有组织和有效率的人每天都会做的 11 件事
已发表: 2017-11-05最冷静和压力最小的人是完成得最多的人，这是有原因的
我们经常将高效工作与每天每一秒尽可能快地工作混为一谈。 我们担心放慢速度来组织起来会扼杀我们的生产力，但事实表明并非如此：
- 普通办公室员工每天花费一个多小时来寻找东西。
- 美国高管平均每年花费六周时间在凌乱的办公桌和杂乱无章的文件中寻找放错位置的信息。
- 23% 的成年人表示他们迟交账单是因为他们失去了账单。
就金钱和时间而言，混乱是代价高昂的。 但是，如果您能说服自己放慢脚步并保持井井有条，那么投资回报率会让您震惊。
“花在组织上的每一分钟，就赚了一个小时。” - 本杰明·富兰克林
尽管本杰明富兰克林的估计被夸大了，但花时间组织起来仍然是一项有价值的投资。 专家估计，花在计划和组织上的每一小时可以节省三到四个小时，否则这些时间会被浪费掉。
最冷静、压力最小的人是完成工作最多的人，这是有原因的——他们了解组织的重要性，并相应地调整了自己的习惯。
好消息是，只要模仿他们所依赖的习惯，你也可以变得更有条理和更有效率。
他们不会让办公桌变得杂乱无章
您可能认为您确切地知道在哪一叠纸中可以找到特定文档。 但是，如果您认为使用干净整洁的办公桌不会提高工作效率，那您就是在自欺欺人。 只是在你的办公桌上整理东西的行为可以帮助你在脑海中整理它。 此外，普林斯顿大学进行的研究表明，我们的大脑越是受到凌乱办公桌上竞争性刺激的轰炸，我们就越无法集中注意力。 这不仅仅是主观证据； 他们能够看到受试者大脑活动的核磁共振成像的差异。
他们从不碰东西两次
有组织和有生产力的人从不把任何东西放在一个持有模式中，因为两次触摸东西是一种巨大的时间浪费。 不要保存电子邮件或电话以供以后处理。 一旦某件事引起了你的注意，你就应该采取行动、委派它或删除它。
他们到达时不回复电子邮件
高效的人不会让他们的电子邮件一直被打断。 除了按计划检查电子邮件外，他们还利用按发件人确定邮件优先级的功能。 他们为最重要的供应商和最佳客户设置警报，并将其余部分保存到工作停止点。 有些人甚至设置了一个自动回复器，让发件人知道他们什么时候会再次检查他们的电子邮件。
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他们从一个待办事项列表中工作
还记得人们过去常常购买那些昂贵的、皮革装订的计划书并用按优先级颜色编码的待办事项清单来填写它们的日子吗？ 这些现在可能看起来有点老派，但没有人可以否认它是有效的。 为什么这些计划者有效？ 他们提醒我们保留一份待办事项清单是多么重要。 当您将所有内容合并到一个列表中时，您总是知道在哪里查找，并且您可以停止浪费时间试图记住哪个列表包含您需要的信息。
他们有高度的自我意识
高效和有组织的人对自己是谁有清晰的认识。 他们知道自己的弱点，并建立了组织结构来克服这些弱点。 如果他们倾向于让会议时间过长，他们会设置一个计时器。 如果他们在保持会议效率方面遇到困难，他们就会制定议程。 如果他们早上忘记查看语音信箱，他们会设置提醒。 细节无关紧要； 重要的是他们仔细思考并使用特定的辅助工具和例程来解决他们的组织弱点。
他们腾出时间吃午饭
我们都去过那里——你正忙着低头，当你抬头看的时候，已经过了午餐时间。 你最终要么不吃，要么从零食机上拿一个甜甜圈或一袋薯条。 两者都是非常糟糕的想法。 甜甜圈会给你大约 20 分钟的能量提升，但在那之后，你的注意力会像石头一样掉下来。 至于不进餐，它不仅会影响你的注意力、生产力和解决问题的能力，还会影响你的腰围——而不是像你想象的那样。 俄亥俄州立大学的研究表明，通过不吃饭而减掉的体重是肌肉重量，稍后会以脂肪的形式重新获得。
他们吃青蛙
“吃青蛙”是拖延症最好的解药； 效率超高的人每天早上都从这种美味的“款待”开始。 换句话说，他们先做他们待办事项清单上最不开胃、最可怕的项目，然后再做其他任何事情。 在那之后，他们可以腾出时间来处理那些让他们兴奋和鼓舞的事情。
他们在每天结束时整理
解决杂乱的最佳方法是在每天结束时留出大约 10 分钟来整理你的办公桌。 虽然我们知道最好只触摸一次，但我们都会因为电话响或有人停下来聊天而在任务中途停下来。 你真的无法阻止这样的事情，但你可以通过解决所有你半途而废的事情来结束这一天。
他们在前一天晚上计划他们的日子
有条理和高效的人每晚睡觉，都知道他们第二天会完成什么。 他们在前一天晚上就明确了他们的优先事项，因此一旦一天开始，他们就不太可能被“紧急情况的暴政”分心——那些突然出现并妨碍他们真正优先事项的小火。
他们充分利用技术
有很多关于现代技术如何延长工作日的说法，使我们始终保持时钟。 虽然这可能是真的，但技术也可以让我们更有效率。 无论是设置电子邮件过滤器以确保收件箱中没有垃圾邮件，还是使用 Evernote 之类的应用程序来组织您将再次需要的信息，技术并不总是糟糕的。 使用得当，可以节省很多时间。
他们不会忽视他们的蜗牛邮件
对于这个，我们回到“触摸一次”的理念。 对于我们大多数人来说，这些天我们真正期待的蜗牛邮件并不多。 但忽略它可能会导致问题，尤其是在涉及账单和税务通知等问题时。 直接打开，一到就收拾好； 否则，你最终会在沙发垫下挖掘，寻找逾期账单。
把它放在一起
你花在寻找放错地方的每一分钟或试图记住你接下来应该做什么的每一分钟，都会损害你的工作效率。 反过来，这会侵蚀你的职业潜力。 好消息是，您可以使用许多工具来保持组织性和生产力，因此即使是我们当中最杂乱无章的人也可以建立一个系统来控制我们。
关于作者
Travis Bradberry 博士是畅销书《情商 2.0》的获奖合著者，也是全球领先的情商测试和培训提供商 TalentSmart 的联合创始人，为超过 75% 的财富 500 强公司提供服务。 他的畅销书已被翻译成 25 种语言，可在 150 多个国家/地区使用。 Bradberry 博士曾为《新闻周刊》、《商业周刊》、《财富》、《福布斯》、《Fast Company, Inc.》、《今日美国》、《华尔街日报》、《华盛顿邮报》和《哈佛商业评论》撰稿或被其报道。