İşletmenizin En Değerli Varlığı: Zaman

Son Güncelleme 20 Haziran 2019

Bir iş kurmaya karar veren girişimcilerin hepsi olmasa da çoğu için amaç genellikle aynıdır, başarıdır. Çoğu girişimciyi başarıya ulaştıklarına inandıracak şeylerden biri kâr, yani paradır. Bu, birçok kişinin parasal durumun bir işi olumlu bir ivme ile devam ettirmenin en önemli yönü olduğuna inanmasına neden olur. Ancak, şirkete nakit akışının önemi açıkça çok önemli olsa da, hiçbir şey zamanın değerinden daha önemli veya öncelikli olmamalıdır.

Zaman Yönetimi Tanımlı

Zaman kazanmak zor ama harcamak çok kolay. Birinin, çok fazla zamana sahip olmaktansa, yeterli zamanı olmadığından şikayet etmesi daha yaygındır. İş dünyasında, yapılması gereken her şeyi yapmak için asla yeterli zaman yoktur. Zaman, tekrar kullanılmadan önce her gün yenilenmesi gereken tükenebilir bir kaynaktır. Zaman da değişkendir ve nadiren sıkı kontrol altındadır. Birçoğu, çeşitli görevler için günlük ayrılan zaman miktarını kullanmayı planlasa da, günün sonunda nadiren bu şekilde ortaya çıktı.

"Zaman en çok istediğimiz ama en kötü kullandığımız şeydir."

William Penn

Zamanınızın Değeri Nedir?

Kişisel, günlük hayatımızda, zamanımıza her zaman değer vermesek de, her gün iyi geçinir ve daha iyi kullanmayı deneyebilmek için ertesi gün zaman payımızı bekleriz. Ancak iş dünyasında zamanın daha verimli yönetilmesi gerekiyor. Sahipler, yöneticiler, amirler, çalışanlara kadar tüm iş gününü, günün süresi dolmadan mümkün olduğu kadar çok üretmeye (veya en azından öyle görünmeye) çalışarak geçirirler. Her saat ve dakika (ve bazı durumlarda saniyeler), o gün içinde ne kadar başarılabileceğini belirlemek için genellikle önceden hesaplanır. Zamana gerçekten değer verenler, zamanın kullanımını, aynı iş yüküne sahip diğerlerinden her zaman daha fazlasına sahipmiş gibi görünecek şekilde manipüle edeceklerdir. Bu daha iyi “zaman yönetimi” olarak ifade edilir. Bu, mülakatlar sırasında yöneticileri işe alırken ve her gün işgücünden mümkün olan en fazla üretkenliği elde etmeye çalışan denetçiler tarafından daha fazla dikkat edilmesi gereken gözden kaçan bir beceridir. Bir işletmenin günlük etkinliği için zaman yönetimi ne kadar önemliyse, hala bunun ne olduğunu veya onu kullanmanın neden başka bir görev değil de bir fayda olduğunu tam olarak anlamayanlar var.

Zaman Yönetiminin Açıklaması

Peki, zaman yönetimi nedir? En basit anlatımla zamanın yönetimidir. Daha spesifik olarak, ayrılan zamanınızın kontrolünü elinize almak ve onu günlük hedeflerinizle örtüşecek şekilde kullanmak anlamına gelir. Zamana değer vermeyenler var. Genellikle kötü niyetle ve hatta bilerek değil, kendileri ve nihayetinde şirketleri için zaman kaybederler çünkü zamanı kontrol edilmesi gereken bir varlık olarak görmezler. Bazı insanlar, birinin kendileriyle uzun süre konuşmasına izin verir, bu da onları geç kalmalarına veya randevularını kaçırmalarına neden olabilir. Konuşmayı yapan kişi, dinleyicinin zamanına değer vermezken, dinleyici kendi zamanına konuşmayı kısa kesecek ve randevuya yetişmek gibi daha etkili amaçlar için kullanacak kadar değer vermedi. Bazı insanlar zamanın değerini görür ama onu kullanmak için yeterince kontrol edemez. Birçoğu gelecek için planlar yapmaktan ve bu hedeflere ulaşmaktan hoşlanır, ancak zamanlarını o kadar kötü yönetir ki, bu hedefleri ulaşılmaz olarak değiştirir veya terk ederler. Mesele şu ki, zaman, üretkenlik için kullanılmadan önce dikkatli bir şekilde yönetilmesi ve değeri ile bilinmesi gereken bir varlıktır.

Zamanı Yönetmek İçin Araçlar

İnsanların zamanı kontrol altında tutmasına ve onun değerini anlayanlar için yönetimini daha hoşgörülü hale getirmesine yardımcı olmak için özel olarak oluşturulmuş birçok araç vardır. Saatler, ne kadar zaman kullandığımızı, içinde bulunduğumuz zamanı ve ne kadar zamanımız kaldığını görmemize yardımcı olur. Alarmlar bize büyük veya küçük önemli olayları hatırlatır. Sabahları radyo alarmları bizi uyandırır. Takvim hatırlatıcıları, kendimiz ve hatta insan grupları için belirli tarihler için ayarlanır. Bu araçlardan bazıları sadece ne zaman ilaç almamız gerektiğini, ulaşımın ne zaman geleceğini ve hatta bir şeyin ne kadar sürede pişirileceğini hatırlatmak içindir. İş dünyasında bu araçlar bazen şirketin karakteristiğinde ve hatta itibarında büyük rol oynayabilir.

Çoğu iş endüstrisindeki en faydalı ve faydalı zaman yönetimi araçlarından biri proje yönetim sistemidir. Bunlar, hem dijital hem de geleneksel kağıt versiyonları olmak üzere birçok markada bulunur ve öncelikle şirket içinde kullanılan zamanın değerini yönetmek, izlemek ve göstermek için kullanılır. Bu sistemler aracılığıyla, görevler oluşturulur ve daha sonra izlenir, hepsi tek bir programda çalışanlara ve denetçilere işte zamanın nasıl kullanıldığına dair sürekli bir izleme sağlar. Bu sistemlerle sık sık alıştırma yaptıktan sonra, kullanıcılar, projelerin tamamlanmasının ne kadar süreceğini ve atamayı, projeyi daha hızlı tamamlamak için birkaç çalışanın üzerinde çalışabileceği görevlere nasıl böleceklerini kısa sürede söyleyebilirler. Bu sistemlerde yapılan takip, zamanın değerinin devreye girdiği yerdir. Bir proje üzerinde çalışırken, ister tüm görev sizin sorumluluğunuzda olsun, ister tüm projeye katkıda bulunan görevler üzerinde çalışıyor olun, görevi tamamlamanız için sizden beklenen süre bir zaman değeridir. Tüm projenin tamamlanması için geçen süre, zamanın başka bir değeridir. Projenin yaratıcısı için hızlı tamamlama tatmin edici ise, o zaman görevi daha hızlı bitirmek zamanın değerini arttırır, geç bitirmek ise değeri azaltır. Projeye ayırdığınız zamanı sizden alan herhangi bir şey veya herhangi biri, zamanınıza değer vermiyor ve bunun devam etmesine izin verirseniz, kendi zamanınıza değer vermiyorsunuz demektir. Herkese günlük olarak aynı miktarda zaman verilirken, bunları nasıl kullanacağımız ve o zamandan elde ettiğimiz değer her bireye bağlıdır.

Zamanın Kontrolünü Elinize Alın

Zaman değerli bir varlıktır. Her gün bize verilmesine rağmen, hala nadir bir metadır. Bize verilen zamanın değeri, onunla ne yaptığımızla tanımlanır. Evde veya işte olanlar için, bir proje yönetim sisteminin kullanımı, görevler ve hedefler için uygun zamanınızın kontrolünü ele geçirmek için harika bir araçtır. Bir proje yönetim sistemi kullanmak, yalnızca denetçilerin ve sahiplerin işgücünün etkinliğini izlemelerine yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda kendilerine ayrılan günlük zaman miktarlarında ne üretebileceklerini bilerek işlerinde gelecek planları ve genişleme yapmalarına da olanak tanır. Proje yönetim sistemi olmadan çalışan bir iş, dizginsiz bir ata binmek gibidir. Elbette ilerlemeye devam edecek, ancak muhtemelen arzu ettiğiniz yönde değil. Bazıları için, özellikle SEO veya PPC gibi hizmetler satıyorsanız, iş yüklerinizi paylaşmak için belirli görevleri üçüncü taraf şirketlere dış kaynak sağlamak veya hatta beyaz etiketli bir ajans kullanmaktan daha iyi bir yol yoktur. Zamanın değerini veya onu kontrol etme sorumluluklarını anlamayan iş hayatında ve hatta evde olanlar için, kendilerini çabucak zamanın dışında bulurlar.

Yazan: Kevin Phillips