Başarılı Bir Proje Tüzüğü Oluşturmanın Kolay Kılavuzu

Proje yönetimi yaşam döngüsünün aşamalarındaki ilk adımlardan biri proje başlatma belgesini geliştirmektir. Ekipteki herkesin neyin sorumlu olduğu ve ne yapılması gerektiği konusunda bilgilendirilmesine yardımcı olur.

Proje başlatma belgesini tanımlayalım ve nasıl oluşturulacağını tartışalım. Projenize başlamanıza yardımcı olacak bazı faydalı proje başlatma şablonları ekledik. Bunları beğeninize göre özelleştirin ve sunumlara veya belgelere eklemek için resim veya SVG'ler olarak dışa aktarın.

Proje Beyannamesi nedir?

Proje başlatma belgesi, proje vizyonunu, kapsamını, hedeflerini, proje ekibini ve sorumluluklarını, kilit paydaşları ve nasıl gerçekleştirileceğini veya uygulama planını ortaya koyan bir belgedir. Proje bildirimi ve proje tanımlama raporu olarak da bilinir.

Proje yöneticisinin yetki düzeyini ve projenin yönünü tanımlamaya yardımcı olur.

Bir proje başlatma belgesi

• Projenin amacını ve sonuçlarını açıklar
• Bir projenin başlatılmasına yasal olarak izin verir
• Proje son tarihlerini takip etmeye yardımcı olur
• Kısıtlamaları ve riskleri belirlemeye ve önleyici tedbirleri tanımlamaya yardımcı olur
• Bütçeye genel bir bakış özetliyor
• Proje hedeflerini paydaşların çıkarlarıyla uyumlu hale getirmeye yardımcı olur

Proje Beyannamesi ve Proje Planı

Proje başlatma belgesi, yalnızca birkaç sayfadan oluşan üst düzey bir başlangıç ​​belgesidir. Proje hedeflerini, kapsamını, vizyonunu, ekibini ve sorumluluklarını ve paydaşlarını listeler.

Öte yandan bir proje planı, proje hedeflerine nasıl ulaşılacağını açıklayan ayrıntılı bir belgedir. Proje çıktılarını, eylem planını, gerekli kaynakları ve kilometre taşlarını açıklar.

Proje Bildirgesi Nasıl Geliştirilir

Burada, temel unsurlarını belirlerken bir proje başlatma belgesinin nasıl oluşturulacağını inceleyeceğiz.

1. Proje Vizyonunu Belirleyin

Projenin vizyonu, nihai hedefi ve amacı ile ifade edilir. Bölünebilir,

Kapsam: Proje hedefleri, teslimatlar, maliyetler, teslim tarihleri ​​ve yapılacak işler açısından projenin sınırlarını açıklayın. Proje kapsamını proje yaşam döngüsünün başlarında tanımlamak, proje maliyetini ve zamanlamasını etkileyeceğinden önemlidir.

Hedefler: Hedefleri belirlerken SMART kriterlerine bağlı olduklarından veya diğer bir deyişle spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamanlı olduklarından emin olun. Kuruluşun genel hedeflerini göz önünde bulundurarak, proje sonunda gerçekleştirilecek yaklaşık 5 hedef belirleyin.

Çıktılar: Bir hedefin her başarılı başarısının sonunda üretilecek çıktıları listeleyin.

2. Paydaşları ve Müşterileri Belirleyin

Paydaşlar, projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasında kilit bir paya veya çıkara sahip olan kişilerdir. Şirket içinde veya dışında olabilirler ve projenizi finanse edenlerin yanı sıra ekip üyelerini ve müşterileri de içerebilirler.

Paydaşları kategorize etmek ve elinizdeki bilgileri daha anlaşılır ve anlaşılır kılmak için aşağıdaki gibi bir paydaş haritası kullanabilirsiniz.

3. Bir Organizasyon Şeması Oluşturun

Proje ekibini belirlediğinize göre, sorumluluklarını netleştirin.

Adlarını, rollerini ve sorumluluklarını listelemek için bir kuruluş şeması kullanın. Aynı zamanda bağlantı hatları yardımıyla üye arasındaki raporlama ilişkilerini vurgulayabilirsiniz.

4. Proje Kilometre Taşlarını Tanımlayın

Kilometre taşları, proje yaşam döngüsü içindeki önemli olayları temsil eder ve projenin başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini, önemli çıktıların başarıyla tamamlanmasını vb. içerir.

5. Bir Kaynak Planı Oluşturun

Proje için ihtiyaç duyduğunuz tüm kaynakları listeleyin; ekipman, makineler, insanlar, malzemeler vb. Bu size bütçenizi ayırırken yardımcı olabilir.

6. Proje Bütçesini Belirleyin

Planı gerçekleştirmek için kuruluşunuzun üstlenmesi gereken masrafları listeleyin. Bu giderler proje süresince değişebileceği için kabaca tahminler yapabilirsiniz. Ayrıca, harcama onayının onaylanmasından sorumlu olacak kişiyi de not edin.

7. Bağımlılıkları, Kısıtlamaları ve Riskleri Listeleyin

Bağımlılıklar: Proje bağımlılıklarını veya başka bir görevin başlatılması veya tamamlanması üzerinde etkisi olacak faaliyetleri belirleyin ve listeleyin.

Kısıtlamalar: Proje sonuçlarının ilerlemesini engelleyebilecek faktörleri belirleyin. Örneğin, kaynak veya zaman eksikliği.

Riskler: Riskler, proje yaşam döngüsünün herhangi bir aşamasında ortaya çıkabilir. Bunları önceden tespit etmeniz ve önlem almanız önemlidir. İşte burada kullanışlı olabilecek bazı harika risk yönetimi teknikleri.

8. Uygulama Planını Hazırlayın

Burası, önemli tarihleri ​​veya kilometre taşlarını vurgulayarak bir eylem planı oluşturacağınız yerdir.

Proje Bildirgenizi Görselleştirin

Genellikle bir proje başlatma belgesi 5-6 sayfadan oluşur. Bu, proje yönetimi sürecinde gözden kaçırılmalarının en önemli nedenlerinden biridir. Herkesin en az çabayla hızlıca okuyup anlayabileceği bir proje başlatma belgesi yazmanın daha kolay bir yolu görselleştirmedir.

Aşağıdaki gibi grafik öğeleri içeren proje başlatma belgeleri, tüm proje başlatma belgesi öğelerini tek bir sayfada bir araya getirmenize yardımcı olur. Kolay okunur ve görsel olarak hoşturlar.

Aşağıda proje başlatma belgelerinizi nasıl görselleştirebileceğinize dair birkaç örnek bulunmaktadır. Öğeleri eklemek veya kaldırmak için bunları çevrimiçi olarak düzenleyebilir ve projenizin ihtiyaçlarına göre özelleştirebilirsiniz. Bunları sunumlara, web sitelerine, şirket wiki'lerine, belgelere vb. eklemek için SVG'ler veya resimler olarak indirin.

Şablon 1

Şablon 2

Şablon 3

Rehber Hakkındaki Düşünceleriniz Nelerdir?

Proje yaşam döngüsü boyunca, proje başlatma belgesi, işlerin yolunda gitmesinde önemli bir rol oynar. Bu kılavuzda, proje başlatma belgesinin ne olduğunu, nasıl oluşturulacağını ve bazı düzenlenebilir proje başlatma belgesi şablonlarını ele aldık.

Proje başlatma belgesi oluştururken izlediğiniz en iyi uygulamalar var mı? Bunları aşağıdaki yorumlar bölümünde okuyucularımızla paylaşın.