提高工作效率的 7 个专家任务管理技巧

高效的任务管理对于确保在不牺牲质量或创造力的情况下以有组织的方式完成所有事情至关重要。

有这么多事情要做，忘记目标需要时间。 但是，您可以通过正确的策略保持领先地位并实现您的目标。

本文将讨论七个专业的组织技巧，以帮助您更有效地管理任务并提高工作效率。 因此，无论您的工作生活变得多么忙碌，您都可以使用这些简单的策略来完成工作。

7 个任务管理技巧以及如何实施它们

1. 使用艾森豪威尔矩阵
2. 使用任务管理软件
3. 自动化重复性任务
4. 创建每日清单
5. 将任务委派给合适的人
6. 简化沟通
7. 休息一下，练习自我保健
   

但首先，必须问一个问题：

为什么任务管理如此重要？

任务管理非常重要，因为每个职业，无论哪个行业，都需要它。 通过明智地管理你的时间，你可以在更短的时间内完成更多的工作，从而提高生产力和效率。

除了让你控制你的工作量之外，它还允许你进行计划，这样任务就不会重叠。 此外，良好的任务管理鼓励团队成员之间更好的协作，因为每个人都知道他们需要做什么以及何时做。

任务管理需要战略规划、组织和沟通技巧——记住这些技巧，您应该能够像专业人士一样管理您的任务。 让我们考虑艾森豪威尔矩阵。

1.使用艾森豪威尔矩阵

“如果不到两分钟，现在就做。” -大卫艾伦，生产力顾问和“完成工作：无压力生产力的艺术”一书的作者

艾森豪威尔矩阵是一种强大的任务管理技术。 该矩阵由美国前总统 Dwight D. Eisenhower 开发，由四个象限组成：

• 重要且紧急
• 重要但不紧急
• 不重要但紧急
• 不重要也不紧急

通过将任务划分为这些类别，您可以使用矩阵来确定首先处理哪些任务、其次处理哪些任务等。

如何实施

在纸上或在线任务管理软件上写下您当前的任务。 按重要性和紧迫性分配每项任务。

完成那些不重要或不紧急的。 然后制定一个计划，一次完成一项任务。

例如，如果您是一名社交媒体营销人员，在分析帖子的绩效数据后应用艾森豪威尔矩阵，您可能会注意到视觉帖子比基于文本的帖子表现更好。 因此，按照该方法，您可以在纯文本帖子上创建视觉内容。

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使用艾森豪威尔矩阵作为管理业务任务的组织战略的一部分，您可以降低压力水平，同时提高生产力并取得成功！

在下一节中，我们将了解任务管理软件如何帮助您将组织的生产力提升到一个新的水平。

2.使用任务管理软件

“创建一个适合你的系统。不要强迫自己进入一个不起作用的系统。” - Laura Vanderkam，时间管理专家和作家 《 168小时：你的时间比你想象的多》

同时管理多个项目可能具有挑战性，尤其是在截止日期紧迫且工作量似乎永无止境的情况下。

如果没有适当的组织和沟通，您的企业可能会错过最后期限、丢失数据和糟糕的客户服务。 它可能会损失您的收入并损害您的声誉。

使用正确的工具可以使团队和个人轻松轻松地完成此过程。 任务管理软件是各种规模的企业创建任务、将任务分配给团队成员并更有效地跟踪进度的强大工具。

该软件允许您为单个任务设置截止日期，并在这些截止日期临近时在中央仪表板中获得提醒。

团队成员还可以就项目进行协作和交流，而无需在多个应用程序或平台之间切换，从而减少混乱。

如何实施

例如，内容创作营销人员可以创建大纲并将写作部分（研究/文案写作/SEO 优化）分配给队友。

使用每个人都可以访问的共享文档，可以轻松跟踪更新并查看每个成员在完成分配给他们的任务中取得的成就。

Trello、Asana 或 Basecamp 等流行的任务管理软件通常包含分析功能，可让您随时间跟踪团队的绩效并确定改进之处。

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在为您的企业选择合适的任务管理软件时，请考虑您的需求和预算。

寻找具有符合您要求的功能的软件，例如任务分配、截止日期、进度跟踪和文件共享。

在使用一个软件选项之前测试不同的软件选项，并确保您的团队接受过培训并且能够自如地使用它。

3.自动化重复性任务

自动执行您经常执行的任务以节省时间并减少错误。 使用宏、脚本和自动化软件等工具来简化您的工作流程。”- Laura Stack，生产力和时间管理专家兼作者 的“当有太多事情要做时该怎么做：减少任务，增加结果，每天节省 90 分钟”

自动化客户服务、数字营销或项目管理等领域的重复性任务可以优化您的工作流程。

借助软件和技术，企业主可以自动执行数据输入、发票和电子邮件营销等任务，从而节省时间并最大限度地减少错误。

自动化工具提供自动电子邮件、票务系统、呼叫分配和聊天机器人等功能，以帮助网站访问者或客户快速找到答案，而无需等待或发送多封电子邮件。

此外，它们还允许您根据紧急程度或重要性确定请求的优先级，以便您的团队可以首先关注最紧急的项目。

如何实施

例如，假设您负责在成功销售后发送后续电子邮件——您可以使用电子邮件自动化工具，而不是手动创建每个电子邮件并重复输入相同的信息。

这将节省时间，同时确保您的客户及时收到来自您的企业的通信。

图片来自个人邮箱

自动化重复性任务可以对改进业务任务管理产生重大影响。 通过腾出时间，员工可以专注于需要人类关注的更高层次的任务，例如解决问题和决策制定。

话虽如此，创建每日清单是确保您的团队保持正轨并实现其目标的一个不可或缺的步骤。

4.创建每日清单

“待办事项列表应该是动态的、灵活的，并且应该根据不断变化的优先事项进行调整。” - Julie Morgenstern，组织和时间管理专家兼作家 《由内而外的时间管理》

缺乏结构和清晰的计划会使您的工作日变得混乱和低效。 结果，您可能会感到压力和焦虑，从而导致您的工作质量下降。

通过创建每日清单，您可以保证没有任何任务漏掉，并且所有团队成员都在同一页面上了解需要完成的事情。

如何实施

首先列出当天所有最紧迫的任务。 然后将它们分解成更小的、可管理的任务。

接下来，根据任务的重要性和截止日期确定任务的优先级，并附上注释或详细信息以帮助您完成任务。 最后，全天跟踪您的进度。 这一步也可以有艾森豪威尔矩阵。

例如，内容营销人员可以创建一个每日清单，其中包括撰写博客文章，该文章可以分解为更小的任务，例如集思广益、概述文章、进行研究、撰写草稿、编辑和发布。

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留意白天的任何新任务或截止日期。 按时将这些任务添加到列表中可以帮助您保持井井有条并防止它们从裂缝中溜走。

在每天结束时查看您的清单以评估您的进度并根据需要调整您的优先级和时间估计。

每日检查清单可确保您认真对待所有任务。 因此，更容易将任务委派给合适的人。

5. 将任务委派给合适的人

“确定优先级是关键。列出您的任务并专注于对您的目标影响最大的任务。” - Brian Tracy，作家和励志演说家 以在时间管理和生产力方面的工作而闻名。

在任何涉及团队合作或协作的职业中，您都希望您的团队成员处理与其优势和专长相符的任务。

当您尝试自己做所有事情时，您可能会不知所措并筋疲力尽。 您可以通过委派并确保任务按照您的标准完成来有效地管理您的工作量。

如何实施

委派任务时，首先要考虑每个团队成员的技能和专业知识。 通过确定最适合这份工作的人，您将确保每个团队成员都能发挥自己的优势并完成他们可以处理的任务。

此外，通过根据技能水平分配工作，您可以降低发生错误的风险并最大限度地提高团队产出的质量。

将社交媒体管理等任务委派给在该领域有经验的团队成员，并专注于内容创建和策略。

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为委派任务提供明确的说明对于确保团队成员了解需要完成的内容以及任何相关的截止日期或期望至关重要。

让我们探讨简化沟通如何进一步改进您的任务管理流程。

6. 简化沟通

“清晰是关键。在你的沟通中要具体和直接，避免不必要的细节和行话。” - Erica Dhawan，沟通与协作专家兼作家 “数字肢体语言：如何建立信任和联系，无论距离多远”

当沟通可以更好时，任务完成时可能会出现错误，也会出现延误。 另一方面，有效的团队合作和任务管理取决于良好的沟通。

如何实施

首先，设定对响应时间和沟通渠道的期望，以便每个人都在同一页面上。 然后，利用电子邮件或即时消息系统发送信息和更新，让每个人都保持联系和了解情况。

其次，每天安排时间进行小组讨论，讨论一天中取得的进展。 让每个人都互相讨论他们的挑战可以更容易地更快地解决问题。 除了每日签到外，还鼓励团队成员之间进行公开对话以促进协作。

例如，一个项目管理团队可以设置一个 Trello 看板来分配和跟踪任务，通过 Zoom 或 Slack 安排定期签到，并设定响应时间的期望值。

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现在我们已经讨论了团队管理任务，让我们继续讨论业务任务管理中经常被忽视但至关重要的部分——休息和自我照顾。

6.休息一下，练习自我保健

“累了就休息。让自己、身体、思想和精神焕然一新。然后重新开始工作。” -拉尔夫马斯顿，励志演说家和作家，以其在个人发展和成功方面的工作而闻名。

照顾好您的身心健康对于实现您的目标和发挥最佳表现是必要的。 忽视自我保健会导致倦怠、疲劳和整体幸福感下降。

如何实施

• 进行一些短暂的休息，例如在户外散步 15 分钟或进行伸展运动
• 吃健康的饭菜和零食
• 睡前读一本书，或每天早上冥想 10 分钟
• 每晚睡眠充足。 睡眠不足与白天的表现下降有关。

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  将这些活动纳入一个人的日常生活中，除了身体健康之外，还能带来深远的好处。

工作时充满活力、放松和自信的员工能够更好地应对日常挑战。

结论

有效的业务任务管理意味着根据它们的重要性级别对它们进行优先级排序，并充分规划以使一切顺利进行。

将这些技巧融入您的日常生活可能需要付出一些努力和努力，但回报是值得的。 您不仅会提高业务的成功率，还会促进您的个人成长和发展。

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作者简介：

Oliver Stasinszky 是 LiveAgent 的外展团队负责人，具有电子商务和客户服务背景。 他热衷于写作、阅读和学习如何演奏任何乐器。