İş kırılım yapısı – bir projede iş nasıl etkin bir şekilde delege edilir? | #30 Proje yönetimine başlarken

Proje planlaması sırasında, Proje Yöneticisi hedeflerin nasıl atanacağına, hangi görevlerin tamamlanacağına, ne zaman ve hangi uzmanların dahil edileceğine karar verir. Bunu yaparken, İş Kırılım Yapısını (WBS) oluşturur.

İş kırılım yapısı – içindekiler tablosu:

1. giriiş
2. İş Kırılım Yapısı
3. Ekipte sorumluluk (Ekip/Kolektif Sahiplik)
4. Özet

giriiş

Yeterince tasarlanmış bir iş dökümü yapısı (WBS), sorunsuz bir ekip iş akışına dönüşür. İlgili her kişi, belirli görevleri yapmanın amacını, kimden görev alacaklarını ve kime devretmeleri gerektiğini bilecektir. Kimin çok fazla iş yükü altında olduğunu tespit etmeyi kolaylaştıracaktır, çünkü örneğin, üç ekip üyesi aynı anda bir kişinin yardımına ihtiyaç duyar. Böylece WBS, iş akışı sürecini daha planlama aşamasında optimize etmenize olanak tanır. Bu, proje çalışmasının çok önemli bir yönünü sağlar: görevin tamamlanması için ekip sorumluluğu. Ancak proje için en iyi çalışma yapısı nasıl planlanır?

İş Kırılım Yapısı

İşbölümünün yapısı genellikle, üzerinde proje yaşam döngüsünün aşamalarının giderek daha ayrıntılı hedeflere bölünerek işaretlendiği bir ağaç kullanılarak görselleştirilir. Bu, görevlerin süresini ve bunları tamamlama maliyetini planlamayı ve ayrıca sorumlulukları ekip üyeleri arasında uygun şekilde dağıtmayı kolaylaştırır.

Bunu yaparken, İKY'nin neyin uygulanacağını belirttiğini ancak “nasıl” sorusuna cevap vermediğini unutmayın. Ayrıntı düzeyini sınırlama ilkesini de belirtmekte fayda var. Bu, projenin türüne ve resmi gereksinimlerine bağlıdır. Tıbbi ekipman veya kimyasal reaktiflerin üretimi için farklı bir planlama düzeyi ve etkinliklerin veya pazarlama kampanyalarının organizasyonu için başka bir planlama gereklidir.

İş kırılım yapısı PMBOK'ta şu şekilde tanımlanır:

"Proje hedeflerine ulaşmak ve gerekli çıktıları oluşturmak için proje ekibi tarafından gerçekleştirilecek toplam iş kapsamının hiyerarşik bir ayrıştırması."

Burada “toplam” kelimesi çok önemlidir ve “%100 kuralı” bununla bağlantılıdır. Bunun nedeni, iyi düzenlenmiş bir WBS'nin projenin tüm hedeflerini, tam olarak başarılacak her şeyi dikkate almasıdır. Proje yönetiminin kendisi dahil. Yani ağacın en alt seviyesinden görevleri okuyarak üst seviyenin tüm bileşenlerini listelemiş oluyoruz. Bu, pratikte takip edilmesi çok zor olan bir prensiptir. Bununla birlikte, genellikle Kapsam kaymasını önlemek için etkili bir araç olarak belirtilir. Gerçekleştirilecek her şeyin belirtilmesi, önceden tanımlanmış proje hedeflerine uymayan yeni görevlerin eklenmesini engeller.

Takımdaki sorumluluk

Ekip tarafından gerçekleştirilen görevler, ortak bir çabayla oluşturulan nihai bir hedefin parçasıdır. Ancak birçok şirkette ve projede bu hedefin görünürlüğü hatta varlığı bile belli değil. Bu nedenle, proje ekibi için net olan iyi planlanmış bir görev yapısı ve iş akışı, kolektif sorumluluk oluşturmanın temelidir.

Ekip sahipliği duygusu oluşturmak (Ekip/Kolektif Sahiplik), ekip üyelerinin projenin hedeflerini ve yapılan işin bu hedeflere ulaşılmasına nasıl katkıda bulunduğunu daha iyi anlamalarını sağlar. Bu, motivasyonu ve bağlılığı artırır ve takım performansını artırır. Daha büyük projeye bağlılık ve projenin başarılı bir şekilde tamamlanması aynı zamanda çalışanların şirkete bağlılığı ve iyi bir atmosfer anlamına gelir. Başka bir deyişle, ekip içindeki sorumluluk duygusu, bir bütün olarak şirket için daha iyi iş sonuçlarına katkıda bulunabilir.

Özet

Bir projedeki yetki verme görevi, hedeflere etkili bir şekilde ulaşmayı planlarken bir Proje Yöneticisinin görevidir. İlk olarak, WBS, projenin kapsamını düzenlemeye yardımcı olur - benzer görev gruplarını izole etmeye, bunlar arasındaki bağımlılıkları fark etmeye, bunların hangi sırayla tamamlanacaklarını belirlemeye ve ayrıca ekip tarafından gerçekleştirilen görevler için sorumluluk oluşturmaya yardımcı olur. bunları şirket tarafından izlenen daha küçük ve daha büyük hedefler bağlamında sunmak.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

1. proje nedir?
2. proje yönetimi nedir?
3. Projeler nasıl yönetilir?
4. Proje yönetimi yöntemleri
5. proje türleri
6. 4 proje örneği
7. projelerin önceliklendirilmesi
8. Proje faaliyet alanları
9. Proje yönetiminde başarının tanımı
10. Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?
11. En iyi proje yönetimi yazılımı nasıl seçilir?
12. Proje yönetimi yazılımına genel bakış
13. Proje yaşam döngüsü
14. Proje vizyonu ne için?
15. Proje hedefi. Nedir ve nasıl iyi tanımlanır?
16. Proje başlatma aşaması - nelere dikkat edilmeli?
17. Proje yönetiminde planlama alanı
18. Proje takvimi nedir ve ne içindir?
19. Bir projede kilometre taşları nasıl kullanılır?
20. proje yürütme
21. Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır?
22. Proje kapanışının önemi
23. Proje hatası. Projelerin başarısız olmasının 5 nedeni
24. Yönetimin 4P'si: proje, ürün, program ve portföy
25. Proje Yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları
26. En yararlı proje yöneticisi becerileri
27. Nasıl proje yöneticisi olunur?
28. Her proje yöneticisinin okuması gereken 5 kitap
29. Proje ekibi nasıl kurulur?
30. İş dökümü yapısı - bir projede iş nasıl devredilir?
31. Hibrit çalışma sırasında bir ekibe nasıl liderlik edilir?
32. Bir ekiple çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar
33. Proje toplantısı türleri
34. Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli?
35. ikna edici nasıl yazılır
36. Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?
37. Fizibilite çalışması – bu projeyi uygulayabilir miyiz?
38. Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar
39. Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?
40. Paydaş kaydı nedir?
41. Proje yönetimi planlamasında Gantt şeması
42. Proje bütçesi nasıl oluşturulur?
43. Projede zaman yönetimi
44. Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur?
45. Proje risk yönetimi stratejileri
46. proje pazarlama
47. Projedeki değişim kaynakları ve alanları
48. Proje yönetimi değişiklik modelleri
49. Çevik'ten sonra ne var? Proje yönetiminde yöntemler