Zoho Workdrive 3.0 – Bilmeniz Gereken Her Şey

Dünyanın dört bir yanındaki şirketler ve profesyoneller, hibrit çalışma modelini benimsemeye başladı. Bu kadar çok iş sürecinin zaten internete taşınmasının nedeni budur. Bir işi geliştiren araçlara hızlı bir şekilde erişilebilir ve ayrıca dağıtılmış ekiplerle işbirliği yapmak da birinci öncelik olarak kolaydır.

Bu nedenle Zoho, dosyalara erişmeye ve herhangi bir yerden bir ekiple işbirliği yapmaya yardımcı olan en son Zoho WorkDrive sürümünü geliştirdi. Ekiplerin hedeflere daha iyi odaklanması ve üretken bir işgücünün yönlendirilmesi için kullanıcıların özelliklerden en iyi şekilde yararlanmasına yardımcı olan çevrimiçi bir dosya yönetim sistemidir.

Zoho, bir geçişin, veri erişilebilirliğinin ve içerik işbirliğinin ortasında, birçok kuruluşun karşılaştığı bazı çevrimiçi dosya depolama zorluklarının olduğunun farkındadır. Bu nedenle, nerede olursanız olun verilere erişmek, işbirliği yapmak ve optimize etmek için Zoho WorkDrive 3.0'ın tanıtımı.

Bu blogda, Zoho WorkDrive 3.0 ile ilgili her şeyi tüm ayrıntılarıyla anlayacağız.

WorkDrive API'leri Oluşturma

WorkDrive 3.0, iş uygulamalarıyla kolayca entegre olur ve ayrıca bir şirket genelinde veri akışını kolaylaştırır. Diğer uygulamalar veya üçüncü taraf araçlarla kolayca entegre edilebilen bulut tabanlı bir dosya işbirliği sistemidir . Aşağıda belirtilen özelliklerle birlikte gelir.

1. Ekip Klasörlerini Optimize Edin

Ekip klasörleri, dosyalar oluşturmanın, paylaşmanın ve hatta dosyalar üzerinde işbirliği yapmanın mümkün olduğu sanal bir çalışma alanı gibidir. Zoho WorkDrive 3.0 ile, bazı yeni geliştirmelerle ekiplerinizin belgelere erişmesine ve belgeler üzerinde verimli bir şekilde çalışmasına yardımcı olmak artık mümkün.

• Klasörü Sabitle: Bir şirkette oluşturulan ekip klasörlerinin toplam sayısı önemli bir sayı olabilir. Bu klasörlerle, gerektiğinde veri bulmak oldukça zor olabilir.
  Müşterilerinizle görüşme halindeyseniz ancak o müşteri için proje ayrıntılarını içeren klasörü bulamıyorsanız, bir sorun olabilir. Sabitle özelliği, kullanıcıların Ekip Klasörlerini listenin en üstüne sabitleyerek bulmalarını sağlar.

• Daha İyi Arayüz : Zoho WorkDrive 3.0, doğru verileri doğru zamanda bulabilmeniz için Ekip Klasörlerinin ayrıntılı bir görünümüyle birlikte gelen bir içerik işbirliği platformudur . Sabitlediğiniz Ekip Klasörlerini ve katılmanız gerekenleri bulabilirsiniz.
  Bu güncellemede, sol taraftaki panelde hangi Ekip Klasörlerinin görüntülenmesi gerektiğini belirlemeye yardımcı olan bir özellik ekleme özelliği de vardır. Ayrıca, tüm Ekip Klasörlerini, yalnızca sabitlenmiş olanları ve bazen hiçbirini göstermemek de mümkündür.

• Ekip Klasörünü Çoğalt : Bir ekip veya sabit bir amaç için yapılmış paylaşılan bir alana ekip klasörü denir. Farklı hemşireler veya doktorlarla aynı hasta bakım planlarını paylaşması gereken bir hastane düşünün.
  Zoho'nun yeni özellikleri, kullanıcıların farklı bir üye grubuyla paylaşmak ve işbirliği yapmak için tüm ekip klasörünü kopyalamasına olanak tanır.

2. Daha İyi İçerik Görünürlüğü

Doğru belgeleri bulmak için yukarı ve aşağı kaydırma yapmak geçmişte kaldı. Zoho WorkDrive 3.0, WorkDrive'ın kompakt görünüm modunu kullanarak bir klasörde daha fazla öğenin görülmesine yardımcı olur.
Ekip üyeleri, bir klasörün içeriğini kolayca kontrol edebilir ve WorkDrive 3.0 gelişmiş içerik görünürlüğü sağladığı için not alabilir.

3. Hareket Halinde Çalışın

Günümüz dünyasında çoğu mobil cihaz, ofis cihazlarının bir uzantısı haline geldi. Zoho WorkDrive 3.0, en son mobil uygulama geliştirmelerini getiriyor. Bunlardan bazıları aşağıda belirtilmiştir.

• Erişim Klasörleri : Her dosyanın çevrimdışı erişime izin verme sürecinin tamamı oldukça zaman alıcı olabilir. Zoho WorkDrive 3.0, hareket halindeyken iş dosyalarına erişmek için eksiksiz bir klasörü çevrimdışı kullanılabilir hale getirmenize olanak tanır. Bu, çalışan bir internet bağlantısı olmadan bile geçerlidir.
• Geliştirilmiş Yaratıcılık : İster bir tasarım planı üzerinde çalışıyor olun, ister bir karakter oluşturuyor olun, Scribble kullanarak WorkDrive'ı oluşturmak ve WorkDrive'a yüklemek mümkündür. Fikirlerinizi hayata geçirmek için kalem, eskiz, renk paleti ve silgiyi kullanabilirsiniz.
• Widget'lar : Her seferinde bir dosya bulmak veya bir belge yüklemek için bir mobil uygulamada oturum açmaktan yorulduysanız, widget'lar görüntüleri yüklemek ve doğrudan ana ekrandan WorkDrive'da arama yapmak için kullanılabilir.

4. Mac için WorkDrive Genie (Beta)

Başlatıldığından beri WorkDrive güncellemesi için çok sayıda talep olmuştur. Zoho, yeni Zoho WorkDrive 3.0'da Mac için yeni WorkDrive Genie'yi (Beta) tanıttı.
Windows ve Mac kullanıcıları, masaüstünden uyumlu bir uygulama kullanarak WorkDrive'da depolanan dosyaları kolayca düzenleyebilir.

5. Standartlaştırılmış Belge Formatı

Yasal belgelerden müşteri günlüklerine ve çalışan kayıtlarına kadar, şablonlar tutarlı bir belge ayarıyla dosya oluşturmaya yardımcı olur. Zoho WorkDrive 3.0'ın yeni sürümü iki büyük geliştirmeyle birlikte geliyor.

• Şablonları Kategorize Et : Günümüz dünyasındaki çoğu işletme, şablonların birçok amaç için kullanılmasını gerektirmektedir. Bu genellikle belgeleri tek bir yerde bulmayı ve hatta yönetmeyi zorlaştırabilir.
  Yeni sürüm kategorilerle birlikte geliyor. Kategorilerin oluşturulması ile şablonları istediğiniz şekilde gruplamak kolaylaşıyor.

• Arama Şablonları : Yeni bir şablon aramak artık zor bir iş değil. Yerleşik arama çubuğunu kullanarak istediğiniz şablonu bulabilirsiniz. Doğrudan bu çubuktan arama yapabilmeniz için tek yapmanız gereken içerikteki adı, yazarı ve anahtar kelimeyi bilmek.
  Yeni geliştirmede, şablonlara manuel olarak bakmanıza gerek kalmadan galeriden bir şablon bulmak için genel aramayı kullanabilirsiniz.

6. Önizleme Geliştirmeleri

Zoho WorkDrive 3.0'ın yeni sürümü, PDF'leri ve hatta görüntüleri çok çeşitli boyutlarda önizlemenize olanak tanır.
Önizleme Geliştirmelerinin yeni özelliği, kolayca yakınlaştırmaya ve uzaklaştırmaya, yakınlaştırmayı pencere boyutuna sığdırmak için sıfırlamaya ve herhangi bir sayfaya atlamaya yardımcı olur.

7. Veri Bütünlüğü

Veri şablonlarının amacı, çoğu dosyayı ekip düzeyinde sınıflandırmak ve düzenlemektir. Zoho WorkDrive 3.0 tarafından sunulan bulut tabanlı dosya işbirliği sisteminin yeni güncellemesi ile kullanıcıların bir Veri Şablonunu otomatik olarak ilişkilendirmesine yardımcı olmak mümkün.
Ayrıca, her dosya veya klasöre özel özellikleri otomatik olarak eklemek de mümkündür. Çoğu kullanıcı bu şekilde gerekli dosyayı arayabilir ve anında bulabilir.

8. Toplanan Dosyaları Yönetin

Zoho WorkDrive, dahili ve harici kullanıcılardan belge alınmasına yardımcı olur. Toplama sürecini yönetmek için geliştirilmiş işlevsellik ile birlikte gelir.

• Dosyaları Kategorize Et : Tüm dosyaların tek bir yerde depolanması, doğru verilere doğru zamanda erişmeyi zorlaştırdı. Zoho WorkDrive 3.0'ın yeni sürümü, kullanıcıların her kullanıcı için adlarına, telefon numaralarına ve e-posta adreslerine göre bir klasör oluşturmasına olanak tanır.
• Tahsilat Raporu : Dosyaların güvenli bir şekilde teslim alınması gereklidir ancak teslimin detaylarını bilmek önemlidir. Bu koleksiyonlar biraz zaman alabilir ve kullanıcıya özel olabilir. Bir tahsilat raporu oluşturarak, dosyaları kimlerin ne zaman teslim ettiğinin detaylı bir kaydını alabilirsiniz.

9. PDF ve Görüntü Açıklamaları

Ek açıklamalar, ek bilgi sağlamak için bir metne veya diyagrama eklenen not olarak adlandırılır. Zoho WorkDrive 3.0'ın yeni sürümü, PDF ve görüntü açıklama özellikleriyle birlikte gelir.

• PDF Açıklaması : PDF'ler bir kuruluşta yoğun olarak kullanılır ve çoğu zaman bir müşteriyle veya bir ekip üyesiyle bir portföy üzerinde çalışmak bile isteyebilirsiniz. Zoho WorkDrive 3.0'ı kullanarak, açıklamayı kolayca kullanabilir ve ekiple işbirliği yapabilirsiniz. Çoğu kullanıcı ayrıca bir sayfaya gidebilir ve sayfadaki bir metne veya alana yorum ekleyebilir.
• Image Annotation : Diyelim ki tasarımcınızla bir kreatif üzerinde çalışıyorsunuz ve tasarımı gönderirken önerilerde bulunmak istiyorsunuz. Görüntü açıklamasını kullanarak, bir görüntünün herhangi bir bölümüne kolayca yorum ekleyebilir ve ayrıca tasarımcınızla birlikte çalışabilirsiniz.

10. Geliştirilmiş Video Deneyimi

Videolar, çoğu kuruluşta erişimi, katılımı ve hatta satışları artırmak için kullanılabilir. Zoho, videoların önemini anlıyor ve üç ana özellik getiriyor.

• Video Açıklaması : Ekibin bir pazarlama videosu üzerinde çalıştığını ve inceleme için ürün ekibine gönderilmesi gerektiğini düşünün. Video ürün ekibine gönderildiğinde, değiştirilmesi gereken çerçeveleri not edecekler ve bunu pazarlama ekibine iletecekler.
  Ekip, video açıklamalarını kullanarak herhangi bir kareye gidebilir ve zaman damgalı yorumlar ekleyebilir. Bu şekilde ekip beklentilerini doğrudan paylaşabilir ve pazarlama ekibi video üzerinde verimli bir şekilde çalışabilecektir.

• Video Kapak Resmi : Zoho WorkDrive 3.0, WorkDrive'daki kapak resmi seçeneğini kullanarak bir videoya çok daha fazla görünürlük ve değer katar. Varsayılan sistem tarafından oluşturulan kapak resmini değiştirme konusunda da mükemmel bir seçeneğiniz var.
  WorkDrive, videoda tam olarak ne olduğunu gösterirken varsayılan görüntüleri özel bir kapak görüntüsüyle değiştirme seçeneğiyle birlikte gelir. Yeni güncellenen resimler artık tüm önizlemelerde, gömülü görünümlerde ve listede küçük resim olarak görünebilir.

• Video Bölümleri : Videoların çoğu sıkıcı olma eğilimindedir. Bu nedenle Zoho WorkDrive 3.0, bölümler arasında kolayca gezinmek için bölümlerle birlikte gelir.
  Video bölümleri ayrıca videoyu bölümlere ayırmaya yardımcı olur, böylece videoda nelerin kapsandığını görebilir ve ilgilendiğiniz konuya atlayabilirsiniz.

11. Daha İyi Güvenlik

Paylaşım, çoğu şirketin önemli dosyaları müşterilere, iş ortaklarına ve paydaşlara göndermesine olanak tanır. Bu, harici bağlantıları çok daha güvenli hale getirmek için iki geliştirmeyle gelen yeni bir özelliktir.

• Parolalar: Kuruluşlar hassas dosyaları iş ortaklarıyla paylaşır ve bu nedenle içeriğin şirket dışına çıkabileceğinden güvenli bir şekilde paylaşılması önemlidir.
  Zoho WorkDrive, harici paylaşım bağlantıları oluşturma söz konusu olduğunda tüm kullanıcıların parola ayarlamasını zorunlu kılmaya yardımcı olur. Bağlantıları daha güvenli hale getirirken, gerekirse güçlü bir parola politikası belirlemeye de yardımcı olur.

• Sona Erme Süresi : Birçok şirketin resmi sözleşmeleri, yasal uyarıları ve teklif mektuplarını paylaşmak zorunda kaldığı zamanlar vardır. Zoho WorkDrive 3.0, kullanıcıların herhangi bir istenmeyen erişimi kısıtlamak için harici paylaşım bağlantıları ve indirme bağlantıları için varsayılan bir sona erme süresi belirlemesine olanak tanıyan bir geliştirmeyle birlikte gelir.
  Varsayılan sona erme süresi otomatik olarak da uygulanabilir. Ayrıca, kullanıcılar gerekirse son kullanma tarihini manuel olarak değiştirmeyi ve hatta devre dışı bırakmayı seçebilirler.

12. Bildirim Modu

Son olarak, Zoho WorkDrive 3.0 ayrıca, görevlerde ve ekip projelerinde güncellenirken bir şirket dosyasına ne olduğunu bilmenin kolay olması için kullanıcıların bildirim moduna karar vermelerine de yardımcı olur.
Zoho WorkDrive, bildirimleri almak için gereken ortam türüyle birlikte ihtiyacınız olan bildirimlerin listesini seçmenize yardımcı olur.

Çözüm

WorkDrive'ı seçmek söz konusu olduğunda, şirket verilerini aktarma konusunda asla endişelenmenize gerek yoktur. Zoho WorkDrive 3.0'ı kullanarak dosyaları bir masaüstünden veya diğer bulut hizmetlerinden kolayca taşıyabilirsiniz.

Unutulmaması gereken en önemli şey, içinde bulundukları sektör ne olursa olsun tüm işletmelerin veriler üzerinde çalıştığıdır. Asıl amaç, kullanıcılara belgeleri paylaşmak, depolamak ve birlikte çalışmak için verimli bir veri yönetimi aracı sunmaktır.

Bu nedenle, çevrimiçi dosya yönetimini iyileştirmek için her yıl Zoho WorkDrive geliştirmeleri yayınlanır. Önümüzdeki dönemde, tüm kullanıcılar Zoho'nun birçok yeni özellikle heyecan verici yeni güncellemelerini sabırsızlıkla bekleyebilir.