Bordro İşleme Nedir? 7 Adımda Bordro İşlemi Nasıl Yapılır

Bordro işleme, işletmelerin çalışan ödemelerini yönetmelerinin yöntemsel yoludur. Maaşların hesaplanmasını, vergi ve sosyal yardımlar gibi kesintilerin takip edilmesini ve herkese doğru ve zamanında ödeme yapılmasını sağlamayı içerir.

Ayrıca bu sistematik süreç, şirketlerin çalışan tazminatlarını düzenlemelere ve şirket politikalarına uygun şekilde ele almasına yardımcı olur. Zaman içinde bordro işlemlerinin gelişimi, finansal yönetimde doğruluğu önemli ölçüde artıran, hataları azaltan ve verimliliği artıran ileri teknolojiler sunarak işletmelerin çalışma biçiminde devrim yarattı.

Tüm bu avantajlarla şirketler artık karmaşık düzenleme politikalarını yönetirken aynı zamanda elverişli bir çalışma ortamını da geliştirebiliyor.

Bordro İşleme Nedir?

​​Bordro işleme, bir şirket içindeki çalışan ödemelerinin eksiksiz yönetimini ifade eder. Vergiler, sosyal yardımlar ve diğer harcamalar için kesin kesintiler sağlarken maaşların dikkatli bir şekilde hesaplanmasını, takip edilmesini ve dağıtılmasını içerir.

Kuruluşlar, maaş bordrolarını yönetmek için, belirlenmiş personel veya İK departmanları aracılığıyla manuel olarak veya bordro sürecini dönüştürebilen ve optimize edebilen otomatik bordro işleme sistemlerini kullanarak çeşitli yaklaşımlar benimseyebilir.

Bordro işlemenin amacı, kurallara ve düzenlemelere uyarak çalışanlara doğru şekilde ödeme yapmaktır. Bu, çalışanlara doğru ve yasalara uygun şekilde ödeme yapılmasını sağlamak için şirket içinde veya özel sistemler aracılığıyla yürütülen adımların anlaşılması anlamına gelir.

7 Kolay Adımda Bordro İşlemi Nasıl Yapılır

Bordro sistemi, çalışanlarınıza ücret vermekten daha fazlasıdır. Bu, şirketinizi etkileyen eyalet ve federal yasalarla iç içe geçmiş ticari operasyonların ayrılmaz bir parçasıdır. Düzenlemeleri anlamak, küçük ve orta ölçekli işletme sahipleri için çok önemlidir.

Burada bordronun işlenmesinde 7 temel adım ve uyum açısından önemli olan bazı mevzuat ayrıntıları yer almaktadır. Önemli bordro süreci adımları ve bordronun nasıl oluşturulacağı hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.

1. Adım: Çalışan Vergi Bilgilerini Toplayın

Bordro işlemlerinin birincil aşaması, çalışanlarınızdan önemli vergi ayrıntılarının toplanmasını içerir. Geleneksel olarak işverenler, çalışanların uygunluğunu kontrol etmek ve devletin gerektirdiği stopajı yerine getirmek için farklı vergi formları doldurmalarını sağlayarak vergi ayrıntılarını toplardı.

Ancak modern bordro sistemleri, kullanımı kolay bir dijital platform sağlayarak bu görevi basitleştirir. Bu platform, çalışanların vergi belgelerini çevrimiçi olarak güvenli bir şekilde doldurmasına ve göndermesine olanak tanıyarak evrak işlerini azaltır ve Hindistan Gelir İdaresi ve eyalet gelir departmanları tarafından belirlenen vergi düzenlemelerine uyumu sağlar.

Adım 2: Kayıt Yönetim Süreci Oluşturun

Kayıt tutma, işlerine ilişkin sözleşmeler ve çalışmaktan elde ettikleri ekstra avantajları açıklayan belgeler gibi çalışanlarla ilgili farklı belgelerin yönetilmesini içerir. Düzenli bir çalışan kayıt yönetimi sürecinin sürdürülmesi, İK'daki bordro süreci için gerekli olan bordro kesintilerinde ve istihdamla ilgili diğer belgelerde doğruluk sağlar.

Yöntemler arasında, her birinin erişilebilirlik ve uyumluluk açısından avantajları olan kağıt tabanlı dosyalama sistemleri, yerinde sunucular veya bulut tabanlı belge depolama yer alır.

Kağıt dosyalar, fiziksel kopyaların güvenli bir şekilde saklanmasını gerektirir, ancak işletmeler büyüdükçe bu dosyaların bakımı hantal hale gelebilir. Tesis içi sunucular, fiziksel alandan tasarruf sağlayan dijital bir alternatif sunar ancak yeterli donanım ve güvenli olanaklar gerektirir.

Birçok kişi tarafından tercih edilen Bulut Tabanlı belge depolama, her yerden erişilebilirlik sağlayarak uyumluluk risklerini, idari yükü ve kapsamlı depolama ekipmanı ihtiyacını azaltır. Bu bulut tabanlı platformlar, benzersiz verimlilik ve uyumluluk standartlarına bağlılık sunarak onları çağdaş işletmeler için cazip bir seçim haline getiriyor.

3. Adım: Ödeme Planlarını Belirleyin

Çalışan bilgilerinin doğru olması, bordro sürecinde ödeme sıklığına karar verilmesinin önünü açar. İki haftada bir, altı ayda bir veya aylık gibi tipik ödeme dönemleri işletmeler için standarttır.

Bu programın çalışanlarla paylaşılması şeffaflık açısından çok önemlidir ve ödeme zaman çizelgelerini tahmin etmelerine olanak tanır. Her ödeme sıklığının, maaş çeklerinin işlenmesi için harcanan süreyi etkileyen idari nüansları vardır.

4. Adım: Süreyi ve Devamlılığı Takip Edin

İK'da hassas bir bordro sistemi için çalışanların çalışma saatlerini, molalarını ve katılımlarını doğru bir şekilde takip etmek çok önemlidir. Bu, çalışanların işe ne zaman başlayıp bitirdiklerinin yanı sıra mola zamanlarının da kaydedilmesini içerir.

Zaman çizelgeleri, zaman çizelgeleri veya mobil uygulamalar gibi çeşitli yöntemlerin kullanılması, farklı tercihlerin karşılanmasına yardımcı olarak tüm çalışanların çalışma saatlerinin doğru şekilde kaydedilmesini sağlar.

Manuel izlemeden SkizzleHR gibi HRMS yazılımıyla otomatik izlemeye geçiş, işletmelere biyometrik, mobil uygulamalar, yüz tanıma ve coğrafi etiketleme gibi çok yönlü yöntemler sunuyor. Bu, katılımın doğru şekilde izlenmesini sağlar ve kaydedilen çalışma saatlerine göre hassas ücret hesaplamalarını kolaylaştırır.

Adım 5: Kesintileri Hesaplayın

Kesintilerin hesaplanması, bordro sürecindeki vergi öncesi, vergi ve vergi sonrası kesintiler gibi kategorilerin anlaşılmasını içerir. Bu kesintiler çalışanın net ücretini etkiler ve brüt ücret ile zorunlu kesintileri içeren bir hesaplama gerektirir.

Vergi öncesi kesintiler, sağlık sigortası veya emeklilik katkı payları gibi vergi öncesi maaş çeklerinden kesilen tutarlardır. Vergi kesintileri, işverenler tarafından belirlenen ve yetkililere gönderilen, devlete borçlu olunan tutarları kapsar.

Vergi sonrası kesintiler vergilerden sonra gerçekleşir ve çalışanlar için nihai eve dönüş ücretini şekillendiren ekstra sigorta ödemelerini, belirli emeklilik katkılarını veya maaş haczi gibi yasal ödeme emirlerini içerebilir.

Bir çalışanın herhangi bir kesinti (brüt ücret olarak adlandırılır) öncesinde ne kadar kazandığını öğrendikten sonra, bu brüt gelirden vergi öncesi, zorunlu vergi ve vergi sonrası kesintiler için parayı alırsınız. Bu kesintiler çıkarıldıktan sonra kalan miktar, çalışanın gerçekte aldığı ücrettir (buna net ücret denir).

Herhangi bir kesinti yapılmadan 1000$ kazandığınızı hayal edin. Vergiler için 200$, sigorta için 50$ ve emeklilik için 30$ kesilirse, 1.000$'ınızdan 200$ + 50$ + 30$ çıkarırsınız. Bu size maaş çekinde alacağınız, net maaş adı verilen para miktarını bırakır.

Adım 6: Çalışanlara Ödeme Yapın

Eve dönüş ücretini hesapladıktan sonra, bordro işlemlerini başlatmanın zamanı geldi. Doğrudan para yatırma, maaş kartları veya basılı çekler aracılığıyla çalışanlara yapılan ödemelerin doğruluğunu ve zamanında yapılmasını sağlamak, bordro sürecinde çok önemlidir.

Özellikle manuel işlemlerde veya bordro sağlayıcılarını kullanırken işleme programlarını etkileyebilecek tatilleri dikkate almak çok önemlidir. Kullanıcı dostu arayüzü ve otomatik ödeme özellikleriyle tanınan SkizzleHR , bordro ödemesini etkili bir şekilde kolaylaştırıyor.

Yazılım, birden fazla ödeme yöntemi sunarak bordro işlemlerini basitleştirir, tatillerde veya çeşitli işlem yöntemlerinde bile çalışanlara doğru ve hızlı ödeme yapılmasını garanti eder. Bu, doğruluğu ve verimliliği korurken sorunsuz bir bordro deneyimi sağlar.

Adım 7: Bordro Vergisi Ödemelerini ve Başvurularını Gönderin

Bordro işlemlerini tamamladıktan sonra işverenlerin, ilgili devlet kurumlarına kesilen bordro vergilerini göndermek de dahil olmak üzere vergi yükümlülüklerini yerine getirme sorumluluğu vardır. Özel gereksinimler işletmenin bulunduğu yere göre değişiklik gösterebileceğinden, yerel vergi makamları ve bordro vergi yöneticileriyle uyumluluk gereklidir.

SkizzleHR, vergi uyumluluğu ve bordro vergisi ödeme ve dosyalama süreçlerini otomatikleştirme yoluyla bu prosedürleri basitleştirir. Entegre sistemi en son vergi düzenlemelerini sürekli olarak güncelleyerek işletmelerin vergi yükümlülüklerini doğru ve verimli bir şekilde yerine getirmelerini kolaylaştırır.

Çözüm

Bordro işleme, her türlü işletmenin kritik bir yönüdür; ayrıntılara titizlikle dikkat edilmesini ve sürekli gelişen düzenleyici normlara bağlı kalınmasını gerektirir. Bu tür beyin fırtınası hesaplamalarını ve evrak işlerini etkili bir şekilde gerçekleştirmek için SkizzleHR gibi modern çözümler, vergi yasa ve düzenlemelerine uyumu sağlarken karmaşık bordro görevlerini basitleştirir.

Sezgisel özellikleri vergi beyannamelerini kolaylaştırır, kesintileri otomatikleştirir ve sorunsuz ödeme süreçlerini kolaylaştırır. Ayrıca kullanıcı dostu arayüz, ödemenin doğru ve hızlı yapılmasını sağlayarak sorunsuz bir bordro deneyimine katkıda bulunur.

İşletmeler bordro işleme yazılımlarını kullanarak bordro gereksinimlerini güvenle yönetebilir, hataları en aza indirebilir ve bordro süreçlerinde verimliliği ve uyumluluğu artıracak operasyonları kolaylaştırabilir.