Kuruluş şeması nedir?

Bir şirket veya kurumun - büyüklüğü ne olursa olsun - etkili ve uyumlu bir şekilde çalışması ve belirlenen hedeflerin her birine sırasıyla ulaşması için ne gereklidir? Muhtemelen gerekli yeterliliklere sahip iyi seçilmiş bir ekipten, hedef grubun ihtiyaçlarını karşılamak için özel olarak hazırlanmış bir eylem stratejisine veya gerekli tüm kaynakların edinilmesine kadar çeşitli unsurları adlandıracaksınız.

Yine de atlamış olabileceğiniz son derece önemli bir unsur daha var: Bir şirketin veya kuruluşun kurduğu verimli yapı. Bu yapı, organizasyon şeması olarak adlandırılan, etkili bir şekilde görselleştirilen bağımlılıklar ve sorumluluklardan oluşur. Aşağıda bu aracın tam olarak ne olduğunu açıklayacak ve kullanımının çeşitli sektörlerde faaliyet gösteren şirket ve kurumlara ne gibi faydalar sağladığına değineceğiz.

Organizasyon şeması – ya da ne?

Kuruluş şeması yalnızca basit ve anlaşılır bir çizim değil, aynı zamanda belirli bir şirketin, kurumun veya başka bir varlığın yapısını tasvir eden - ama en önemlisi anlayan - karmaşık bir yönetim aracıdır. Hiyerarşinin (en yüksekten en alt seviyeye), sorumlulukların dağılımının ve çeşitli kuruluşlar (farklı ekipler veya bireyler) arasındaki bağlantıların grafiksel bir görselleştirilmesidir.

Her birimin rollerini, sorumluluk ve yeterlilik kapsamlarını açıkça tanımlayarak bir şirketin veya kurumun yapısını görmelerine yardımcı olduğundan, çalışanlar (özellikle yeni başlayanlar) için kullanışlı bir araçtır. Bir şirketin veya kurumun nasıl çalıştığını bilmek isteyen yabancılar (potansiyel yatırımcılar veya ortaklar gibi) için de pratik olabilir. Bu nedenle organizasyon şemasının özü, şeffaflığın sağlanması ve eldeki kaynakların etkin yönetimidir.

Organizasyon şeması neleri içerir?

Açıklanan farklı türde araçlar vardır (hiyerarşik araçlardan işlevsel araçlara, matrislere, yani devam eden projelere odaklı araçlara kadar). Tam olarak hangi unsurların dahil edildiği spesifik duruma (özellikle kuruluşun büyüklüğüne ve faaliyet gösterdiği sektöre) bağlıdır. Ancak çoğu zaman aşağıdaki gibi unsurlara ilişkin bilgileri içerir:

• yöneticiler – görselleştirmenin en üst kısmında, tüm şirket veya kurumu ilgilendiren önemli kararların alınmasından sorumlu en önemli yönetici pozisyonlarına yerleştirilir. Burada genellikle başkan, başkan yardımcısı, genel müdürler (İK, pazarlama, geliştirme, satış vb. alanların) ve bazen de üst düzey yöneticiler gibi kişiler görünür.
• bireysel bölümler veya departmanlar – her departman (örneğin pazarlama, İK, BT, satış, hukuk ve uyumluluk vb.) ayrı bir blokla temsil edilir ve içinde bireysel pozisyonlar ve roller bulunur (departmanların içinde sorumlu ekipler de olabilir) belirli bir alan için, örneğin pazarlama departmanı, iletişim, performans ve sosyal yardım ekibi),
• Pozisyonların dağılımı – her departman veya bölüm içerisinde, şirket veya kurumda mevcut olan belirli pozisyonlar da (yöneticilerden kıdemli ve asistan uzmanlara, stajyerlere ve stajyerlere kadar), genellikle kendilerine verilen sorumluluklarla birlikte listelenir.
• iletişim hatları ve bağlılık - yapının grafiksel gösteriminin bir parçası olarak, aynı zamanda faaliyetlerini raporlamaktan kimin sorumlu olduğu ve böyle bir raporun kime sunulması gerektiği de belirtilir,
• anahtar/gösterge – grafiksel bir görselleştirme genellikle diyagramda kullanılan çeşitli sembollerin ve çizgilerin anlamını açıklayan bir anahtar veya açıklamayı da içerir. Bu, tüm kullanıcıların yapıyı görmesini ve tüm farklı öğelerin anlamını anlamasını kolaylaştırır.

Bir şirketin neden bir organizasyon şeması olması gerekir?

Organizasyon şeması hazırlamak ne işe yarar? Birincisi, bu şekilde çalışanlar yapıdaki yerlerini daha kolay anlayabilirler; görevlerinin ne olduğunu, tam olarak kime karşı sorumlu olduklarını (hem temel hem de daha yüksek düzeyde) ve bir sorun durumunda kime başvurabileceklerini bilirler.

Dahası, başka bir departmandan birinin desteğine ihtiyaç duyarlarsa, organizasyon şemasında belirli bir alandan kimin sorumlu olduğunu kendileri kontrol edebilir ve (çoğu durumda) konuyu doğru kişiye ilettiklerinden emin olabilirler. Bu şekilde, açıkça tanımlanmış iletişim hatları ve sorumluluk, kafa karışıklığının ve iş kesintilerinin önlenmesine yardımcı olur. Aynı zamanda açıklanan grafiksel görselleştirme, boşlukların veya çok fazla iş yükünün olduğu alanların belirlenmesini de mümkün kılarak faaliyetlerin daha verimli bir şekilde dağıtılmasına olanak tanır.

Organizasyon şeması – özet

Yukarıda sıralanan faydalar göz önüne alındığında, bir şirketi, kurumu veya başka bir kuruluşu organizasyon şeması olmadan yönetmenin göz korkutucu ve son derece zor bir iş olacağını rahatlıkla söyleyebiliriz. İletişim daha uzun sürecek, kararlar daha az düşünülmüş olacak (iç yapı ve ilişkilere ilişkin tam bilgi eksikliğinden dolayı) ve kaynaklar optimize edilmemiş bir şekilde dağıtılacak.

Organizasyon şeması yönetimi kolaylaştırırken aynı zamanda şirket veya kurumun bir bütün olarak anlaşılmasına ve daha fazla büyüme ve başarı için iyileştirme ve değişikliklerin uygulanabileceği alanların belirlenmesine olanak tanır. Bu nedenle her şirket ve kurumun, küçük bir şirket bile olsa, doğru ve (önemli olarak) güncel bir organizasyon şeması oluşturmaya özen göstermesi gerekir.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'taki meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazarı: Klaudia Kowalczyk

Kelimelerle ifade edilemeyenleri tasarıma aktaran bir grafik ve UX Tasarımcısı. Onun için kullanılan her renk, çizgi veya yazı tipinin bir anlamı vardır. Grafik ve web tasarımına tutkulu.

Tüm gönderileri görüntüle