3 个用于公司自动化文档处理的工具，可改善您的工作流程 | 商业中的人工智能#6

当今的公司需要处理大量文档，因此也值得考虑将其自动化。 自动文档处理或智能文档处理 (IDP) 就是对这些需求的回应。 通过IDP，我们可以扫描、识别文本、分类和搜索文档中的信息。 但是我们应该选择什么工具来使流程尽可能高效呢？ 请仔细阅读，找出答案！

什么是自动文档处理 (IDP)？

自动化文档处理不仅仅是扫描或 OCR。 它是一整套技术，可让您有效地管理公司中的文档。 以下是使用 IDP 工具的主要优点：

• 节省时间：自动化重复性任务（例如从文档中提取数据）使员工能够专注于更具战略性的任务。
• 提高准确性： IDP 工具有助于减少文档处理错误，从而节省成本并防止合规问题。
• 加强合规性：可以对 IDP 工具进行编程，使其符合特定的规则和法规，以帮助组织保持合规性。
• 提高效率： IDP 工具可以帮助简化文档处理，从而提高工作效率。
• 改善客户服务：更快的文档处理可以转化为更好的客户服务。

可以处理哪些文件？

不仅可以自动处理发票或合同。 IDP 可以处理多种类型的文档。 其中包括：

• 合同——例如雇佣合同或与客户的合同。
• 发票 – 传入和传出发票。
• 报告——例如销售报告或财务报告。
• 通信——信件、电子邮件和其他形式的书面通信。
• 表格——调查、申请、提交。
• 医疗文件——病人图表、测试结果。
• 财务文件——银行对账单、资产负债表。
• 法律文件——法律行为、行政决定。

4种自动化文档处理技术

智能文档处理 (IDP) 不仅仅是将纸质文档传输到计算机的扫描仪。 有几种技术使我们能够有效地处理文档。 其中，值得一提的是：

1. OCR（光学字符识别） ——一种从纸质文档中读取文本的基本技术。 它通常是公司中文档处理和流通自动化的起点。 它是一种古老且行之有效的解决方案，用于扫描和识别纸质文档中包含的文本。 随着数字化程度的不断提高，越来越多的公司正在使用电子文档。 然而，在许多情况下，法律要求使得有必要维护和处理纸质数据库。 因此，OCR仍然是一种广泛应用的工具。
2. 文本识别– 分析文档中的文本结构。 自动文档处理的下一步是识别数字化数据。 机器理解扫描内容的一个重要部分是区分相关数据和不相关数据。 也就是说，从发送文档的公司的品牌、意外的扭曲或污点等中识别出关键信息。
3. 文档分类– 自动将文档分配到类别。 然后，识别出的文档或源自文档的信息被发送到数字数据库。 它们根据文档类型或基于文档要采取的操作进行分类。 例如，这可以将会议日期放在受邀参加慈善音乐会的人的数字日历上，或者在投诉流程后向客户发送个性化电子邮件以鼓励反馈。
4. 文档搜索– 在文档数据库中快速查找信息。 借助 IDP，查找特定承包商的发票或以特定金额购买的门票就像在搜索窗口中输入单词一样简单。

自动文档处理软件如何工作？

文档处理软件是一种使用 IDP 技术实现公司流程自动化的工具。 它既可以在计算机上运行，​​也可以在云端运行，并且可以与其他系统集成，例如 ERP（企业资源规划）或 CRM（客户关系管理器）。

来自 Google 的文档 AI

Document AI 是 Google 的一项基于云的服务，具有自动处理文档的功能。 它利用机器学习从非结构化文档中提取结构化数据。

Document AI 提供了许多功能，使其成为文档处理的强大工具，例如高精度、可扩展性、灵活性和安全性。 借助 Google Cloud AI 技术以及 Workbench 中的一组预训练模型或自定义模型，Document AI 可以高精度、快速地处理各种文档类型。 其毫无疑问的优点是：

• 单一文档处理平台——使用单一平台可以快速访问所有模型和工具，包括用于文档处理的预训练模型（例如 OCR 和 Form Parser），以及针对特定行业的专用模型。
• Google 的 AI 技术– Document AI 使用 Google 的图像识别（包括 OCR）和自然语言处理 (NLP) 技术为高价值、大容量文档创建预训练模型。
• 数据丰富——使用谷歌知识图谱技术验证和丰富处理信息的能力，它允许您根据互联网上可用的信息检查公司名称、地址和其他数据。
• 在流程中添加人工验证——新的人机循环人工智能功能通过在选定的流程中添加人工接受时刻，实现更高的文档处理准确性。

Google Document AI 的优势在于它与其他 Google Cloud 服务的集成，可帮助您创建高级工作流程。 访问此地址在线尝试。

罗苏姆

虽然 Google 的 Document AI 最适合想要利用先进云技术并将文档处理与其他云服务集成的公司，但 Rossum 是需要灵活且可扩展的解决方案（可进行定制以满足特定业务需求）的公司的绝佳选择。

资料来源：Rossum.ai

换句话说，Rossum 是一种稍微不那么复杂但更易于使用的工具，它利用人工智能从文档中提取数据。 它可以消除手动文档输入流程并提高数据准确性。 得益于云，Rossum 快速、准确且易于使用。 它非常适合处理不同类型的文档，例如发票、合同和表格。

• 自动数据捕获：该工具自动对文档进行分类，消除可能导致费用和处罚的数据输入错误。 它可以处理所有格式和渠道的文档数据，自动通信以消除手动跟踪，过滤垃圾邮件和重复文档，并通过灵活的排队系统路由和处理文档。
• 高级功能：Rossum 提供预处理、验证、后处理和报告等功能。 这使得该工具具有多功能性并可适应各种业务需求。
• 定制解决方案：Rossum 为各个行业和需求提供定制解决方案，例如会计、入职、供应链管理、订单管理和质量保证。

文档苏莫

Docsumo 最适合希望快速高效地处理文档而无需参与复杂的模型训练过程的公司。 它是一个可以轻松处理大量非结构化文档中的数据的平台，准确率超过 99%。 它提供许多功能，例如自动文档分类、数据分类、智能 OCR、实时数据验证等等。

资料来源：Docsumo.com

Docsumo 非常适合想要简化文档处理的中小型公司。

• 多功能性 – Docsumo 可以处理各种文档格式，例如发票、银行对账单、合同、提单、能源账单等。
• 智能提取——得益于先进的人工智能技术，Docsumo 可以从如此复杂的文档中准确提取和仅审查您需要的字段。
• 数据验证 – 创建类似 Excel 的规则和公式来验证文档内、文档之间或数据库中提取的数据。
• 自动分类 – Docsumo 可以在处理不同文档之前自动区分它们，从而将数据传输到适当的数据库。
• 与系统集成 – 无论哪个行业 – 保险、金融、物流 – Docsumo 都提供现成的 API，可以轻松集成到现有系统中。
• 安全性 – 该平台符合 GDPR、SOC2 认证和 HIPAA 标准，确保企业数据安全且在您的控制之下。

Docsumo 赢得了世界各地许多公司的好评，其中包括 Arbor Realty Trust 和 National Debt Relief 等公司，由于其全面的自动化，Docsumo 拥有 95% 的无接触处理率和 99% 的准确率。

概括

自动化文档处理是许多公司简化工作的关键。 借助 Google、Rossum 和 Docsumo 的 Document AI 等工具，公司可以加快业务流程、提高数据准确性并改善客户服务。 选择正确的工具取决于公司的具体需求，但所有这些解决方案都提供先进的功能，帮助公司在当今的数字世界中取得成功。

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作者：罗伯特·惠特尼

JavaScript 专家和 IT 部门的讲师。 他的主要目标是通过教其他人如何在编码时有效合作来提高团队生产力。

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