通过异步通信最大化工作日的 8 种方法

为什么要围绕异步通信进行炒作？ RingCentral 的 Patty Yan 解释了为什么它更有效，并向您展示如何在您的业务中使用它。

工作模式已经从典型的朝九晚五的办公室转变。 相反，它们已被适合员工生活的混合工作和灵活工作时间所取代。

当我们适应这种情况时，我们的员工面临着某些挑战。 其中之一是管理有效的沟通。 这可能会导致在低效的在线会议上花费大量时间、难以交接工作以及产生误解。

异步通信可以解决这些困难。

它减轻了员工随时待命的压力，并让他们可以自由地继续工作。 这可以使您的业务更有效率。 您减少了相同信息的重复，并赋予员工工作时间自主权。

在混合工作时代，异步通信对于最大化生产力和节省时间也是必不可少的。

什么是异步通信？

大多数企业已经在业务通信中使用异步方法。 这是员工在不期望即时响应的情况下发送消息的地方，将信息留给接收者在他们自己的时间获取。

异步通信示例包括电子邮件、留言板、项目管理工具和文档共享门户。

这与需要即时响应的同步通信方法不同。 其中包括在线电话、视频会议和即时消息。 虽然这些在适度时可能是有益的，但当过度使用时，它们会分散员工对工作流程的注意力，并阻碍他们对任务的深入关注。

另一方面，异步通信意味着员工可以在符合他们的日程安排且不中断的情况下响应消息。

异步通信示例和最佳实践：最大化生产力的 8 种方法

优先考虑异步通信可以提高生产力。 这包括：

• 提高团队的灵活性
• 更全面的沟通，一次提供所有信息
• 更容易管理有机地跟踪所采取的步骤的项目。

所有这些都可以帮助您充分利用工作日。 此外，它还限制了计划和自发会议的数量，因此您和您的团队可以继续工作。

这里有八个异步通信示例，可帮助您最大限度地提高日常输出。

#1。 团队管理工具

使用团队日历或替代团队管理工具可帮助员工围绕彼此的日程安排工作。 鼓励员工在工作日抽出时间来进行即时响应和同步通信，从而为办公时间创造一个空档。

在这些时间之外，您的团队可以继续他们的工作，而不必担心他们会遗漏某些东西或预计会受到干扰。

团队管理工具可以映射灵活的工作时间表。 通过知道他们何时不再工作，员工将不会觉得需要全天候工作或在工作时间之外进行沟通。

这可以确保团队的其他成员知道何时可以期待响应，而无需持续可用。 它还可以帮助员工保持良好的工作/生活平衡，从而提高他们的整体生产力。

#2。 谷歌文档

您可以对 Google 文档进行注释，以允许异步进行协作，而不是依赖于文档的实时反馈。

无论是报告您的库存系统还是让项目大纲准备好批准，注释都允许员工在适合其日程安排的时间完成任务。 他们可以为您或其他团队成员留下笔记，以便稍后回复。

这对于员工跨不同时区工作的企业特别有用。 安排同步会议可能很棘手，导致员工加班以获得他们需要的反馈。

注释有助于项目继续进行，减少等待交接会议所浪费的时间。 相反，世界各地的团队可以一起处理文件。 此外，他们可以遵守政策并保持高质量标准，同时按照（而不是围绕）他们的日程安排工作。

#3。 知识库

减少企业中同步通信量的一部分是使员工能够自己找到答案和信息。

创建知识库或集中信息板意味着所有员工都可以找到与他们正在从事的项目相关的 IVR 含义或文档。 这可以防止信息变得孤立或仅限于团队的特定成员。

按主题或项目对这些信息进行分类，帮助员工在一个地方找到他们需要的一切。 这使您的知识库更容易让员工浏览并且不那么令人生畏，这意味着他们更有可能定期使用它。

保持信息更新和相关，链接到其他相关信息页面或文档。 这创造了一种文化，即在打扰其他团队成员之前先检查您的业务知识库。

#4。 聊天线程

围绕异步通信的担忧之一是它减少了发送快速消息以进行澄清的机会。 这可能会因为员工等待答案而延迟项目，而这些答案只需要一点时间。

但是，通过让您的团队养成使用特定主题的聊天线程的习惯，您可以确保所有信息都清晰地排列，让他们没有任何猜测。

通过预测您的团队成员可能遇到的每一个问题，您可以使沟通更加有效。 这阻止了员工依赖后续消息和澄清。 相反，他们触手可及所需的所有信息。

按主题对这些聊天线程进行分类可以更轻松地导航它们并找到所需的信息。 因此，您可以让员工在不打扰他人的情况下找到完整的解释。

#5。 电子邮件

尽管它们是一种很好的商务沟通形式，但您需要警惕电子邮件。 并非每个人都以相同的意图使用它们。 有些人使用它们来快速确认决定。 其他人希望电子邮件能提供更多信息并有更长的响应时间。

明确电子邮件应该传达什么样的信息以及预期的响应时间可以防止您的团队感到沮丧和困惑。 这可能会导致重复消息和浪费时间。

其他渠道更适合对时间敏感的回复，而电子邮件更适合传递信息或设定期望。 电子邮件应包括发件人希望收件人如何回复（如果有的话），以防止不需要的电子邮件链分散所有人的注意力。

#6。 云文件共享

不同的沟通渠道适合您企业中的各种目的和角色。 如果您可能已经有电子邮件、电话和在线会议平台来与您的混合团队保持联系，请确保您也有可以共享和存储文件的渠道。

这些应该易于访问，并且您的员工应该有信心使用它们，从而提高文件的可用性，而无需询问其他人。

使用云文件共享意味着您的团队可以使用某些文档或常用文件，无论他们的位置或设备如何。 这意味着团队的不同成员可以异步处理同一个文档，而无需请求副本。

这也意味着任何人都可以使用关键业务文件来查找和获取信息，从而减少了对同步通信的需求。

#7。 录音通讯

尽管完全异步通信可能是可取的，但在某些情况下它不符合要求。 团队合作依赖于一定程度的实时协作，员工管理有时确实需要开会和一对一。

但是，这些会议和电话可以被记录下来，以便在未来类似的情况下可以再次访问它们所涵盖的信息。

这可以在必要的情况下充分利用同步通信，同时添加员工可以访问的存储信息。 通过存储这些录音，您无需多次重复类似的问题或讨论。

这种方法限制了自发电话和会议的数量，并有助于在不得不打断同事之前组织资源供员工使用。

#8。 教学视频

与其他团队成员交流时，请确保他们完全理解您的意思。 避免假设每个人都在同一页面上并阐明您的意图。 使用教学视频是确保这一点的好方法。 您甚至可以展示适当响应或如何完​​成任务的示例。

因此，请在教学视频中使用明确的指示。 因此，您可以最大限度地减少对后续解释的需求，并确保观众会做他们应该做的事情。 这为所有相关人员节省了时间，无需进行实时对话。

相反，团队成员可以在需要时参与教学视频，而无需团队中的其他人通过任务与他们交谈。

使您的通信异步

通过使您的业务工作流程更加异步，您可以提高员工的工作效率并更好地适应灵活的工作时间表中的团队合作。

这些方法允许有效的沟通，充分解释任何信息或期望，并减少所需的澄清和即时消息的冲动。 通过这种方式，您可以减少员工在电子邮件管理等方面花费的时间，让他们能够不间断地工作。

转向异步通信不会在一夜之间发生。 这是一种工作文化的改变，意味着引入新的渠道和互动方式。 有意减少对即时响应和对话的依赖需要一些练习才能习惯。

但是，从长远来看，这些异步通信方式将使您的团队受益。 无论是管理混合劳动力、工作不同的时间表，还是只是想更有效地沟通，这都是一个成功的策略。

作者： Patty Yan 是 RingCentral Office 的 EMEA 产品营销经理，是云通信解决方案和虚拟 PBX 电话系统的领导者。 Patty 热衷于创造价值和差异化，确保为客户和合作伙伴提供更好的体验。 她在一系列高科技 SaaS 领域获得了丰富的国际产品营销、产品管理、GTM 和市场开发经验。 她对 UC 并不陌生，从 Tandberg 开始，然后是 Cisco，推动视频协作和服务的推出，以及 Enghouse 负责托管 CCaaS 的全球责任。