Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız? | #10 Proje yönetimine başlarken

Her projenin uygulanması yazılım kullanımını gerektirir mi? Muhtemelen değil. Ancak, zaman ve sonucun doğruluğu önemli olduğunda, elinizde bir hesap makinesi ile karmaşık hesaplamaları hafızanızda yapmaya değer mi? Katılımcılar ilginç ve özlü bir sunum okumak istediğinde bir toplantıya notlarla dolu bir klasörle gelmeye değer mi?

Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız? - içindekiler:

1. giriiş
2. Zaman kazanmak
3. Projenin durumunu izleyin
4. Bilgileri kullanılabilir hale getirin
5. Proje sürekliliğini sağlayın
6. Özet

Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız? giriiş

Kimsenin proje yönetimi yazılımını kullanmak için ikna etmeye ihtiyacı yoktur. Özellikle de kağıt üzerinde yürütülemeyecek kadar büyük ve karmaşık projelerden bahsediyorsak. Ancak, proje yönetimi yazılımını kullanmanın faydalarının ne olduğunu anlamaya değer. İlk olarak, PM uygulamamızda tüm bu alanları kontrol altında tutup tutmadığımızı düşünün. İkinci olarak, projelerimizin özelliklerine ve ekip çalışmasına en uygun yazılımı seçebiliriz.

Proje yönetimi yazılımı kullanıcıları için geliştirilmesi çok önemli olan dört alanı vurgulamak istiyoruz. Bunlar:

• zaman kazanmak
• projenin durumunu izleme
• bilginin mevcudiyetini güvence altına almak
• proje devamlılığının sağlanması

Aşağıda bunlara tek tek bakacağız, ardından dikkate değer yazılım özellikleri ve piyasada bulunan en popüler çözümlerden bazılarına göz atacağız.

Zaman kazanmak

Yazılımın zaman kazandıran faydaları, öncelikle iyileştirilmiş proje organizasyonunda yatmaktadır. Bunun nedeni , proje çerçevesinin basit bir şekilde planlanması ve esnek bir şekilde çizilmesi anlamına gelmesidir. Bir proje başlatma belgesi veya Gantt şeması hazırlamak, daha sonra projeyi yönetmek için kullanacağımız programda hemen yapıldığında çok daha basit ve pratiktir.

Gerçekten de, harici araçlar kullanmak yerine, planlar proje ilerledikçe Kanban panolarında veya proje iş listesinde yayınlanan ayrıntılı görevlerle desteklenebilir. Bu, somut proje ekibi üyeleri tarafından belirli görevler için harcanan zamanın tamamen gerçekçi bir ölçümünü sağlayacaktır.

Bununla birlikte, proje zaman yönetimi söz konusu olduğunda, yazılımın seçimi ve ekibin zaten aşina olup olmadığı büyük önem taşımaktadır. Sonuçta, proje yönetimi programlarının karmaşıklığı önemli ölçüde farklılık gösterir ve öğrenme eğrisinde gezinmek zor olabilir. Firmbee, bir projeyi yönetmek için gereken tüm araçları içeren şeffaf bir ortamken, Jira, görevlerin otomasyonuna ve harici programlarla entegrasyona izin veren devasa ve çok karmaşık bir araçtır.

Projenin durumunu izleyin

Proje yönetimi yazılımı için ikinci odak alanı, proje durumunun gerçek zamanlı izlenmesidir. Her program, istatistikleri görselleştirmek için analitik araçlar içerir. Diğer şeylerin yanı sıra şunları gösterirler:

• görevlerin uygulanmasının mevcut durumu – kaç görevin ne zaman tamamlandığı, kimin hangi görevleri tamamladığı,
• gerçek sonuçların varsayımlarla karşılaştırılması – örneğin, bir görevin ortalama süresi ile gerçek gidişatını karşılaştıran bir tablo kullanmak,
• bütçe uygulamasının durumu ve
• işlerin doğru yönde gidip gitmediğini değerlendirmek için tahmin araçları .

Bilgileri kullanılabilir hale getirin

Yazılımın çözülmesine yardımcı olduğu bir başka konu da , ekip ve paydaşlar için proje bilgilerinin gerçek zamanlı kullanılabilirliğidir. Proje yönetimi yazılımının ana avantajları, herhangi bir zamanda oturum açabilme yeteneğinin yanı sıra izinlerin farklılaştırılmasıdır - örneğin, görevleri düzenlemek veya bireysel ekip üyelerinin performans istatistiklerini görüntülemek için. Örneğin, bir müşteriye belirli bir haftada tamamlanan görevleri görüntüleme yeteneği sağlanabilir, ancak sonraki günlerde tamamlanacak görevlerin listesini düzenleme yetkisi olmayabilir.

Tek kelimeyle, üçüncü önemli alan, iletişimin şeffaflığının yanı sıra projede uygun düzenin korunmasını kolaylaştırmaktır. Son olarak, düzenlenmiş, anında, işbirliğine dayalı bir proje belgesinin kullanılması, proje hedefine katkıda bulunan atanan görevleri tamamlama sorumluluğu ve ekip üyeliği duygusu oluşturmaya yardımcı olur.

Proje sürekliliğini sağlayın

Proje yönetimi yazılımını kullanmanın önemli ancak genellikle gözden kaçan bir avantajı , personel değişikliği durumunda sürekliliği sağlamasıdır. Bunlar hem Proje Yöneticisini hem de diğer ekip üyelerini etkileyebilir. Geçmiş proje verilerinin ve analitik araçların mevcudiyeti sayesinde, yeni bir kişi durum hakkında nispeten kolay bir fikir edinebilir ve yeni görevlerle hızlı bir şekilde tanışabilir. Tüm proje dokümantasyonunu gözden geçirmeden, diğer şeylerin yanı sıra, halihazırda nelerin yapıldığını, hangi görevlerin ekipte zorluk yarattığını ve projenin programa ve bütçeye göre uygulanıp uygulanmadığını da öğrenebilir.

Özet

Proje yönetimi yazılımı, projeleri tamamlamak için gereken süreyi azaltır. Planlamadan görevleri devretmeye, tamamlandıklarını ekip üyeleri tarafından kontrol etmeye kadar, her seferinde Proje Yöneticisi tarafından kaydedilmesi gerekmez. Tüm bu adımlar daha verimli bir şekilde gerçekleştirilir. Bu nedenle, doğru programı öğrenmek için zaman ayırmanız faydalı olacaktır.

Ayrıca mevcut durumun izlenmesini kolaylaştırır ve tüm paydaşların kendileri ile ilgili proje ile ilgili bilgilere her an ulaşabilmelerini sağlar. Buna, tüm verilerin tek bir yerde toplanmış olmasının önemli rahatlığını da eklemeliyiz, burada ele almanın kolay olduğu bir yerde. Bu özellikler aynı zamanda radikal personel değişimlerinde bile proje devamlılığının sağlanmasını kolaylaştırır.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

1. proje nedir?
2. proje yönetimi nedir?
3. Projeler nasıl yönetilir?
4. proje yönetimi yöntemleri
5. proje türleri
6. 4 proje örneği
7. projelerin önceliklendirilmesi
8. Proje faaliyet alanları
9. Proje yönetiminde başarının tanımı
10. Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?