改进业务流程的 7 个步骤

已发表: 2022-07-14

如何改进业务流程

业务流程是任何一系列以公司向客户或客户交付产品或服务为结束的相关任务。低效的流程会导致客户不满意、员工不满，甚至可能错过交货期限。

处理低效流程的最佳方法是改进它们。

为什么高效的业务流程很重要

高效的流程可减少工作量并简化产品或服务的交付。流程甚至可以包括相对简单的任务。例如，简单的财务流程（例如如何为客户开具发票）就是一个流程。

当一家企业未能改进和简化其流程时，它就有可能在市场上落后并失去客户给竞争对手。改进流程可以简单到拥有完成一项复杂任务的方法，或者将该任务分配给团队的其他成员。

正如本讨论中所解释的，业务流程改进是一个增量过程。公司发生的变化不会在短期内立即影响任何事情。随着时间的推移，业务效率的潜在变化是流程改进团队应该关注的。

任何业务流程改进策略的第一步都是准确定义公司想要改进的流程。通常，致力于流程改进的团队会使用流程图或泳道图等图表。正如 Lucid Chart 报告的那样，泳道图执行典型流程图的功能，但也将职责分配给特定的个人或部门。

泳道业务流程图 流程的泳道图示例

定义流程可能意味着使用每天处理流程的人员的输入。访谈和讨论有助于告知流程改进团队可能不会立即显而易见的子步骤。

在流程定义的访谈中，经常使用该流程的人可能会深入了解可能使系统受益的潜在改进。如果进一步提高系统的效率，这些相关的机会可能值得探索。

制定详细的问题陈述可以让流程改进团队了解可以和应该在哪些地方对操作进行更改。此外，团队可以查明并删除流程中无关的步骤和子步骤，如果它们似乎没有达到目的。

在这一步中，流程改进团队可以查看泳道图并找出系统中出现瓶颈的位置。正如 Kiss Flow 所指出的，如果没有适当的分析步骤，团队可能会浪费时间和资源来即时搜索问题。

通常，可以通过询问一些相关问题来分解分析步骤，例如：

根本原因分析或因果分析等分析方法可以帮助团队解决导致问题的根本问题。解决问题本身只解决问题的症状，稍后会重新出现，需要团队再次处理。

一旦团队强调了影响流程的潜在问题，他们就会开始重新设计流程以消除这些问题。最初的头脑风暴会议将想法摆在桌面上。一旦团队生成了足够多的解决方案列表，他们就可以开始缩小那些不具有成本效益或实施起来太耗时的解决方案。

选定的解决方案应进行风险分析和影响分析，以了解团队提出的解决方案的全部范围，以及实施该解决方案的潜在后果。

在完成重新设计系统的计划后，团队需要找到可用于实施重新设计的资源。这些资源的范围可以从人力资源到软件、硬件和基础设施。

与人力资源部门、IT 和其他利益相关者的沟通有助于团队了解他们的系统重新设计将如何发生，并告知他们可能影响流程完成的任何内部问题。

虽然业务流程改进可以是渐进式的，但不时会发生巨大的变化，这会动摇业务的核心。改进可能需要更换团队、基础设施，甚至硬件和软件系统。启用此更改可能需要管理整个项目本身。

流程改进面临的另一个重要问题是许多人无法接受变革。为了解决这个问题，团队可以利用理论模型，例如 Kotter 的 8-Step Change Model。正如教育商业文章所提到的，该模型是将团队合作、透明度和沟通实施到流程改进方法中的一种简单方法。

正如最初所说，过程改进是一个渐进的过程。即使是新改进的流程也无法按预期工作，因为世界是一个不可预测的地方。为了为流程的下一次迭代提供建议，需要一个不断审查的系统。

Kaizen 等方法可用于确保在每次迭代中提高流程效率。 Kaizen 由 Kaizen Institute 定义，是一种适用于企业长期竞争战略的持续改进系统。

在我们快节奏的数字世界中，我们已经开始期望我们所做的一切都能立竿见影。在业务流程改进方面，这是一个不切实际的期望。

相反，致力于改进业务流程的团队将时间视为一系列循环，每一步都更接近于实现完全效率。组织内部发生的变化，尤其是那些影响公司日常任务的变化，是逐渐发生的。拥有业务流程改进团队可以让公司通过不断简化其生产或交付流程来保持其竞争优势。

Samantha Wallace 是一位资深的科技作家和编辑，曾在多家电子商务公司工作过。 五年多来，她一直在网上报道技术。

她是 GreenwingTechnology.com 的内容倡导者。