工作组织：掌握工作组织的 10 个技巧
已发表: 2023-02-16想知道成功人士在工作中的秘诀是什么？ 自然地，您会立即注意到这完全是个人问题，因为每个员工都拥有一套独特的硬技能和软技能、个性或性格特征。 但是，您可以注意一个要素来提高日常任务的绩效并促进预期结果的实现——良好的工作组织。 如何？ 您将在下面找到我们的 10 条组织技巧列表，这些技巧可以帮助您实现这一目标。
工作组织——目录：
- 计划你的工作
- 一次专注于一个目标（和任务）
- 记得定时休息
- 设定优先级
- 估计和控制时间
- 建立个人生产力周期
- 摆脱干扰
- 使用看板
- 使用工具简化您的工作
- 为同事设定界限
- 更好的工作组织——现在您知道该做什么了
计划你的工作
您可以使用特殊的在线工具、在线笔记本、传统上在纸上（无论哪种方式最适合您）来安排您的日程安排——如果您有兴趣改进您的组织，请不要忘记计划您的工作。 写下特定日期或特定周的所有待办事项是我们提到的后续步骤的基础。 但是，请记住在工作中只安排自己 80% 的时间——其余时间应留出以备不时之需。
一次专注于一个目标（和任务）
您无法立即完成为自己设定的所有任务——就像您无法完成前一天计划的所有任务一样。 专注于当下最重要的事情，你会看到积极的结果。
记得定时休息
最好将每天的休息时间安排在大约同一时间（当然，尽可能多） ——这样您的身体就会进入特定的工作节奏，从而更容易实现您的目标。
设定优先级
哪些任务重要且紧迫，哪些要搁置？ 一旦你计划好你的工作，你就应该确定你应该执行各种职责的顺序（艾森豪威尔矩阵将帮助你做到这一点）。 通过这种方式，您将确切地知道该做什么以及如何顺利地从一项任务转移到下一项任务，而不会让自己有片刻的犹豫。
估计和控制时间
为了最好地安排您的工作时间，您还应该依靠估计完成特定任务需要多长时间。 通过这种方式，您将获得对时间的控制，同时增加完成它的动力。 反过来，不断检查你的职责进度将使你能够预测瓶颈并为未来吸取教训（例如，某种类型的任务需要延长截止日期这一事实）。 这两项行动显着改善了工作组织。
建立个人生产力周期
你什么时候工作最好？ 发现您是在早上、中午还是下午更有效率（以及这一事实与您的工作膳食有何关联）是更好地组织日常工作的起点。 毕竟，最好将最具挑战性的任务留给自己，让自己在最有效率的时候完成，这样完成它们至少会更轻松一些。 另一方面，在生产力最低的时期，你应该执行不需要太多承诺的自动和重复性任务。 这种方法将帮助您摆脱在工作中浪费时间的感觉。
摆脱干扰
请记住，对于履行日常职责而言，没有什么比不断屈服于各种干扰更糟糕的了——查看社交媒体、拜访同事或查看电子邮件。 为什么？ 因为我们需要一段时间才能专注于手头的任务，而每次分心都会使我们的注意力减弱，我们必须从头开始。 因此，最好在工作期间屏蔽某些网站或使用番茄工作法（支持循环工作）以避免分心。
在这方面，还请注意，您在办公室和在家工作时都会遇到分心的情况——找出最常让您分心的事情，然后尝试消除这些问题以改善您的工作流程。
使用看板
在看板上可视化您的待办任务（列划分是做-做-完成）改进了对工作流的控制。 更重要的是，它允许其他人查看他们当前是否可以使用您的资源，或者您是否正在专注于一项重要任务而找不到帮助的空间。
使用工具简化您的工作
如果您在团队中工作并且觉得需要改善各个团队成员之间的沟通，请考虑使用此类软件（例如我们的 Firmbee 项目管理软件）。 允许您将有关正在发生的流程的所有必要信息存储在一个地方的解决方案可以非常快速有效地改进相关人员的工作组织。 但是，您必须记住根据您团队的需要适当地选择它们（通过分析导致问题的区域）。
为同事设定界限
最后一条建议很少有人愿意采纳，因为人们相信这样做可能会给您贴上“无益朋友”的标签。 然而，有时向同事传达你目前不会帮助他们的信息比强行支持他人并在以后面临任务延误更好，这可能会伤害你（与压力和加班相关的身心健康后果）和组织（由于错过最后期限）。
更好的工作组织——现在你知道该做什么了
您可能认为上面列出的提示是“微不足道的”，肯定不足以清理您工作生活中的混乱情况。 然而，尝试将一些融入到您的日常活动中，您很快就会发现结果将远远超出您的预测。 当然，并不是上面列出的所有技巧都适用于您的情况（这完全取决于您到目前为止在组织工作时遇到的问题），但它们无疑是思考一个合适的起点改变、执行，然后——享受结果。
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作者：卡罗琳·贝克尔
作为一名项目经理，Caroline 是寻找新方法来设计最佳工作流程和优化流程的专家。 她的组织能力和在时间压力下工作的能力使她成为将复杂项目变为现实的最佳人选。