Zoho Sign'a Tam Bir Genel Bakış

Her şeyin giderek dijitalleştiği bir dünyada, hayatımız da giderek dijitalleşen yöntemlere bağlı olmaya başladı. İşletmelerin anlaşmaları hızlı bir şekilde tamamlamasını ve herhangi bir güçlük çekmeden bulutta imzalama işleminin yapılmasını sağlayan bir araç düşünün. Kuruluşların çalışanlarının belgeleri tarama, yazdırma ve fakslama ile ilgili tüm endişeleri ortadan kaldırmasını sağlayan bir yazılım. Kulağa sorunsuz geliyor, değil mi?

Zoho Sign'ın elektronik imza yazılımı tam olarak bunu yapıyor. Temel olarak, herhangi bir zamanda, herhangi bir yerde ve herhangi bir cihazda olabilen sözleşme imzalamayı sağlar. Zoho Sign'ın uygulanması, gayrimenkul, sağlık, inşaat, imalat veya daha fazla alanda olsun, her büyüklükteki kuruluş için büyük önem taşımaktadır. Kullanışlı, erişilebilir ve kullanıcı dostudur.

Üstelik COVID-19'un yaygınlaşması, artan sayıda insanın evden çalışmaya geçmesi ve her şeyin tamamen kağıtsız hale gelmesiyle Zoho Sign'ın uygulanması her zamankinden daha önemli hale geldi.

Bu blogda, Zoho Sign'a tam bir genel bakış sunacağız. Ancak öncelikle Zoho Sign'ın ne olduğunu tüm detaylarıyla anlayarak başlayacağız .

Zoho Burcu Nedir?

Zoho Sign, işletmelerin bulutta imzalama sürecini sorunsuz bir şekilde gerçekleştirirken anlaşmaları dakikalar içinde tamamlamaları için tasarlanmış bir dijital imza aracıdır . Kullanıcıların ve müşterilerinin dijital olarak imzalamalarına ve yasal olarak bağlayıcı belgeleri doğrulamalarına olanak tanıyarak, kağıt belgelerin taşınması ve taranması için harcanan tüm ekstra gerilimi, zamanı ve parayı ortadan kaldıran bir hizmettir.

Zoho Sign kullanımı, hareket halindeyken herhangi bir yerden ve herhangi bir cihazdan sözleşme imzalama sürecini optimize etmeye yardımcı olur. Bu, çeşitli Zoho uygulamaları ve OneDrive, DropBox, Google Drive ve diğerleri gibi diğer üçüncü taraf uygulamalarla uygulama entegrasyonu sayesinde anlaşmaların ilerlemesini sağlamak içindir. Bu, Zoho Sign'ı emlak, imalat, sağlık ve inşaat gibi çeşitli sektörlerdeki KOBİ'ler ve büyük işletmeler için değerli bir çözüm haline getiriyor.

Zoho Sign girişi ile belgelerin mahremiyeti ve gizliliği için bir güvenlik seviyesi yaşanabilir. Belgeleri korumak için denetim izlerini, erişim kodlarını ve çok faktörlü doğrulamayı kullanır. Ayrıca, Zoho Sign uygulamasında dijital olarak imzalanan belgelerin, yasal düzenlemelere göre el yazısı imzalar gibi benzer yasal işleme sahip olmasını da garanti eder.

Zoho Sign kullanımı pdf, doc, docx, txt, jpeg, png vb. gibi çeşitli dosyaları destekler. Bunun dışında Google Chrome, Mozilla Firefox vb. gibi çeşitli popüler web tarayıcılarında da kullanılabilir. Zoho Sign, tüm kullanıcılar için rahat ve erişilebilir bir çözüm. Unutulmaması gereken şey, bir belgeyi imzalamak için bir hesaba gerek olmadığıdır. Yalnızca alıcının belgeye erişmesi ve imzalaması için benzersiz bir bağlantı içeren bir e-postaya ihtiyaç vardır.

Zoho Sign – Belgeleri İmzalama, Gönderme ve Yönetme

Zoho Sign, belgeleri imzalamanın, göndermenin ve yönetmenin hızlı bir yolunu sunar. Yasal olarak bağlayıcı belgeleri dijital olarak imzalamanın, göndermenin ve yönetmenin ne kadar kolay olduğunu aşağıda belirtilen adımlarda öğrenebilirsiniz.

Belge Gönderme

Zoho Sign'ı kullanarak göz açıp kapayıncaya kadar alıcılara bir belge gönderebilirsiniz. Belgeyi göndermek için aşağıda belirtilen adımları izleyin.

• Yükleme: Devam edin ve belgeleri cihazınızın yerel sürücüsünden yükleyin veya tercih ettiğiniz bulut depolama hizmetinden içe aktarın.
• Alıcıları Ekle: Şimdi alıcıları ekleyin, rolleri tanımlayın ve bir belge için bir imzalama sırası ayarlayın.
• Gönder: Son olarak, her imzalayan için form alanlarını yerleştirin ve gönder düğmesine basın.

Bir Belgeyi İmzalamak

Zoho Sign gibi bir dijital imza aracının uygulanması, kullanıcıların belgeleri kolayca imzalamasını sağlar. Belgeleri istediğiniz yerden imzalamak için aşağıdaki adımları izleyin.

• Bağlantıyı Açın : E-postanıza gönderilen bağlantıya tıklayarak imzalama işlemine başlayabilirsiniz.
• Kimlik Doğrulama Kodunu Girin : Devam edin ve zorunlu olduğunda kimlik doğrulama kodunu girin ve imzalama işlemini başlatın.
• Alan Değerlerini Doldurun: İmzalama işlemini eksiksiz ve verimli bir şekilde sonlandırmak için tüm alanları doldurun.

Belgeleri Yönetme

Zoho Sign kullanımı ile belgeleri sorunsuz bir şekilde yönetebilirsiniz. Belgeleri yönetmek için aşağıda belirtilen adımları izleyin.

• Belge Durumunu Doğrula: Başlangıç ​​olarak, belge durumunu gerçekleştirirken kontrol edin ve duruma göre hızlı işlemler yapın.
• Bitirme Denetimi İzleri: Bir belgede gerçekleştirilen tüm eylemlerin tam bir geçmişini, tamamlanmış belgeler için tamamlama sertifikasıyla birlikte alabilirsiniz.
• Şablonları Özelleştirin: Özelleştirilebilir şablonlar oluşturma sürecini başlatın ve ihtiyaç duyduğunuz her an bunları kullanın.

Zoho Sign'ın Faydaları

Zoho Sign, yasal olarak bağlayıcı belgelerin ve sözleşmelerin çevrimiçi olarak imzalanmasıyla ilgilenmesi gereken tüm işletmeler için aslında oldukça uygun ve güvenilir bir çözümdür. E-imza sürecini kolaylaştırmaya büyük ölçüde yardımcı olan çeşitli avantajlarla birlikte gelir. Zoho Sign'ın bazı avantajları şunlardır:

1. Özelleştirilmiş Belge İmzalama Süreci

Zoho Sign, teklifler, şirket kuralları ve politikaları, bağımsız sözleşmeler, gizlilik sözleşmeleri, kiralama sözleşmeleri, satın alma siparişleri vb. gibi farklı türde belgeleri imzalamanıza ve göndermenize olanak tanır. Bununla uygulama, özelleştirmeye yardımcı olan araçları sunar veya gönderilen resmi belgeleri farklı ihtiyaçlara göre uyarlamak.

Bir kişi bir kez kişiselleştirilmiş bir şablon oluşturabilir ve bunu gelecekte yeniden kullanmak üzere kaydedebilir. Ek olarak, marka imajını dahil etmek için belgelere e-postalar ve şirket logoları da eklenebilir. Zamandan tasarruf etmek için, birden fazla belgeyi tek seferde gönderirken hepsini bir kerede imzalatabilirsiniz.

Ayrıca Zoho Sign, belgeler için bir son kullanma tarihi belirlemeye de izin verir. Gizli belgelerin gözden kaçmaması veya geride kalmaması için son tarih yaklaştıkça bildirimler gönderir.

2. Resmi Belgelerin Takibi

Zoho Sign gibi bir elektronik imza yazılımının uygulanması, kişinin resmi belgelere tam erişim, genel bakış ve denetime sahip olduğundan emin olarak belgelerin en üstünde kalmasına yardımcı olur. Bireysel veya farklı alıcılarla tam bir uyum içinde olduğunuzdan emin olmak için, herhangi bir resmi belgeye not bırakabilir veya uygulamanın özel ve grup mesajlarını kullanarak iletişim kurabilirsiniz.

Bir alıcı resmi bir belgeyle her etkileşim kurduğunda, gönderici bilgilendirilecektir. Görüntüleme, imzalama ve imzalama sürecini tamamlama dahil tüm eylemler imzalayan tarafından bilinecektir. Belgenin hiçbir şekilde gözden kaçmaması çok önemli olduğundan, belgenin imzalanması gerektiğinde alıcıya her zaman hatırlatma amacıyla bildirimler de gönderilir.

3. Güvenli ve Yasal Olarak Uyumlu Belgeler

Zoho Sign'ın dijital imza aracının oluşturulduğu temel , aslında dijital imzaların güvenliğini ve yasal uyumluluğunu sağlayan açık anahtar şifrelemesine dayanmaktadır. Araç, açık anahtar altyapısına dayandığından, belgelerin şifrelenmesinde ve korunmasında yüksek güvenlik kullanır.

Zoho Sign, AES-256 şifrelemesiyle ve aktarım sırasında korunur; SSL şifrelemesi ayrıca dosyalarınızı da korur. Ayrıca, izinlerin ayarlanmasına ve kullanıcı rollerinin tanımlanmasına yardımcı olan rol tabanlı erişim ile birlikte gelir. Bu, bir belgeye kimlerin erişim izni verildiği veya reddedildiği üzerinde büyük bir kontrol sağlar.

Özünde, kimlik doğrulama süreci o kadar gelişmiştir ki, doğru alıcı veya alıcıların belgeyi aldığını garanti etmek için imzalayana hemen bir e-posta gönderir. Belgenin imza sürecini ve değişikliklerini izlemeye yardımcı olan denetim izleriyle birlikte gelir.

4. İmza İş Akışlarını Optimize Etme

İşletmeler, Zoho Sign'ı benimsemeye yönelik Zoho uygulama ortaklarının yardımıyla zamandan ve hatalardan tasarruf etmeye yardımcı olan manuel süreçleri düzenleyebilir. Örneğin, yazılım, yanıt süresini hızlandırırken bir belge için birden çok alıcı eklemenize izin verecek şekildedir.

Belgeleri imzalamak için gönderirken uymanız gereken bir sıra olduğunda, alıcılar için bir imza sırası belirlenebilir. Bir belge görüntüleyicinin yardımıyla, belgeleri göndermeden önce kolayca kontrol edebilirsiniz.

Önizleme işlemi, alıcılar ve e-postalar eklemenizi sağlar. Bunun dışında, belgeyi yazdırmayı ve ardından indirmeyi de seçebilirsiniz. Temel olarak, belgelerle etkileşim süreci, belirli bir sayfaya atlamanıza ve sürükle ve bırak seçeneği yardımıyla alanlar arasında gezinmenize olanak tanır.

5. Uzaktan İşbirliği

Zoho Sign kullanımı, farklı özellikler şeklinde uzaktan işbirliği sunar. Gönderenin, belge bilgilerini detaylandıran ve daha fazla netlik için belgelerin ileri geri gönderilmesini azaltan genel veya özel bir not eklemesi mümkündür.

Ayrıca, belge durumunun izlenmesine ve imza sürecinin zamanında hızlandırılabilmesi için hatırlatıcıların gönderilmesine yardımcı olan zamanında hatırlatıcılar ayarlayabilirsiniz. Ek olarak, gönderen belgede bir hata yaparsa veya belgeyi yanlış kişiye gönderirse, endişelenmeye gerek yoktur, çünkü belgeyi geri çağırabilir ve imzalama işlemini iptal edebilirsiniz.

Özünde, gönderenin belgeleri istediği gibi onaylamasını, reddetmesini veya reddetmesini sağlayan eksiksiz bir kontrol vardır. Zoho Sign'ın uygulanması, bir kişinin ihtiyaç duyabileceği şekilde yanıt vermeyi çok kolaylaştırır.

Çözüm

Zoho Sign, temelde bir kuruluşun kağıtsız imzalama sürecini tamamlamak için ihtiyaç duyabileceği tek şeydir. Belgeleri hemen hemen her yerden ve istedikleri zaman imzalayabilir, gönderebilir ve yönetebilir.

Bir işletmeniz varsa, Encaptechno gibi uzman Zoho uygulama ortaklarına katılarak anlaşmaları kapatma, belgeleri gönderme, imzalama ve yönetme sürecini kolaylaştırabilirsiniz. Zahmetsiz, güvenli ve yasal olarak uyumlu belge imzalamayı sağlamak için olağanüstü Zoho Sign'ı bugün uygulayın.