Proje yönetiminde hızlı izleme nedir? Temel faydalar ve dezavantajlar

Hızlı izleme nedir?

Hızlı izleme, belirli görevler üzerinde paralel olarak çalışarak projenin süresini kısaltmayı içeren bir proje yönetimi tekniğidir. Uygulamada bu, mantıksal olarak ilişkili olmayan görevlerin aynı anda gerçekleştirildiği anlamına gelir. Bu, görevlerin sırayla yapıldığı geleneksel yaklaşımın tam tersidir; bir görev, bir önceki tamamlandıktan sonra başlar. Bu yöntemin amacı, görevlerin sıralı yürütülmesinden kaynaklanan gecikmeleri ortadan kaldırarak veya azaltarak proje hedeflerine ulaşmayı hızlandırmaktır. Bir projeyi iki şekilde hızlandırabilirsiniz:

• Bir göreve, kendisiyle ilgili daha önceki bir görevin tamamlanmasından hemen önce başlayarak,
• Uygulamayı hızlandırmak için kaynakları veya bir görev üzerinde çalışan kişi sayısını artırarak.

Hızlı izlemenin faydaları

Bu tekniği kullanmanın temel avantajlarından biri hiç şüphesiz proje süresinin kısaltılmasıdır; bu da özellikle projenin son teslim tarihi kısıtlı olduğunda faydalıdır. Bu yöntem aynı zamanda kaynakların daha iyi kullanılmasını sağlar; bazı görevlerin aynı anda gerçekleştirilmesi, diğerlerinin tamamlanmasını bekleme ihtiyacını azaltır. Dahası, hızlı izleme, önemli proje teslimatlarının daha hızlı gerçekleştirilmesine olanak tanır; bu teslimatlar, diğer iş hedeflerini karşılamak için gerekli olduğunda önemli olabilir. Bu yöntem farklı sektör veya alanlardaki (inşaat, pazarlama, bilişim vb. dahil) projelere uygulanabilir.

Hızlı izlemenin herhangi bir dezavantajı var mı?

Hızlı izlemenin pek çok avantajı olmasına rağmen, ekip üyeleri arasındaki çatışmalar veya görevlerin eş zamanlı gerçekleştirilmesi durumunda ortaya çıkabilecek yönetim zorlukları gibi bazı riskleri de taşıyabilir. Sonuç olarak, örneğin yeni insanları işe alma veya kaynakları geliştirme ihtiyacı nedeniyle bir projenin maliyeti artabilir. Ayrıca hata sayısı artarak geliştirilen ürün veya hizmetin kalitesini etkileyebilir. Aynı zamanda bu yöntem, projenin planlanması ve yürütülmesindeki esnekliği azaltır; görevlerin eşzamanlı olarak yürütülmesi, proje sırasındaki değişikliklere uyum sağlamak için çok az marj bırakabilir.

Hızlı takip nasıl kullanılır?

Hızlı takip, zamanınız kısıtlı olduğunda veya proje programını kısaltmanız gerektiğinde (örneğin, herhangi bir gecikmenin yüksek maliyet oluşturduğu inşaat projelerinde) etkili bir strateji olabilir. Ancak bu proje yönetimi tekniğinin istenen sonuçları üretmesini sağlamak için birkaç temel ilkeye uyulmalıdır. Bunlardan en önemlilerini aşağıda özetledik.

• Görev seçimi – tüm görevler bu teknik kullanılarak tamamlanamaz. Bu nedenle projenin çeşitli görevleri ve aşamaları arasındaki bağımlılıkları iyice anlamak ve diğerlerinin tamamlanmasını beklemesi gerekenleri ortadan kaldırmak gerekir.
• Risk değerlendirmesi – yukarıda özetlenen nedenlerden dolayı dikkatli bir risk analizi yapmak ve bu tekniği kullanmanın tamamen haklı olup olmadığını belirlemek gereklidir.
• İzleme ve kontrol : Eş zamanlı olarak gerçekleştirilen faaliyetlerin istenmeyen çatışmalara veya gecikmelere neden olmadığından emin olmak için projenin ilerleyişini izlemek ve proje ekibiyle iletişim kurmak gereklidir.

Özet

Zamanın önemli bir faktör olduğu projelerde, hızlı izleme, amaçlanan sonucun teslim tarihini hızlandıran ve şüphesiz hedef kitleyi tatmin edecek şekilde paha biçilmez bir strateji olabilir. Ancak öncelikle maliyetleri artırmamak, ikinci olarak da projenin kalitesinden ödün vermemek için dikkatli kullanılmalıdır. Bu nedenle bu tekniği uygulamadan önce hangi görevlerin aynı anda yapılabileceğine karar verin. Daha sonra bunları buna göre planlayın ve olası olumsuz sonuçları en aza indirmek için ilerlemelerini sürekli izleyin.

İster hızlı izleme yöntemini ister sıralı yaklaşımı kullanmaya karar verin, Firmbee sizi tüm süreç boyunca destekleyecektir. Sistem, Kanban panoları, yapılacaklar listeleri, kişi veritabanları, takvimler ve daha fazlası gibi çok sayıda özellik sunar. Firmbee'yi ücretsiz deneyin!

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'taki meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazarı: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürecek en iyi kişi haline getiriyor.

Tüm gönderileri görüntüle