进入下一阶段业务增长的 9 个 ERP 实施步骤
已发表: 2022-12-20如果您不想最终成为采用 ERP 成为一件棘手的苦差事的组织，您应该遵循哪些 ERP 实施步骤？ 新系统实施的适当策略可以帮助您最大限度地降低 ERP 部署的风险并使其成为成功集群。 我们建议的工作流程适用于任何系统，例如，SAP ERP 实施步骤通常与 Odoo、Oracle 等相同。
在本文中，我们的高级业务分析师揭示了如何创建最短、最顺畅的业务流程可见性和管理路径同时避免途中出现痛苦错误的秘诀。
ERP 实施方法：大爆炸、分阶段和并行方法
确定如何逐步实施 ERP 系统是成功采用该系统的支柱。 但是，对于初创公司和已经在多个本地遗留系统上运行了 30 年的组织来说，这个过程是否相同？
令人惊讶的是，是的！ 无论您的组织规模或任务复杂程度如何，有效实施 ERP 的步骤都是相似的。 然而，使 ERP 实施之旅具体化的是您遵循的部署方法。 有多种方法可供选择，包括大爆炸、分阶段推出和并行。
- 大爆炸法。 这是实施 ERP 的最快方法，但也是最困难的方法，因为您需要同时处理员工培训、上线和处理错误。 因此，这种方法适用于在新系统中只寻求 1-2 个模块的组织。
- 分阶段的方法。 当您一个接一个地部署新模块或业务单元时，这种方法比大爆炸风险更小。 完成 ERP 实施的所有步骤需要更多时间，但您可以更轻松地控制流程并在出现问题时进行处理。 如果您有一家中型公司并希望在新 ERP 中使用大量模块，则这种方法是合适的。
- 平行推出。 这是最不可靠的方法。 所有关键功能都受到保护，因为您不会立即放弃旧系统，而是与它们并行运行新的 ERP 以保护必须持续运行的功能。 并行采用是最耗时的方法，因此您会进展缓慢……但肯定会。
我提倡一种方法，在这种方法中，我们首先实现客户已经从其遗留系统中熟悉的功能。 然后添加他们以前没有使用但期望拥有的功能和模块。
— Volha Homza，业务分析师，*instinctools
为平稳高效地采用 ERP，您应该遵循的强制性步骤
只有 27% 的组织在实施 ERP 时利用了数字战略指导。 然而，战略规划是任何以结果为导向的软件部署的支柱。 作为一家结合了ERP开发和咨询服务的公司，我们详细回顾了成功实施ERP的步骤。
1. 建立需求
ERP 实施最重要的步骤之一是确定最初的要求，这决定了您最终的结果。 然而，揭示业务需求和限制可能非常具有挑战性，如果不是令人沮丧的话。 因此，这项活动最好委托给专业的业务分析师，他们可以最大限度地减少您的期望与项目结果之间的差距。
客户需求的最常见示例是能够在一个地方查看所有业务流程。 处理不同的系统——一个用于会计目的，另一个用于销售监控，第三个用于库存操作等——阻碍了这种令人垂涎的可见性。
处理大量文档是另一个常见要求。 您每天需要处理的数据量将决定选择哪种 ERP。
至于限制，例如，它们可以包括仅使用本地解决方案并遵守当地法规。
— Volha Homza，业务分析师，*instinctools
客户要求通常还指开箱即用解决方案的配置和定制。 考虑到这一点，规定您对新 ERP 功能、连接性和性能的期望至关重要，因为这也会影响对一个系统的选择。
2.组建团队进行ERP实施项目
不要低估建立强大且协调良好的团队的重要性。 您需要谁在您身边完成 ERP 实施生命周期中的所有步骤？ 对于任何软件开发项目，您可能需要某些核心团队成员，例如项目经理、业务分析师、UX/UI 设计师、开发人员和 QA。
还有更好的专家参与该项目将有助于使其更加安全和稳健。 由于 ERP 是任何企业的关键任务系统之一，它的停机时间可以抵消您从其实施中获得的大部分好处。 因此，您可以通过 DevOps 工程师加强您的核心团队，他们将负责系统的敏捷性和稳定性。 当定期进行代码部署时，您可以在 SDLC 中及早发现和修复缺陷，并能够更快地实施业务变更。
项目团队的另一个优选成员是监管顾问。 此人保证您的 ERP 系统符合您组织所在国家/地区的法律要求。
ERP 合规性也可以由业务分析师处理。 我们始终不仅会考虑客户的要求和限制，还会考虑他们开展业务所在国家/地区的法律。
— Volha Homza，业务分析师，*instinctools
除此之外，确保 C 级参与向普通员工传达采用新系统的重要性，削弱他们对变革的抵制并确保成功推出。
3. 确定适合您的业务需求和约束的 ERP
ERP 软件实施的下一个步骤是分析可用的解决方案，并确定哪一个可以满足您的需求，或者可以定制以满足您的需求。 您应该决定用户数量、他们在系统中的角色以及您的文档流，以了解每天的操作量并选择具有适当性能的 ERP。
到目前为止，您已经考虑了自己的局限性并知道哪个 ERP 不适合您。 例如，如果数据隐私要求决定了对内部部署软件的需求，那么关于云或内部部署 ERP 的问题甚至不会出现。
一个类似的例子是指不同系统允许的定制级别。 如果您的业务流程不符合标准流程，您将需要一个在定制方面具有灵活性的 ERP。 没有人愿意追随 Lidl 的脚步，Lidl 是一家花费七年时间根据其特定定价定制 SAP 的组织。 尽管如此，该项目最终还是失败了，公司浪费了 5 亿欧元。
除了局限性之外，ERP 的选择还取决于客户的需求。 在我们的实践中，有一个组织拥有多个法人实体。 并且当务之急是找到一种 ERP，使客户能够在一个系统中查看他们所有的公司，并在它们之间无缝切换而无需重新登录。 我们比较了几个 ERP 并推荐了 Odoo，因为它具有允许实施客户要求的功能的多公司功能。
— Volha Homza，业务分析师，*instinctools
市场上有一堆 ERP 玩家，从拥有近 50 年历史的巨头，如 SAP，到创新的新来者，如 Odoo 或 Salesforce。 我们已经与我们的业务分析师和 ERP 团队首席开发人员详细讨论了 Odoo 和 SAP ERP 之间的区别。 我们绝对认为它值得一读！
4. 配置或定制您的 ERP 系统
只有 3.6% 的企业可以对现成的解决方案完全满意。 其他 96.4% 的人需要定制，或者至少需要系统配置来适应他们的流程。
我们首先配置一个开箱即用的 ERP，以尽可能地适应客户的需要和要求。 如果这还不够，并且所需的功能在现成的解决方案中不可用，我们还提供定制服务。
例如，您需要一份关于特定日期库存余额的报告。 或者，除了联系人和销售等默认列之外，您还需要具有发票状态的列。 这些都是需要定制的东西。
— Volha Homza，业务分析师，*instinctools
在 ERP 实施的这个步骤中，您还应该注意与您需要的服务的集成。 这些可能包括支付和交付服务，例如 PayPal 和 DHL，以及商业智能服务，例如 Power BI 和 Tableau。
我们还将 ERP 与您拥有的任何系统集成。 例如，您使用生成税务报告、借记和贷记等的会计系统。或者您已经运行了一个 CRM，其设置的销售渠道完全满足您的需求。 那么与这些系统集成比用一个应该从头开始调整的新系统替换它们更有意义。
— Volha Homza，业务分析师，*instinctools
5. 迁移您的数据
甲骨文表示，数据迁移可能占整个项目成本的 10% 到 25%，是 ERP 实施中最关键的一步。
迁移所有历史数据不是一种选择。 在大数据时代，组织正淹没在无组织、无结构和不完整的数据海洋中。 因此，在这个阶段，注意数据质量应该是您的首要任务。 在开始迁移之前确定有意义的数据并检查它是否有重复项和错误。
在我们的一个项目中，数据迁移非常广泛，以至于我们不得不分配一个专门的团队来处理它。 数据更新后，我们将其映射——将旧系统中的实体匹配到新 ERP 中的相应实体。
例如，在旧系统中，实体被称为“client”，在代码中有特定的值。 但在新系统中，它被称为“联系人”，并且在代码中具有不同的值。 因此，我们的目的是准确描述如何匹配它们。 它始终是任务的手动部分，但数据迁移本身可以自动化。
— Volha Homza，业务分析师，*instinctools
清洗和映射数据后，您需要在发布前测试系统。 例如，你应该检查它的性能在处理真实数据量时是否会发生变化。
生产中的实际数据量可能比测试台上的测试数据大得多。 因此，输出数据（例如，报告）或简单的数据库查询在现实环境中可能比在测试服务器上运行得慢。 我们在检查系统负载时考虑了这一方面。
— Volha Homza，业务分析师，*instinctools
6. 运行测试
性能测试是实施任何软件的强制性步骤。 除非你想在发布后发现严重的缺陷并支付六七倍的费用来处理它们。
您越早发现 SDLC 中的问题，修复这些问题的成本就越低。 因此，这里是您应该运行的前 3 大性能测试，以确保构建强大的 ERP 系统。
- 回归测试。 当您在代码级别工作并对其进行更改时，检查它们是否以负面方式影响现有功能至关重要。
- 完整性测试。 该类型旨在验证系统的合理性。 如果从技术上讲，系统表明 2+2=5，则继续进行其他测试毫无意义。
- 烟雾测试。 它用于检查软件是否稳定，并有助于检测主要的严重缺陷和问题。
所有类型的测试都可以自动化，以简化和加速任务。
7. 培训您的最终用户
根据麦肯锡的一项调查，70% 的软件实施项目失败是因为员工拒绝接受新系统。 通过为员工提供适当的培训，可以避免这种令人沮丧的情况。 这就是为什么在您的 ERP 实施路线图中不能忽视针对不同用户组的培训。 它可以以两种形式举行，我们建议两种形式都举行，以尽量减少员工对变革的抵制。
- 为最终用户提供用户指南。 您的 ERP 实施合作伙伴为不同部门的员工准备了详细的用户手册。 业务分析师一步一步地阐明做什么、如何做、在哪里做以及何时做。 通过这种方法，最终用户从新系统推出的第一天起就会感到在新系统中工作自如。
- 进行面对面或在线学习培训。 对于坚持“一向如此”方法的员工来说，采用新技术总是压力很大。 在强烈反对改用新系统的情况下，高管的参与是员工思维模式转变的关键。 特别是如果 ERP 实施是您的技术支持的业务转型阶段之一。
培训的主要目标是提供关于如何使用新系统的 100% 知识，并将员工从反对者转变为当今软件的支持者。
为什么这个 ERP 项目实施步骤应该在新系统上线之前完成？
如果培训在实施后举行，很可能会有一波不了解如何在新系统中工作的不满员工席卷你。 在必须解决紧急发布后问题时培训员工是一项我不希望任何人处理的任务。
— Volha Homza，业务分析师，*instinctools
8. 策划并启动上线活动
在 ERP 实施的这一步，整个团队都在密切关注系统的性能、解决错误和微调。
系统部署的日期始终由客户批准，因为 ERP 的推出意味着会计部门的新时期。 不可能在 1 月 1 日从头开始一切。为了可靠性，我们的客户在头一两个月同时运行新旧系统。
— Volha Homza，业务分析师，*instinctools
我们还建议进行上线后跟进，以确保最终用户完全采用新系统。
9.根据您既定的要求评估成功
是时候回到您在项目开始时设定的目标并检查您是否实现了这些目标。 如果您想增加销售额，而新的 ERP 系统应该每天处理更多的销售额，它真的能做到吗？
一个真实的例子：我们的一个客户设定了一个目标，将请求处理时间从 20 分钟减少到至少 15 分钟。因此，新系统是否符合这个 KPI 是评估项目成功的标准之一。 我们构建了一个能够在 5 分钟内完成报告的系统，这显然是成功的。 超越预期——这就是我们前进的动力。
— Volha Homza，业务分析师，*instinctools
遵循明智的实施策略让您的 ERP 物有所值
实施 ERP 是您应该进行的一项投资，可以让您的数据在一个地方保持整洁和有序，并简化您的增长。 但是，您如何在不掏空口袋的情况下实现这一目标？ 2022年，41.4%的ERP实施项目超预算。 预算超支的关键问题与组织、数据和技术问题有关。 雄心壮志需要仔细的战略规划。 组织常常对他们未来 ERP 的敏捷性以及他们将因此获得的好处如此兴奋，以至于他们忽视了正确遵循 ERP 实施中涉及的所有步骤。 作为经验丰富的企业软件开发和咨询合作伙伴，*instinctools 可以在整个 ERP 部署过程中引导您的组织，为您节省大量时间和金钱，并帮助避免不幸的错误。
本文最初发表于此。