İş Akışı Otomasyonu: Tanımı, Önemi, Araçlar ve Nasıl Kullanabilirsiniz?

Her işletme veya kuruluşun, çalışanların takip etmesi gereken bir iş akışı vardır. Ancak bazen bu görevler gerçekten zaman alıcı olabilir ve hatalara açık olabilir.

Günümüzde şirketler, gereksiz görevlerin üstesinden gelmek için proje yönetimi araçlarını ve Excel'i kullanıyor olsa da, bu hala yetersizdir. Bu sıkıcı görevleri kolaylaştırmak için iş akışı otomasyon araçlarıyla tanıştık.

Peki iş akışı otomasyonu tam olarak nedir ve işletmelere nasıl yardımcı olur? Bu blogda tanımına, önemine ve kullanabileceğiniz en iyi araçlara göz atacağız. Ayrıca bazı kullanım durumlarından da bahsedeceğiz. Öyleyse başlayalım.

İş Akışı Otomasyonu Nedir?

Basit bir ifadeyle iş akışı otomasyonu, iş akışını daha sorunsuz ve daha hızlı hale getirmek için tekrarlanan görevleri otomatikleştiren teknik olarak tanımlanır. Kuralları belirlediğinizde, otomasyon yazılımı herhangi bir düzenli denetime gerek kalmadan görevleri zamanlayabilir, e-posta gönderebilir, pazarlama kampanyaları başlatabilir ve daha fazlasını yapabilir.

Ayrıca iş akışı otomasyonu, işleri daha verimli hale getiren, zamandan tasarruf sağlayan, hataları azaltan ve insanları daha üretken kılan bir çalışma şeklidir. Örneklerle daha iyi anlayalım.

İş Akışı Otomasyonu Örnekleri

Pazarlama ajansları için iş akışı otomasyonunun nasıl çalıştığına dair bir örneği burada bulabilirsiniz.

Bir pazarlama ajansında çalıştığınızı ve müşterilerinize günlük raporlar gönderdiğinizi varsayalım. Birden fazla kaynaktan gelen verileri manuel olarak derlemek yerine, gerekli ayrıntıları otomatik olarak çıkaran, bunları bir rapor halinde biçimlendiren ve postaları günlük olarak planlayan bir kurulum oluşturmak için bir iş akışı platformu kullanabilirsiniz.

Bu sadece zamandan tasarruf etmek ve hataları azaltmakla kalmayacak, aynı zamanda müşterilerinizin raporlarını her gün hızlı bir şekilde almalarını da sağlayacaktır. Ayrıca iş akışı yazılımı size aşağıdaki konularda yardımcı olabilir:

• Potansiyel müşterileri belirlemek için potansiyel müşteri yakalamayı otomatikleştirin
• Sosyal medya gönderilerini birden fazla platformda planlayın ve yayınlayın
• İçerik oluşturma görevlerini otomatikleştirin
• Performans raporlarını otomatik olarak oluşturup gönderin
• Hoş geldiniz e-postaları gönderin ve ilk toplantıları ayarlayın.
• Müşteri geri bildirimlerini toplayın ve takip iletişimi gönderin

İş Akışı Otomasyonu için En İyi 5 Araç

Artık otomasyonun ne olduğunu ve önemini anladığınıza göre, en iyi iş akışı otomasyon yazılımı örneklerinden bazılarını keşfedelim.

• Tıklama
• Jira
• Zapier
• Microsoft Güç Otomatikleştirmesi
• Öpücük akışı

1. Tıklayın

ClickUp, çeşitli iş akışı otomasyon özelliklerini içeren, hepsi bir arada bulut tabanlı bir proje yönetimi aracıdır. Süreç şablonlarını kullanarak rutin görevleri kolayca oluşturmanıza ve otomatikleştirmenize yardımcı olur. Otomatik olarak iş atayabilir, incelemeler sağlayabilir, durumları takip edebilir ve çok daha fazlasını yapabilir. ClickUp ayrıca Slack, Dropbox, GitHub, Bugsnag vb. gibi diğer araçlarla da entegre olur.

ClickUp'ın Özellikleri

• Kodsuz özelleştirme
• Gantt şemaları, Kanban ve iş akışı kitaplıkları sunar
• Sorunsuz ekip işbirliği ve iletişimi
• Görsellerle gerçek zamanlı raporlama
• Zaman ve görev yönetimi özellikleri

Tıklamanın Fiyatlandırılması: -

ClickUp ücretsiz bir plan ve üç ücretli plan sunar.

• Ücretsiz: 100 MB depolama alanı ve sınırsız görev içeren sonsuza kadar ücretsiz plan
• Sınırsız: Ayda 10$'dan başlıyor
• İş: Aylık 19$'dan başlıyor
• Kurumsal: Talep üzerine mevcuttur

2. Jira

Jira, teknik olmayan ekiplerin görevlerini kolaylaştırmaları için ideal bir çözüm olan kodsuz bir otomasyon oluşturucudur. Proje ve görev yönetiminde iyidir ve ekiplerin görevleri verimli bir şekilde atamasını, izlemesini ve oluşturmasını sağlar. Yazılım aynı zamanda özelleştirilebilir iş akışları sunarak işletmelerin bunu ihtiyaçlarına göre değiştirmesine olanak tanır.

Jira İş Akışı Otomasyon Yazılımının Özellikleri

• Otomatik atama ve otomatik senkronizasyon özellikleri.
• Favori araçlarınızla entegre edin.
• Yüzlerce otomasyon şablonu
• Görevleri organize etmek için Scrum panosu.
• Raporlar ve öngörü kontrol panelleri.
• Otomasyon oluşturucuyu sürükleyip bırakın.

Jira'nın Fiyatlandırması: -

• Ücretsiz: 10 kullanıcıya kadar ve 2 Gb depolama alanına sahip ücretsiz kullanım planı.
• Standart: Aylık 8,15$'dan başlıyor
• Premium: Aylık 16$'dan başlıyor
• Kurumsal: Talep üzerine mevcuttur

3. Zapier

Tıpkı Jira gibi Zapier de kodsuz bir sürükle bırak işlemi yapma yazılımıdır. Basit görevlerden karmaşık iş akışlarına kadar her şeyi otomatikleştirebilirsiniz. Üstelik Zapier'i diğerlerinden ayıran şey 5.000'den fazla farklı uygulamaya bağlanabilmesidir. İster Gmail, Slack, Trello veya Stripe kullanıyor olun, Zapier tüm iş süreçlerinizdeki görevleri otomatikleştirmenize yardımcı olabilir.

Zapier'in Özellikleri

• Görevleri otomatikleştirmek için çok adımlı Zap'ler
• Mantığa dayalı olarak farklı eylemlerle yollar oluşturun
• Belirli görevleri ve koşulları bulmak için filtre seçeneği
• İş akışınızı planlayın
• Para birimini, tarihleri, metni vb. istediğiniz formata dönüştürün
• Web kancalarını kullanarak veri alma ve gönderme

Zapier Fiyatlandırması

Zapier beş tür plan sunar: -

• Ücretsiz: Ayda 100 görev içeren kullanımı ücretsiz plan
• Başlangıç: Aylık 20$'dan başlıyor (yaklaşık)
• Profesyonel: Aylık 49$'dan başlayan fiyatlarla (yaklaşık)
• Takım: Aylık 70$'dan başlıyor (yaklaşık)
• Şirket: Talep üzerine mevcuttur

4. Microsoft Güç Otomatikleştirmesi

Microsoft Power Automate, kullanıcıların farklı uygulamalar ve hizmetler arasındaki görevleri otomatikleştirmesine yardımcı olan, iyi bilinen iş süreci otomasyon araçlarından biridir. Yapay zeka ve dijital ve robotik süreç otomasyonu ile masaüstü uygulamalarını ve web sitelerini otomatikleştirebilir. Power Automate ile eşitleyebilir, veri toplayabilir, bildirim alabilir ve e-postaları veya onay isteklerini otomatikleştirebilirsiniz.

Microsoft Power Automate'in Özellikleri

• Yapay zeka işleme ve oluşturma
• Masaüstü otomasyonu
• Görev ve süreç madenciliği
• Raporlama ve analiz
• Veriye dayalı iş otomasyonu

Microsoft güç otomatikleştirme Fiyatlandırması

Microsoft power automate 3 tür plan sunar: -

• Ücretsiz: Premium özelliklerle 30 gün boyunca ücretsiz kullanım
• Power Automate Premium: Aylık 12 ABD Dolarından başlayan fiyatlarla
• Power Automate Süreci: Ayda 123 ABD dolarından başlıyor

5. Öpücük akışı

Kissflow, süreçleri otomatikleştirmenize ve hem az kodlu hem de kodsuz yaklaşımlarla uygulamalar oluşturmanıza olanak tanıyan en iyi iş akışı yönetimi yazılımlarından biridir. Pazarlama otomasyonu, proje yönetimi ve iş akışı yönetimi için kullanılabilir. Size kullanımı kolay bir arayüze sahip bir analitik kontrol paneli sunar. Otomasyon sisteminizin nasıl çalıştığını görmek için basit raporları temel metriklerle kontrol edebilir veya özel raporlarınızı oluşturabilirsiniz.

Kissflow'un Özellikleri

• Fonksiyonlar arası işbirliği
• Dağınıklıktan uzak ve düzenli kontrol paneli
• Güvenlik ve erişim kontrolleri
• API entegrasyonu
• İş akışlarını özelleştirin ve tanımlayın

Kissflow Fiyatlandırması

Kissflow iki plan sunuyor:

• Temel: Aylık 1500$'dan başlıyor
• Kurumsal: Talep üzerine mevcuttur

İş akışı otomasyonu Araçları Karşılaştırma Tablosu

İş Akışı Otomasyonunun Önemi ve Neden Tercih Etmelisiniz?

İş akışı otomasyon araçları her ölçekteki işletmenin mutlaka kullanması gereken bir yazılım haline geldi. Aslında Zapier'de yakın zamanda yapılan bir araştırma, KOBİ'lerin %66'sından fazlasının işlerini daha verimli hale getirmek için otomasyon araçlarına güvendiğini belirtti.

Bu araçlar, işletmelerin sıkıcı görevleri yerine getirmesine, insan hatalarını azaltmasına, üretkenliği artırmasına ve daha pek çok şeye yardımcı olur. İş akışı otomasyonunun önemli olmasının ve bunu neden dikkate almanız gerektiğinin nedenlerinden bazıları şunlardır.

Artan Verimlilik ve Üretkenlik

Rutin iş operasyonları otomatikleştirilirse, çalışanlarınızın artık tekrarlanan faaliyetler veya görevlerle zamanlarını boşa harcamalarına gerek kalmaz. Bu, kuruluşların iş sürecini basitleştirmesine, zamanlarını yönetmesine, çalışanların performansını ve üretkenliğini artırmasına yardımcı olacaktır.

Azaltılmış Hatalar ve Geliştirilmiş Doğruluk

İnsanlar hata yapmaya eğilimlidir ve özellikle büyük miktarda veriyle manuel olarak çalışırken sorunlarla karşılaşmak doğaldır. İş akışı otomasyonu sayesinde daha az insan temas noktası olacak ve hata kapsamı minimum düzeyde olacak, bu da işletmelerin hataları azaltmasına ve doğruluğu artırmasına yardımcı olabilecek.

Gelişmiş İşbirliği ve İletişim

Uzak bir ortamda çalıştığınızda, muhtemelen bunaltıcı olabilecek çok sayıda e-posta ve mesajla uğraşırsınız. Ancak iş akışı otomasyonu, etkileşimlerinizi takip ederek ve bunları düzenli bir şekilde düzenleyerek yardımcı olabilir.

Otomasyon araçları, şirketinizin iş akışına göre özelleştirilebilir, böylece iş hedef odaklı hale gelir. Bu, şirketteki herkesin daha iyi işbirliği ve iletişim için birlikte çalışabileceği anlamına gelir.

Maliyet Tasarrufu ve Kaynak Optimizasyonu

İş akışı otomasyonu, işçilik maliyetlerini azaltarak ve verimliliği artırarak maliyetlerden tasarruf edebilir. Örneğin, rutin görevlerin otomatikleştirilmesi çalışanların daha önemli görevlere odaklanmasını sağlayarak ek personel ihtiyacını veya fazla mesai ücretini azaltabilir.

Değişen İhtiyaçlara Ölçeklenebilirlik ve Uyarlanabilirlik

Otomatik iş akışları doğal olarak ölçeklenebilir ve uyarlanabilir. İşletmeler büyüyüp geliştikçe, iş akışı otomasyonu hacimdeki veya iş karmaşıklığındaki her türlü değişikliği kolayca yönetebilir. Bu ölçeklenebilirlik, sistemin gelişen organizasyon ihtiyaçları için etkili ve verimli kalmasını sağlar.

Sorumluluğu Teşvik Ediyor

İşler manuel olarak yapılıyorsa genellikle kayıt olmaz ve yöneticiler bunları takip ederken zorluklarla karşılaşabilir. İş akışı yönetimine yönelik otomasyon araçları, görevler oluşturmanıza, bunları çalışanlara atamanıza ve öncelikleri belirlemenize olanak tanır. Bu, her çalışanın rolünü tanımaya yardımcı olur ve her şeyi netleştirir.

İş Akışı Otomasyonu Nasıl Uygulanır?

Tekrarlanan görevleri tanımlayarak, iş akışı adımlarını analiz ederek, otomasyonu test ederek ve sonuçları izleyerek iş akışı otomasyonunu uygulayabilirsiniz. İş akışı otomasyonunu nasıl uygulayabileceğinize ilişkin adım adım kılavuzu burada bulabilirsiniz:

Tekrarlayan Görevleri ve İş Akışlarını Belirleyin

İş akışı otomasyonunu uygulamanın ilk adımı tekrarlanan görevleri ve iş akışlarını belirlemektir. Hangi görevlerin otomasyon için uygun olduğunu, yani tekrarlanan manuel görevler olanları kontrol edin. Ayrıca insan hatasına daha yatkın olan görevleri de göz önünde bulundurun.

İş Akışı Adımlarını Analiz Edin ve Tetikleyicileri ve Eylemleri Belirleyin

Otomasyon görevlerini keşfettikten sonra süreci net bir şekilde anlamak için iş akışını ayrıntılı adımlara bölün. Ardından iş akışındaki belirli eylemleri başlatabilecek tetikleyicileri belirleyin. Örneğin, işe alım sürecinizi otomatikleştiriyorsanız, iş akışı otomasyonu, birisi bir işe başvurduğunda veya özgeçmişini gönderdiğinde tetiklenebilir.

Uygun Aracı Seçin ve Otomasyon Kurallarını Ayarlayın

İş ihtiyaçlarınıza ve görevlerin karmaşıklığına göre en iyi iş akışı otomasyon yazılımını seçin. Seçilen araçtaki tüm otomasyon kurallarını kontrol edin ve tetikleyicinizi buna göre eşleyin.

Optimum Performans için Otomasyon Sürecini Test Edin ve İyileştirin

Şimdi seçtiğiniz yazılımdaki otomatik iş akışının kapsamlı testini gerçekleştirin. Test aşamasında tüm sorunları, hataları veya verimsizlikleri tanımlayın ve giderin. Ayrıca otomasyonu iyileştirmek ve iyileştirmek için iş akışına dahil olan kullanıcılardan geri bildirim toplayın.

Sonuçları İzleyin ve Ölçün

İş akışınızı başarıyla test ettikten sonra, ilerlemeyi izlemek ve iyileştirilecek alanları belirlemek için sonuçları izleyin ve ölçün. Sonuçları düzenli olarak analiz edin ve iyileştirilecek alanları belirleyin.

İş Akışı Otomasyonunun Kullanım Örnekleri

İş akışı otomasyon yazılımı esas olarak BT endüstrilerinde yazılım geliştirme için kullanılır. Aşağıda iş akışı otomasyonunun kullanım örneklerinden bazıları verilmiştir:

Satış ve Pazarlama

• Fatura teslimatı
• Potansiyel müşteri yaratma
• Sosyal medya paylaşımı
• Eposta pazarlama
• Müşteri katılımı ve takibi

Bankacılık

• Rapor oluşturma
• KYC (Müşterilerinizi tanıyın)
• Kredi kartı başvurusu
• Kredi işleme
• Hesap açma ve kapatma

İnsan kaynakları

• Otomatik katılım süreci
• ATS
• Bordro işleme
• Performans görüşleri

Yasal

• Vaka takibi
• Yeni vaka alımı
• Dokümantasyon
• Rapor dosyalama
• Faturalandırma

Sağlık hizmeti

• Hasta kabulü ve taburculuğu
• Randevu planlama
• Otomatik faturalandırma
• Hasta raporları

Çözüm

Sonuçta kurallar ve mantıkla otomasyon işinizi kolaylaştırmanın harika bir yoludur. Görevlerinizi düzenlemenize, özelleştirmenize ve hataları azaltmanıza yardımcı olur. İş akışı otomasyonu aynı zamanda işleri daha güvenilir hale getirir, görevleri hızlı ve kolay bir şekilde tamamlamanıza yardımcı olur, çalışanları daha sorumlu hale getirir, para tasarrufu sağlar, hataları azaltır ve daha fazlasını yapar.

Her kuruluşun, ihtiyaç duydukları şeye göre görevleri kolaylaştırmanın kendi yolu vardır. Ancak iş akışı yazılımı her kuruluşun dikkate alması gereken bir şeydir.

Kuruluşunuz büyüdükçe yapacak daha çok işiniz olacak. Otomasyon bu konuda yardımcı olabilir. Dolayısıyla, daha verimli bir ekiple daha iyi sonuçlar istiyorsanız iş akışı otomasyonu gidilecek yoldur.

SSS