Satış raporlaması nedir?

Yayınlanan: 2021-05-24

Planlama, yürütme ve kontrol.

Bu unsurların üçü de bir işletmenin başarısını sağlamak için eşit derecede önemlidir.

Ne yazık ki, birçok işletme bunu anlamakta başarısız oluyor ve raporlamaya gereken saygıyı göstermiyor. Ancak bu yanlış bir yaklaşımdır. Yalnızca şirketinizde gerçekleşen tüm faaliyetlerin sonuçlarının tam olarak farkında olduğunuzda işinizi gerçekten geliştirebilir ve güvenilir bir veriye dayalı stratejiye sahip olabilirsiniz.

Büyüklüğe giden yolda ilk durak satış raporlamasıdır.

Satış Raporu Nedir?

Satış analizi raporu olarak da bilinen satış raporu , belirli bir süre boyunca bir şirkette gerçekleşen tüm satış faaliyetlerinin kapsamlı bir kaydıdır.

Esasen, satış yöneticilerine iş tarafından gerçekleştirilen tüm satış süreçleri ve operasyonları hakkında bir genel bakış sağlar. Hem belirli bir zaman içinde satış hacminde meydana gelen çeşitli eğilimlerin bir yansıması olarak hareket eder hem de satış hunisinin farklı adımları hakkında bir fikir verir. Ayrıca ekipteki tüm satış yöneticilerinin performansına ilişkin analitik bilgileri de içerir.

Her şirketin satış raporlarını oluştururken uyması gereken kesin olarak tanımlanmış bir form yoktur. Belirli bir şirketin ihtiyaçlarına ve dahili iş akışlarına bağlı olarak, raporda yer alan unsurlar değişiklik gösterebilir. Bununla birlikte, geleneksel olarak, satış raporları aşağıdaki özelliklerden oluşur:

Projeye genel bakış

Asıl rapora geçmeden ve takip edilen dönemin ayrıntılarını ele almadan önce, raporunuzu okuyan kişiye bazı arka plan bilgileri sağlamanız gerekir. Sonuçta, raporunuzu kimin okuyacağını asla bilemezsiniz, bu nedenle raporda belirtilen bilgilerin, şirketinizin önceki satış başarıları hakkında çok az bilgisi olan veya hiç bilgisi olmayan kişiler tarafından bile erişilebilir olduğundan emin olmak çok önemlidir.

Burada izlenecek en iyi yaklaşım, hem raporun amacını hem de önceki zaman dilimlerindeki başarıların bir hatırlatıcısını eklemektir.

Veri dökümü

Her ne kadar okuyan herkesin satış süreçlerinizi daha iyi anlayabilmesi için raporlarınızı olabildiğince ayrıntılı hale getirmek harika bir fikir olsa da. Bununla birlikte, sonsuz elektronik tablolar ve tablolar eklemek, verilerinizi sunmanın her zaman en iyi yolu değildir - genellikle verimsiz ve kafa karıştırıcıdır.

Bunun yerine, topladığınız tüm bilgileri almalı ve daha küçük, daha yönetilebilir parçalara ayırmalısınız. Derleyin ve her bir öğenin tekil bir süreç gösterdiği veya tek bir metriğe yansıdığı sindirilebilir parçalar halinde sunun. Her bir öğenin neyi ölçtüğünü ve baktığı tam zaman çerçevesini net bir şekilde belirlemeyi unutmayın. Ardından, verilerdeki olası dalgalanmayı ve okuyucularınızın raporunuzdaki rakamları daha iyi anlamasını sağlayacak diğer ek bilgileri açıkladığınızdan emin olun.

Sonuçların yorumlanması

Hedeflerinizi belirledikten ve toplanan verileri sunduktan sonra, büyük resimde verilerin işletmeniz için ne anlama geldiğini açıklamanın zamanı geldi. Satış raporu okuyucularınıza bir dizi rastgele rakam ve grafik atmak yerine, bunların şirketiniz için ne anlama geldiğini açıklayın.

Örneğin, yeni bir strateji uyguladıysanız ve satış rakamlarında bazı dalgalanmalar görüyorsanız, söz konusu stratejinin başarılı olup olmadığına dair bir yargıya varabilirsiniz. Ardından, daha da ileri gidebilir ve dalgalanmalara tam olarak neyin yol açtığını belirlemeye çalışabilirsiniz.

Aylık satış raporunu nasıl yazacağınızı öğrenin!

Satış Raporlaması Neden Önemlidir?

Satış raporlaması, satış sürecinin diğer daha yaratıcı kısımları kadar heyecan verici olmasa da, başarılı bir satış stratejisinin önemli bir parçası olduğu açıktır.

Satış raporunun tanımı, işletmelerin hem mevcut satış performanslarını değerlendirmelerine hem de daha geniş satış stratejilerini değerlendirmelerine olanak tanıyan güçlü bir analiz aracı olduğunu gösterir. Ancak, satış raporlamasında bundan daha fazlası var. Dünyanın her yerinden satış liderlerinin zamanlarını ve enerjilerini düzenli satış raporları oluşturmaya harcamalarının sayısız nedenini daha iyi anlamak için, satış raporlamasının sunduğu avantajlara bir göz atalım:

Satış hunisindeki darboğazları başarıyla bulmanızı ve kaldırmanızı sağlar. İşletmelerin durgunluk noktasına gelmesi, hatta satışlarda ve dolayısıyla kârda bir düşüş görmesi alışılmadık bir durum değil. Aslında, hepsi, en başarılı işletmeler bile, yaşamları boyunca bunu yaşarlar. Verimli satış yöneticileri, işletmeleri dahilinde gerçekleşen tüm satış faaliyetlerini takip ederler, böylece satışlarda bir düşüş meydana geldiğinde, sorunu tespit edebilir ve etkin bir şekilde ondan kurtulabilirler. Ayrıntılı ve sezgisel bir satış raporuna sahip olmak, sorunun tam olarak ne zaman ortaya çıktığını ve bunun nedeninin ne olabileceğini hızlı bir şekilde belirleme fırsatı sunar.
Satış temsilcilerinin daha fazla anlaşma yapmasına yardımcı olur. Satış raporları, satış yöneticilerine bağlam sağlar ve hangi süreçlerin hangi sonuçlara yol açtığını vurgular. Buna karşılık, satış yöneticileri, satış temsilcilerinin daha fazla anlaşma yapmak için geliştirebilecekleri tam olarak bir parmak koyabilirler. Belirli becerileri geliştirmek ve bunlardan yoksun belirli alanlarda daha fazla uzmanlık kazanmak için eğitim ve atölye çalışmalarını kolaylaştırabilirler.
Belirli bölgelerdeki olumlu eğilimleri keşfetme şansı verir. Satış faaliyetinizin kapsamlı bir kaydını aldığınızda, hangi potansiyel müşterilerin nereden geldiğini görebilirsiniz. Bu, hangi potansiyel müşteri kaynaklarının en yüksek kaliteli müşteri adaylarını oluşturduğunu ve bunları beslemek için hangi uygulamaların en etkili olduğunu belirleyebileceğiniz ve bunları ölçekleyebileceğiniz anlamına gelir.
Personel devrinin dezavantajlarını azaltır. Büyük şirketler için yüksek personel devir hızına sahip olmak tamamen normal bir şeydir. İnsanlar kendileri için yeni fırsatlar keşfettikçe gelir ve giderler. Ancak çalışanlarınızın kariyer yolları, şirketinizin satış performansını olumsuz etkilemek zorunda değildir. Temel satış bilgilerinizin hiçbirinin şirketten ayrılırken bireysel holdingle kapıdan çıkmasını istemezsiniz. Tüm verilerinizi güvende ve düzenli tutmak için merkezi bir satış raporlama sisteminiz olmalıdır.
Satış ekibine daha iyi bir yön duygusu sağlar ve onları motive eder. Satış raporlaması, çalışanlarınızın yakından izlendiklerini ve hatta bunalmış hissetmelerine neden olsa da, onları daha çok çalışmaya motive edebilir. Performanslarını takip etmenin bir yolu olduğunu bildiklerinde, tüm satış hedeflerine ulaşmaya çalışacaklardır.

Sonuç olarak, satış raporlaması, çözülmesi gereken son derece önemli bir süreçtir. İşletmenizdeki satış süreçlerini tam ve doğru bir şekilde yansıtmak için buna göre davranmanız ve ölçmeniz gereken tüm metrikleri düşünmeniz gerekir.

Farklı Satış Raporları Türleri

Daha önce de belirtildiği gibi, izlenecek metrik setini tanımlayan ve ardından üretilecek farklı raporların seçimine karar veren sizsiniz. Bunları belirlerken, satış raporlama sisteminizin yetenekleri kadar spesifik iş süreçlerinize de dikkat etmeniz gerekiyor. Bununla birlikte, her türden işletme için uygun bazı temel bilgiler arıyorsanız, burada satış raporlama sürecinize dahil edebileceğiniz daha yaygın rapor türlerinden bazıları verilmiştir.

İlk olarak, iki farklı rapor türü arasına bir çizgi çekelim - satış raporlarına veya boru hattı raporlarına bakabilirsiniz.

En yaygın satış raporları şunları içerir:

Tüm Fırsatlar Kazanıldı

Bu rapor, belirli bir süre boyunca başarıyla kazandığınız anlaşmaların sayısını (şu anda %100 olasılık aşamasında olanlar dahil) yansıtır. Görünümü, kazanılan anlaşma sayısından oluşturulan gelir miktarına değiştirebileceğiniz için geleneksel kapalı gelir raporu olarak kabul edilir.

Gelir yaratma açısından ne kadar iyi durumda olduğunuzu ve satış hedeflerinizi karşılayıp karşılamadığınızı analiz etmek için bu tür bir raporu kullanabilirsiniz. Ayrıca, Kazanılan Tüm Fırsatlar raporu, farklı olası satış kaynaklarının etkinliğini analiz etmek için harikadır. Satış raporlama sistemlerinin çoğu, belirli bir zaman diliminde hangi kaynakların gelir artışına en fazla katkıda bulunduğunu görsel olarak görmek için "kaynaklara göre" görünüm moduna geçmenize olanak tanır.

Geleneksel olarak, bu tür raporlar aylık, üç aylık ve/veya yıllık olarak üretilir.

Tüm Fırsatlar Kaybedildi

Bu rapor, işletmeniz tarafından belirli bir süre içinde kaybedilen anlaşmaların sayısını yansıtır.

Peki, izlenen zaman diliminde kaç anlaşmanın kaybedildiğini bilmek neden önemlidir? Pek çok neden var, en önemlisi mevcut satış stratejinizin biraz kusurlu olduğunu ve hemen ilgilenilmesi gerektiğini anlamaktır.

Bahsedilen önceki satış hesabı olan Tüm Anlaşmalar Kazanıldı ile eşleştirilmiş Tüm Kaybedilen Tüm Anlaşmalar raporuna bakmak en iyisidir. Bu şekilde, sorunun boyutunu değerlendirebilir ve atılacak sonraki adımlara karar verebilirsiniz.

Ayrıca, satış temsilcilerinizin hangi eylemlerinin anlaşmanın çöküşüne yol açtığını anlamak için işlerin tam olarak hangi noktada kötüye gittiğini de görebilirsiniz:

Kötü Takip
Kararsızlık
Yanlış Karar Verici(ler)
Referans Eksikliği
Uzmanlık Eksikliği
Kaynak Eksikliği vb.

Kazanılan Tüm Fırsatlar gibi, Tüm Kayıplar da aylık, üç aylık ve/veya yıllık olarak üretilir.

Satış Temsilcisi kazandı

Üretilmesi gereken bir diğer önemli rapor türü de Satış Temsilcisi Tarafından Kazanılan'dır. Bunlar, her bir satış temsilcisinin olası satışları beslemek ve anlaşmaları kapatmak açısından ne durumda olduğunu daha iyi anlamanızı sağlar. Satış temsilcilerinizin nerede durduğunu öğrendikten sonra sonraki stratejinizi düşünebilirsiniz.

En iyisini yapan temsilcileri tespit edebilir ve onlara bir ödül vererek onları daha çok çalışmaya motive edebilirsiniz. Alternatif olarak, anlaşmaları beklendiği kadar kapatmayan satış temsilcilerini seçebilir ve karşılaştıkları engellere daha yakından bakabilirsiniz.

Satış Temsilcileri Tarafından Satış Hedefine Doğru İlerleme

Bu rapor bir öncekiyle el ele gider ve içinde sunulan verileri daha da tanımlar. Anlaşmaların sayısı ve bunlardan elde edilen gelir miktarı önemli olsa da, satış temsilcilerinizin satış hedeflerini karşılayıp karşılamadığını anlamak daha da önemlidir.

Bu rapor, her bir satış temsilcisi tarafından oluşturulan gelir miktarı ve bunun planlanan rakamla nasıl ilişkilendirildiği hakkında bilgi sağlar.

Ağırlıklı Satış Tahmini

Her satış fırsatı kapalı bir anlaşma ile sonuçlanmaz. Bunu tanımanız ve pozisyonlarınızı gerçekçi bir şekilde değerlendirmeniz gerekir, böylece belirli bir dönemde gerçekte ne kadar para üreteceğinizi bilebilirsiniz. Bu nedenle, her anlaşmaya satış hunisinde nerede olduğuna bağlı olarak bir olasılık değeri atayarak anlaşma değerini belirlemeye atıfta bulunan ağırlıklı satış tahminine çok dikkat etmeniz gerekir.

Bu tür bir raporda kullanılan formül oldukça basittir:

Kapanma olasılığı * İşlem değeri = Ağırlıklı değer

Dikkate almanız gereken sadece satış raporları değildir. Boru hattı raporları, satış raporlaması sürecinde de son derece değerlidir ve size birçok değerli içgörü sağlayabilir:

İşlem hattının her aşamasındaki anlaşma sayısı
Bu raporun içeriği adından kolayca çıkarılabilir. İşlem hattının her aşamasındaki anlaşma sayısı, satış sürecinin her aşamasında şu anda kaç anlaşmanız olduğunu gösterir. Bunu bilmek, satış dönüşüm hunisinin hangi aşamalarından dönüştürmenin en zor olduğunu anlamanıza olanak tanır ve bu nedenle, bu darboğazlar için daha etkili stratejiler geliştirmeye odaklanmanıza yardımcı olabilir.
Boru hattının her aşamasında para miktarı
Aynı şekilde, boru hattının her aşamasındaki anlaşmaların sayısını bilmek istersiniz, ayrıca bunların ne kadar para kazandırdığını da bilmek istersiniz. Genellikle, bu rakamı hesaplamak için, satış raporlama yazılımı, işlem hattının her aşamasında anlaşmaların kümülatif boyutunu ilgili olasılıklarıyla çarparak çarpar. Bu şekilde, mevcut ve tahmini satışlarınızın en doğru temsilini elde edersiniz. Bu bilgiler sadece satış planlaması için son derece önemli olmakla kalmaz, aynı zamanda daha fazla dikkat gerektiren ince alanları tespit etmenizi sağlar.
Sıradaki En İyi Fırsatlar
Her müşterinize ve liderliğinize kesinlikle eşit davranmanız ve her ikisinin de anlaşmalarının boyutuna bakılmaksızın mümkün olan en iyi müşteri deneyimine sahip olmalarını sağlamanız gerekse de, bazı anlaşmaların işiniz için diğerlerinden daha faydalı olacağını fark etmek adil olur. Bu, satış temsilcilerinizin, belirli bir dönemin sonunda satış hedeflerinize ulaşmanızı sağlamak için bu üst düzey potansiyel müşterileri dönüştürmek için daha fazla çaba harcaması gerektiği anlamına gelir. Bu, işlem hattı raporundaki En İyi Fırsatlar ile mümkün olur. Bunlara yeterince dikkat edebilmeniz için, boru hattınızda mevcut olan ilk 10 veya ilk 20 en yüksek değerli anlaşmayı belirlemenize yardımcı olur.

Satış raporlamasının gücünü kullanarak kontrol edebileceğiniz birçok farklı şey var. Küçük başlayın, ama başlayın!