En Sık Sorulan Yazılım Sorularınız, Cevaplandı

Her gün birçok insanla, hangi yazılımın işleri için doğru olduğu hakkında konuşuyoruz; bu, Yazılım Danışmanlığı'nda küçük ve orta ölçekli şirketlerin karşılaştığı sorunları anladığımız anlamına geliyor.

İster aileye ait mandıra çiftliğini kurtarmak için işletmenizi nasıl hızlı bir şekilde çevrimiçi hale getirebileceğinizi bulmak, ister randevularınızın daha düzenli olmasını sağlamak için zamanlama yazılımı bulmanıza yardımcı olmak olsun, size tavsiyelerde bulunmak için buradayız. Durum ne olursa olsun, muhtemelen sizinle benzer durumda olan biriyle konuşmuşuzdur.

Capterra tarafından yürütülen bir ankete göre, küçük işletme sahiplerinin yalnızca %27'si, beklentilerini ödün vermeden karşılayan veya aşan yazılımlar buluyor. Bu istatistik cesaret kırıcı görünebilir, ancak doğru planlama ve bazı uzman tavsiyeleriyle işinize en uygun yazılımı aldığınızdan emin olabilirsiniz.

Bu nedenle, yazılım hakkında aldığımız en sık sorulan sorulardan bazılarını yanıtladık:

1. "Yazılım satın alırken, yılan yağı yerine ihtiyacınız olan hizmeti aldığınızdan nasıl emin olursunuz?"
2. “Yanlış yazılım kararı vermenin etkisi nedir?”
3. “Küçük işletmeler yeni yazılımları benimseyerek maliyetleri düşürür mü?”

Ayrıca, yazılımın nasıl çalıştığını, nasıl fiyatlandırıldığını veya en iyi sözleşmenin nasıl müzakere edileceğini anlamak olsun, mümkün olan en iyi kararı vermenize yardımcı olabilecek bazı ek kaynakları size bırakacağız.

Soru 1: “Yazılım satın alırken, yılan yağı yerine ihtiyacınız olan hizmeti aldığınızdan nasıl emin olursunuz?”

İşletmeniz için başarı ve başarısızlık arasındaki fark olabilecek büyük bir satın alma kararı veriyorsunuz. Streslidir, bu nedenle doğru kararı verdiğinizden emin olmanız önemlidir. İşinizi büyütmenize yardımcı olacak bir çözüm elde ettiğinizden emin olmanın ve sağlayamayacak bir şeyi satmamanın iki yolu vardır.

Sektörünüzdeki kişilerden daha alakalı incelemeler bulmak için gelişmiş inceleme özelliklerini kullanın

Meslektaşlarınızın yorumlarından yararlanın. Satış temsilcilerinin ürünleri hakkında olumsuz bir şey söylemeleri pek olası değildir. Bu nedenle ürünü kullanmış gerçek kişilerden görüş almak çok önemlidir.

Yazılım Tavsiyesi'nde veya başka bir yerde olsun, okuduğunuz incelemelerden en iyi şekilde yararlanmanızı sağlamak için birkaç şey yapmak isteyeceksiniz:

• Sektöre göre filtrele
• İşletme boyutuna göre filtreleyin
• Önce en son yorumları okuyun
• Varsa, kullanım kolaylığı, paranın karşılığı, müşteri desteği veya işlevsellik için filtreleyin

Filtreleme yaparak, sizinle benzer durumdaki insanların görüşlerini gördüğünüzden emin olursunuz. Onlar için nasıl çalıştığını ve sizin için önemli olan özelliklerin başarılı olup olmadığını öğrenebilirsiniz.

Yazılım düzenli olarak güncellendiğinden, en son incelemeleri okumak da önemlidir. İki yıllık bile olsa bir inceleme, özelliklerdeki ilerleme veya kalitedeki düşüş nedeniyle eski olabilir.

Satıcıların bir demoda kullanım durumunuzu gözden geçirmesini sağlayın

Yazılım sağlayıcılarla ürünleri hakkında konuşmaya hazır olduğunuz aşamaya geldiğinizde, bazı gösteriler hazırlamanın zamanı geldi. Hazırlıklı gelmek önemlidir.

Düşündüğünüz araçları tanıtmak için zaman ayırarak, seçiminizin işinize en uygun olmasını sağlarsınız. İstediğiniz son şey, yazılımı seçmek, birkaç ay kullanmak ve ardından tüm süreci tekrarlamak zorunda kalmaktır.

Bu, işletmenizin karşılaştığı zorluklar ve bu zorlukların üstesinden gelmek için hangi yazılım özelliklerinin en uygun olduğu hakkında belirli sorular sorma şansınızdır.

Demo sürecinde size yardımcı olacak birkaç ipucu ve püf noktası:

• İki demo isteyin. Biri liderlik ekibiniz için, diğeri varsa BT temsilciniz için.
• Demoları özelleştirin. Yazılımın gerçekleştirmesini istediğiniz iki ila üç gerçekçi kullanım durumu sağlayın, varsa müşterinin bakış açısından bir yol gösterici bilgi isteyin ve özel ihtiyaçlarınıza göre nelerin özelleştirilebileceğini sorun.
• Güçlü yönleri gözden geçirin. Sağlayıcılardan en popüler özelliklerini göstermelerini isteyin. Ayrıca, planladıkları yaklaşan özellikler hakkında soru sormak da iyi bir fikirdir.
• En başarılı kullanıcılarını sorun: Yazılımdan en iyi şekilde yararlanmalarını sağlamak için en başarılı müşterilerinin ne yaptığını öğrenin. En iyi şekilde çalışması için tam zamanlı bir BT ekibi gerekiyor gibi görünüyorsa ve buna sahip değilseniz, daha sonra değil, daha önce bilmek iyidir.

Yazılım sağlayıcılarla konuşarak en iyi nasıl gezinebileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, "Yazılım Demolarında Satış Noktasını Nasıl Kesersiniz" bölümüne bakın.

Soru 2: “Yanlış yazılım kararı vermenin etkisi nedir?”

2020 ve 2021'in ilk yarısı, işletmelerin hayatta kalabilmek için hızla çevrimiçi olmaları için benzeri görülmemiş bir ihtiyaç gördü. Elinizde yalnızca üç haftalık nakit parası olabilecek bir restoran sahibiyseniz, yeni yazılımı birden çok kez uygulamaya paranız yetmez. Yanlış karar vermek, işletmenizin açık kalması ve gelişmesi veya kapanması arasındaki fark olabilir.

Yanlış seçim yaptığınızda boşa para harcarsınız, ancak dikkate alınması gereken ikinci ve üçüncü derece etkiler de vardır. Şunu hayal edin: Yanlış yazılımı satın aldınız ve elbette, maliyet açısından o kadar pahalı olmayabilir, ancak araştırma, seçim, müzakere, uygulama ve eğitim için kaybettiğiniz zamanı da göz önünde bulundurmalısınız. Ve başarısız yazılım çözümünüzün sözleşmesi sona erdiğinde hepsini yeniden yapmanız gerekecek.

Sonuç olarak, yanlış olmanın fırsat maliyeti, genellikle gerçek yazılım maliyetinden daha büyüktür.

Ek olarak, çalışanlarınızdan eğitim ve katılım almak, yeni yazılımları uygulamanın en sık gözden kaçan yönlerinden biridir. Personeliniz yazılımı doğru kullanmıyorsa veya hiç kullanmıyorsa, yazılımın işinize ne kadar uygun olduğu önemli değildir.

Yelpazenin diğer ucunda, çalışanlarınızın yazılımı benimsediği ve tam potansiyeliyle kullandığı bir senaryo olabilir, ancak alakasız bir nedenle yazılımı değiştirmeniz gerekir. Yeni yazılıma geçiş yaptığınızda, çalışanlarınızın karar verme sürecinize olan güvenini azaltma riskini alırsınız. Personelinizin yeni yazılım öğrenmesini talep ettiğinizde ikinci, üçüncü veya dördüncü sefer satın almak çok daha zordur.

Uyguladığınız yazılım nispeten ucuz, hatta ücretsiz olsa bile, zaman, para ve personelinizden katılım kaybediyorsunuz.

Personelinizden daha fazla destek almak için "Yazılım Seçimi için Çalışanlardan Geri Bildirim Toplamanın 3 Yolu" bölümünü okuyun.

Soru #3: “Küçük işletmeler yeni yazılımları benimseyerek maliyetleri düşürür mü?”

Evet, ancak yalnızca maliyeti düşürmeyi düşünüyorsanız. birçok avantajı kaçırıyorsunuz. Maliyet düşürme bunun bir parçasıdır, ancak mükemmel yazılım, iyileştirmenize ve ölçeklendirmenize yardımcı olurken aynı zamanda maliyeti düşürmenize yardımcı olan bir kuvvet çarpanı olmalıdır.

Yine de sihir değil. Yeni yazılım alamayacaksınız ve aniden maliyetleriniz düşecek. Kurulum ücretleri, lisans ücretleri ödemeniz ve personelinizi eğitmeniz gerektiğinden yakın vadede maliyetlerinizde ani bir artış olabilir, ancak uzun vadeli maliyet azaltmayı düşünmelisiniz.

Örneğin, küçük bir işletme olduğunuzu ve bordroyu yönetmenin size zaman, emek ve para harcadığını fark ettiğinizi ve bordro yazılımı almaya karar verdiğinizi varsayalım. Yazılımla kazandığınız bu ekstra zaman, bordro çalışanlarınızın daha yüksek dereceli işler yapmak için daha fazla zamanı olduğu anlamına gelir.

Aslında WorkMarket'in 2020 In(Sight) Raporuna göre, çalışanların %53'ü otomasyon sayesinde günde iki saate kadar tasarruf sağlayabileceklerini söylüyor ve iş liderlerinin %78'i otomasyonun günde üç çalışma saatine kadar tasarruf sağlayabileceğini söylüyor. Basit gerçek şu ki, yazılım tarafından sunulan otomasyon, işletmenizin daha verimli ve üretken olmasını sağlar.

Topluluğunuzda bir ihtiyaç gördüğünüz için bir iş kurdunuz. Bir şeye tutkunuz olduğu için bir işe başladınız. Tutkunuzla ilgili olmayan manuel, tekrarlayan görevlere haftada saatler harcadığınızı fark ediyorsanız, muhtemelen tükeneceksiniz.

Yazılımla, esasen bu görevleri dışarıdan temin ettiniz ve tutku duyduğunuz şeylere odaklanabilirsiniz.

Bu verimlilik ve ölçeklendirme yeteneği, işletmenizin tamamına yayılmıştır. Personelinizi daha üst düzey sorunlara odaklanmak için serbest bıraktıktan sonra, daha azıyla daha fazlasını yapabileceksiniz. Her zaman işinizi çalışan sayınızın büyümesi gerekenden daha hızlı büyütmek istersiniz ve doğru yazılımı bulmak bunu yapmanın harika bir yoludur.

Yazılım satın alırken tasarruf etmenin tüm yolları hakkında bir başlangıç ​​için, "Bu Satın Alma Sırlarıyla Yazılımdan Tasarruf Edin" bölümüne bakın.

İşletmeniz için doğru yazılımı seçmek zor olmak zorunda değil

Yazılım satın almak bunaltıcı olabilir ve yanlış bir kararın maliyeti yıkıcı olabilirken, doğru yazılımı seçmek işletmeniz için oyunun kurallarını değiştirebilir.

Yazılım seçimiyle ilgili bazı ek kaynaklara göz atın!