analizi: Trendleri, kalıpları ve iyileştirmeye açık potansiyel alanları belirlemek için toplanan KPI verilerini analiz ederek veriye dayalı karar almayı kolaylaştırın.
• Raporlama ve Görselleştirme: Performansı paydaşlara etkili bir şekilde iletmek için KPI verilerini gösterge tabloları, raporlar veya görselleştirmeler aracılığıyla açık ve anlaşılır bir formatta sunun.
• Eyleme Geçirilebilir İçgörüler: Proje performansını artırmak amacıyla düzeltici eylemleri veya önlemleri, süreç iyileştirmelerini ve karar almayı yönlendirebilecek eyleme dönüştürülebilir öngörüler elde etmek için KPI verilerini kullanın.
• Sürekli İzleme: Proje yaşam döngüsü boyunca KPI'ları sürekli izleyerek proje ekibinin değişikliklere ve sorunlara proaktif bir şekilde yanıt vermesini sağlar.

Proje yöneticileri bu adımları izleyerek KPI'ları etkili bir şekilde izleyebilir, değerli bilgiler edinebilir ve proje performansını ve başarısını artırmak için bilinçli kararlar alabilir.

Çözüm

Sonuç olarak, proje yönetimi KPI ölçümleri proje başarısını değerlendirmek, ilerlemeyi izlemek ve bilinçli kararlar vermek için önemlidir. ROI ve maliyet farkı gibi finansal ölçümlerden CPI ve kazanılan değere kadar bu KPI'lar, etkili proje yönetimini yönlendirmek için değerli bilgiler sunar.

Proje ekipleri, KPI'ları etkin bir şekilde kullanarak performansı ölçebilir, iyileştirme alanlarını belirleyebilir ve veriye dayalı karar alma yoluyla projenin başarılı bir şekilde teslim edilmesini sağlayabilir.

Proje Yönetimi KPI'ları: Sıkça Sorulan Sorular