Kanban Panoları ile Projelerinizi Nasıl Daha İyi Yönetebilirsiniz?

1940'larda Toyota tarafından tam zamanında üretim yapmak için bir çizelgeleme sistemi olarak geliştirilen Kanban panoları, şimdi hemen hemen her endüstride, özellikle yazılım geliştirmede vazgeçilmez bir araç haline geldi.

Bir sonraki tatilinizi planlamak veya bir sonraki uygulamanızı oluşturmak için Kanban panoları, projelerinizi ileriye taşımanıza ve hedeflerinizi etkili bir şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olabilir. Projelerinizi daha iyi yönetmek için Kanban panolarını nasıl kullanacağınıza dair eksiksiz bir kılavuz.

kanban nedir

Kanban, süreçleri daha verimli hale getirmek için geliştirilmiş yaygın bir çevik proje yönetimi metodolojisidir. Başlangıçta üretim sektöründeki şirketler tarafından stoklarını daha iyi yönetmek ve tam zamanında üretim sağlamak için kullanılan bir süreç kontrol yöntemidir.

Tüm Kanban sürecini düzenlemek ve projeyi veya iş akışını kapsamak için görsel bir pano kullanılır. Tahta, sürecin farklı aşamalarını veya adımlarını temsil etmek için bölünürken, görevleri yazmak için kartlar kullanılır. Bu kartlar, her proje tamamlandığında tahtadaki süreç aşamalarından geçecektir.

Kanban panosunun çalışma aşamaları, biriktirme listesi ile başlayıp tamamlanan görevlerle biten soldan sağa ilerleyecektir. Biriktirme listesi sütununun altına yeni görevler eklenecek olsa da, en üsttekiler üzerinde çalışılmalı ve ilk önce taşınmalıdır.

Kanban panosu, proje yöneticilerinin, devam eden sütunu altında etiketlenen görev sayısında bir sınır olduğundan emin olmalarına yardımcı olarak bir projenin verimsizliklerini yönetmelerine yardımcı olur. Bu sınırları sırayla uygulamak, ekibin maksimum verimlilikte çalışmasını ve üretkenliklerini sekteye uğratacak şekilde çoklu görev yapmamasını sağlamaya yardımcı olur.

Kanban panoları proje ekiplerine yardımcı olur;

• Nihai hedefi gerçekleştirmek için tamamlanması gereken farklı süreçleri tanımlayın
• Süreçlerdeki darboğazları görün ve bunları erkenden çözmenin yollarını bulun
• Şeffaflığı koruyun ve ekipleri kurumsal hedeflerle uyumlu hale getirin
• Farklı departmanlar arasında işin nasıl ilerlediğini takip edin
• Görev durumlarını, bitiş tarihlerini ve sahiplerini açıkça gösteren Kanban panolarıyla ekip toplantılarını ve iletişimlerini kolaylaştırın

Kanban'ın Özellikleri

Kanban'ı diğer proje yönetimi metodolojilerinden ayıran başlıca özellikler şunlardır;

• Bir takımda önceden tanımlanmış roller yoktur; bunun yerine ekip üyeleri, başka bir ekip üyesi görevlerinin gerisinde kaldığında yardım etmeye teşvik edilir.
• Ürün ihtiyaca göre teslim edilir ve bir özelliğin ne zaman tamamlanması gerektiğine dair belirli bir süre yoktur. Son teslim tarihleri ​​mevcut olsa da, bunlar belirlenen son tarihlerden ziyade gerçek ihtiyaçlara göre belirlenir.
• Ekip üyeleri, yalnızca bir öncekini tamamlayıp teslim ettiklerinde yeni bir özellik üzerinde çalışmaya başlayacaktı.
• Çoğu değişiklik Kanban'da akışın ortasında yapıldığından, proje kapatılmadan önce sürekli iyileştirmeye izin verir.

Kanban'ın dünya çapındaki ekipler arasında popüler olmasının bir nedeni, çok görsel olmasıdır. Çoğu çevik proje yönetimi yaklaşımının uygulamalarında görsel panolar bulunurken, Kanban görsel teknikleri kuruluşunuzdaki her şeyin merkezine yerleştirir. Kanban panoları, sizin ve ekibinizin projede kaydettiği ilerlemenin renkli ve görsel bir temsilini oluşturur.

Etkili Bir Kanban Kurulu Nasıl Oluşturulur

Panoyu Oluşturmak için Aracınızı Seçin

Fiziksel bir pano kullanabilir veya dijital bir platformda oluşturabilirsiniz. Bir arada bulunan bir ekip için fiziksel bir tahta uygun olabilirken, uzak bir ekip için dijital bir tahta daha faydalı olabilir.

Göz önünde bulundurabileceğiniz çevrimiçi araçlardan bazıları şunlardır:

yaratıcı bir şekilde

Creately, işbirliği için görsel bir çalışma alanıdır. Sonsuz bir tuval ve güçlü diyagram oluşturma yetenekleriyle donatılmıştır. Senkronize düzenleme, canlı fare izleme, senkronize değişiklik önizlemeleri, yorum tartışma konuları ve uygulama içi video konferans yoluyla gerçek zamanlı işbirliğini kolaylaştırır. Kanban panonuzu oluşturabileceğiniz ve yönetebileceğiniz çevrimiçi bir beyaz tahta işlevi görebilir. Bununla, kolay erişim ve işbirliği için bir projeyle ilgili tüm belgeleri merkezileştirebilirsiniz; Sezgisel Kanban panosu, kartları dosyalara bağlayın, Kanban panolarınızı gerçek zamanlı olarak yansıtılan değişikliklerle ve daha fazlasıyla Confluence sayfalarına kolayca gömün.

Trello

Trello, web tabanlı bir Kanban proje yönetimi uygulamasıdır. Kanban sistemine mükemmel şekilde uyan panolar, listeler ve kart işlevleri sunar. Kartlara dosya ekleyebilir, görevleri kontrol listeleriyle alt görevlere ayırabilir, üyelere görevler atayabilir ve onları bilgilendirebilir ve projeniz üzerinde çalışırken ekibinizle gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilirsiniz.

favro

Favro, ekiplerin ne yapacakları ve nasıl yapacakları konusunda kendilerini organize etmek için kullandıkları çevik, bulut tabanlı bir planlama ve işbirliği platformudur. Araç, iş akışlarınızı görselleştirmenin birçok yolunu sunarken, bunlardan biri, bir tahta üzerinde soldan sağa akan kartlarla çalışmayı görselleştirebileceğiniz Kanban görünümüdür. Üye atayabilir, kontrol listeleri ekleyebilir ve proje ilerlemesini kolayca takip edebilirsiniz.

asana

Asana, çevrimiçi Kanban panoları oluşturmak ve yönetmek için kullanabileceğiniz bir başka popüler proje yönetimi yazılımıdır. Bununla iş isteklerini yönetebilir, iş akışlarını düzenleyebilir ve ürün yol haritalarını planlayabilirsiniz.

Çevrimiçi Kanban panoları oluşturmaya yönelik diğer araçlar arasında Basecamp, Jira ve Airtable bulunur.

Kanban Panonunuzu Oluşturun

Kanban panosu, sürecin farklı aşamalarını temsil eden sütunlara dikey olarak bölünmüştür. Pano oluşturulduktan sonra, bu farklı süreç aşamalarını belirtin;

• Yapılacaklar – üzerinde çalışılacak görevlerin birikmiş listesini içerir
• Devam ediyor – şu anda üzerinde çalışılmakta olan görevlerden oluşur
• Bitti – tamamlanan görevler bu sütuna taşınır

Bunlar, projenin doğasına ve ekibinize ve nasıl çalıştığına bağlı olarak Kanban panonuza eklenebilecek en temel durumlar olsa da, 'incelemede', 'iptal edildi' veya ' gibi ek sütunlar ekleyebilirsiniz. reddedilmiş'.

Yapılacaklar sütunundaki görevler, yukarıdan aşağıya öncelik sırasına göre düzenlenir. Devam eden sütunda bir yuva açıldığında, en yüksek öncelikli yapılacaklar görevi taşınabilir. Böylece Kanban'ınız, proje görevleri ve ilerlemeleri hakkında net bir genel bakış sağlayarak darboğazları kolayca belirlemenizi sağlar.

Devam Eden Çalışma için Net Bir Limit Belirleyin

Devam eden çalışma limiti, Kanban sisteminin önemli bir bileşenidir. Terim kendini açıklayıcıdır; herhangi bir zamanda Kanban panosunun devam eden sütununda olabilecek görev sayısı sınırını ifade eder. Devam Eden Çalışma sınırına ulaşıldığında yeni görevler eklenmemelidir. Bu, ekiplerin çoklu görev olmadan tam potansiyellerinde çalışmasını sağlamaya yardımcı olur.

Kesin sayı, ekibinizdeki üye sayısına, bunların verimliliğine veya projenizin boyutuna göre değişse de, iyi bir Devam Eden Çalışma sınırına karar vermeden önce ekibinizin mevcut çalışma kapasitesini göz önünde bulundurun. Devam Eden Devam Etme sınırının amacı, herkesin yapacak yeterli işi olmasını sağlamak, ancak çalışmaları gözden geçirilirken aynı anda birden fazla görevi üstlenmemesini veya boş boş oturmamasını sağlamaktır. Ancak, sınır belirlendikten sonra, çalışma sürecini gözlemleyin ve Devam Eden Çalışma sınırını gerektiği gibi ayarlayın.

Kart Ekle

Tahta kurulurken, sıradaki şey kartları eklemek. Bir kart aşağıdaki gibi bilgileri içerebilir;

• Öğenin kısa bir açıklaması
• Durum
• Sahip
• Bitiş tarihleri

Kartları ilgili görevler veya projeler için önceliklerine ve zaman çizelgesine göre tahtaya yerleştirin; en kritik öğeler sütunun en üstünde ve geri kalanı önem sırasına göre akar.

Bir kart yalnızca tek bir öğeyi temsil etmelidir. Kartın kapsamı çok geniş görünüyorsa, birden fazla karta bölün.

Beklentileri Belirle

Kanban kartlarını ekleme, yeniden düzenleme, kaldırma veya taşıma yetkisine kimin sahip olduğunu belirtin. Karışıklık yaratmaktan kaçınmak için yapabilecek insan sayısını sınırlayın. Düzenleme haklarına sahip tek bir kişiyi atayabilirsiniz, ancak başkaları değişiklik yapmak isterlerse bunu ona getirebilirler.

Kanban panosunun amaçlarını ve amacını netleştirmek de önemlidir. Ekibinizin buna güvenebilmesi için önce değerini anlamaları gerekir.

Geribildirim Toplayın

Kuruluşlar büyüdükçe, ürünler değiştikçe ve ekipler genişledikçe süreçlerin uyum sağlaması gerekebilir.

Zaman zaman Kanban sürecini düşünün. Paydaşlardan geri bildirim ve öneriler toplayın ve ekibinizin ve kuruluşunuzun ihtiyaçlarına daha iyi hizmet etmek için Kanban panonuzda ayarlamalar yapın.

Kanban Panolarını Kullanmak İçin En İyi Uygulamalar

Kanban, zaman içinde sıklıkla değişebilen daha geniş bir öncelik yelpazesine sahip projelere en iyi şekilde uygulanır. Aşağıda, projelerinizi Kanban ile daha verimli bir şekilde yürütmek için kullanabileceğiniz birkaç en iyi uygulama bulunmaktadır.

Bildiklerinizle Başlayın

Kuruluşunuzda Kanban sürecini kurarken, zaten bildiklerinizle başlayın. Kanban diğer proje yönetimi yöntemleriyle birleştirilebilirken, mevcut iş akışınızı alın ve Kanban panosu kullanma konseptine uyarlamaya çalışın. Ayrıca mevcut süreçleri ve başlıkları kullanmaya devam edebilirsiniz.

Bu, ekibe üzerinde çalıştıkları şeyin net bir görsel temsilini sağlayarak iş akışının kendisini daha da iyileştirmeye yardımcı olacaktır.

İşleri Basitleştirin

Kanban panosuna çok fazla sütun eklemekten kaçının ve onu çok karmaşık hale getirin ve sonuçta kafa karışıklığına neden olun. Bu nedenle, daha çekici görünmesi için sütun sayısını minimumda tutun.

Aynı zamanda, henüz ekiple tam olarak tartışılmamış görevleri tahtaya eklemekten kaçının. Bunu yapmamak, yalnızca ekip üyeleri arasında daha fazla kafa karışıklığı yaratacak ve odaklarını ve üretkenliklerini azaltacaktır.

Bununla birlikte, çok basit bir Kanban panosu kafa karışıklığına neden olabilir, çünkü çok basit bir pano - yeterli bilgiden yoksun - yanlış yorumlamaya yer bırakabilir.

Önce En Önemli Şeyler Üzerinde Çalışın

Bir Kanban projesi sırasında işler tam zamanında gerçekleştirilir. Ekibin yeterince çalışmasını sağlarken, önceden çok fazla iş planlamamalısınız. Bu, paydaşların ve ürün sahibinin neredeyse anında önceliklendirme kararları almasına ve ekibin değişen ihtiyaçlara uyum sağlamasına olanak tanır.

Ekip, önce en önemli görevler üzerinde çalışmaya öncelik vererek ve yalnızca gerekli olanı gerçekleştirerek, israfı etkin bir şekilde ortadan kaldırabilir. Örneğin, kullanıcılar ekibin üzerinde çalışması gereken belirli bir ürün özelliği hakkında gerçekten heyecan duymuyorsa, müşteriden daha fazla talep gören farklı bir özelliğe öncelik verebilirsiniz.

Ekibi Dahil Edin

Kanban panosunu kurarken iş akışını ve ilgili faaliyetleri tanımlarken tüm ekiplerden/departmanlardan üyeleri dahil edin. Örneğin, Kanban pano sütunlarını tanımlarken, bariz olanlar dışında, diğer departmanların aşina olduğu farklılaştırıcılar veya departman iş akışlarında belirli bir sürecin dahili aşamalarını temsil eden alt sütunlar olabilir.

Bu, tüm paydaşlar için anlamlı olan bir Kanban panosu oluşturmanıza olanak tanır.

Kendi Kanban Panonunuzu Oluşturmaya Hazır mısınız?

Kanban panoları, verimliliklerini en üst düzeye çıkarmak, darboğazları azaltmak ve sürekli olarak yüksek kaliteli ürünler sunmak için görsel proje yönetiminin gücünden yararlanır. Kuruluşunuzun alışık olabileceği hemen hemen tüm diğer proje yönetimi yöntemleriyle uygulanması ve birleştirilmesi kolay bir yöntemdir. Ekibin mevcut operasyonel faaliyetlerinde minimum değişiklikle süreçlerinizi yönetmek için kolayca uygulayabilirsiniz.

Bu kılavuzun kanban panosunun ne olduğunu öğrenmenize ve kuruluşunuz için etkili bir şekilde oluşturmanıza yardımcı olduğunu umuyoruz. Deneyiminizi aşağıdaki yorumlarda paylaşın.