SOP Nedir? Ajansınızın Tutarlılık ve Büyümeye Yönelik Yol Haritası

Bir ajansı ölçeklendirmek kolay değildir.

Her şey senin etrafında dönüyorsa bu imkansızdır. Satışlar, çalışanların katılımı, teslimatlar ve çok daha fazlasıyla hokkabazlık yapıyorsunuz.

Bu yüzden SOP'lara ihtiyacınız var.

SOP, bir şeyi yapmanın standartlaştırılmış bir yoludur. Bir görevin nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin adım adım ayrıntılı talimatlar sunar.

Tutarlı, ölçeklenebilir hizmetler sunmaya yardımcı olmak için her zaman SOP'ları kullanıyoruz.

SOP'leri uygulamaya koyduğunuzda, daha etkili bir şekilde yetki verebilir, iş akışlarınızı kolaylaştırabilir ve müşterilerinize her zaman aynı mükemmel hizmeti sunabilirsiniz.

Bu kılavuzda ajansınız için SÇP'leri nasıl oluşturabileceğinizi açıklayacağız.

Şunları ele alacağız:

• SOP nedir?
• SOP'ler ajanslar için neden önemlidir?
• SOP'lar oluşturabileceğiniz görevler
• Etkili bir SOP nasıl yazılır?

SOP Nedir?

Standart bir işletim prosedürü (SOP), belirli bir görev veya sürecin gerçekleştirilmesine ilişkin bir dizi yazılı adım adım talimattır. Bu, görevi yerine getiren herkesin aynı şekilde yapmasını sağlayan ayrıntılı bir kontrol listesidir.

SOP'lar işleri yapmanın en iyi yolunu belirlemek ve belgelemekle ilgilidir.

Bu, yanlış anlama veya hata riskini en aza indirir. Ayrıca ajansınızın tutarlı bir iş kalitesini korumasına da yardımcı olur.

Standart Operasyon Prosedürleri Acenteler İçin Neden Önemlidir?

SOP belgelerine sahip olmak ajansınız için oyunun kurallarını değiştirebilir. İşte nedeni:

Tutarlılık

Görevleri yerine getirmenin en iyi yollarını özetlemek, ekip üyelerinin tutarlı bir şekilde yüksek standartlara ulaşmalarına yardımcı olur. İster İstemci A için, ister İstemci Z için bir proje üzerinde çalışıyor olun, uygulama aynı düzeyde hassasiyetle gerçekleştirilir.

Teslimatlarınızdan herhangi birini dış kaynaklardan temin ediyorsanız bu çok faydalıdır. Serbest çalışanların ve dış ortakların uyması gereken net yönergeler vardır.

Yeterlik

SOP'lar tekrarlanan süreçlerin kolaylaştırılmasına yardımcı olur. Bir şeyleri çözmek veya her seferinde farklı şeyler yapmak için zaman harcamak yerine, ekip üyelerinizin takip edecekleri doğrudan talimatlar vardır.

Bu, ajansınızı ölçeklendirmeyi, ekibinizi büyütmeyi ve daha fazla müşteri almayı çok daha kolay hale getirir.

Birisi müsait değilse veya ayrılırsa, SOP'ye sahip olmak kesintiyi en aza indirir. Ekibiniz devreye girip sorumlu oldukları görevleri aynı standartta yerine getirebilir.

Ajansınızdaki HER ŞEY için SÇP'ler oluşturun. Bir müteahhit ortadan kaybolduğunda asla asılı bırakılma. Yeni birini işe almak için asla haftalar harcamayın.

SOP'lar.

- Pierre de Preux (@Pierre_dePreux) 6 Temmuz 2022

Eğitim ve İlk Katılım

Yeni işe alınanları hızlandırmak zor olabilir.

6 ay veya daha kısa süre sonra işten ayrılan kişilerle yapılan Zippia anketinde, net rehberlik ve daha etkili eğitim almak, şirketlerin yeni çalışanın işte kalmasını sağlamak için yapabileceği en önemli iki şey olarak sıralandı:

SOP'lar net yönergeler sunar ve eğitime yardımcı olur. Yeni çalışanlar, sürekli rehberlik olmadan sorumluluklarını ve ne yapmaları gerektiğini anlayabilirler.

Acenteler İçin Standart Çalışma Prosedürü Örnekleri

Ekibinizin düzenli olarak gerçekleştirdiği birçok görev vardır. Bir görevi yapmanın en iyi yolunu bulduktan sonra bir SOP oluşturabilirsiniz.

İşletmenizde işe yarayan bir süreci belirledikten sonra süreci standartlaştıran bir SOP oluşturun. Büyüdükçe bunlar anahtar haline gelecektir.

- Craig Zingerline (@craigzingerline) 16 Şubat 2022

Aşağıda standartlaştırılabilecek süreçlere yönelik birkaç SOP örneği verilmiştir:

Müşteri Katılımı

Her müşterinin kendine özgü ihtiyaçları olsa da, sistematik prosedürler uygulayarak işe alım sürecini kolaylaştırabilirsiniz.

İşin kapsamını, iletişimi, sözleşmeleri, gizlilik anlaşmalarını ve diğer belgeleri belirlemek için SOP'lar oluşturabilirsiniz. İlk SEO değerlendirmenizin temel yapısı da standartlaştırılabilir.

Bu şekilde her müşteri aynı harika başlangıcı elde eder.

Anahtar Kelime Araştırması

Anahtar kelime araştırması herhangi bir SEO için en çok zaman alan faaliyetlerden biridir. Süreci bir SOP ile kolaylaştırabilirsiniz.

Gerekli araçları, bunların nasıl kullanılacağını ve anahtar kelime değerinin nasıl değerlendirileceğini ayrıntılarıyla anlatabilir.

Bu aynı zamanda dışarıdan temin edebileceğiniz bir görevdir. Ekibiniz buna ayak uydurmakta zorlanıyorsa, beyaz etiketli bir anahtar kelime araştırma hizmeti kullanmayı düşünün.

Sayfa İçi SEO

Sayfa içi SEO denetiminde ele almanız gereken birçok farklı öğe vardır.

Bir SOP, başlık etiketlerinden meta açıklamalarına, içeriğin okunabilirliğinden dahili bağlantılara kadar her şeyi kapsayan bir kontrol listesi sağlayabilir.

Sayfa Dışı SEO

Bağlantı kurmak zordur. Ve eğer yanlış anlarsanız, düşük kaliteli bağlantılar bir web sitesinin arama sıralamasına zarar verebilir.

Ekibinizin alakalı, kaliteli geri bağlantılar oluşturmasına yardımcı olmak için standart işletim prosedürleri oluşturabilirsiniz. Bu, hedef web sitelerinin belirlenmesinden rakip analizine ve blog yazarlarının erişimine kadar her şeyi içerebilir.

Teknik SEO Denetimi

Teknik bir SEO denetimi karmaşık olabilir. Sistematik bir yaklaşım denetim sürecini kolaylaştırabilir. Ekiplerin, arama motoru sıralamalarını etkileyebilecek teknik hataları tespit etmelerine yardımcı olabilir.

Hangi araçları kullanacağınızı, neleri arayacağınızı ve teknik SEO önerilerinin nasıl oluşturulacağını ekleyebilirsiniz.

Ajansınız İçin Bir SOP Nasıl Oluşturulur?

Ajansınız için net ve uygulanabilir SÇP'leri nasıl oluşturacağınız aşağıda açıklanmıştır.

İhtiyacı Belirleyin

Ekibinizin düzenli olarak gerçekleştirdiği görevlerin bir listesini yaparak başlayın.

Müşteri memnuniyeti üzerinde büyük etkisi olan veya hataların sıklıkla meydana geldiği süreçlere öncelik vermek istiyorsunuz. Bunlar SOP'ların en faydalı olacağı görevlerdir.

Ekibinize danışmak iyi bir fikirdir. Zor buldukları herhangi bir iç süreç veya işleri yapmanın belirlenmiş bir yolu olması gerektiğine inandıkları belirli alanlar var mı?

İlgili Bilgileri Toplayın

Bir sonraki adım, adım adım bir kılavuz oluşturmak için ihtiyaç duyduğunuz bilgileri toplamaktır.

En iyi kaynağınız, görevle ilgili ilk elden deneyime sahip ekip üyeleridir. Neyin işe yaradığı ve nelerden kaçınılması gerektiği konusunda pratik bir bakış açısı sunabilirler.

Bu, SOP belgesinin gerçek uygulamaya dayanmasını ve gerçek dünyadaki bir sorunu çözmesini sağlayacaktır.

Ayrıca mevcut gayri resmi kaynakların olup olmadığını kontrol etmeye değer. SOP'niz için temel oluşturabilecek derme çatma kılavuzlar, notlar ve hatta notlar bulabilirsiniz.

SOP'nizi detaylandırmaya başlamadan önce mevcut yöntemlerinizi sektördeki en iyi uygulamalarla karşılaştırın. Görevi gerçekleştirmenin daha etkili yolları olabilir.

SOP'un Yapısı

Aynı SOP formatının kullanılması oluşturma sürecini basitleştirir. Ayrıca ekip üyelerinin aldıkları yeni SOP'leri takip etmelerini de kolaylaştırır; ne bekleyeceklerini bilirler.

SOP şablonunuzu nasıl yapılandıracağınız aşağıda açıklanmıştır:

Başlık

Açık ve açıklayıcı bir başlık, ekip üyelerinin SOP'nin neleri kapsadığını anlamasını kolaylaştırır. Örneğin, SOP anahtar kelime araştırma sürecinin tamamını detaylandırıyorsa buna "Anahtar Kelime Keşfi ve Analiz Prosedürleri" başlığını verebilirsiniz.

Amaç

SOP'nin neden gerekli olduğunu kısaca açıklayın. Amaç, ekip üyelerine bunu neden kullanmaları gerektiğini göstermektir.

SOP'nin olmasını istediğiniz etkiyi ve ekibinize sorumluluklarında nasıl yardımcı olacağını açıklayın.

Kapsam

SOP'nin ne zaman kullanılması gerektiğini tanımlayın. Ekip üyeleri ne zaman rehbere başvurmalıdır?

Anahtar kelime araştırması için kapsam "Tüm yeni müşteri içerik stratejileri için ve mevcut içeriği optimize ederken geçerli" olabilir.

Prosedür

Bu SOP'un özüdür. Görevin baştan sona nasıl yapılacağına dair tüm süreci detaylandırmalıdır.

Her adımı mantıksal bir sırayla özetleyin.

Anahtar kelime araştırması için, müşterinin nişini tanımlamakla başlayabilir, ardından bir çekirdek anahtar kelime listesi oluşturarak, SEO araçlarını kullanarak, arama hacmini ve rekabeti analiz ederek vb. ile başlayabilirsiniz.

Görev ve Sorumluluklar

Her adımdan kimin sorumlu olduğunu açıklayın. Bir kişi bazı görüşmeleri yürütebilirken diğerleri birkaç ekip üyesinin girdisine ihtiyaç duyacaktır.

Örneğin, kıdemsiz bir SEO uzmanı, ilk anahtar kelime araştırmasını üstlenebilir ve kıdemli bir analist, son anahtar kelime seçimini onaylayabilir.

Araçlar ve Kaynaklar

Görevi tamamlamak için gereken araçları ve kaynakları belirtin. Bu, dahili ajans şablonlarınızı ve üçüncü taraf araçlarınızı içerebilir.

SOP'yi yazın

Bir sonraki adım yapıyı detaylandırmaktır.

İfadelerin uygulanabilir ve anlaşılması kolay olması önemlidir. Ekibinizdeki herkesin bilmediği SEO kısaltmaları veya terimleri varsa hızlı bir tanım sağlayın.

Talimatları görseller ekleyerek daha anlaşılır hale getirebilirsiniz. Örneğin, SOP'niz Semrush veya Ahrefs gibi bir aracın kullanımını kapsıyorsa açıklamalı ekran görüntüleri yararlı olabilir.

Akış şemaları, teknik SEO denetimleri gibi daha karmaşık süreçlerde gerçekten işe yarayabilir. Süreci ve her adımın diğerine nasıl aktığını gösterebilirsiniz.

CEO'muz Joe Davies'in, güvenilir bir SOP oluşturmak için harcanan zamanı gerçekten kısaltan harika bir otomatik SOP oluşturma süreci vardır; ayrıca, her şeyin çok net olmasına gerçekten yardımcı olmak için adımları tamamladığınız videoyu her zaman dahil edebilirsiniz.

60 saniyelik SOP

SOP'ler sıkıcıdır. Ancak ölçeklendirme yapıyorsanız oyunu CİDDİ şekilde değiştirirler.

Bu yöntem SOP oluşturmayı süper hızlı hale getirir ve bir nevi bağımlılık yapar.

Kullanacağınızı garanti ederim. pic.twitter.com/iwxrisvN0r

- Joe Davies (@fatjoedavies) 24 Mayıs 2023

Dahili süreçleriniz için SÇP'ler oluşturduktan sonra bunları harika kılavuzlara, eğitimlere ve blog gönderilerine dönüştürebilirsiniz. Bu tür eyleme geçirilebilir içerik, kurşun mıknatıslar kadar iyi çalışır.

Ajansınız için SOP'lar oluşturun

Daha sonra bunları içeriğe dönüştürün:

-Ayrıntılı Kılavuzlar
-İş Parçacığı
-Videolar
-Listeler

Düşündüğünüzden daha fazla mevcut içeriğiniz var.

- Ryan (@RyanMSchnitzler) 14 Ocak 2023

SOP'yi İnceleyin

İlk taslağınızı bitirdikten sonra onu kilit paydaşlarla paylaşın. Geri bildirimleri, önemli ayrıntıları atlamadığınızdan emin olmanıza yardımcı olabilir.

SOP'nizi kullanıma sunmadan önce göreve aşina olmayan biri üzerinde test edin. Herhangi bir sorunla karşılaşıp karşılaşmadıklarını veya takılıp takılmadıklarını görün.

Bu, daha fazla açıklama gerektiren adımları veya eksik olan herhangi bir şeyi ortaya çıkarabilir.

Bu hafta nihayet yeni ajansımda görev almaya başladım.

Ne öğrendim?

Süreçlerim düşündüğüm kadar karmaşık değildi.

SOP'larınızı iyileştirmenin en iyi yolu onları diğer insanlara dağıtmaya başlamaktır. Boşluklar ve hatalar GERÇEK hızlı bir şekilde bariz bir şekilde ortaya çıkıyor.

- Shane Martin (@Shane___Martin) 12 Haziran 2023

Düzenli İncelemeler

SOP'nin uygulanması yalnızca belge taslağının hazırlanması ve devam edilmesiyle ilgili değildir.

En iyi uygulamalar gelişir, ajansınız yeni araçlar kullanmaya başlayabilir ve ekibinizin birlikte çalışma şekli değişebilir.

Güncelliğini yitirmiş bir SOP zaman ve kaynak israfına neden olabilir.

SOP'larınızın doğru rehberliği sağladığından ve ekibinizin ellerinden gelenin en iyisini yapmasına yardımcı olduğundan emin olmak için düzenli incelemeler planlayın.

Ajansınızı SOP'larla Ölçeklendirin

Yapılandırılmış süreçler olmadan ajans büyümesi hızla kaotik hale gelebilir.

SOP'ler tutarlı kalite sunmanıza yardımcı olur. Siz genişledikçe ve daha geniş bir müşteri yelpazesine sahip olduğunuzda, ekibiniz başarılı olmak için ihtiyaç duyduğu kaynaklara sahip olur.

Ayrıca, ajansın eziyetinden iki haftalık bir tatile çıkarsanız, gelen kutunuz "YARDIM!" ile dolmayacaktır. geri döndüğünüzde e-postalar.