5S sistemi nedir? Bu yöntem işyerindeki atmosferi nasıl değiştirebilir?

5S sistemi, daha fazla verimlilik için çalışma alanlarını düzene sokmaya ve düzenlemeye izin verir. Daha çok çalışanların birçok alet kullandığı üretim tesislerinde kullanılmaktadır. Yöntem çok evrenseldir ve farklı endüstriler ve şubeler tarafından, hatta ofisler ve hizmet sağlayıcılar tarafından başarıyla kullanılabilir. 5S yalın yönteminin temel amacı israfın önlenmesidir. Atık, farklı işyerlerinde farklı anlamlara gelir, ancak atık azaltmanın etkisi aynı olmalıdır. 5S sisteminin yöntemi, çalışanların etkinliğini arttırır ve daha iyi iş sonuçları getirir. 5S yöntemi, Yalın Yönetim ile doğrudan bağlantılıdır ve çalışma ortamının uygun şekilde düzenlenmesi için kullanılan kilit yöntemlerden biri olarak algılanır.

5S sistemi nedir? - içindekiler:

1. 5S kısaltması ne anlama geliyor?
2. Çeşit
3. Sırayla ayarla
4. Parlamak
5. standartlaştır
6. Güç vermek
7. 5S sisteminin faydaları

5S kısaltması ne anlama geliyor?

5S sistemi Japonya'da onlarca yıldır kullanılıyordu ancak 20. yüzyılda 80'lerin başında popülerlik kazandı. Takashi Osada tarafından yayıldı. Sistemin adı, art arda gerçekleştirildiğinde verimli bir iş yeri oluşturan beş faaliyetten gelmektedir. Sistemin ilk adı Japonca olarak yapıldı ve daha sonra İngilizce'ye çevrildi. Aşağıdaki unsurlara sahiptir:

• Seiri - sıralama
• Seiton - sıraya koymak
• Seiso - parlaklık
• Seiketsu – standartlaştırın
• Shitsuke - sürdürmek

Sistemin tüm adımlarını belirli bir sırayla gerçekleştirmek çok önemlidir. Her aşama bir sonrakiyle doğrudan bağlantılıdır ve belirli bir süreç türü yaratırlar. Seçim sırasında araçları düzene sokmak için alanı hazır hale getiriyoruz, gerekli olmayan tüm araçları kaldırıyoruz. Bir sonraki adım parlıyor – seçilen çalışma alanını temizlemek. Her üç adımdan sonra, herkese tüm adımların nasıl gerçekleştirileceğini göstermek için süreçlerin bir standardizasyon anı vardır. Bir sonraki adım sürdürülebilirlik, tüm prosedürün tekrarlanabilir olması gerektiği anlamına gelir.

Çeşit

İlk aşama, gerekli olmayan tüm öğelerin iş istasyonundan çıkarılmasıdır. Seçimdeki ana faktör, nesnenin kullanışlılığıdır. Bazı durumlarda, bu aşamada, sınıflandırılmamış ve faydalı olabilecek aletlerin geçici olarak saklanması için ek alan oluşturulmalıdır. Bu tür aletler özel bir etiketle imzalanmalı ve belirli bir süre saklanmalıdır. Önceden belirlenmiş bir süreden sonra bu nesneler kullanılmayacaksa, çalışma alanından kaldırılmalıdır. İşyerinde sadece faydalı, gerekli aletler bulundurulmalıdır.

Yararsız olarak sınıflandırılan araçlarla ne yapmalı?

Seçim sırasında gerekli değil olarak sınıflandırılan bazı araçların işyerinden çıkarılması gerekir, ancak atılmaları gerekmez. Bazı nesneler farklı lokalizasyonda tutulmalıdır, ancak bu nesneler için doğru yerin belirlenmesi zor olabilir. Bu sorunla başa çıkmanın en iyi yolu 5 kırmızı etiket yöntemidir. Nesneye, bulunduğu yer hakkında bilgi içeren bir etiket yapıştırılmalıdır. Kırmızı etiketli tüm nesneler, bekleme alanı olarak hizmet edecek önceden ayarlanmış tek bir yerde saklanmalıdır.

Bekleme alanında bırakılan nesnelerle ne yapmalı?

Popüler yaklaşım, kırmızı etiketli nesneyi 30 gün boyunca bekleme alanında bırakmayı öngörmektedir. Bu süreden sonra, nesne kullanılmadan kalırsa, bu birincil çalışma konumunda gerekli olmadığını ve genişletilebilir olduğunu varsayabiliriz. Bu noktada ileride nesneye ihtiyaç olabilir mi diye düşünmek, cevap evet ise nesnenin depolanıp depoda muhafaza edilmesi gerekiyor. Aksi takdirde satılmalı, geri dönüştürülmeli veya atılmalıdır. Önemsiz nesneler kaosa yol açtığı için “her ihtimale karşı” tutulmamalıdır.

Sıralamanın faydası nedir?

Sıralamanın temel faydası , işyerinde gereksiz nesnelerin aşırı birikmesi ile ilgili sorunların ortadan kaldırılmasıdır. Sorunlar önemsiz gibi görünse de şirketlerde zaman ve kaynak israfının temel nedeni bu. Çalışma alanında aşırı miktarda alet bulundurulması, gerekli aletlerin bulunmasını zorlaştırır, görev için gereken süreyi uzatır ve şirket için maliyetleri artırır.

Sırayla ayarla

Bu adım, çalışma alanında bırakılan her nesne için doğru yeri bulmakla ilgilidir. En önemlisi, her aleti belirli bir süre için gerekli olan miktarda kullanıma sunmaktır. Gerekli tüm unsurlara kolayca erişilebilecek şekilde erişilebilir olmalıdır. Nesnenin yerleri iyi, görünür şekilde işaretlenmiş olmalıdır. Bu sayede normalde bu özel çalışma alanında çalışmayan kişi bile alanı kolayca temizleyebilir. Aletlerin yerlerinin tahsisinin düzenlenmesinde netlik ana kural olmalıdır.

Tam netliğe ulaşmak için farklı tipte görsel işaretler kullanılmaktadır. Bu işaretler, nesnenin saklandığı yerin hızlı bir şekilde tanımlanmasını sağlar. Şirketin türüne göre bunlar etiketler, alanlar, renkler veya semboller olabilir. Sistem ne kadar basitse o kadar iyidir. Üretim tesislerinde gölge tabloları sıklıkla kullanılmaktadır. Bu yöntem, özel masa üzerinde aletlerin görünür izlerinin yapılmasını gerektirir. Bu yöntem sayesinde işleri geri almak fazla zaman almaz ve refleks olarak yapılabilir.

İşleri düzene koymanın faydaları nelerdir?

Öğeleri sırayla ayarlamak , şirketteki israfın hızlı bir şekilde ortadan kaldırılmasına yardımcı olur. Aşağıdakiler gibi birçok atık türü vardır:

• Alet ararken ihtiyaç duyulan gereksiz hareketler
• Çalışma alanındaki kaosun neden olduğu sağlık ve güvenlik eksikliği
• Hatalar ve hatalar

Parlamak

Mekanın gereksiz unsurlardan arındırılması ve bunları depolamak için doğru yerlerin bulunmasından sonra mekanın parlaması için bir zaman vardır. Üçüncü adımda ise yeni çalışma alanının temizliği için bir standart oluşturmayı hedefliyoruz. Bu aşamada temizlik alanını verilen çalışma alanına tahsis etmek gerekir. Çalışma alanının parlaması, belirli bir pozisyonda çalışanın günlük görevlerinin bir parçası haline gelecektir. Artık çalışma alanının parlatılması bu tahsisli çalışan tarafından doğrudan yapılacaktır.

Parlatma aşaması, önceki tüm adımların doğru şekilde yapılıp yapılmadığının kontrol edilmesini sağlar. 5S yaklaşımında parlama, sıfırdan temizlik değil, temizliği sürdürmek anlamına gelir. Temizlikle ilgili sorunlar, nedenlerinin ne olabileceğini değerlendirmek için araştırılmalıdır – çalışan veya 5S yaklaşımının kötü uygulanması.

Neden her çalışan kendi işyerini kişisel olarak temizlemeli?

Temizlik alanını her çalışana atamanın daha derin bir anlamı vardır. İşyerinin günlük temizliği, onu daha iyi tanımamızı sağlar. Temizlik sırasında ekipman ve aletlerle ilgili sorunları keşfetmek mümkündür. Bu, daha hızlı onarım için umut verir.

Çalışanları iş istasyonlarına özen göstermeye teşvik etmek için onlara yeni araçlar verebiliriz. Yeni şeylerle daha istekli ilgileniyoruz, ayrıca böyle bir adım, mekan sahipliği duygusunun oluşmasına yardımcı oluyor.

standartlaştır

Standardizasyon, 5S yönteminin tüm adımlarını sabit bir sürece bağlar. Standardizasyon adımı sırasında, tüm faaliyet ayrıntılı olarak tanımlanmalı ve belirli standartlara göre ayarlanmalıdır. Bu adımda açık ve şeffaf yönergeler oluşturulmalıdır, bu tür yönergeler tüm görevleri ayrıntılı bir şekilde gerçekleştirmeye yardımcı olmalıdır. Talimat, her çalışanın görev kapsamını da içermelidir. İyi yazılmış talimatlar sayesinde, çalışan iş istasyonunu ele geçirebilmeli ve yoluna devam edebilmelidir.

Güç vermek

Tüm adımlardan geçmek, çalışanlara çok fazla memnuniyet verir. Mekan temiz ve düzenli olduğu için etkiler net ve hızlı bir şekilde görülebilir. Öz disiplin olmadan, bazı kötü alışkanlıklar tekrar ortaya çıkabilir. Bu unsur özellikle önemlidir çünkü yeni, iyi alışkanlıkların gelişimi zaman alır. Bu noktada, çalışanların 5S sisteminin tekil bir eylem olmadığını, ancak bir süreç olarak görüldüğünde anlam ifade eden bir yöntem olduğunu bilmeleri özellikle önemlidir.

Öz disiplini destekleyen araçlar

Sürecin son aşaması, şirketin organizasyon kültüründe bir değişikliği öngördüğü için ulaşılması en zor olanıdır. Her çalışanın da değişmesi gerekiyor. BT, disiplini artırmak ve güçlendirmek için destekleyici araçlar kullanmak özellikle önemlidir. En sık kullanılan araç işyeri denetimidir. Düzenli olarak yapılan denetim, düzensizliklerin ve sorunların hızlı bir şekilde bulunmasını sağlar. Tüm düzensizlikler hızlı bir şekilde ortadan kaldırılabilir.

Öz disiplini desteklemek için başka yöntemler de kullanılır:

• 5S sisteminin tanıtılmasından önceki ve sonraki alanı gösteren iş istasyonlarının görsel temsili
• Karşılaştırma yapmak için diğer departmanları ziyaret etmek
• İdari personel tarafından sağlanan destek
• Verimlilik değerlendirmesi, sonuç tablosu

5S sistemi bir süreçtir, bu nedenle son adımdan sonra tekrar ilk adıma gitmeliyiz. Kuralların ve düzenlemelerin bir kez yerleştikten sonra zamanla değişebileceğini unutmamalıyız. Sürekli gelişme ve sürekli iyileştirme Yalın Yönetimin temelidir.

5S sisteminin faydaları

Elbette her şirket 5S sisteminin uygulanmasından farklı faydalar elde edecektir. Benzer şekilde 5S sisteminin uygulanma nedenleri de her kuruluş için farklıdır. Ancak bazı faydalar her yerde aynıdır ve bunlar:

• Çalışma alanlarının daha iyi organizasyonu
• Çalışanların zamanı daha iyi kullanmaları
• Güvenlik standartlarını artırın
• Şirket içindeki çalışanların daha iyi tanımlanması
• Ürünlerin (hizmetlerin) kalitesinin artması
• Atıkta azalma
• Çalışanların yaratıcılığını artırın

Özet

5S, sadece şirkete değil, çalışana da birçok fayda sağlayan bir araçtır. Bu yöntem , işin stabilitesinde bir artışa izin verir ve işyerindeki atmosferi değiştirir. Çalışanlar, çabalarını engelleyen organizasyonel problemlerle ilgilenmek yerine görevlerine konsantre olabilirler. 5S sistemi, şirketin çok fazla kaynak kullanmadan süreçleri iyileştirmesi için büyük bir fırsat olarak görülebilir. En önemlisi, tüm çalışanların motivasyonu ve katılımıdır.

En iyi zaman yönetimi ipuçlarımıza göz atın.

İçeriğimizi beğendiyseniz, Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest'teki meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyonel becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle