小企业主提高绩效的 7 个生产力技巧

已发表: 2019-09-10

经营一家企业很难。您需要完成的任务列表永无止境。不幸的是，一天只有这么几个小时。这是一个大问题，因为试图做任何事情都会让你不知所措。

你需要最大化你的输出。

幸运的是，有一些简单的方法可以提高您企业的生产力输出。以下是一组有用的生产力技巧，您可以立即尝试，让您更好地控制和规划您和您的团队的工作相关任务。

让我们开始吧。

1.一次一项任务

用相互竞争的工作、截止日期和项目来让你自己和你的员工超负荷，这对任何人都没有任何好处，并且会导致高度的压力和混乱。

尽管有些人吹嘘他们可以同时处理多项任务，但科学并不能支持他们的说法。克利夫兰诊所进行的一项关于生产力的研究表明，只有2.5% 的人可以有效地同时处理多项任务，这使他们成为了极少数。多任务处理也会阻碍而不是帮助绩效，从而降低员工的效率。

与其让你的团队同时处理多项任务，不如建议他们编写待办事项列表，优先考虑关键任务，但要确保每件事都在自己的时间内完成。强调在进行下一项任务之前正确完成一项任务的重要性。

生产力提示应该将工人推向更高效的方向，从而有利于您的小型企业的运营。但是，当然，如果您想提振您的小型企业，生产力提示只是冰山一角。

2. 改善团队内的协作

正如他们所说，团队合作使梦想成真！考虑到这一点，为每个人的利益简化您的小团队的共享和协作流程总是一个好主意。

采取这种增强的协作水平的一种简单方法是投资于可以完成大量艰苦工作的软件。示例包括即时通讯软件（Microsoft Teams 具有出色的“聊天”功能）和对可实时编辑的文档的可靠访问（例如 Google Sheets 和 Google Docs）。您还可以为远程工作人员或自我隔离的员工推出可靠的视频会议软件（MS Teams、Google Meet 和 Zoom 都运行良好）。

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协作不只是提高生产力水平；它还提高了工作人员的满意度。夏洛特皇后大学的一项研究表明，75% 的雇主认为团队合作和协作“非常重要”，但只有 18% 的员工在绩效评估期间接受了沟通评估。

不要成为后者的统计数据，并为您的团队投资合适的技术。例如，为远程工作人员配备系统，同时仍确保协作过程尽可能顺利。这些生产力提示将在短期、中期和长期内使您的小型企业受益，并且是设定 SMART 业务目标的总体计划的一小部分。

3.尝试自动化

许多人似乎认为自动化意味着用机器人取代整个劳动力。相反，现在有一些优秀的自动化工具可以完成所有繁琐的工作，而您的员工则可以处理重要的事情，例如潜在客户生成。

安排社交媒体营销帖子和整理费用报告是特定软件可以轻松处理的任务示例。 Asana 或 Slack 等劳动力管理系统可以轻松安排工作，并让每个人都在同一页面上，了解项目的时间表和必要的文件。

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技术可以是一件美妙的事情，如果以正确的方式使用，它可以通过几个简单的步骤来改变您的业务生产力。

4. 避免分心

作为人类，我们并不擅长一次专注于几个小时的任务。反复研究表明，大多数人在很长一段时间内难以集中精力参加会议。

考虑到这一点，很容易让工作场所的干扰使您的团队无法完成工作。我们并不是说您需要实施严厉的措施，例如将您的员工锁定在一个房间里，但这里和那里的一些生产力技巧会有所作为。

例如，尝试将电子邮件限制为仅在一天中的特定时间完成，例如第一件事或最后一件事 - 这样，每个人都可以在工作日中间忘记电子邮件。同样，限制对社交媒体的访问可能会有所作为，减少无意义的团队会议的数量。

与每个人都不相关的会议可能会导致一些员工失去注意力，从而让他们养成与注意力有关的坏习惯。因此，请尝试每天同时开一次会——这样一来，基本的细节就被解决了，剩下的时间就可以完成个人任务了。

根据 Udemy 和 Toluna 进行的一项研究，最烦人的办公室干扰是健谈的同事！通过与团队中一些吵闹的成员交谈来想办法解决这个问题。你也可以把它们放在不同的房间里。

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减少办公室噪音也是一个关键的考虑因素。为什么不安排在每个人都同意在特定时期安静工作的“安静时间”。如果正确地遵守它们，像这样的焦点会议可能是一天中最有成效的时间。

尝试一些不同的想法，看看哪些生产力技巧最适合您的特定团队。

5. 管理好你的时间

无论您参与哪个工作部门，时间管理都是有效完成任务的关键。使用 Asana 等工作流软件将有助于简化人们需要在您的公司完成的任务。但要充分利用这些工具，您可以在团队中实施生产力最佳实践。

例如，您可以在工作场所使用番茄工作法。意大利人 Francesco Cirillo 在 1980 年代首次创建了一个有效的时间管理系统，即番茄技术（以意大利人的番茄命名），只需六个简单的步骤即可执行。

选择您需要完成的工作项目。
设置一个 25 到 30 分钟的计时器，然后开始工作。
计时器响起后，休息两到三分钟。
重复步骤二和三。
四节课后，休息更长时间。
最后，以列表格式记录每个已完成的工作会话。

这种技术最适合特定任务，例如写作或编码，以及注意力会迅速减弱的乏味、重复性任务。

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番茄工作法教会你纪律、定期休息的重要性，以及更全面地了解有效管理时间。研究员 Jonathan Schooler 在 2007 年发现，一般人有 15% 到 20% 的时间会走神，因此规定定期休息有助于解决这个问题。

考虑与您的同事一起实施番茄工作法，试用一个月左右，并将结果记录在生产力水平和时间管理中。您还可以尝试不同的工作模式。例如，旋转筛分模式是一种可以提高生产力水平的方法。

6.创造一个有利的工作空间

凌乱和不舒服的工作站使工人不开心。另一方面，您的员工需要高效的工作空间才能有效地开展工作，因此请考虑投资适合每位员工及其特定要求的设备。

对于处理大量数据的员工（例如簿记员），第二台监视器将帮助他们提高电子表格的工作效率。像数字营销人员这样的远程工作人员需要访问强大的互联网连接和带有网络摄像头的计算机以进行视频通话。同时，平面设计师需要专业的绘图软件和工具，如手写笔。

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试着和每位员工坐下来，问他们需要什么才能让他们感觉更有效率，预算他们的要求，看看你是否可以把这些步骤付诸实践。

7. 设定切合实际的目标

将您和您的团队设定为小型企业的现实目标至关重要。将大工作分解成可实现的日常工作块，而不是用让他们不知所措的任务轰炸你的员工。这样，每个人都在同一个页面上，感觉他们正在朝着预期的结果稳步努力，而不是感到不知所措。

首先列出一项工作的理想结果，然后向后工作，将结果分解为有助于最终目标的小型、可实现的工作。

这种方法使每个人都知道需要做什么以及何时需要做，并确保按时完成大工作的顺利过程。计划就是一切，尤其是在可能无法访问大公司拥有的相同资源的小型企业中。

结束时

性能改进对于任何业务的持续成功和增长都至关重要。然而，仅仅因为你的企业是小企业并不意味着你应该发现它比大公司更难。

研究表明，小企业比大企业更有资源和效率，所以在设定现实目标时，要利用小企业的优势。

考虑这些生产力技巧，尝试它们并通过提高绩效和员工的整体幸福感来衡量结果。

我们祝您小企业的未来好运！