设计和进行有效桌面练习的 4 个步骤
已发表: 2023-07-31桌面演习通常缩写为 TTX 或 TTE，是应对危机的一种特殊形式。 它从其他风险管理方法中脱颖而出，以其最显着的特点——无压力的氛围。 因此，团队通过小组讨论的形式讨论要采取的措施的个人范围、特定团队成员的角色以及可能的场景。
有效的桌面练习 - 目录：
- 进行桌面练习的基本规则
- 进行桌面演习能带来什么价值？
- 如何进行桌面练习？
- 桌面总是正确的解决方案吗？
这一切都是通过演讲、分享和寻找解决方案来实现的，而不是像现场演习那样通过行动或行动来实现。 在这种形式下，关键是要学习并看看理论规定是否能转化为实际的紧急情况。 从本文中，您将了解桌面练习可以给组织带来什么价值、何时值得进行这些练习以及如何正确进行它们。
进行桌面练习的基本规则
桌面演习是旨在设计紧急情况下应遵循的程序和采取的措施的会议。 根据组织的类型，它可能涉及概述应对网络攻击、地震等自然灾害或突然的恐怖袭击的方法。 它还可以有一个更随意的范围，例如弄清楚如何处理重要团队成员的流失或市场上突然出现的竞争对手。
无论紧急程度如何，桌面演习都有一个共同点：一个现成的场景，其中包含要采取的具体措施及其进展。 如果没有场景，进行 TXT 就没有意义。 这是因为这些练习的主要目的是检查组织中运行的理论规定是否反映在现实中以及是否需要进行更改。 因此，如果您的组织在紧急情况下没有明确的行动计划，那么第一步应该是编写这样的场景。
这些练习在轻松的环境中进行，使所有团队成员能够自由地定义自己在应对特定情况时的角色，并毫无恐惧或羞耻地讨论令人不安的问题。 在这里，不是竞争和考验员工能否在压力下行动，而是团队学习和工作。
进行桌面演习能带来什么价值？
进行桌面演习不像现场演习那么耗时，但仍然需要投入时间并召集各个团队成员。 您需要投入一些资源，但您将获得的回报是许多好处，不仅对组织而且对团队成员也有好处。
TXT 能为组织带来的价值
- 在临时会议期间验证程序比危机期间的“现场”测试要好得多
- 有机会完善规则、缩小差距并实施纠正措施
- 提高应急响应技术的机会
- 加强团队成员之间的联系
- 验证员工了解并遵守协议的理论规定
TXT 能为团队成员带来的价值
- 有机会以休闲的方式完成您的角色
- 更好地记住处理特定情况的后续步骤
- 有机会提问，扩展你的知识
- 运行场景和测试有助于提出对单个记录进行更改或改进的建议
如何进行桌面练习？
- 确定进行桌面演习的目的
- 指定参与人员并定义他们在演习中的角色
- 确定具体场景
- 记住最后的分析
规划桌面练习应首先定义您在执行后想要实现的目标以及计划如何应用所取得的结果。 对于某些人来说，关键问题将涉及教育那些错过了分析之前计划中各种条款的机会的团队成员。 其他人会在其中找到一个评估理论原则是否反映在现实中的机会。 无论您进行此类练习的主要动机是什么，它们一定会带来比您计划的更多的好处。
虽然桌面练习是静态的，并且以随意的小组谈话的形式进行，但仍然有一定的规则可循。 您必须指定参与练习的人员并为他们分配特定的角色。 其他人可以观看并跟随场景，但为了避免混乱，他们不应该在练习过程中积极参与。 观察员还可以表达他们的观点，这在演习的评估和记录过程中会派上用场，因此值得在 TXT 后立即安排一个提问和提出建议的时间。
整个努力的一个重要组成部分是任命合适的领导者/协调者。 您可以从团队中选择某人或聘请专业人员来完成此任务。 无论哪种方式，该人不仅应该非常了解场景、公司规则以及各个团队成员的任务，而且还具有正确进行练习的特定人际交往能力。
引导者应该了解并仔细决定何时跟随以及何时领导小组。 一个人还应该拥有的关键资产是能够为创造性讨论提供舒适的条件，并主持辩论以保持主题。 一位成熟的桌面演习领导者会感受到团队的存在，并在宽松和严格的规则之间保持良好的平衡。
该场景应该响应对组织来说最真实的潜在威胁。 这在很大程度上取决于业务类型，也取决于总部的位置。 这样的行动计划可以解决飓风或其他因素的发生，但也可以指定处理大规模黑客攻击的后续步骤。
无论您的目标是什么，场景都应该定义并详细描述一个相当现实的情况。 它必须包括向个人提出的问题，让他们保持正确的心态，并检查他们是否做出了正确的决定。 这是因为每个团队成员都必须知道在发生危机时该联系谁、哪些行动是必要的以及需要优先考虑和保护哪些剩余资源。 他们需要在预定的会议之前熟悉一下大致场景，以便做好准备。
该场景必须包含特定的脚本，但是，这里值得考虑一些灵活性。 也许在讨论过程中，进一步的观点会发生变化，团队成员的做法将为整个情况带来新的启示。 在这种情况下，领导者最好不要打断讨论，让它自然流动，稍微偏离原来的剧本，以打造一个更好的、升级的剧本。
这些练习让团队成员了解自己的角色，并测试他们是否了解在紧急情况下正确应对的各种规定。 然而，桌面练习的真正价值来自于对本次讨论的分析，并且在于提供改进和增强现有解决方案的机会。 这就是为什么在演习结束后分析整个事件并据此做出报告同样重要。 这些信息可以改进应急计划并验证其中的差距。
桌面总是正确的解决方案吗？
当然，每种风险管理和应急准备方法都有其优点和缺点。 他们提供的结果是由几个新出现的变量、环境、情况和人员决定的。 桌面练习也是如此。 不可否认，这个练习可以让您测试现有的指导方针并评估环境和人员。 它还使您能够了解其他团队成员的建议。
这也是一个很好的学习和提问的机会，不需要太多的资源，也不是太劳动密集型的。 此外，此类练习还可以远程进行，因此对于分布在世界各地不同地点的组织来说，它们非常有效。
然而，这并不意味着这种方法是一种理想的解决方案，它也有其缺点。 首先，轻松的氛围和理论性的谈话永远无法反映真实的事件，即使是准备充分的员工也可能会失败，因为增加了压力和匆忙行动的需要。 在桌面练习中，您可以检查每个人是否都知道自己的角色，但您并不总能发现计划中的所有缺陷。 其中一些只会出现在现实生活中，而不是在理论讨论中。
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作者：卡罗琳·贝克尔
作为项目经理，Caroline 是寻找新方法来设计最佳工作流程和优化流程的专家。 她的组织能力和在时间压力下工作的能力使她成为将复杂项目变为现实的最佳人选。