您需要了解的有关 Zoho Contracts 的所有信息

这些合同是法律文件，几乎涵盖了进入或离开企业的每一分钱。 如果企业配备了正确的合同管理软件来管理它们，那么他们可以将合同从静态文档转变为战略资产。 在随着技术的发展而迅速变化的商业环境中，监管措施经常出现。

此外，全球供应链正变得越来越复杂，营销和销售模式也越来越多样化。 这种状态导致需要可以轻松访问和修改的数字合同。 对功能强大的 CLM 平台的需求日益增加，该平台允许您管理和充分利用您的合同。

功能强大的合同生命周期管理软件可让您自动化和简化合同流程并释放其中的真正潜力。 借助 Zoho Contracts 等 CLM，法律团队可以节省大量时间，这些时间可以投资于高价值任务。

在本博客中，我们将详细介绍 Zoho Contracts 以及该软件提供的功能。

什么是 Zoho 合约？

Zoho Contracts 是解决所有合同挑战的简单解决方案。 它有助于通过功能丰富的平台有效地简化合同生命周期管理流程，同时以降低成本实现大规模合规。

Zoho Contracts 等CLM 平台的实施使您能够减少合同周期时间、降低业务风险并改善合同治理。 它是一个完整的合同解决方案，无需多个应用程序。

无论走到哪里，所有企业主都可以掌握他们的商业合同。 Zoho Contracts 应用程序创建了一个个性化的移动仪表板，提供对关键合同指标的洞察。 该应用程序还具有当您离开办公桌时所需的功能。

除了提高法律运营效率外，Zoho Contracts 软件还有助于实现更好的业务成果。 它解决了法律操作的下述方面。

简化合同生命周期

Zoho Contracts 负责合约生命周期中的五个阶段，如下所述：

• 创作：Zoho Contracts 带有一个广泛的预定义合同模板库，并且能够在 Zoho Contracts 中创建自定义模板，这使得合同创作变得轻而易举。 Zoho Contracts 中的合同类型模板和条款库为合同创作带来了系统化的方法。 它有助于在创作阶段节省大量时间，同时确保所有合同的语言一致性。 文档编辑器具有高级文档组装功能、协作编辑功能、可填写字段功能、上下文注释等。
• 批准：所有合同都是具有法律约束力的文件，因此其中包含的内容必须清晰、简洁和准确。 通过确保利益相关者在合同执行之前了解合同的范围，合同的批准过程可以提高合规性并降低风险。 管理员可以使用 Zoho Contracts 来设置顺序和并行的审批工作流程，并将它们与合同类型相关联。 审批者可以在文档中添加上下文注释，也可以批准或拒绝它们。
• 协商：与您将合同作为电子邮件附件来回发送的传统方法不同，Zoho Contracts 通过受密码保护的链接帮助您控制对交易对手联系人的访问。 交易对手联系人可以实时相互协作、建议对文档进行的相关更改、进行上下文评论并设置可见性。 当有各种谈判回合时，这种谈判历史跟踪和比较更改功能非常有用。
• 执行： Zoho Contracts 是一个CLM 系统，预集成了一个名为 Zoho Sign 的电子签名软件，这使得合同生命周期中的这一重要步骤变得非常快速和轻松。 电子邮件、打印、签名和传真周期的周转时间可以大大减少或减少。 您可以在几分钟内签署并保护具有法律约束力的电子签名。 还可以指定在签名者组、组织签名者、交易对手签名者、其他代表等中的所有签名顺序。
• 执行后管理： Zoho Contracts 的使用还支持执行后阶段以及修改、扩展、终止和续订。 该软件嵌入了一个预定义的字母模板，可针对每个阶段进行定制。 传统模板仅提供文档的骨架结构，其中所有成员都可以根据上下文编辑内容并使其完整。 另一方面，Zoho Contracts 使用户能够通过更改合同来修改合同，因为自动生成的修改信会捕获当前的更改以及整个合同历史记录。 这种对文档生成的人工干预的极大减少使得执行后合同的生命周期管理变得非常简单和直接。

创建风险证明合同

Zoho Contracts 是一款出色的合同管理软件，可帮助您访问常用合同（如 NDA 和 MSA）的预定义模板。 模板可以充当合同作者的指南。 您可以在编写合同时尽可能多地更改详细信息。 您也可以创建自己的模板。

使用 Zoho Contracts 还可以实现即时合同创建，因为您只需将合同和交易对手信息添加到表格中，即可生成包含所有正确详细信息的合同。 可以基于模板创建合同，这些模板授权所有成员创建合同，同时还确保所有合同的语言一致性。

Zoho Contract 附带一个内置文档编辑器，该编辑器具有强大的文字处理器 Zoho Writer 中的所有功能。 云产品允许您在任何地方编写合同。 最后，高级条款选择器使合同作者能够轻松地在合同中搜索和插入条款。 预定义模板中的所有子句（包括您添加的子句）都在子句库中可用。

合同数据可以转化为业务洞察力

Dashboard 的功能让您一目了然地获得业务的高级概览，同时快速做出明智的决策。 您可以轻松查看有关您的业务健康和增长的 KPI。

除了仪表板功能之外，报告功能还有助于在合同管理系统的各个方面获得可操作的见解。 您可以检查里程碑、条款、义务、交易对手、绩效和其他一般合同属性等内容。

加强治理

Zoho Contracts 是一款先进的合同管理软件，使管理员能够通过从广泛的合同数据中获得可操作的业务洞察力来做出明智的决策。 它带有 30 多个标准报告，涵盖合同管理的不同方面。 个性化的仪表板一目了然地提供了业务合同的高级概述。

此外，Zoho Contracts 还允许在三个不同级别上进行活动跟踪，包括合同级别、用户级别和阶段级别（批准、协商、签名）。 按时间顺序跟踪用户在这些级别上执行的各种活动。 阶段级别跟踪向合同所有者提供有关此阶段所涉及的人员是否已收到电子邮件通知、查看文档并执行预期操作以及时间戳的信息。

管理员可以通过配置条款库、合同信函模板、合同类型模板和合同类型的批准工作流来构建整个合同生命周期流程。 活动、访问和审计日志提供了对组织范围内活动的更好可见性。

降低业务风险

添加适当的条款（例如责任和赔偿限制）可以消除单个合同级别的所有风险，只有在设计时考虑到风险缓解的整体合同管理流程才能使企业真正做好风险准备。 Zoho Contracts 的使用附带同行评审和批准工作流功能，可为几乎所有相关利益相关者提供更好的合同项目透明度。 您可以使用法律批准的语言和合同类型模板设置条款库，作为合同作者的指南。 治理设置为管理员提供了更好的合同流程控制，同时也提高了合规性。

企业的一个关键风险因素是不履行合同义务。 任何不遵守义务的行为都可能导致不利的监管和财务后果，并使组织的业务关系受损。 诸如 Zoho Contracts 之类的CLM 系统可确保可以从合同义务部分跟踪和管理与合同相关的所有义务。 合同所有者可以将义务分配给各个业务所有者并为他们设置提醒。 管理员还可以借助基于义务的报告来掌握这些义务。

促进跨职能整合

合同被视为涉及业务所有部分的动态文档。 合同角色的重要性日益增加，因此需要跨职能的可见性和协作。 Zoho CRM 集成允许销售专业人员从 CRM 中交易记录的相关部分启动合同，并从 CRM 跟踪合同的状态。

大多数业务发展专业人士报告说，承包过程中的任何低效都会导致收入确认缓慢。 造成这种情况的主要原因是销售和法律团队各自为政，而不是一起工作。 在签署销售协议后，赢得并完成的交易通常会被标记为完成，这意味着组织的合同生命周期管理过程中的任何低效率都会影响收入增长。

销售和法律团队之间缺乏透明度或沟通困难会导致合同周期长，有时甚至会导致交易失败。 借助Zoho CRM 集成，您可以在销售和合同流程之间建立某种透明度，同时显着缩短周期时间。

集成可以使 Zoho Contracts 的关键功能方面与 Zoho CRM 中的销售人员相关。 Zoho CRM 提供的销售周期管理和 Zoho Contracts 提供的合同生命周期管理一起作为销售团队的最佳合同流程。

更好的控制和合规性

Zoho Contracts 是一款功能强大的合同生命周期管理软件，可通过将所有利益相关者添加为批准者，让所有利益相关者在合同生效之前了解潜在的风险和机会。 您可以设计自己的顺序和并行审批工作流程。 审批者还可以通过评论部分进行协作。

有一个中央存储库，可以存储所有合同。 还有搜索和过滤选项，可以实现更好的可见性和可访问性。 可以在 Zoho Contracts 的 CRM 平台中掌握所有用户活动。 可以在一个地方轻松查看所有进度、更改和建议的历史记录。

使用版本控制，可以按时间顺序查看合约的所有版本。 还可以同时比较版本并恢复任何旧版本。 日历视图的另一个功能是提供所有合同时间表和提醒的月视图日历显示。

借助提醒警报，您永远不会错过任何义务或续约机会。 最后，通过用户角色和权限，您可以为组织中的用户分配角色。 每个角色都有不同的访问权限，可以更好地控制合同生命周期管理软件。

结论

Zoho Contracts 可以让组织和个人更好地控制合同，因为它具有令人印象深刻的自动化工作流程。 它拥有广泛的产品组合和无缝集成，使工作流程非常易于管理。

您只需获得经过认证且经验丰富的 Zoho 顾问的少量支持，即可快速设置 Zoho Contracts。 专业人员将能够向您介绍所有功能，同时还可以导入您的关键合同。 与 Encaptechno 联系，以在合同的整个生命周期中始终掌握合同。