İş Süreçlerini Yeniden Yapılandırmanın Kolay Kılavuzu

İş süreçlerinin yeniden yapılandırılması, önde gelen sektörler imalat ve bankacılık/finans olmak üzere birçok sektörde küçük ve büyük şirketlerin gündeminde önemli bir unsurdur. Kuruluşların, çalışma biçimlerini iyileştirmek için nasıl yeniden tasarlanacaklarını anlamak için iş süreçlerini yeni bir perspektiften görmelerine olanak tanır.

Bu rehberde, iş süreçleri mühendisliği kavramını, ne olduğunu ve süreç adımlarını anlatarak basitleştirmeyi amaçlıyoruz. Kendi BPR projenizi başlatmak için hemen kullanabileceğiniz iş süreci şablonları da sağladık.

İş Süreçleri Yeniden Yapılanma Nedir?

“İş Değişim Mühendisliği, maliyet, kalite, hizmet ve hız gibi kritik, çağdaş performans ölçütlerinde çarpıcı iyileştirmeler elde etmek için iş süreçlerinin temelden yeniden düşünülmesi ve radikal bir şekilde yeniden tasarlanmasıdır” – Michael Hammer ve James Champy

İş süreçlerinin yeniden yapılandırılması, organizasyon genelinde var olan süreçlerin verimliliğini ve etkinliğini artırarak organizasyon performansını iyileştirmek için kullanılan bir yaklaşımdır. İş süreçlerinin yeniden tasarlanmasına ek olarak, ilgili sistemlerin ve organizasyonel yapıların yeniden tasarlanmasını da içerir.

Genellikle, yeni pazar fırsatları, artan rekabet, zayıf finansal performans ve azalan pazar payı gibi nedenler, bir iş süreci dönüşümü ihtiyacını tetikler.

BPR, bir işletmenin birkaç ana bileşeninin analizini ve dönüşümünü içerir. Bunlar şunları içerir:

• strateji
• organizasyon
• İşlem
• teknoloji
• Kültür

BPR üç aşama içerir; analiz aşaması, tasarım aşaması ve uygulama aşaması. Ayrıca iş süreci yeniden tasarımı, iş süreci değişiklik yönetimi ve iş dönüşümü olarak da adlandırılır.

İş Süreçlerini Yeniden Yapılandırmanın Faydaları

BPR, maliyet, kalite, teslimat, çalışan üretkenliği vb. açısından kurumsal performansın iyileştirilmesinde önemli bir rol oynar.

• İş süreçlerini ve sistemleri kolaylaştırın
• Şirketler değişen zamana kolayca uyum sağlar ve işletme giderlerini azaltır
• Şirket karlılığını artırın ve rekabet avantajını sürdürün
• Çalışan verimliliğini artırın
• Ürün ve hizmet kalitesini artırarak müşteri memnuniyetini artırmak

İş Süreçlerini Yeniden Yapılandırmanın İlkeleri

Michael Hammer ve James Champy tarafından önerilen 7 değişim mühendisliği ilkesi şunlardır:

1. Görevler değil, sonuçlar etrafında organize olun.
2. Tüm organizasyonun süreçlerini tanımlayın ve bunları yeniden tasarlama aciliyetine göre önceliklendirin
3. Bilgi işleme çalışmasını, bilgiyi üreten gerçek çalışmaya entegre edin.
4. Coğrafi olarak dağınık kaynaklara merkezileştirilmiş gibi davranın
5. Paralel etkinlikleri yalnızca sonuçlarını entegre etmek yerine iş akışına bağlayın
6. Karar noktasını işin yapıldığı yere koyun ve süreci kontrol altına alın
7. Bilgileri bir kez ve kaynağında yakalayın

Bu ilkeler hakkında daha ayrıntılı bilgi edinmek için bu kaynağa bakın.

BPR Uygulaması | İş Süreci Yeniden Yapılandırma Adımları

Bir süreci yeniden yapılandırmak, çarpıcı bir gelişme elde etmek için organizasyonel çalışmanın nasıl yapılması gerektiğini temel olarak yeniden düşünmeyi içeren bir süreci bir bütün olarak yeniden tasarlamaya odaklanır. BPR'yi yalnızca işlevsel veya artımlı iyileştirmeye odaklanan süreç iyileştirmesinden ayıran şey budur.

Özellikle süreçleriniz yalnızca optimizasyon gerektiriyorsa ve kuruluşunuz dramatik bir değişime uğramak istemiyorsa, değişim mühendisliği her durumda uygun olmayabilir. Böyle bir durumda, bir süreç iyileştirme tekniğini tercih edebilirsiniz.

Adım 1: Vizyonu ve iş hedeflerini belirleyin

Üst yönetimin iş durumunu tanımlaması gereken yer burasıdır; müşteri beklentileri, rekabet, fırsatlar vb.

Bu, değişim ihtiyacını anlamayı kolaylaştıracak ve şirketin gelecekte nerede olması gerektiğine dair net bir vizyon oluşturacaktır. Ardından hedefleri hem niteliksel hem de niceliksel olarak netleştirin.

2. Adım: Yetkili bir ekip oluşturun

Seçtiğiniz ekibin işlevler arası olması gerekir çünkü başarısızlık olasılığını en aza indirmek için organizasyonun her seviyesinden uzmanlık ve algı gereklidir.

Gerçekleştirilmesi gereken faaliyetler hakkında net bir vizyona sahip olmak ve stratejik yön sağlamak üst yönetimin sorumluluğunda olmalıdır. Ayrıca süreçlerin içini ve dışını bilen bir operasyon yöneticiniz olması gerekir. Ekibin tamamlanması için çeşitli alanlardan farklı uzmanlıklara sahip doğru mühendislere sahip olmak da aynı derecede önemlidir.

Bu aşamada, hedef ve stratejilerin doğru bir şekilde ana hatlarıyla belirtilmesi önemlidir. Müşteri ihtiyaçlarını belirlemek ve rekabeti analiz etmek için anketler ve kıyaslama faaliyetleri de gerçekleştirebilirsiniz.

Bu adımda, değişiklik için iş gerekçesini ve projenin hedeflerini diğer çalışanlara iletmek de gereklidir. Bu onların geri bildirimlerini de teşvik edecek ve olacaklara hazırlanmalarına yardımcı olacaktır.

3. Adım: Mevcut süreci anlayın

Bu adımda yeniden tasarlayacağınız süreç(ler)i seçmeniz gerekmektedir. Bozuk, işlevler arası, değer katan, darboğazları olan veya organizasyon üzerinde etkisi yüksek vb. süreçlere öncelik verilebilir.

Bunları seçtikten sonra, boşlukları, verimsizlikleri, engelleyicileri vb. belirlemek için kapsamlı bir şekilde analiz etmek için akış çizelgelerini veya süreç haritalarını kullanarak haritasını çıkarın.

Ardından, bunları uyguladığınızda sürecin istenen etkiyi kazanıp kazanmadığını izlemek için süreçler için doğru KPI'ları tanımlayın.

Adım 4: Süreci yeniden tasarlayın

Vizyonunuzu göz önünde bulundurarak, önceki sürecin verimsizliklerinin üstesinden gelen yeni bir süreci yeniden tasarlayın. Burada, mevcut durum sürecinin sorunları için belirlediğiniz çözümleri vurgulayan bir gelecek durum haritası oluşturacaksınız.

Adım 5: Yeniden yapılandırılmış süreci uygulayın

Süreç yeniden tasarlandıktan sonra, daha önce tanımladığınız KPI'ları izleyerek nasıl çalıştığını görmek için küçük bir test yapabilirsiniz. Bu, şirket genelinde uygulamadan önce süreçte gerekli ayarlamaları yapmanızı sağlayacaktır. Yeni süreç mevcut olandan daha iyi çalışıyorsa, daha büyük ölçekte uygulayabilirsiniz.

BPR Metodolojileri

Dışarıda birkaç iş süreci yeniden yapılandırma metodolojisi var ve bunlardan bazılarını adımlarla birlikte aşağıda listeledik. Yukarıda tartıştıklarımıza ek olarak, iş süreçlerini yeniden yapılandırmanın daha fazla yolunu vurgularlar.

Çekiç/Champy Metodolojisi

Hammer ve Champy tarafından tanıtılan metodoloji, iş süreci değişim mühendisliğini popüler hale getirdi. Altı adım içerir.

Adım 1: Değişim mühendisliği sürecini başlatan CEO, şirketin mevcut durumunu ve şirket için gelecek vizyonunu açıklayarak çalışanlara tanıtmalıdır.

Adım 2: İş süreçlerini şirket içinde ve dış dünyayla nasıl etkileşime girdiklerine göre tanımlayın. Burada süreçleri görselleştirmek için süreç haritaları kullanılabilir.

Adım 3: Yeniden yapılandırıldığında şirkete değer getirme potansiyeli olan ve yeniden yapılandırılması kolay süreçleri seçin.

Adım 4: Gelecekte onlardan beklenenin aksine süreçlerin mevcut performansını analiz edin.

Adım 5: Yaratıcılık, yanal düşünme ve hayal gücünü kullanarak seçilen iş sürecini yeniden tasarlayın.

Adım 6: Yeniden tasarlanan süreçleri uygulayın.

Davenport Metodolojisi

Davenport, bilgi teknolojisini iş değişim mühendisliğinin kalbine yerleştirir. Davenport modeli altı adımı kapsar.

Adım 1: İş vizyonunu ve süreç hedeflerini geliştirin.

Adım 2: Yeniden yapılandırılması gereken iş süreçlerini tanımlayın. Davenport, bir seferde 15'ten fazla süreç seçmemenizi tavsiye eder.

Adım 3: Seçilen süreçlerin işleyişini ve performansını anlayın. Ve yeniden yapılandırılmış süreçler için performans kıyaslamaları oluşturun.

Adım 4: Bilgi teknolojisi araçlarının ve uygulamalarının yeni tasarlanmış iş süreçlerine nasıl uygulanabileceğini inceleyin.

Adım 5: Yeni iş sürecinin işleyen bir prototipini tasarlayın. Ekibin prototipi incelemesine ve iyileştirme alanlarını belirlemesine izin verin.

Adım 6: Test edilen prototipi kuruluş genelinde uygulayın.

Manganelli/ Klein Metodolojisi

Manganelli ve Klein, yalnızca şirketin stratejik hedefleri ve müşteri gereksinimleri için çok önemli olan iş süreçlerine odaklanmayı belirtmektedir.

Adım 1: İlgili herkesten hedefleri tanımlamasını ve iş yeniden yapılandırma projesine hazırlanmasını isteyin.

Adım 2: Yeniden tasarlamak için temel iş süreçlerini seçin

Adım 3: Seçilen süreçlerin mevcut performansını inceleyin ve elde etmek istediğiniz gelecekteki performansı belirleyin.

Adım 4: Yeni süreçleri desteklemek için bilgi teknolojisi tasarımı geliştirin. Ve insanlar için yeni çalışma ortamları tasarlayın.

Adım 5: Yeniden tasarlanan süreçleri ve organizasyon içindeki yeni çalışma ortamlarını uygulayın.

Kodak Metodolojisi

Uluslararası Kodak organizasyonu tarafından geliştirilen Kodak metodolojisi, dünya çapındaki tüm Kodak tesislerinde uygulanmaktadır.

Adım 1: Süreç yeniden yapılandırma projesini planlayın ve tüm proje yönetim kurallarını ve prosedürlerini tanımlayın.

Adım 2: Proje ekibinizi bir araya getirin, proje yöneticilerini atayın ve organizasyon için kapsamlı bir süreç modeli tasarlayın.

Adım 3: Seçili süreçleri yeniden tasarlayın. Bu adım, yeniden tasarlanan süreçlerin bir Pilot Uygulaması planıyla sonuçlanmalıdır.

Adım 4: Yeni tasarlanmış süreçleri kuruluş genelinde uygulayın. Kuruluşun altyapısını yeni süreçlerin gereksinimlerine göre ayarlayın.

Adım 5: Son adım, diğer adımlara paralel olarak gerçekleştirilir. Burada proje ekibi, değişim mühendisliği projesi sırasında ortaya çıkabilecek engellerle başa çıkmanın yollarını bulmalıdır.

BPR Hakkındaki Fikirleriniz Nelerdir?

Bu kılavuzun, iş süreçlerinin yeniden yapılandırılması konusunda bilgi sahibi olmanıza yardımcı olduğunu umuyoruz. Daha fazla sorunuz mu var? Aşağıdaki yorumlar bölümünde paylaşın.