选择 PDF 软件时要考虑的 10 个基本功能
已发表: 2023-02-22全世界有超过 3.3 亿人每天使用 PDF 文档。 PDF 已成为现代企业工作运营的支柱，尤其是随着远程工作文化的兴起。
它们易于使用、存储和使用。 但是，您需要使用正确的平台来处理它们。 很多PDF软件使用起来比较死板，基本操作依赖第三方。
选择一款可以处理 PDF 且不会对您的系统造成压力的 PDF 软件。 让我们来看看选择 PDF 软件时要考虑的一些基本功能。
选择 PDF 软件时要考虑的 10 个基本功能
顾名思义，便携式文档格式 (PDF) 是一种数字文档格式，其中包含可以轻松地以电子方式处理、保护和共享的信息。 它已成为当今数字工作空间中最突出的基石之一。
任何和所有公司运营都需要广泛使用跨平台创建、编辑和共享的 PDF 。 作为数字时代的企业，您每天都需要使用 PDF。
为此，您需要一款易于使用并提供适合您的业务运营性质和范围的功能的 PDF 软件。 我们提出了选择 PDF 软件时要考虑的最基本功能。 看一看。
- 多格式转换
来源
您需要在 PDF 软件中查看的第一个也是最重要的功能是它是否可以将 PDF 文档转换为各种其他格式，例如 Word、Excel、PPT、JPG等。
这是因为PDF 文件以严格的编辑和灵活的使用而臭名昭著。 企业通常需要依赖外部工具来提取 PDF 文件的最佳用途。 使用允许随时随地转换的软件可以简化工作流程。
您可以使用 Smallpdf 的工具轻松地将 PDF 转换为 Word，并将 word 文档转换回 PDF 以适合文档的使用。 它使在各种平台上共享和处理文档变得更加容易，因为您可以根据平台上接受的内容进行更改。
- 使用方便
PDF 软件是简化办公室操作工作流程的日常工具。 它们不需要是需要员工学习曲线才能使用的复杂工具。 一个 PDF 软件应该易于使用，这样每个人都可以充分利用它。
用户应该能够轻松地编辑和扫描文档。 寻找OCR 功能，即光学字符识别，因为它通过识别图像中的文本将图像转换为文本。 这有助于将 PDF 转换为可随时随地处理的可编辑文档。
除此之外，请参阅软件解决方案提供的模板，这些模板可用于加快您的工作流程。 当您有可供选择的模板时，您不必从头开始创建文档或在设计和布局等方面花费时间。
- 价格和许可
PDF 软件解决方案通常作为 SaaS 产品提供，这意味着您必须按月或按年订阅购买。 由于这是公司每天都在使用的工具，因此他们也经常选择终身订阅。
PDF 软件的价格和许可在您的购买决定中起着重要作用。 有一些免费的PDF 软件提供基本功能，有时功能也很强大。 而其他人则以更高的价格提供过多的独家功能。
您选择的解决方案取决于您的预算和您需要使用该工具的用途。 列出您的需求和您可以分配的预算以做出最终决定。 如果解决方案提供免费试用，请借此机会评估该工具是否与您的工作结构兼容。
- 跨平台使用
选择 PDF 软件时要考虑的另一个重要特性是它与第三方平台的兼容性。 PDF 软件必须与其他平台协作以完成各种任务。 例如，允许多个参与者访问一个文档。
同样，PDF 文档应该能够从各种平台轻松访问。 软件应提供灵活性，允许多方同时使用 PDF 文档。
- 移动友好
来源
全球大约一半的网络流量来自移动设备。 从您的员工到您的同事，每个人都可能使用移动设备访问和处理 PDF。 因此，检查您的软件解决方案的移动可用性变得很重要。
您的 PDF 需要随时随地进行编辑。 这意味着用户应该像在桌面上一样在移动设备上使用它们。 这特别关注边距的可读性和调整。
智能手机和平板电脑等移动设备的屏幕较小，因此软件应该能够在不影响文本可读性的情况下调整文档的尺寸。 如果文档已被压缩，在较小的屏幕上打开时其质量应该不会受到影响。
- 内置安全性
PDF 成为企业空间首选格式的主要原因之一是它们提供的安全性。 不是每个人都可以访问或编辑它们。 它们可以轻松地在世界范围内共享，而不会损害其中的内容。
您选择的 PDF 软件需要提供一流的安全性，以保护文档中的机密信息。 寻找密码保护等功能，帮助您限制谁可以访问文档。
有独特的权限允许您选择谁可以阅读或编辑文档。 高级安全功能允许您在与用户共享文档后限制或撤销访问权限，以便他们无法进一步访问该文档。
- 客户支持和服务
虽然 PDF 软件本质上是易于使用的软件解决方案，但您的提供商仍然需要确保您可以充分利用它。 查看软件提供商是否为您提供了有关如何使用该解决方案的教程和指南。
需要有常见问题解答来帮助您轻松解决简单的问题。 此外，还需要即时的客户服务来帮助解决更大的问题。 要了解提供商提供的服务质量，请查看他们的评论和用户的评价。
它会让您切实了解您的提供商解决问题的效率。 此外，您始终可以向供应商本身询问他们的客户服务，以基本了解他们提供的服务范围。
- 基于云端
基于云的 PDF 软件解决方案是公司最常选择的解决方案之一。 这是因为它们是轻量级解决方案，非常易于使用和授予对.
您不希望您的 PDF 系统太重或太慢。 此外，缓慢的系统会因处理缓慢而使您的整个操作流程陷入困境。 基于云的系统使用起来快速、敏捷、灵活，并且对于大多数用户而言易于访问。
- 电子签名集成
来源
随着越来越多的企业开展虚拟业务，电子签名选项已成为当务之急。 您根本无法将实物文件发送给一方，然后等待数天才能收到带有他们签名的文件。
您的 PDF 软件应该有一个 eSignature 工具，允许用户对文档进行数字签名并返回原封不动的质量。 它有助于加快各方之间的交易，并使流程更加高效。
- 自动化
自动化是任何公司流程的需要，尤其是当您的业务规模很大并且您需要每天处理大量文档时。 在您的 PDF 软件中寻找自动化功能，以便能够做出正确的选择。
拖放工具以及查找和替换工具等自动化功能可帮助您更快、更轻松地完成任务，而不会出现错误。 注释和标记将帮助您更快地编辑 PDF。
这将使下一个用户更容易更快地处理它们，并且他们会立即知道要查找的点。 这样，他们可以立即处理它们。
选择功能丰富且敏捷的 PDF 软件解决方案，让您的日常操作更加轻松
PDF 已成为企业运营的首选文件格式。 选择正确的软件解决方案来处理和管理它们将帮助您充分发挥它们的作用，并简化您的日常业务运营。
在您的 PDF 软件中寻找移动编辑和跨平台协作等功能。 它应该提供一流的安全性，同时轻巧易用，适合所有类型的用户。
在评论中让我们知道您认为 PDf 软件应该具备的最重要的功能，以帮助您简化操作。