承担 IT 项目的成本可能很高。 虽然许多企业主和项目经理总是力求按时按预算完成项目，但在此过程中会发生意外问题，可能会导致费用激增。 避免这种情况的明智方法是从一开始就保持预算苗条。 这似乎是一件容易的事情，但实施起来却要困难得多。

互联网上的大多数建议都指向便宜的路线：更便宜的供应、更便宜的软件和更便宜的基础设施。 虽然这显然会降低您的成本，但我发现这并不是真正有用的建议……尤其是如果您想让您的 IT 项目保持竞争力和前沿。

那么，有没有其他方法可以降低您的 IT 成本，而不必忍受使用不合格的材料？

如何在您的下一个 IT 项目中最小化成本

以下是我多年来测试有效的一些可行技巧。

1. 将需求置于需求之上

想要最先进、最漂亮或最高科技的产品是人类的天性。 无论您是购买汽车、洗衣机，还是为下一个 IT 项目购买软件，趋势都是选择具有您能负担得起的最佳规格的型号。 很容易被所有的花里胡哨蒙蔽双眼，尤其是当您面对的是一位经验丰富的销售人员时。 我已经多次成为这些陷阱的受害者，以为我通过获得这些附加组件而物有所值。

然而，我意识到，这些花费大量资金的附加技术创新最终在项目结束时未被使用。 仅仅因为它在您的预算范围内并不一定意味着如果您实际上不需要它就应该去购买它。 一个很好的练习是至少问你自己和你的团队成员三遍你是否真的需要一些东西。 如果您收到采购昂贵设备的请求，请仔细评估这将如何具体使项目受益。

2. 灵活的云技术使用

在尝试降低成本时，将部分或全部数据移至云端是另一个明显的举措。 使用云技术比为您的项目购买物理服务器和其他硬件要实用得多。 正因为如此，云计算让小公司在 IT 项目方面更具竞争力。

在尝试了不同的云服务提供商之后，我获得的一个宝贵经验是利用这些公司提供的灵活存储选项。 避免签署年度交易或“省钱”的固定存储计划，因为这在项目进行时可能是不利的。

请记住，IT 项目是非常动态的，您的需求可能会在眨眼之间发生变化。 当您坚持不再需要的计划时，这将导致您损失更多。 相反，选择一个灵活的计划，它可能会花费你更多，但可以为你提供更多的升级、降级或取消计划的余地，而金钱后果却很少。

3. 尽量减少不必要的成本

几年前，我的团队正在为我们的一个网站进行升级。 一切进展顺利，我们在截止日期前完成了项目。 在项目后评估期间，我惊讶地发现我们在印刷和纸张成本上花费了太多。 检查日志后，发现我的员工正在打印每一个项目更新、电子邮件和任何可打印的内容，却没有意识到这已经影响了整个项目预算。

大多数时候，员工打印文件时会盲目地认为，仅仅因为它在办公室，那么这是他们可以利用的免费服务。 虽然在纸上打印不会花费员工任何费用，但这些类型的成本可能会增加企业主的成本。 通过鼓励您的员工使用数字工具进行协作，最大限度地减少这些不必要的成本。 除了节省成本外，减少纸张的使用还有助于解决森林砍伐和气候变化等环境问题。 这是一项重要的企业社会宣传，您的企业可以参与其中。

4. 外包专家

聘请技术专家可能非常昂贵。 这迫使许多项目经理满足于平庸的员工，因为他们负担不起一流技术帮助的薪水期望。 多年前，我犯了雇用没有经验的员工的错误，但最后却后悔了，因为项目花费的时间是应有的时间的两倍。 但无论我告诉自己不要再这样做了多少次，我最终还是做了很多次，超出了我的承受能力。

直到我遇到了我的一位前雇员，他恰好是个技术天才，我才发现了另一种方法。 这位员工为我的一个项目提供了服务。 他没有聘用他作为全职员工，而是聘用了项目人员。 我聘用了他，就像我聘用第三方供应商一样，但是以每个项目为基础的。 乍一看，它可能看起来会更贵，但事实证明这是我做出的最好的决定之一。 现在，如果我需要专家来处理特定任务，我会选择外包路线，因为它可以节省我在培训和招聘费用上的时间。 最重要的是，我得到了我需要的结果。

5.聘请远程员工

如果您考虑雇用远程员工，则可以最大限度地减少与内部员工相关的办公空间租金、水电费和其他支持基础设施等间接成本。 技术使人们能够一起工作，即使他们位于全球不同的地方。 现在有许多项目管理工具和创新可以支持这种类型的设置，因此即使您不在一个房间里，您的团队成员也可以很好地沟通。

雇用远程员工还可以减少处理办公室政治和戏剧的可能性，让您只专注于手头的工作。 这将意味着更好地利用您的时间和资源。 另一个优势是您将不受您所在地区的可用员工的限制。 您将有更大的领域可供选择。

6. 安全是关键

IT 项目中可能发生的最糟糕的事情之一是由于勒索软件、恶意黑客和其他安全问题而失去有价值的工作。 虽然我在本文中反复提到只满足基本要求并最大限度地减少不必要的成本，但安全性是您永远不应该忽略的东西。 在运行 IT 项目（无论大小）时，您应该始终牢记“安全胜于遗憾”这句老话。

即使您只是一家小公司，对您的项目实施安全措施也非常重要。 根据一项研究，82% 的小企业主认为他们没有受到网络攻击的风险。 许多人没有意识到，网络犯罪分子经常以中小型公司为目标，因为他们的安全协议比较松散。

让您的 IT 项目变得更智能，而不是更便宜

在尝试降低 IT 项目成本时，走更便宜的路线并不总是最佳选择。 采用本文中提到的更智能的策略可以帮助您在不牺牲项目输出质量的情况下降低费用。

Richard Kao 是英国办公室和技术解决方案提供商 COS Sales 的销售总监。 他的日常工作包括管理客户账户、帮助客户进行查询以及指导他的团队以确保获得最佳结果。 他在 B2B 领域拥有丰富的经验，因此可以分享许多知识。 你可以在 Twitter @cos_sales 上找到他。