代理自动化系统：该代理所有者如何使用技术管理 500 名拥有 5 名员工的客户
已发表: 2018-12-06Zack Spear 是 ICS Creative Agency 的共同所有人，ICS Creative Agency 是一家掌握自动化和效率艺术的加拿大营销机构。
大多数机构只能梦想他们1:100的客户与员工比例。 然而，ICS 在五名员工和一些他们最喜欢的自由职业者的帮助下设法为他们的客户提供成果。 在任何时候，他们不超过 12 人（包括所有者）从事客户业务。
他们的商业模式是一次性服务和经常性工作的混合，可以产生稳定的收入。 他们的许多客户来找他们建立一个新网站，然后在完成后购买托管计划。 虽然网站是他们的专长，但 ICS Creative Agency 所做的不仅仅是建立网站：他们还与客户合作进行搜索引擎优化、营销自动化、社交媒体管理和入站营销。
他们是如何用这么小的团队覆盖这么多细分市场的？ Zack 认为，关键是自动化和人才。
在本文中，我们将了解 ICS 如何进行招聘，以及 Zack 为希望在相同时间做更多事情的机构推荐的特定工具。
奖励行动清单： [sg_popup id=”216″ event=”click”]获取我们的3页 PDF 摘要[/sg_popup]您可以使用的操作项 根据 Zack 的建议自动化您机构的流程。
招聘机构员工：ICS 创意机构的四个提示
在我们深入研究使 ICS Creative Agency 发挥作用的技术之前，让我们首先探讨一下他们如何吸引和留住有才华的员工。
Zack 在招聘方面有四个主要建议。
1.雇用多才多艺的人
Zack 解释说，当你有一个小团队时，每个成员“需要能够戴上不同的帽子”。 虽然过去 ICS Creative Agency 雇佣了只擅长其业务的一个领域的人，但他们发现这对他们的公司来说不是一个好的策略。 “除非他们真的很擅长这一件事，否则它就是行不通的，” 他解释道。
果然，他们的传播经理也负责社交媒体管理和内容创作。 他们的业务发展经理专注于销售，并且具有很强的营销知识。 他们的创意总监是一位屡获殊荣的平面设计师，同时也是一位专业的摄像师、编辑和摄影师。
这是一项反映业主自己如何工作的政策。 Zack 在专攻数字营销之前就开始了开发工作，他仍然可以在需要时参与平面设计。 他的合作伙伴 Mike Capson 是一名开发人员，在设计、视频和摄影方面也有经验。
如果他们没有雇佣多才多艺的员工——并且他们自己也多才多艺——他们将需要一个更大的团队来完成同样数量的工作。
2.聘请销售人员
公平地说，Zack 和 Mike 甚至都没有考虑雇佣销售人员，直到 2010 年有人与他们接洽，并提出仅以佣金为基础工作。 一旦他们听到他的推销，他们意识到这只会帮助他们的代理机构。
如果他们的销售人员没有成功，也不会影响他们的数量。 如果他真的成功了，他们唯一的挑战就是跟上他们工作订单的节奏。 在 Zack 看来，这是一个值得一试的挑战。
当他们的销售额确实迅速增长时，他们聘请了自由职业者来协助他们处理工作量，最终也导致了更多的内部员工。
3. 优先推荐
Zack 的一些最好的员工是他认识和信任的人推荐的。 其他人是他们之前合作过的自由职业者，他们准备过渡到有薪工作。
这并不是说您应该只雇用被推荐给您的人，但值得询问您的同行是否可以将人才推荐给您的机构。
4.注意缓慢的响应时间（和其他危险信号）
事后看来，扎克意识到在面试潜在员工时需要注意一些简单的迹象。 他们回复您的电子邮件的速度有多快？ 他们在电子邮件回复中的语法和拼写如何？ 如果您向他们发送 Google 日历邀请，他们会接受吗？
如果候选人需要几天以上的时间来回复他们，Zack 会认为这是一个危险信号。 而且，如果他们不知道如何安排与您的会议，那就没有希望了，因为大多数代理机构的雇员都需要精通技术。
当您雇用更多的团队成员时，您可能会发现其他一些小的行为抽搐，当某人不适合您的代理机构时，它们会充当线索。
保持 ICS 创意机构按计划运行的工具
保持 ICS Creative Agency 运转的才华横溢的多任务团队成员是该机构成功的关键。 不幸的是，他们和其他人一样有限制：一天只有这么多小时。
ICS Creative Agency 之所以如此成功，是因为他们使用技术大幅增加了他们在任何一天都能完成的工作。 以下是他们最喜欢的技术，以及他们如何使用它来有效地处理如此多的客户。
ClickUp：组织
任何为机构运营业务的人都知道：
- 让每个人都使用相同的项目管理软件
- 寻找真正适用于代理工作流程的软件。
“我诚实地使用过所有的项目管理工具，”扎克说。 那次搜索让他找到了一个相对较新的工具，叫做 ClickUp。 该工具提供了四种不同的仪表板样式，以及 130 多种满足不同用例的功能——当您希望不同角色的人进行协作时非常方便。
“我喜欢预建的模板。 假设我们有一个新网站：我所做的就是去 ClickUp，创建一个名为(client name)的空间，然后选择项目类型——在这种情况下，新网站开发。 然后它只是建立了整个框架，其中包括谁在做什么、截止日期是什么以及需要多长时间，”他说。
Zack 喜欢产品改进的速度。 “他们有大约 50 名开发人员，因此他们几乎每周都会发布新产品和新功能。 集成很棒，”他说。 他最喜欢的集成是与 Slack。 “我们可以直接在 Slack 中创建任务并在 ClickUp 中查看它们，”他补充道。
ClickUp 最多可释放 100MB 的存储空间。 之后，他们对无限存储、无限集成和高级报告收取 5 美元/月/用户的费用。
ReportGarden：活动报告
与客户会面以查看活动数据非常耗时。 虽然他很乐意根据需要回答问题并安排会议，但 Zack 并不喜欢仅仅为了查看数字而举行的每月会议。
因此，他使用ReportGarden为相关客户设置自定义仪表板。 当他们想查看他们的活动如何进行时，他们会登录到他们的门户并查看 Zack 为他们设置的仪表板。 如果他们想在查看数据后与该机构的某个人交谈，他们可以单击一个链接并在他的日历中安排一个空间。
虽然有些客户更喜欢报告，但他的大多数客户最喜欢仪表板功能。 “参与度更高的客户喜欢自定义仪表板并能够查看实时数据。 他们喜欢这样，他们可以进去想，‘哦，好吧。 这是我今天的点击量与显示当月数字的报告相比，'”他说。
他还喜欢 ReportGarden 的易用性和解释性。 “我看过其他报告工具，它们看起来超级复杂，而这适用于不是营销人员的普通人，”他说。 ReportGarden 让他可以轻松自定义报告，并让他的客户轻松了解他们的营销工作是如何进行的。
ReportGarden 的起价为 149 美元/月。
HubSpot：工作流自动化
询问任何营销人员，他们会告诉您 HubSpot 以营销自动化而闻名。 但 Zack 和他的团队使用 HubSpot 实现工作流程自动化。
最初，他们开始将 HubSpot 用于 CRM。 “我们发现自己向客户介绍了 HubSpot CRM，这导致他们询问我们它是如何工作的。 我们意识到，如果我们要花时间在上面，那么显然我们需要为此收费，”他说。
因此，他强迫自己坐下来获得一些 HubSpot 认证，因为他知道这些知识对他的客户非常有用。 与此同时，他意识到他们可以将其用于内部流程。
“我们在一个文件夹中提供我们提供的所有类型的服务。 我们已经用个性化的令牌写出了我们在该项目期间发送的所有电子邮件， ”他说。 他们可以自动发送诸如启动电子邮件、解释他们将与哪些团队成员一起工作的电子邮件、记录他们将在给定一周内工作的电子邮件、通知他们主页设计已准备好的电子邮件供审查，等等。
他们整个工作流程的电子邮件沿着他们建立的渠道走下去。 “我们最初花了很多时间来创建这些电子邮件，因为它们基本上都是相同的骨架。 如果你在做相同的项目或相同类型的工作，你可以重复使用然后个性化它，”他说。
HubSpot 采用免费增值模式运行，每月最高可达 3200 美元。
松弛：沟通
Zack 和他的团队喜欢使用 Slack 的原因有很多。 “很方便，它在你的手机上，在你的桌面上。 一切都有历史。 它将所有文件保存在一个区域中。 它将每个客户都集中在一个领域，”他谈到即时通讯平台时说。
目前，他们将应用程序用于内部通信和客户端通信。 团队内部有一个特定于客户的渠道，但他们也为每个客户维护一个“支持渠道”。 “它只是让对话变得更容易。 没有更多的，“嘿，我给 Eric 发了电子邮件，但我还没有收到他的回复，你知道答案吗？” 每个人都在同一个页面上。 我认为停止使用电子邮件是个好主意。 它使一切都非常透明，”他说。
即使他与员工共享办公空间，他们在 Slack 上的谈话也比他们亲自谈的多。 “这是一个开放的概念办公室，但我们仍然整天都在谈论 Slack，”他笑着说。
Slack 对大多数用户都是免费的； 高级功能起价为 6.67 美元/活跃用户/月。
PandaDoc：提案
Zack 使用提案工具 PandaDoc 在销售过程中创建法律文件。 他还使用它来创建问卷供客户填写。 “我们启用的首批工作流程之一是客户通过电子邮件接收调查问卷。 这一切都取决于您希望网站是什么样的，您的主要竞争对手是谁，您对他们的网站有什么看法和不喜欢他们的网站，您是否有公司标语……只是获取尽可能多的信息，”扎克解释道。
这是他在会议中获取所有信息的另一种选择，这会占用他的时间（这意味着他的创意总监会获得该信息的二手帐户）。 相反，填写问卷是客户的责任。
“如果客户有犹豫，那么他们可能不合适。 如果他们不打算花五分钟做一份问卷调查，那就是一个危险信号，因为在项目期间我们需要他们提供更多信息，”Zack 补充道。
现在他们已经建立了一些模板，该工具主要是拖放来移动合同。 每当他们从客户交互中学到一些东西时，他们就会返回 PandaDoc 并调整模板。
PandaDoc 的团队计划是 49 美元/月/用户。
Marvel 应用程序：原型和模型
“我们在设计过程中使用 Marvel App。 我们不是向某人发送一个长长的.png 主页，而是使用它来让您了解它在桌面和移动设备上的实际外观，”Zack 说。
在他们开始使用 Marvel App 之前，他们花了很多时间向客户解释他们的网页看起来不像是一个超长的 PNG 文件。
“它还为客户提供了一种对设计进行直接反馈的方式。 他们可以点击任何内容并说，“我们不喜欢这个”，或者，“把这个改成那个”。 没有猜测，”他说。
将获得反馈的能力与设计上的所有沟通都存储在一个地方——Marvel App——的事实相结合，你就有了一个原型工具，可以节省与客户来回沟通的时间。
Marvel App 的团队计划起价为 42 美元/月。
QuickBooks：会计
用于处理公司数字的电子表格的日子已经一去不复返了。 任何希望在不支付全职会计师费用的情况下收回大量时间和理智的机构所有者都需要软件解决方案。
由于 QuickBooks 在云中工作，它允许 ICS Creative Agency 连接到他们的支付处理器之一 PLOOTO。 PLOOTO 允许电子资金转账和定期付款； 它将与 Quickbooks Online 中的发票绑定，并在付款完成后将其标记为已付款。
Zack 使用 Quickbooks 来管理该机构的会计并自动向客户发送发票。 这意味着如果客户延迟付款，他很少参与跟进。
Quickbooks 的定价差异很大，具体取决于您选择的版本以及您是否在销售时购买。
结论
技术改变了 ICS Creative Agency 开展业务的方式。 他们的大部分流程都是自动化的，这使他们能够将人力分配到重要的活动中。
“它肯定让你对正在发生的事情有更多的了解，”扎克谈到他们使用的工具时说。 “一切都是透明的。 你可以看到谁在做什么； 您无需猜测正在做什么。 这让我可以更多地专注于发展业务，而不是亲自动手。”
同时，降低招聘成本意味着他们有更多的收入。 目前，他们将这些利润再投资到业务中。
“我们获得的任何东西都已经回到了企业和员工身上。 我们定期加薪，定期发放福利，并进行大量团队建设活动，以使其成为一种良好的文化。 然后很明显，我们正在投资这些不便宜的软件产品。 但这会让未来的一切变得更好。”
奖励行动清单： [sg_popup id=”216″ event=”click”]获取我们的 3页 PDF 摘要[/sg_popup]，您可以根据 Zack 的建议使用这些操作项来自动化您的代理机构的流程。