如何应对差评？ [25+ 免费回复模板]

没有人喜欢差评，但它们确实存在。

每个全球或本地企业（即使是那些拥有闪亮星级评级的企业）都会偶尔收到客户投诉。 这不应该让您灰心，因为这是您可以处理的情况。

信不信由你，任何类型的客户反馈都对您的业务有益。 而且，回应客户的投诉是目前最有效的在线评论管理策略之一。

我知道，处理来自您满意的客户的正面评价要容易得多。

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但是，让我们看看如何回复负面评论并获得一些适合您所在行业的回复模板。

为什么要回应负面评论？

您的负面客户评论需要与您的正面评论相同（甚至更多）的关注。 原因如下：

• 它显示了你人性的一面。 每个生物都会犯错误。 回答负面评论表明，在您的业务背后，线下站着一个真实的人。 并且知道这一点，您的客户将来会对您感到更自在。
• 你在和每个人说话。 通过回复，您不仅仅是在与负面评论者交谈，而是在与任何看到您的在线评论和回复的人交谈，包括潜在客户。 知道您关心客户的体验，他们会同情您。
• 你表现出你在乎。 回复负面评论表明您担心您的客户有糟糕的体验，并且您正在采取行动纠正问题并确保不再发生。 回应评论而不是忽视可以建立信任。
• 它会影响您的在线声誉。 处理评论网站和评论平台上的负面反馈对于保持良好的企业名称至关重要。 不要只关注 Google 评论或 Yelp 评论，而要监控您的品牌在网络上的形象。 无论您是多么小的企业，如果您想“在线生活”，都应该进行声誉管理。
• 帮助您的 SEO。 是的，社交媒体、Yelp、Tripadvisor 或 Google My Business 上的好评会将您放在首页。 但是，不仅有商业评论有助于提高排名。 此外，对 Facebook 的负面评论或任何社交网络上的任何其他负面反馈做出回应也非常重要。 因此，下次您考虑忽略负面评论时，请三思而后行。

回应负面反馈的6个步骤

1.不要失去冷静。 我知道阅读负面的在线评论会让你心烦意乱，这很正常。 但尽量不要将其视为人身攻击。 这只是一个心烦意乱的客户，没有收到预期的输出（并不总是你的错）。 相反，请保持冷静并尝试了解真正发生的事情。

2. 个性化响应。 首先，提及他们的名字非常重要。 让您的客户知道您不只是复制粘贴响应，而是真正致力于解决问题。 每个人都想感到被认可和被倾听。 把它交给你的客户，尤其是那些有负面体验的客户。

3. 感谢他们的反馈。 无论你收到什么样的反馈，你都应该感谢。 您必须对花一点时间让您了解他们的经历的人表示感谢，这样您作为企业主或总经理就可以在未来做出更好和改进的决策。

4.道歉和同情。 对不满意的客户表示同情会有很大帮助。 不要逃避问题，而是要为所发生的事情承担责任并道歉。 即使不是（完全），你的错也不会归咎于他们。 让他们知道您知道他们面临的问题，并且您了解造成的“损害”。

5. 坚持问题。 不要逃避客户面临的问题。 坚持他们遇到的主要问题以及评论中的内容。 不要试图改变主题，因为这会让客户更加不安。 你当然不希望这样。

6. 寻求第二次机会。 没有改变行为的道歉什么都不是，记得吗？ 提出让事情变得正确。 询问您的审阅者如何使事情变得更好。 您可以询问他们的电话号码或其他联系信息，然后将对话脱机并尝试解决问题。 一个简单的电话可以提供比您想象的更多的帮助。

特定行业的响应示例和模板

我知道找到正确的反应是多么困难。 这就是为什么我们准备了这些评论回复模板，以便您可以使用它们并向您的客户证明您确实关心保持高标准。

餐厅的响应模板

食物投诉：今天得到了我的饭友。 这是沙拉三明治。 沙拉三明治又干又小，只是一束干生菜。 我不能吃它。

感谢您的反馈，[客户名称]。

很抱歉您也对生菜感到失望——我们尽量提供尽可能多的新鲜农产品，但有时事情会发生在我们的控制之外。

如果还有什么我们可以为您做的，请告诉我们！

响应模板 1

服务和员工投诉：非常粗鲁的员工，尤其是主人和女主人。 超级自鸣得意，即使您尝试提前几周预订，也似乎很高兴将您拒之门外。 显然，即使是两周后，除非您想在下午 3 点吃午饭，否则没有空间。 他们表现得好像他们有一颗米其林星，他们的食物足以让他们继续营业。 我迫不及待地想看到这个雅皮士非原创垃圾在一年内倒闭，就像之前纽约市的其他垃圾一样。

感谢您的反馈，[客户名称]。

得知您的经历以及我们的员工没有达到我们所追求的服务水平，我深感遗憾。

我们有很多预订，很遗憾无法容纳所有人，但每晚只有一个座位，我们的空间确实有限。 我们尽最大努力确保有足够的空间供提前预订但有时无法解决的人使用。

当我们的女主人告诉您“不”时，我们的女主人不应该如此轻视——她只是在跟进预订政策，如果他们不取消，未出现将被收取 [#%] 的账单 [## ] 在他们预订时间前几个小时或迟到超过 [##] 分钟而不提前打电话（我们还提供 Raincheck）。 这样做是因为这项政策通过确保座位分配给真正需要座位的人来帮助我们维持业务。

对于由此给您带来的任何不便，我再次表示歉意。

请注意，我们将与团队一起处理此审查，以便他们可以从中学习并在未来做得更好。

谢谢你让我们注意到这一点！

响应模板 2

气氛抱怨：食物很棒； 气氛不是。 我们在星期一晚上在那里，那里非常拥挤，播放着响亮的音乐。 虽然我们几乎不能互相交谈，但女服务员决定把音乐调得更高，直到感觉就像凌晨 3 点在俱乐部。 这是一次非常不愉快的用餐体验。

感谢您的反馈，[客户名称]。

得知周一晚上我们的气氛不是最好的，我们感到很遗憾。

我们努力创造一个环境，让客人可以在热闹的环境中与朋友一起享用美食和时间，而不会被噪音或其他干扰所淹没，因此，如果我们在那里错过了标记，我们深表歉意。 由于这不是我们餐厅的典型情况，我们希望有机会与您就发生的事情进行更多讨论，以便更好地了解情况。 请联系我们，以便我们安排时间进一步聊天。

虽然，我很高兴你喜欢这里的食物！ 我希望我们能把事情做好，这不会阻止您将来再次访问我们！

响应模板 3。

医疗保健响应模板

客户服务投诉：糟糕的牙科诊所。 管理层与前台没有任何关联。 自开业以来，前台的人都很粗鲁。 更糟糕的客户服务。 他们弄乱了我的保险共付额信息； 他们向我收取了我的保险全额支付的共付额。

很遗憾听到您的经历，[客户名称]。 感谢您与我们联系，很遗憾得知我们的客户服务未能达到您应得的水平。

听起来我们在处理您此次访问的保险范围时错过了一些重要信息——请与我们联系，以便我们做出正确的决定。 听到延误治疗也很不幸； 如果需要紧急护理，请告知我们，我们很乐意为等待时间以及由此问题造成的任何其他不便提供退款。

再次感谢您抽出宝贵时间与我分享您的反馈——我们认真对待所有评论，并将在我们的持续改进工作中使用它们！

响应模板 4。

组织和沟通投诉：我第一次来这里是因为他们的好评。 不幸的是，我的经历非常消极。 我被收取了超过 2,600 美元的费用，其中绝大多数我不同意并且从未执行过。

亲爱的 [客户名称]，我们很遗憾听到您有这样的负面经历。

我们的团队致力于提供卓越的客户服务，我们力求对每次预约都 100% 满意。 我们希望有机会纠正这种情况并帮助使其适合您。

请通过 [Compnay Phone Number] 联系我们的办公室，以便我们的一位代表可以更详细地讨论您的问题。

响应模板 5。

不尊重预约审查：我是这家医院的长期病人； 每次进来都要等一个多小时才能看到。 预约并准时到达有什么意义？ 15 分钟前我迟到了，医生没有看到我。 但是今天我准时来了。 我的预约是下午 3 点 20 分，现在是 4 点 20 分，我还没有去看医生。 工作人员很好，新装修的看起来不错，但我没有提前下班等待一个小时才能看到。

感谢您抽出宝贵时间与我们分享您的经验，[客户名称]。 很抱歉今天让您久等了，感谢您的耐心等待。

针对您对等待时间的评论，我们可以向您保证，我们的目标始终是及时看病人，但有时会发生紧急情况，或者有其他我们无法控制的情况，这意味着我们需要比预期更多的时间来照顾病人在他们能够被其他提供商看到之前。 我们尽我们所能——从人员安排的变化和跨部门更好的沟通——所以这些情况不会经常发生，但当它们发生时，包括患者和提供者在内的每个人都会感到沮丧。

响应模板 6。

时尚品牌的回复模板

交付和沟通投诉：在我收到我的服装订单、给我未婚夫的礼物、收到服装时或在我收到后，Lit 没有向我发送我支付的物品，也没有告诉我命令。 我不欣赏他们不公平、欺骗性和两面派的行为，并建议不要在他们的电子商务网站上购物。

[客户名称]，很遗憾得知您在购买时遇到了不愉快的经历。 我们是一个小团队，我们一天只有这么多小时。 如果对我们的流程有任何困惑，或者您没有收到预期的结果，请告诉我们！

对于在交货后 [##] 天内购买的所有商品，我们确实提供免费退货服务，这可以通过我们的订单确认电子邮件中的电子邮件链接或通过以下链接完成：[公司网站]。

感谢您抽出宝贵时间留下反馈； 非常感谢

响应模板 7.

存储环境投诉：不要尝试打电话。 电话响了，没有人接听。 没有镜子的更衣室让人感觉像是一元店。 即使是塔吉特也有镜子和更好的更衣室等候系统。 如果您希望让客户回到商店以节省零售，这不是这样做的方法。

嗨 [客户名称]，感谢您的反馈。 得知您对我们的商店和更衣室的体验不太理想，我们深感遗憾。 我不确定我们是否可以在更衣室安装任何镜子，但我们会将您的反馈传递给我们的零售团队，以便他们知道客户在访问我们的商店时在寻找什么。 我相信我们会解决镜像问题！

我们还想明确表示，作为零售商，提供卓越的购物体验从未像现在这样重要——包括提供友好的客户服务！ 如果我们还有什么可以做的，请随时与我们联系

响应模板 8.

房地产的响应模板

对房源的投诉：我已经向 Dan 发送了多封电子邮件，内容涉及在线列出的特定单元，每次我问他该特定单元是否仍然可用时，他都会改变主题并试图让我对其他公寓感兴趣。 我直截了当地问他：“X 单元还有吗？” 他发送了一封没有回复的电子邮件。 我认为该单位被列为诱饵和开关以获得业务，这肯定是一种欺骗性的商业行为。

我很遗憾听到您有这种感觉，[客户名称]。 如您所知，我们有大量 [Company Name] 库存，有问题的单位可能已出租或无法满足您的需求。 为了更好地帮助您，请向我提供房产地址，以便我可以向自己保证它仍然可用——如果没有，我很乐意帮助您找到符合您条件的其他东西。

响应模板 9.

沟通投诉：支付了经纪人费用，而这家伙在入住当天从未露面。 我们没有钥匙，也没有人在那里。 打电话给Bulfinch，他还没有回电话。

嗨 [客户名称]，很遗憾听到您的经历以及我们的经纪人让您失望。 我们非常重视这一点，并已采取措施确保这种情况不会再次发生。

很抱歉，我们在入住当天没有达到您的期望。 我们的团队 24/7 全天候为您提供任何紧急或紧急需求，但我们也意识到在新租户搬入他们的第一个家时需要个人接触。 我们将在内部审查我们关于经纪人的政策，如果需要更改，我们会尽快做出调整。 谢谢你提出这个问题！

响应模板 10.

关于不透明的投诉：我搬进去的公寓最终遇到了很多问题，迫使我聘请律师提前终止租约。 在我看来，经纪人在进行观看时应该对单位的状况更加细致。

[客户姓名]，很遗憾听到您在新公寓中遇到的问题。 听起来这对您来说是一段艰难的时期，我们希望尽我们所能提供帮助。

我很乐意给带你看房子的中介打个电话，看看他是否记得任何可能让他相信根本没有问题的事情。 如果没有，我会让他知道这是他们在未来的演出中应该更加小心的事情，这样人们就不会落入你的位置。

如果还有什么我能为你做的，请告诉我！

响应模板 11.

旅游公司的回复模板

响应速度和专业度投诉： Ryan 是最差的旅行社！ 我的电话从未被接听或回复。 瑞安没有帮助。 人们在别处寻找旅行服务。

尊敬的 [客户名称]，

得知 [员工姓名] 无法为您提供所需的服务体验，我深感遗憾。

我一定会转达您的反馈意见，我们将努力改善我们的客户服务，以满足您未来的期望。 感谢您抽出宝贵的时间给我们留下评论！

响应模板 12.

客服投诉：阿斯玛非常粗鲁。 一旦你付钱给她，她似乎就不在乎你的旅行计划了。 帮自己一个忙，请求不同的代理。

嗨 [客户名称]，得知您在我们的客户服务团队中的体验不那么出色，我感到非常遗憾。 我们以提供最好的服务而自豪，这一次听起来我们错过了目标。

我会确保将您的反馈传递给 [员工姓名]，以便她在未来的互动中提高自己的表现。 我希望您再给我们一次机会，并在您准备好下一次旅行时再次与我们联系！

响应模板 13.

SaaS 公司的响应模板

不专业的人力资源团队投诉：非常糟糕的招聘流程和不专业的人力资源团队。 作为一家软件公司，您应该聘请一些优秀的招聘专业人士，甚至没有一个 hr 团队成员不具备完善的技能，这些问题必须向各种技术职位的候选人提出。 请先培训您的人力资源团队，然后再雇用其他人。

感谢您坦诚的反馈 [客户名称]。

您的意见将帮助我们改进招聘流程。

我们一直在寻找有才华的人加入团队，我们希望确保他们从头到尾都有很好的体验，所以我也会传达您对我们人力资源团队的想法。 感谢您抽出宝贵时间与我们分享！

响应模板 14.

不专业的行为：不专业的公司。 由于内部资源紧缩，我们将一个项目外包给了他们。 他们开始联系我们的客户并与他们打交道。 不要为您的项目考虑这些人。 他们不像专业人士那样行事。

嗨 [客户名称]，感谢您就您的项目与我们联系。

得知您对我们的处理方式不满意，我们深感遗憾，我们会在推进工作时考虑您的反馈。

如果我们的任何团队成员在此过程中不专业或让您有其他感觉，我们深表歉意； 这不是我们在 [Company Name] 开展业务的方式，对于您的经历，我深表歉意。 如果发生了更具体的事情，请告诉我，以便我在内部跟进。

响应模板 15.

抱怨缺乏技能：最差的服务。 他们没有任何熟练的人。 不要及时交付物品。 他们会拿走所有正常工作的硬件组件，并用维修过的或旧的替换它们，并为它们收费。 完全有钱的头脑。 不要向他们寻求任何类型的服务，无论是硬件还是软件。 最差的服务。 如果要颁发最差管理奖，我会建议这家公司的名称。 这些我 ***** 也不值得评级。

嗨 [客户名称]，很遗憾听到您在我们这里的经历。 听起来您度过了一段令人沮丧的时光，我们希望尽一切努力让您度过一段美好的时光。

我们很乐意与您一起更详细地审查具体事件，以便我们能够更好地了解发生的事情以及我们今后如何改进。

请随时通过电子邮件联系 [Compnay Email] 或通过我们网站上的实时聊天功能 - 实时聊天支持。

我们致力于提供卓越的客户服务，期待您的回音！

响应模板 16.

健康和水疗的响应模板

不专业的服务投诉：我和我的朋友在那里进行了一次完整的水疗护理（带生日礼品卡），我们都受到了非常糟糕的对待，工作人员拒绝为我们提供整个水疗护理（他们一看到我们有一张礼品卡，我们不是通常的客户）。 整个水疗理疗应该持续至少 45 分钟，而它只持续了 25 分钟。 我们以前从未感到如此屈辱。

感谢您抽出宝贵时间分享您的经验 [客户名称]。 我很抱歉这不是一个积极的，我真诚地为你可能经历的任何负面感受或尴尬感到遗憾。

我们绝不打算让任何人有这种感觉，所以请知道我们非常重视您的反馈，并将调查您访问我们期间发生的事情。 我们希望我们所有的客人都能享受到愉快的水疗体验，所以如果我们将来有什么可以做的——无论是提供补充服务还是提供城里其他水疗中心的建议——请不要犹豫与我们联系！

响应模板 17.

对恶劣条件的投诉：条件异常恶劣，非常混乱，不适合在水疗中心放松。 他们对毛巾、泳帽和拖鞋收费，但他们没有干净的可供我们提供，这非常令人失望。 总的来说，整个水疗中心很脏而且杂乱无章，我绝对不会回来，也不会向任何寻求质量和适当放松的人推荐它。

感谢您抽出宝贵时间回顾您在 [公司名称] 的经历。 得知您的访问不符合我们的标准，我们深感遗憾，我们非常感谢您的反馈！ 我们希望确保我们所有的客人在我们的两个地点都能度过轻松愉快的时光。

我们为每项服务提供干净的毛巾，但如果您需要额外的毛巾或忘记自己的家，我们会收取少量费用 - 不幸的是； 你去的时候他们不在。 泳帽也是如此，可应要求免费提供。 我们的工作人员也很乐意在您访问期间为您提供任何其他帮助，因此请不要犹豫，让他们知道您在此期间是否需要任何东西！ 但我向您保证，我会检查您访问期间发生的情况！

在预约之前，如有任何问题或疑虑，请随时通过电话或电子邮件与我们联系——我们期待您尽快回来！

响应模板 18.

汽车经销商的响应模板

透明度投诉：如果您想要一辆优质汽车，请不要去那里。 很明显，他们在隐瞒事情，因为说实话不需要那么长时间。

嗨 [客户名称]。 得知您对我们有负面的体验，我们深感遗憾。 我们希望每位客户的体验都尽可能最好，我们努力确保实现这一目标。 听起来您可能被我们的员工或其他经销商误导了，这不是我们希望任何访问 [公司名称] 的人看到的。 我们的目标是让与我们联系的每个人都感到受到重视和尊重，所以如果您可以拨打 [公司电话号码] 给我打电话，我很乐意有机会与您进一步讨论您的疑虑。

我希望这将使您有机会分享您的故事中以前没有被告知的任何部分，并就我们如何帮助我们解决问题提供一些解决方案。 如果还有其他方法可以帮助我，请告诉我！

响应模板 19.

低组织能力和隐藏费用：我曾经有过的最糟糕的经历。 我预约了查看本田 CRV 的预约，并在去那里之前与名叫 Claudia 的女士确认了 3-4 次，但到达那里后我震惊地发现他们的库存中根本没有这辆车！

嗨 [客户名称]，很遗憾听到您在 [公司名称] 的经历。 这是一个艰难的过程，我们对您有这种不幸的经历感到非常抱歉。

我无法说明具体情况，但总的来说，我们的库存每天都会随着汽车的销售或交易而变化，因此在您预约时，可能没有与您所寻找的汽车相匹配的可用汽车。 我们确实提供了多种品牌和型号来满足大多数需求，因此如果您还没有在线查看我们的库存 [公司网站]，可能值得再次查看。

希望您以后再给我们一次机会！

响应模板 20。

法律公司的响应模板

服务质量投诉：这家律师事务所在这次大流行期间在服务质量和响应能力方面表现不佳。 我今天解雇了分配给我案件的律师，因为她在电话里对我大喊大叫，拒绝查看我必须提供的任何证据，并且没有进行调查以知道她的行为不符合我作为客户的目标. 我认为大多数人最好代表自己而不是相信这家律师事务所不在乎，不尊重，并造成潜在的损害而不是帮助。 他们表现得好像他们都只是在那里免费工作......

[客户名称]，感谢您的反馈。 得知我们的律师未能达到您的期望，我深感遗憾，我再次为她的行为道歉。 我们认真对待这件事，并将直接与她一起解决这一事件。

我们希望我们的客户知道，无论他们需要什么，我们都会在这里为他们服务——即使只是来自我们的一位工作人员的一点支持或建议，他们可以帮助您指明正确的方向。 也就是说，请注意，每当通过 [公司名称] 系统发送电子邮件时，我们都会在 24 小时内回复，因为我们致力于提供卓越的客户服务。 如果还有什么我可以做的，请告诉我！

响应模板 21.

响应性投诉：在留下三条消息后，我再也没有接到回电话，必须经过某种天文过程才能在这里获得任何类型的服务。

嗨，J[客户名称]，我们很遗憾听到您在留下三条消息后无法得到回电。 我们非常重视您的反馈，我已将其转达给我们的接待团队，以便他们确保所有座席都了解及时回电的重要性。

如果您愿意，请随时通过 [公司电话号码] 再次与我联系，或通过 [公司电子邮件] 给我发送电子邮件，因为我希望始终在我们的每个客户最需要我们时直接与他们交谈。

感谢您抽出宝贵时间审查 [公司名称] 并期待再次收到您的来信！

响应模板 22.

沟通和关系方面的抱怨：他们对人没有耐心，而且压力太大，以至于你无法快速说出这些话，以至于他们让你失望，让你心灰意冷、迷失和沮丧，不值得努力拨打他们的电话。

[客户名称]，得知您对我们的组织有负面体验，我深感遗憾。 我们的员工经过培训，在与有 TBI 相关沟通问题的人合作时要有耐心和理解力。 我们希望帮助确保听到您的声音，并鼓励您直接与我们联系，以便我们可以更多地了解我们将来如何更好地为您服务。

如果还有什么我们可以为您做的，请告诉我们。 再次感谢您与我们联系！

响应模板 23.

金融公司的回复模板

沟通和员工行为：对于一家人事公司，在电话中非常粗鲁。 许多人向人力资源公司申请，看看是否有可能。 我受到了非常粗鲁的对待。 作为过去的高管招聘人员和人力资源专业人士，我倾向于将个人推荐给另一家公司。 这只是表明如果受雇他们将如何对待您。

响应模板：

感谢您分享您的经验 [客户名称]； 得知您对我们公司有负面印象，我深感遗憾。 我们目前正在对我们与候选人和客户的合作方式进行一些改变，以便我们能够满足人们对我们的需求。

我们正在努力使我们的工作做得更好，但这不是一朝一夕的事。 感谢您抽出宝贵时间与我分享您的想法，我将确保它们在内部得到传递，以便其他人也可以从中学习并做出适当的改进。

响应模板 24.

工作质量投诉：这是我在波士顿租房最糟糕的经历。 他们感兴趣的只是留住你的钱。 我有一个蟑螂出没的公寓，打电话给灭虫员是违反他们的政策的！！！ 他们会保留您的押金，以防前任租户造成的损坏。 他们也未经许可进入您的公寓！ 我强烈建议你不要从他们那里租！！！

感谢您的反馈，[客户名称]。 得知您在我们公司有如此糟糕的经历，我很遗憾，并希望帮助您改正。

我为你公寓里的蟑螂道歉，并理解这将是多么令人不安。 我们没有反对召唤灭绝者的政策，但我会进一步调查，以便我们在必要时创建一个。 押金作为租赁协议的一部分保留，这就是为什么它被扣留以防止以前租户遭受的任何损害——我们很抱歉也没有达到预期。

我们希望所有居民在 [公司名称] 逗留期间感到安全。 我将转达这些担忧，看看我们也可以在内部对此流程进行哪些更改。 如果您还有其他需要，请不要犹豫与我们联系！

响应模板

关于沟通不畅和工作不专业的投诉：我和这些人有过一段非常糟糕的经历，几个月来我都因为收到的信息相互矛盾而被拉扯。 我的抵押贷款经纪人很适合与之合作，但承销商不会给出明确的信息。 批准或拒绝 refi 请求不需要几个月的时间。 我对这些人对待我的方式感到非常失望，并且永远不会回去。

感谢您抽出宝贵时间查看我们的服务，[客户名称]。 得知您的体验不尽如人意，我们无法满足您的需求，我深感遗憾。

我们以提供专业服务为荣，并希望确保这反映在我们与客户的所有互动中。 如果您希望我们调查有关您的申请或流程的任何具体细节，请告诉我，以便我们确保这些问题不再发生。

响应模板

回应负面的家庭服务评论

隐藏成本和价格投诉：出现在指定时间窗口之外，并给我报的价格比他们通过电话表示的最高价格高 50-100%。 然后，我因为告诉我一些我已经知道的事情（热水器需要更换）而被收取了 90 美元的服务费。 技术人员彬彬有礼且知识渊博，但除非您想多付钱，否则我不会推荐它。

感谢您的评论 [客户名称]。 我很遗憾听到您与我们的技术人员的经历。

我们致力于以公平的价格提供快速友好的服务，如果没有以应有的方式传达，我们深表歉意。 We take pride in being transparent about pricing – so that both parties know what is expected upfront. The [$###] service fee is normal for when an appointment includes diagnosing or replacing a hot water heater (our technicians are certified by all major brands).

I will be sure to pass on your feedback to our team members here, and we will work hard to ensure that we maintain transparency going forward. Thank you again for taking the time out of your day to give us this feedback, I hope there's another chance where you can try us again!

Response template

Misleading complaints: He tried to solicit business other than what he was called for. Then quoted a ridiculous price to see if he could figure out why the faucet was leaking.

I'm sorry to hear you had a bad experience with [Company Name], [Customer Name]. I would like to know more about what happened so that I can provide an appropriate response for you and other potential customers. Please get in touch with me at [Company Email] or by phone at [Company Phone Number], and we'll discuss this further.

Response template

Responding to a negative education center review

Tutors quality complaints: This place hires a bunch of people who give you really weak advice. The tutors don't know what they are talking about and don't follow through. If you want real advice and tutoring as a BU student, do not work for them or take any of their services. It's a bunch of fakes who staff here.

Hi [Customer Name], thank you for your feedback. I'm sorry to hear that our team did not meet your expectations and that you felt we were not able to provide the level of service needed. We take all reviews seriously and will use this as an opportunity to improve our services in the future. Thank you again for taking the time to share your experience with us!

Response template

Overpromising and underdelivering: My daughter's ACT score didn't improve as they promised. She actually did better without their help. They have mostly students teaching students instead of certified teachers—more commercial than service.

Hi [Customer Name], thanks for taking the time to write a review. I'm sorry to hear your daughter's experience wasn't what you were hoping for and that she did better on her [Test / ACT] without our help.

We're committed to giving each student an excellent learning experience with certified teachers who are experts in their field. We also offer small group tutoring sessions, which can be more affordable than private lessons and allow students to learn from other students in a similar situation as theirs. If you would like me to follow up on this, please email me at [Company Email] or call [Company Phone Number] – we want every student's experience with us to be positive!

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Discrimination complaints: It is a place where people are discriminated against; they select according to the secretary's liking. I tried to enroll my child for more than 5 months, and I simply did not process the application because I was married and sent me to a public school.

Thank you for taking the time to share your experience, [Customer Name]. We sincerely apologize that we were not able to enroll your child in our program due to a misunderstanding about your marital status. We are committed to providing educational opportunities for all children and ensuring they have access regardless of race, religion, gender identity, or sexual orientation.

We would be happy to discuss this further with you if you would like us to arrange an appointment at one of our centers nearest you. Please don't hesitate to contact me directly at [Company Phone Number] so I can set up a meeting as soon as possible!

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底线

Keep in mind that your online reputation is shaped not only by what your customers are saying about you – but also by how you respond to that. This gives you control over how potential customers see your brand.

I hope you find the response templates you were looking for. So don't forget to let us know if these possible responses helped you out!

And keep up with us for more response templates!